A rápida e repentina ascensão da adoção do teletrabalho no mundo corporativo brasileiro fez com que gestores que ainda não eram familiarizado com a temática, ficassem com muitas dúvidas quanto às relações de trabalho. Entre as dúvidas mais comuns estão as que dizem respeito às obrigações financeiras das empresas para com seus funcionários: como deve acontecer a ajuda de custo para home office CLT?
A reforma trabalhista de 2017 (lei nº 13.467) já previa algumas diretrizes para esse modelo trabalhista que, até então, era pouco popular entre as empresas brasileiras. Segundo a consultoria Cushman & Wakefield, chegou à 73,8% do total de entrevistados o número de empresas que planejam adotar, manter ou ampliar suas políticas para contratos de trabalho home office CLT como algo definitivo após o fim do isolamento social estabelecido em 2020.
Para te ajudar a entender um pouco mais sobre as obrigações financeiras da empresa com o funcionário CLT em home office, ou seja, a ajuda de custo para home office CLT, elaboramos esse artigo onde falamos das disposições da lei e como fazer o cálculo desses custos. Acompanhe!
Quais as obrigações legais e financeiras do modelo home office CLT?
De forma simplória, o funcionário que possui um contrato de trabalho home office CLT tem os mesmos direitos e deveres de todos os outros colaboradores da empresa.
Isso porque o artigo 6 da Consolidação das Leis Trabalhistas determina que, seja a atividade profissional realizada da maneira convencional ou teletrabalho, se esta for regida por um contrato de trabalho do regime CLT, os efeitos jurídicos são os mesmos.
E assim, para tratarmos aqui sobre as obrigações financeiras da empresa com o colaborador CLT em home office, vamos focar no assunto do reembolso de despesas no home office.
Para entendermos esse assunto, primeiro precisamos conhecer o princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT.
Esse princípio assegura que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio.
Ou seja, tanto no modelo convencional, quanto no trabalho home office a empresa arca com os gastos que o colaborador passe a ter a fim de desempenhar sua atividade profissional.
Porém, antes de nos aprofundarmos no tema, devemos entender o que é esse custo ao empregado considerado como gastos com trabalho home office para funcionário.
O gasto com trabalho home office é toda e qualquer despesa extraordinária que o colaborador venha a ter em função da atividade que exerce para a empresa.
Por exemplo, o uso de dados de internet em um nível acima do que ocorria antes do início do home office é considerado como gasto extraordinário e deve ser reembolsado pela empresa.
Porém, a lei flexibiliza a questão do custeamento desses gastos e não impõe nenhuma diretriz rígida a ser seguida pela empresa.
O intuito é deixar livre para que essa negociação ocorra entre as partes a respeito dos gastos de infraestrutura.
No entanto, o contrato de trabalho home office CLT deve formalizar essa negociação, determinando quais despesas serão responsabilidades da empresa ou empregado, e no caso destas últimas quais serão consideradas reembolsáveis.
Uma dica importante é já ter uma política de reembolso de despesas definida para a empresa no momento dessa negociação, na qual seja possível se respaldar legalmente.
Na prática, os custos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como luz e água, são efetivamente pagos pelo trabalhador.
Já as despesas adicionais intrínsecas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa, e devem ser ressarcidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de recibos.
Aliás, a ajuda de custo home office não integra salário ou incide INSS.
Como calcular ajuda de custos para home office CLT?
O aumento do gasto de energia elétrica devido ao uso das ferramentas de trabalho, o maior consumo de internet e o aumento do valor do gasto com telefone, são alguns exemplos mais comuns de gasto de trabalhar em home office.
Alguns cálculos, como o gasto com telefonia, são mais fáceis de calcular e comprovar do que outros, como a despesa com energia elétrica.
No caso da primeira situação, basta apontar no demonstrativo da linha quais as ligações que foram feitas em razão das atividades de trabalho, a duração e o valor cobrado por cada uma.
Já para a questão da energia elétrica, uma das formas de calcular os custos do home office CLT é fazendo a média de gastos dos últimos seis meses relativos ao tempo no qual ainda não estava exercendo o teletrabalho, e compará-lo com o momento atual.
Porém, como esse tipo de despesa costuma ter flutuações em decorrência de políticas regionais, como a aplicação de bandeiras diferentes para diferentes localidades, a forma mais certeira de realizar esse cálculo é descobrir o consumo dos aparelhos.
Para este cálculo, você pode seguir os seguintes passos:
- Encontre a indicação de potência do seu aparelho eletrônicos, por exemplo 1000 watts ou 1000W;
- Caso você tenha um aparelho que consome 1000 W, divida o valor por 1000 para saber em kW;
- Agora, você precisa multiplicar o consumo do aparelho (em kW) pela quantidade de horas que esse aparelho fica ligado por dia e, também, pela quantidade de dias;
- O resultado obtido no consumo total, em kWh, deve ser multiplicado pelo valor do kWh cobrado pela empresa fornecedora de energia da sua região. O valor residencial é próximo de R$0,30.
Por exemplo: durante 30 dias do mês seu aparelho, que consome 1kW, fica ligado durante duas horas, você terá um consumo de:
1kW x 30 dias x 2 horas = 60kWh
60kwh x R$ 0,30 = R$ 18,00
Assim, você obtém o valor exato do custo de energia utilizado pelo colaborador à serviço da empresa.
É importante mantermos em mente dois aspectos importantes:
- O valor de consumo diz respeito a quando o aparelho está ligado. Aparelhos em standby, ou seja, que ficam ligados na tomada, porém desligados, consomem pouquíssima quantia de energia, mas não deixam de consumir;
- O reembolso do valor gasto com energia elétrica só acontecerá se constar como despesa reembolsável na política de reembolso de despesas da empresa, e for combinado anteriormente mediante contrato.
De forma análoga, é possível calcular o uso de um pacote de dados de internet utilizando o consumo médio de dados de algumas tarefas comuns:
- enviar um e-mail de texto: 5 KB;
- enviar uma mensagem de texto por WhatsApp: 5 KB;
- acessar uma página de website: 300 KB;
- enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
- baixar um aplicativo: 15 MB
Caso prefira, existem alguns simuladores de consumo de internet capazes de oferecer um valor mais exato para esse tipo de consumo.
Como você pôde perceber, conseguir calcular o valor exato para indenizar o funcionários pelos custos do home office é um trabalho quase impossível. Por isso, muitas vezes a melhor escolha é optar pelo reembolso de despesas.
No reembolso, o valor pago ao funcionário é exato, pois necessita de comprovação por meio do processo de prestação de contas. Assim, ninguém sai prejudicado, nem a empresa, com pagamentos que poderiam ser muito excedentes ao valor realmente gerado na despesa, nem o colaborador, que poderia receber uma indenização abaixo do custo que ele realmente teve.
Agora que você já sabe como calcular e gerir os custos dos seus funcionários que estão em home office, é hora de botar a mão na massa! E não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar na gestão de reembolsos de despesas da sua empresa!
