10 benefícios de um app para contabilizar gastos corporativos

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Que é essencial ter controle sobre os custos da operação da empresa, isso todo mundo sabe. Mas, será que você realmente está controlando todos os gastos de forma eficiente? Nesse contexto, novas tecnologias, como por exemplo um app para contabilizar gastos, têm ganhado espaço no mercado B2B e proporcionado grande vantagem competitiva para seus usuários.

Essas novas tecnologias vêm sendo procuradas e aderidas por grandes empresas, como a Peccin e a Basf, que já possuem a cultura da inovação enraizada em suas rotinas. 

E você, sabe qual o motivo dessa alta adesão por parte dessas empresas?

Praticidade e economia financeira. 

Além desses dois principais motivos, a segurança oferecida por essas tecnologias, que são capazes de detectar fraudes, também tem sido fator decisivo na hora de controlar o gastos da prestação de contas de funcionários, por exemplo.

Acompanhe nosso artigo para saber mais sobre as características desse tipo de app e 10 motivos para usá-los na sua gestão de viagens e reembolsos corporativos!

O que é um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas?

Um tipo muito importante de app para contabilizar gastos é o sistema de gestão de despesas de viagens corporativas. 

Nas empresas, um app para contabilizar gastos com viagens corporativas serve não só para de fato contabilizá-las, como também para otimizar o processo de prestação de contas de funcionários e gerar economia financeira

Mas o que é esse sistema na prática?

É um tipo de software para que a empresa controle, monitore e analise as despesas de viagem, principalmente. 

Nele, o colaborador presta contas sobre as despesas à trabalho e solicita reembolso à empresa. A gestão financeira recebe o relatório de despesas dentro da própria plataforma, avalia e libera ou não o reembolso conforme a política de reembolsos da empresa. 

Além disso, esse tipo de sistema normalmente permite a divisão das despesas por centro de custos e integração direta com o ERP da empresa. O que permite que, assim, os gastos lançados dentro da plataforma já cheguem nas contas contábeis corretas dentro do sistema ERP.

Ou seja, é um tipo de app para contabilizar gastos, que automatiza todo o processo de prestação de contas e reembolso. 

Você pode estar pensando: o que acontece de diferente em relação ao processo de prestação de contas por meio de planilhas? Muitas coisas!

Listamos a seguir 10 motivos para você usar um app para contabilizar gastos de viagem corporativa – detalhando as principais funcionalidades desse tipo de aplicativo. Acompanhe!

Quais os benefícios de um app para contabilizar gastos de viagens corporativas?

1.  Gera grande economia de tempo

Um dos principais benefícios de usar um app para contabilizar gastos de viagens corporativas é definitivamente economizar tempo

Tempo de quem? 

De todos os envolvidos nesse processo!

Em um processo de prestação de contas manual, os viajantes corporativos gastam tempo para atualizar planilhas e relatórios. 

Devido à falta de mobilidade, precisam guardar os comprovantes de despesas, sentar no final do dia ou até mesmo da viagem e subir todas as informações em uma planilha. 

Depois, essa planilha ainda precisará ser conferida pelo departamento financeiro. 

Existem outros casos, ainda, em que os viajantes levam todos os comprovantes de despesas para o departamento financeiro quando chegam de viagem. 

Mesmo que o viajante corporativo seja muito organizado e eficiente para preencher um relatório, isso demanda tempo

Afinal, uma viagem corporativa pode envolver uma série de despesas como passagem aérea/rodoviária, traslado, km rodado no caso de viagens com veículo próprio ou da empresa, hospedagem, alimentação, entre outras. 

Veja também:  Entenda como a tecnologia pode ajudar sua empresa a controlar os gastos corporativos

A GBTA (Global Business Travel Association) realizou um estudo em que 1 a cada 5 relatórios de despesas eram enviados com erros ou informações faltantes.

Na pesquisa, o tempo para a correção de um relatório era praticamente igual ao tempo médio para fazê-lo – indicando expressivo desperdício de tempo e recursos com retrabalho.

É nesse contexto que o app para contabilizar gastos de viagens faz toda a diferença.

O app VExpenses, por exemplo, faz:

  • Leitura automática de recibos;
  • Reconhecimento dos dados da nota fiscal e preenchimento automático da despesa com a tecnologia OCR;
  • Cálculo e lançamento, também automáticos, do valor para reembolso de km rodado;
  • Conferência do valor da despesa lançada com os limites impostos pela política de reembolso de despesas da empresa.

Ou seja, economiza o tempo de cadastro de cada despesa com nota fiscal que seria feito manualmente sem o app. 

Além disso, possui integração com o Maps e função GPS, para o acompanhamento preciso de quilometragem rodada para a solicitação de reembolso de km

Dessa forma, é possível gerar um relatório de km rodado com apenas 2 cliques.

Esses tipos de funcionalidades permitem economizar tempo tanto ao fazer o relatório de gastos quanto na conferência. 

Torna a prestação de contas mais precisa e com isso, reduz falhas e retrabalho do departamento financeiro. 

Economizar tempo e direcioná-lo para o que realmente importa já seria motivo suficiente para interromper essa leitura e testar agora um app para contabilizar gastos de viagens. 

Afinal, economia de tempo gera benefícios financeiros também. 

No entanto, temos mais 9 motivos para apresentar. Veja abaixo!

2.  Melhora a segurança de dados

Um bom app para contabilizar gastos de viagem também garante segurança para o processo de prestação de contas.

No VExpenses, por exemplo, cada colaborador tem um acesso para uso do sistema. Além disso, as informações são protegidas para que não haja extravio de dados.

O armazenamento em nuvem, que conta com alto nível de segurança, é usado para armazenar os recibos digitalizados pelo app. 

Além disso, a digitalização das notas fiscais também permite maior segurança para a preservação e armazenamento desses documentos. 

Ou seja, o uso de app para contabilizar gastos de viagem também evita a perda de notas fiscais, garantindo armazenamento mais seguro delas. 

3.  Gera agilidade no processo de reembolso

Além de economizar tempo na prestação de contas, um app para contabilizar gastospode agilizar o processo de reembolso de despesas.

No app VExpenses, há a possibilidade de cadastrar a política de reembolsos da empresa e personalizar regras para reembolso. 

Com isso, o app revisa automaticamente as regras, agilizando o processo de análise das solicitações de reembolso. 

Todo o fluxo de reembolso acontece rapidamente dentro do app – desde a prestação de contas à aprovação do reembolso. O app ainda permite acompanhar o andamento da solicitação de reembolso em tempo real. 

Além disso, possui funcionalidade para controle de adiantamentos

A agilidade no processo de reembolso, por sua vez, pode impactar diretamente na satisfação dos colaboradores e na produtividade, e gerar economia financeira. 

4.  Agrega em mobilidade

A mobilidade é essencial para as viagens corporativas. Um app para contabilizar gastos de viagem garante mobilidade para gerar relatórios e controle de despesas. 

O app VExpenses pode ser acessado via app de celular (Android e iOS) e via web pelo computador. 

Além disso, é possível lançar despesas offline e sincronizá-las quando se conectar a uma rede segura. Ou seja, o sistema pode ser acessado por qualquer tipo de dispositivo, a qualquer hora. 

5.  Contribui para sustentabilidade

A digitalização de recibos auxilia também na sustentabilidade, reduzindo a necessidade e o custo de armazenamento de papéis no escritório. 

O uso de app para contabilizar gastos, assim como a transformação digital, também é benéfico para a redução de consumo de papéis nas empresas

Veja também:  Redução de gastos: como economizar de forma estratégica?

6.  Reduz falhas na prestação de contas e no reembolso

Um app para contabilizar gastos de viagens corporativas reduz as falhas na prestação de contas.

O preenchimento automático de despesas reduz falhas de digitação e riscos de informações faltantes. 

A digitalização de recibos melhora a preservação destes, que podem até mesmo se apagar facilmente na versão física, principalmente se impressos em papéis termossensíveis. 

O uso desse tipo de app também gera padronização do processo de prestação de contas – que também impacta na diminuição de erros e retrabalho. 

Além disso, reduz fraudes no reembolso de despesas – gerando maior controle e economia financeira. 

7.  Otimização da gestão financeira

Tudo o que dissemos até agora tem impacto direto na qualidade da sua gestão financeira. Porém, vejamos de forma mais focada como o uso de app para contabilizar gastos de viagens corporativas garante benefícios para otimizar a gestão financeira do negócio

O benefícios são inúmeros, mas podemos destacar:

  • Maior controle na gestão financeira;
  • Diminuição de erros com processos padronizados e automatizados;
  • Previsibilidade de despesas de viagem;
  • Relatórios de despesas por centros de custo e projetos;
  • Maior controle de despesas de cartão corporativo.

O VExpenses, por exemplo, possui um dashboard completo para acompanhamento, em tempo real, da gestão financeira das despesas de funcionários.

O app agrupa em relatórios e gráficos, as despesas por centros de custo, projetos, colaboradores e outros tipos de filtros.

Assim, produz indicadores essenciais para análise e tomada de decisão no negócio, permitindo identificar projetos mais viáveis, gargalos e possibilidades de corte de gastos. 

Esses relatórios podem tanto ser acessados em tempo real pelos gestores, quanto ser exportados para apresentação. 

8.  Otimiza o controle de quilometragem

Existem apps para contabilizar gastos com funcionalidades voltadas também para aprimorar controle de quilometragem, como o VExpenses.

Veja detalhes sobre as funções essenciais de aplicativos para controle de km!

9.  Tem integração com sistemas de gestão

Um dos motivos para usar app para contabilizar gastos de viagem pode ser a integração com o sistema de gestão. 

Um aplicativo como o VExpenses, consegue inserir uma despesa automaticamente no sistema ERP da empresa, após reembolso aprovado. 

Assim, facilita mais uma vez o trabalho do departamento financeiro, dispensando a necessidade do lançamento de despesa por despesa, linha por linha dentro do ERP.

10.  Gera economia financeira

Para fechar com chave de ouro, um dos grandes motivos que se interliga com os demais: economizar financeiramente

A eliminação do tempo gasto com burocracias, melhora na produtividade, diminuição de retrabalho, redução de fraudes, maior precisão no cálculo de despesas reembolsáveis e maior controle na gestão geram economia financeira!

No nosso artigo de estudo de casos da Sancor Seguros, explicamos como a empresa foi capaz de economizar 25% de seus gastos com reembolso de despesas corporativas ao contar com tecnologia.

Também a Peccin, que citamos no começo deste artigo, conseguiu economizar até 82,5% só de gastos com postagem de correspondência por mês, além de aumentar em 65% a agilidade do processo de reembolso de despesas na empresa.

São resultados que brilham aos olhos de qualquer gestor que busca a alta performance, não é mesmo?

Então está esperando o que? Os clientes do VExpenses já reduziram os gastos com prestação de contas em até 88%. 

Fale com um dos nossos especialistas e entenda como podemos te ajudar a atingir todos esses benefícios do uso de um app para contabilizar gastos na sua empresa também!

Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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