Viagens empresariais apresentam um verdadeiro potencial de expansão da empresa. Mas, para que os resultados sejam realmente efetivos, é essencial estar atento aos indicadores de sucesso, como o ROI, por exemplo. Para isso, é essencial saber como calcular o ROI e outros parâmetros adequadamente.
A seguir, vamos abordar, de forma prática, o que é o ROI, qual a sua importância nas viagens corporativas, como calculá-lo e melhorá-lo dentro da sua empresa. Confira!
O que é o ROI e qual a importância para minha empresa?
Traduzido de forma literal, o ROI nada mais é que o Retorno Sobre o Investimento. Trata-se de um indicador usado pelo setor financeiro para avaliar o lucro obtido após a realização de algum investimento – aqui, no caso, uma viagem corporativa.
Qualquer ação traz consigo uma motivação. E para saber se a meta estipulada foi alcançada e se existe um, é necessário avaliar os resultados.
Calcular o ROI é uma estratégia fundamental para analisar esses resultados. E sua importância vai além.
Com os índices financeiros apresentados pelo ROI é possível viabilizar a sistemática utilizada para os gastos, avaliando se precisa ou não de uma mudança de tática e ações para minimizar os prejuízos e maximizar os lucros.
Em suma, deve-se pensar ROI das viagens corporativas, da mesma forma que seria feito com qualquer outro investimento.
Como calcular o ROI de viagens a trabalho?
Agora que você já sabe o conceito e a importância de calcular ROI, chegou o momento de aprender como fazer isso matematicamente da forma correta.
O resultado do ROI vai oferecer a porcentagem do retorno sobre o investimento desconsiderando os gastos tributários e a depreciação operacional. Apesar disso, e considerando os objetivos e metas, segue como uma importante ferramenta de análise financeira.
O cálculo se baseia em subtrair os custos gerais da viagem da receita total bruta. Este valor deve ser dividido pelos mesmos custos gerais e, em seguida, multiplicado por 100. O resultado final corresponde à porcentagem de lucro alcançada pela empresa com o valor investido naquela ocasião.
Veja a fórmula do fórmula do ROI:
- ROI simples (%) = [ (receita bruta – custos gerais) / custos gerais ] x 100
Então, vamos pegar valores fictícios para entender melhor como mensurar o ROI. Supondo que da viagem de negócio saiu um contrato de R$ 200 mil e o valor total do custo deste deslocamento foi de R$ 20 mil.
- (200.000 – 20.000) ÷ 20.000 x 100 = 900
No final das contas, o ROI foi de 900%, ou seja, 9 vezes o valor investido.
Essa simples matemática, auxilia os gestores a analisar a efetividade das viagens corporativas. Contribuindo, também, para identificar a necessidade de manter ou reformular as táticas atualmente adotadas.
Vale lembrar que os custos gerais englobam. Deslocamentos terrestres, passagens aéreas ou de ônibus, alimentação, hospedagem, eventos de negócios, entre outros.
Todos os gastos do colaborador, no que diz respeito à empresa, deve ser incluído na conta para que o ROI reflita, de fato, a realidade da ação. Nada pode ficar de fora, por menor que o gasto possa parecer.
Como posso melhorar o ROI das viagens a trabalho da minha empresa?
Existem, basicamente, duas principais formas de aumentar o ROI: diminuir os custos ou aumentar os ganhos. No caso das viagens corporativas, os ganhos são relativos e alteram conforme o objetivo de cada viagem. Mas em todas elas é possível estabelecer ações para diminuir os custos, sem interferir no conforto, segurança e bem estar do colaborador.
A seguir vamos listar seis medidas simples que todo gestor deve incorporar no planejamento de viagens corporativas.
1. Adote uma política interna de viagens
Essa é uma ação que deve valer para todas as viagens. O objetivo é esclarecer aos colaboradores que embarcam nessa missão pela empresa sobre quais procedimentos são necessários para organizar e participar dos deslocamentos pela empresa.
São diretrizes para orientar sobre gastos reembolsados, como fazer o controle de despesa, procedimentos de reembolso, definição de orçamento, bem como metas a serem atingidas para gerar um bom ROI, entre outras informações.
Essa é uma excelente maneira de evitar o desperdício de recursos e garantir um bom retorno, sem dor de cabeça.
2. Faça o planejamento com antecedência
Sabemos que imprevistos acontecem e, muitas vezes, as viagens a trabalho surgem em cima da hora. Mas, na medida do possível, faça o planejamento com antecedência.
Essa medida ajuda a ter mais tranquilidade para realizar as reservas de hospedagem no local mais indicado e comprar passagens mais barata para o deslocamento. No fim das contas, isso significa viajar barato sem perder o conforto.
No planejamento é importante considerar as formas de traslado, aeroporto-hotel-aeroporto e como o funcionário irá se locomover dentro da cidade.
Os gastos com alimentação também devem ser avaliados, apesar da maioria dos hotéis oferecerem diárias com café da manhã, a empresa precisará arcar com o almoço, jantar e lanche do profissional em viagem, conforme previsto na política de reembolso de despesas. Para diminuir o custo, vale tentar algum tipo de parceria ou desconto em algum restaurante.
Quanto mais detalhado puder ser o planejamento, menores serão os imprevistos e os custos extras.
3. Estabeleça metas claras para a viagem
É preciso ter em mente que, mesmo estabelecendo metas, nenhum resultado é 100% garantido. Entretanto, quando o profissional está bem alinhado com os objetivos e metas da viagem, ele consegue se preparar e se dedicar mais para a missão atribuída.
Isso contribui muito para melhorar o ROI da empresa.
4. Controle bem os gastos em cada viagem
Os custos são um ponto crucial das viagens corporativas, pois apresentam importante peso na fórmula do ROI.
Portanto, é imprescindível fazer o acompanhamento rígido dos gastos e manter tudo sob controle. Para este desafio, pode ser interessante contar com uma plataforma como o VExpenses, que propõe uma análise inteligente e automatizada das despesas de viagens corporativas, em tempo real.
5. Faça um cronograma das viagens previstas na empresa
O objetivo é que tudo saia conforme o planejado, mas imprevistos acontecem independente da nossa vontade. E eles devem ser considerados no momento do planejamento para ajudar a reduzir os altos custos emergenciais ou extras. Sempre que possível, inclua no orçamento uma quantia para eventuais imprevistos.
Neste quesito, é interessante fazer uso de uma planilha de orçamento de viagem corporativa. Tomar essa precaução ajuda a não ser pego de surpresa, atrapalhando os Índices financeiros.
6. Tenha uma política clara de reembolso
A melhor maneira de estruturar sua própria política de reembolso é inspirando-se em outras. As normas da política interna devem estar em conformidade com a cultura organizacional da sua empresa. Portanto, tome cuidado para não acabar copiando! Use-as apenas como modelo de estrutura, e evite cópias a qualquer custo.
Estipule o teto de gasto durante a viagem, um prazo para a entrega dos comprovantes das despesas e a forma como devem ser apresentados (nota fiscal, por exemplo).
Os gastos e o reembolso têm ligação direta com os resultados do ROI, por isso devem ser analisados com muito cuidado.
Uma dica para facilitar seu trabalho é utilizar ferramentas online, como o Criador de Política de Reembolso de Despesas, que gera um modelo personalizado do documento em formato editável, permitindo-lhe torná-lo ainda mais adaptado a realidade da sua empresa.
Outro fator muito importante quando se trata de Política de Reembolso de Despesas é a divulgação do documento. Certifique-se de que o documento esteja armazenado em um local acessível por todos, e que seja amplamente veiculado entre os colaboradores da sua empresa, para que não seja possível alegar ignorância.
Mais uma vez, pode ser muito mais fácil e útil apostar no potencial da tecnologia e contar com o auxílio de uma plataforma que ajude no controle do reembolso de despesas e na prestação de contas de viagens corporativas, como o VExpenses.
O controle do ROI é um dos indicadores mais relevantes para analisar a efetividade das viagens corporativas. Portanto, deve ser bem definido e, principalmente, bem analisado pelos gestores.
Tem alguma dúvida sobre como calcular o ROI? Deixe seu comentário abaixo e teremos prazer em ajudá-lo.