O cartão corporativo para viagens é uma ferramenta que simplifica e moderniza a forma como as empresas lidam com as despesas de deslocamentos profissionais. Ele permite que colaboradores realizem pagamentos de passagens, hospedagem, alimentação e transporte diretamente com o limite disponibilizado pela organização, eliminando reembolsos, adiantamentos e controles manuais.
Além de ser um meio de pagamento mais prático, o cartão corporativo também atua como um instrumento de governança financeira. Ele possibilita que o gestor de viagens acompanhe gastos em tempo real, defina políticas claras de uso e evite desvios orçamentários.
Em um cenário de viagens frequentes e equipes distribuídas, o cartão corporativo se torna essencial para unir eficiência operacional e transparência financeira.
Neste artigo, você vai entender o funcionamento desse cartão, o que pode ser pago com ele e como escolher o modelo ideal para a sua empresa.
O que é um cartão corporativo para viagens e para que serve
O cartão corporativo para viagens é um meio de pagamento empresarial voltado a despesas ligadas a deslocamentos a trabalho. Ele substitui práticas tradicionais, como adiantamentos em dinheiro ou reembolsos posteriores, trazendo mais agilidade e previsibilidade para o controle financeiro das viagens corporativas.
Emitido em nome da empresa, o cartão pode ser configurado com limites personalizados por colaborador, categorias de uso pré-definidas (como alimentação, transporte e hospedagem) e regras automáticas de aprovação.
Esses recursos garantem que cada gasto esteja dentro da política de viagens e que o departamento financeiro tenha total visibilidade sobre as transações.
Em resumo: o cartão corporativo para viagens permite que o colaborador foque no objetivo da viagem, e não na burocracia, enquanto a empresa mantém controle, conformidade e segurança em todas as etapas.
Existem diferentes modalidades de cartões corporativos, como o de crédito, com limite flexível, ou vinculados a contas empresariais.
Cada modelo atende a um perfil de empresa e de gestão: organizações que buscam controle em tempo real e eficiência administrativa optam por cartões integrados a sistemas de gestão financeira, como o da VExpenses.
Como funciona o cartão corporativo para viagens na prática
Na rotina de viagens, o cartão corporativo funciona como uma ponte entre o colaborador em campo e o setor financeiro da empresa.
Antes da viagem, a organização define o limite ou orçamento e ativa o cartão com base nas regras internas. Durante o deslocamento, o colaborador utiliza o cartão para pagar despesas autorizadas, como passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação.
Cada transação é registrada automaticamente em uma plataforma de gestão de despesas, permitindo acompanhamento em tempo real e classificação automática por categoria.
Esse monitoramento reduz erros de prestação de contas, facilita auditorias e elimina o uso de planilhas manuais.
Imagine, por exemplo, um executivo de vendas em uma viagem internacional: ele pode pagar hotel e transporte com o cartão corporativo, e o gestor financeiro acompanha esses lançamentos instantaneamente, sem esperar o retorno do colaborador ou a entrega de notas fiscais físicas.
Essa integração entre emissão, pagamento e conciliação é o que torna o cartão corporativo um dos pilares da gestão inteligente de viagens corporativas.
O que pode ser pago com o cartão corporativo de viagens
Durante uma viagem a trabalho, surgem diversos tipos de despesas, algumas previsíveis, outras não. O cartão corporativo para viagens foi criado justamente para centralizar todos esses pagamentos, garantindo praticidade para o colaborador e rastreabilidade para a empresa.
Confira as principais categorias de gastos que podem ser cobertas com o cartão:
- Transporte: passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias, aplicativos de mobilidade, táxis e aluguel de veículos.
- Hospedagem: reservas em hotéis, locações temporárias e diárias corporativas.
- Alimentação: refeições em restaurantes, delivery e supermercados durante o deslocamento.
- Taxas e serviços de viagem: seguros, pedágios, estacionamentos, tarifas de bagagem e inscrições em eventos.
- Materiais e imprevistos: suprimentos de trabalho, brindes institucionais, pequenos equipamentos e gastos emergenciais.
Ao consolidar todos esses pagamentos em um único cartão, a empresa ganha visibilidade sobre cada etapa da viagem. Além de reduzir o retrabalho de conciliação, essa prática fortalece a governança financeira, permitindo análises precisas sobre o custo total de viagens e o comportamento de gastos por área ou colaborador.
Qual é o limite ideal de um cartão corporativo para viagens e como defini-lo
O limite do cartão corporativo para viagens deve refletir a realidade da empresa e o perfil das viagens realizadas.
Não existe um valor único: o ideal é equilibrar autonomia do colaborador com controle orçamentário, evitando tanto o excesso quanto a falta de recursos.
As empresas costumam definir limites com base em quatro critérios principais:
- Política interna: cargos com diferentes níveis de responsabilidade demandam orçamentos distintos.
- Tipo de viagem: deslocamentos internacionais exigem limites mais amplos do que viagens regionais.
- Orçamento de área ou projeto: viagens de vendas, por exemplo, podem ter limites mais flexíveis do que deslocamentos administrativos.
- Histórico de uso: a análise de gastos anteriores ajuda a calibrar o limite ideal.
Independentemente do modelo, o importante é que o limite seja definido de forma estratégica e revisado periodicamente, acompanhando a evolução do negócio e garantindo previsibilidade no planejamento de viagens.
Como escolher o melhor cartão corporativo para viagens da sua empresa
Escolher o cartão certo é uma decisão estratégica. Além de comparar taxas e funcionalidades, é fundamental considerar como o cartão se integra à política de viagens e ao sistema financeiro da empresa.
Veja alguns critérios essenciais:
- Tipo de cartão: avalie se o modelo de crédito, débito corporativo ou vinculado à conta empresarial atende melhor à sua operação.
- Personalização de limites: busque soluções que permitam ajustes por colaborador ou centro de custo.
- Integração com sistemas de gestão: priorize cartões compatíveis com ERPs ou plataformas de controle de despesas.
- Funcionalidades extras: cashback, relatórios detalhados e suporte multilíngue podem agregar valor.
- Cobertura internacional: fundamental para empresas com operações fora do país.
Um bom cartão corporativo deve equilibrar usabilidade para o colaborador e controle para o gestor financeiro. Quando bem implementado, ele deixa de ser apenas um meio de pagamento e se torna parte da estratégia de governança da empresa.
Por que escolher o Cartão VExpenses para viagens corporativas
A VExpenses oferece soluções completas para controle de gastos e gestão de viagens corporativas, unindo tecnologia, segurança e eficiência. O Cartão corporativo VExpenses é ideal para despesas individuais em viagens, visitas a clientes e eventos.
Com ele, sua empresa obtém:
- Gestão centralizada de despesas, com visão consolidada por colaborador ou centro de custo;
- Controle em tempo real das transações e relatórios inteligentes;
- Limite flexível, configurável conforme a política interna;
- Sem faturas mensais e sem surpresas no fechamento contábil.
- Aceitação global: uso no Brasil e no exterior com suporte a múltiplas moedas;
- Segurança garantida: certificação PCI-DSS e autenticação em duas etapas;
- Integração automática: dados sincronizados com o sistema financeiro;
- Experiência fluida para os colaboradores: elimina reembolsos e papelada.
