BPO (Business Process Outsourcing) pode parecer um termo novo para alguns, mas ele já existe há algum tempo no mercado, revolucionando a gestão de empresas.
Esse processo pode ser aplicado a diversas áreas da empresa, porém o BPO financeiro, especificamente, está totalmente voltado para a gestão financeira da sua empresa e apresenta diversas vantagens para sua aplicação.
Pensando em te auxiliar com esse tema, reunimos aqui as principais informações sobre BPO e BPO financeiro. A seguir você vai encontrar a definição de BPO, principais vantagens e funcionamento completo para esclarecer todas as dúvidas de uma vez por todas! Boa leitura!
O que é BPO?
O BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing e é uma tendência que vem ganhando espaço no mercado e se tornando um ganho estratégico importante.
Ao traduzir BPO temos algo como Terceirização de Processos de Negócios, que significa dizer que se trata de uma empresa contratada para realizar atividades para outras companhias.
Entretanto, diferente do que muitos podem pensar, o BPO não funciona como uma consultoria ou assessoria.
Já que, quando uma empresa conta com BPO, a empresa que oferece o serviço assume a operação das atividades secundárias, que são administradas por especialistas. Diferentemente da consultoria, onde o especialista apenas irá aconselhar e auxiliar nos processos da empresa, e quem deverá executar será você e seus colaboradores.
Assim, ao buscar uma BPO, o cliente tem a intenção de contratar alguém especializado que assuma de maneira integral um setor da empresa. Assim, o BPO pode assumir a frente das seguintes áreas:
- RH;
- Financeiro;
- Comercial;
- Transporte;
- Compliance;
- Jurídico,
- T.I.
BPO X Assessoria X Consultoria, qual a diferença?
Recentemente o BPO ganhou espaço no mercado e vem crescendo cada vez mais. Apesar disso, ainda existem muitas pessoas que não entendem a diferença desse serviço para assessoria e consultoria.
Enquanto o BPO consiste em uma transferência total de funções internas a uma empresa a outras empresas ou profissionais, a assessoria funciona como uma assistência.
Essa segunda tem por objetivo auxiliar em projetos que visam melhorar os processos dentro da empresa e na execução de serviços.
Por outro lado, a consultoria busca a opinião de um especialista em determinado assunto para dar sua opinião diretamente e somente sobre ele dentro da empresa. Assim, o seu alvo principal é melhorar as tarefas, indicando o que é melhor para cada colaborador, mas sem executar nenhuma atividade diretamente.
E o que é BPO Financeiro?
Como vimos, a sigla BPO significa Business Process Outsourcing, que nada mais é do que o processo de terceirização da gestão de um processo. Quando falamos sobre mercado financeiro, o BPO financeiro faz referência à contratação de uma determinada empresa terceirizada para que a mesma realize a gestão das finanças.
Assim, o BPO financeiro se tornará responsável pela gestão financeira de uma empresa – total ou parcialmente.
Por isso, as suas funções variam desde rotinas contábeis até obrigações tributárias, fazendo com que a análise estratégica sobre os números da empresa seja melhor, levando a decisões mais seguras.
Quando falamos de BPO financeiro, logo nos vem à cabeça grandes empresas. Para companhias desse porte, que naturalmente contam com processos mais complexos, essa ferramenta é essencial para lidar com a alta demanda e a burocracia envolvida.
Entretanto, muito se engana quem acredita que o BPO financeiro é voltado somente para grandes companhias.
Já que, micro e pequenas empresas – e até mesmo autônomos – encontram no BPO uma ótima solução para ter um processo de alta qualidade e seguro, sem a necessidade de crescer fora do core business.
Quais são as vantagens do BPO Financeiro?
A gestão financeira de qualquer empresa é uma das áreas que mais necessita atenção para que o negócio consiga ser bem sucedido. Por isso, precisa ser realizada por profissionais comprometidos e que entendam sobre o assunto.
Sabemos os receios envolvidos na terceirização desse setor tão importante, entretanto, ao fazer uso de um BPO financeiro você conseguirá desviar recursos para outras áreas tão importantes quanto o financeiro.
Já que, a gestão empresarial demanda muito tempo, por isso, uma das vantagens de terceirizar esta área é conseguir gerenciar a atenção voltada a outros setores.
Ao deixar de gastar tempo com burocracias financeiras e contábeis, se torna possível exercer outras atividades mais rentáveis para a empresa.
Além disso, um BPO financeiro confere à empresa um maior controle de todas as entradas, saídas e vencimentos, sem contar na gestão inteligente do fluxo de caixa. Dessa maneira, todo o processo possui maior eficiência.
Quais são os serviços de um BPO Financeiro?
Para entender quais são os serviços de um BPO financeiro é preciso compreender que o trabalho exercido é dividido em três etapas principais: inicialização, manutenção da operação e suporte estratégico permanente. Confira em detalhes cada um a seguir.
1. Inicialização
Na primeira etapa, o prestador de serviços se dedica a conhecer todos os detalhes da vida financeira e contábil da empresa, através dos processos, histórico e todas as tarefas administrativas realizadas.
Além disso, também é momento de tomar conhecimento sobre os sistemas utilizados e quem são os profissionais envolvidos na operação.
O objetivo nessa fase inicial é compreender o cenário e propor modificações no processo que estejam em sintonia com as necessidades e expectativas da empresa. Características como: ferramentas, sistemas, métricas e controles são definidos na etapa de inicialização.
2. Manutenção da operação
Esta segunda fase é considerada o coração do BPO financeiro porque é o momento onde todas as ações são executadas, atendendo não só as obrigações legais e burocráticas, como gerando informação estratégica para a tomada de decisão pela empresa.
De forma geral, na fase de manutenção da operação são realizados fluxos contínuos de trabalho, mediados por tecnologias que garantem segurança e agilidade no processo, tais como:
- Controle de contas;
- Agendamento de pagamentos;
- Emissão de notas fiscais e cobranças;
- Identificação, armazenamento e validação digital de documentos;
- Elaboração do fluxo de caixa,
- Análise das informações gerenciais e indicadores.
Como ótimo exemplo hoje no mercado, podemos encontrar soluções oferecidas pela VExpenses. Bem conceituada no mercado, a VExpenses disponibiliza soluções para o processo de gestão de despesas dos funcionários.
Assim, através da tecnologia e automatização de todo o processo manual, é possível deixar os colaboradores livres para se concentrarem em outras atividades mais rentáveis para a empresa.
Além disso, o prestador de serviços também pode ser responsável pela parte contábil. Nesses casos, outras atividades são adicionadas ao BPO financeiros, como por exemplo:
- Certificação digital;
- Emissão de NFs/mês;
- Fechamento contábil;
- Relatório de Impostos pagos;
- Análise de otimização tributária;
- Departamento pessoal,
- Relatórios gerenciais de contabilidade.
3. Suporte estratégico permanente
Na última fase de atuação do BPO financeiro o que ocorre é a geração de números atualizados em tempo real para que o empreendedor se sinta seguro na tomada de decisão no negócio.
Essa atitude garante que a estratégia implementada seja sempre baseada nos números mais precisos e atualizados possíveis.
De maneira prática, é possível verificar esse exemplo na emissão de demonstrações legais acompanhadas de um relatório gerencial com percepções sobre o histórico e a saúde financeira da empresa, antecipando oportunidades e problemas.
Nessa fase é essencial que haja rapidez para sinalizar aos responsáveis por tomar decisões para que não haja risco ao processo inteiro.
Conseguiu tirar suas dúvidas sobre BPO financeiro? Caso você tenha se interessado sobre o assunto e queira saber mais, não deixe de acessar nosso blog. Por lá você irá encontrar muito material interessante e que vai te ajudar em muitos aspectos.
