O reembolso de despesas de trabalho não é só uma questão de ressarcir justamente os funcionários que efetuam gastos corporativos pagos com seu próprio dinheiro. Esse tema envolve também a legislação trabalhista e as finanças do negócio.
Os CFOs modernos e profissionais de gestão financeira devem estar atentos para evitar complicações judiciais e para otimizar a gestão financeira do negócio. Pensando nisso, preparamos este post para explicar tudo sobre reembolso de despesas. Continue a leitura e fique por dentro do tema!
O que significa Reembolso de Despesas?
Primeiro, saiba que esse é o processo em que o colaborador é reembolsado por despesas feitas em nome da empresa e pagas por ele.
Por exemplo, se o colaborador de uma empresa arca com os custos deuma viagem de negócios, a corporação pode reembolsá-lo pelas despesas. Entre elas, transporte, hospedagem, alimentação, etc.
Isso é geralmente feito por meio de comprovantes e notas fiscais que detalham os gastos realizados para garantir a transparência.
Além disso, o reembolso de despesas também garante o direito do colaborador ser ressarcido em eventuais gastos corporativos. Assim, ele pode focar no trabalho sem maiores preocupações quanto a isso.
O que diz a lei: quais os direitos de quem viaja a trabalho?
Um dos principais direitos que a lei prevê a todo funcionário que viaja pela empresa é o pagamento da diária de viagem ou reembolso de despesas.
Ou seja, a empresa é responsável por arcar com as despesas necessárias para que o funcionário possa exercer as atividades para as quais foi designado. Conforme previsto por lei.
A forma como o pagamento dessas deverá ocorrer, se através de diária de viagem ou reembolso de despesas, deve ser definido conforme combinado entre empresa e empregado, e previsto na política de reembolso de despesas da empresa.
Uma questão muito comum acerca do reembolso de despesas de funcionários é:
Essas despesas devem fazer parte do salário do funcionário?
De forma simplificada, a resposta é não. As despesas de trabalho, em situações comuns, possuem natureza indenizatória.
Existe apenas uma situação na qual essas despesas passam a integrar o salário, que é quando o funcionário recebe diárias de viagem e essas ultrapassam 50% do valor do salário.
A reforma trabalhista de 2017 flexibilizou diversas normas, aumentando o incentivo aos acordos entre empresas e funcionários. O processo do reembolso de despesas é um dos temas que, na legislação trabalhista, pode ser acordado e formalizado entre empresa e funcionários.
Para arcar com as despesas de trabalho, as empresas têm certa flexibilidade e podem escolher algumas opções. São elas:
- Pagamento de diárias de viagem
- Reembolso de despesas de trabalho
- Adiantamento
1. Pagamento de diárias de viagem
Conforme prevê as leis trabalhistas, a diária de viagem é um valor dado ao funcionário para que ele possa custear a viagem de negócio. É um pagamento feito regularmente, quando o contrato de trabalho prevê viagens constantes.
No pagamento de diárias de viagem, a empresa calcula previamente os custos das viagens corporativas e estabelece um valor a ser pago ao funcionário por dia de viagem.
Nesse caso, é importante que a estimativa seja justa e baseada em dados para que o valor da diária de viagem não seja injusto e nem maior do que o necessário. Não é obrigatório que o viajante corporativo preste contas sobre as despesas quando recebe as diárias de viagem.
Com isso, caso o valor recebido exceda 50% do salário, as diárias passam a integrar o salário e, a partir disso, os encargos trabalhistas vão incidir sobre uma base mais alta.
As desvantagens desse método são justamente a falta de precisão das diárias de viagem de acordo com diferentes situações e viagens corporativas, além da possibilidade de estar gastando mais do que o necessário.
Como calcular a diária de trabalho?
Para compreender como o reeembolso deve ser feito, é preciso calcular a diária de trabalho de forma correta. Confira como deve ser feito o cálculo:
1. Liste todas as despesas
Para calcular o valor de uma diária de trabalho, primeiro é necessário listar todas as despesas que podem estar envolvidas na viagem corporativa, tais como:
- passagem de avião, de ônibus ou o combustível;
- translado no local, quando necessário ou quilometragem para deslocamento;
- diárias de hotel;
- custos com alimentação;
- seguro viagem;
- aluguel de carro ou despesas do veículo da empresa.
Dica: A lista vai variar de acordo com cada viagem e a política de reembolso da empresa. Assim, crie a sua de acordo com cada viagem e combine tudo com o funcionário para não ter dor de cabeça depois.
2. Calcule uma média de gastos
Depois de ter conhecimento de todos os gastos inerentes à viagem de trabalho já é possível estabelecer uma média para cada um deles.
Tenha em mente que o valor não tem como ser preciso, pois vai variar bastante de acordo com o destino. O importante é se esforçar para estabelecer esse valor médio mais próximo do real possível. Para isso, será necessário fazer algumas cotações. Anote todos os valores levantados e coloque-os em uma tabela.
Outro ponto de extrema importância neste momento é tomar cuidado para que o orçamento faça sentido. Ou seja, não elabore projeções que tornem o orçamento muito apertado, podendo causar um mal estar ao funcionário em viagem e, ao mesmo tempo, não o deixe com muita folga.
3. Calcule a diária da viagem
Junte todos os valores e some as despesas. Agrupando essas tarifas é mais claro compreender qual o valor de uma diária e quanto a viagem de negócio custa como um todo para a empresa.
Assim, é mais fácil definir limites de gastos e planejar a liberação do orçamento.
4. Defina um orçamento
Para finalizar, considere uma reserva de emergência, caso algo saia planejado e seja preciso estender a viagem, por exemplo. Com a estimativa de orçamento definida, compartilhe a informação com o colaborador que irá fazer a viagem.
Informe o teto de gastos que será compensado nessa viagem e todas as instruções necessárias para a correta prestação de contas.
2. Reembolso de Despesas de trabalho
Outro método é o reembolso de despesas de trabalho. Neste, os funcionários arcam com as despesas de trabalho no primeiro momento, e solicitam reembolso mediante prestação de contas, comprovando os seus gastos.
Este é um método mais indicado à medida que se pode ter controle preciso sobre os gastos com viagens corporativas e otimizar a gestão de reembolso de despesas de trabalho.
Essa é a opção que mais garante segurança financeira para a empresa, principalmente quando é possível contar com ajuda da tecnologia na gestão desse processo.
Sistemas, como o VExpenses, fazem toda a conferência das despesas de forma automática, otimizando a prevenção de irregularidades e eliminando a morosidade do processo.
3. Adiantamento
O adiantamento possui a mesma finalidade das diárias de viagem, com a diferença de não se tratar de pagamentos constantes. De certa forma, o adiantamento pode ser complementar ao reembolso.
Ou seja, é uma variação do reembolso de despesas corporativas, em que a empresa calcula uma estimativa de quanto o viajante corporativo gastará e lhe paga uma quantia adiantada. Assim, o empregador entrega ao funcionário um adiantamento para que ele possa arcar com as despesas
Após os gastos, o viajante presta contas, solicitando reembolso das despesas de trabalho ou devolvendo a quantia restante, ou guardando-a como saldo para uma nova viagem.
4. Ajuda de custo
A ajuda de custo CLT trata-se de um determinado valor que a empresa repassa ao seu funcionário para arcar com custos da mudança, especificamente, quando ele é transferido para trabalhar em outra cidade, estado ou país, diferente do estipulado em seu contrato de trabalho.
Ou seja, é uma verba indenizatória para que o funcionário possa arcar com as despesas provenientes da mudança. Como:
- cobrir gastos com aluguel de um imóvel,
- transporte de seus móveis,
- entre outras despesas.
A forma como o funcionário irá utilizar esse valor não exige a prestação de contas à empresa. Também é muito comum que se fale sobre ajuda de custo para viagens corporativas.
Nesse caso, trata-se de um adiantamento que a empresa faz ao funcionário para que ele possa arcar com as despesas enquanto estiver exercendo atividades à disposição da empresa.
A ajuda de custo pode ser feita de duas formas:
1. Ajuda de custo substituta
Ocorre quando a empresa oferece uma quantia definida para custear determinada situação. Seria como uma alternativa ao reembolso de despesas. Por exemplo, o trabalhador que vai de carro para o trabalho pode optar pelo vale transporte ou ajuda de custo no combustível.
2. Ajuda de custo complemento
Caracteriza-se como complemento quando a ajuda de custo tem um valor definido independente de como será usada. Por exemplo, dois funcionários foram transferidos de estado e vão receber a ajuda de custo da empresa.
Um vai usar para custear o aluguel de um imóvel, mas o outro vai utilizar para pagar as despesas com deslocamento.
Nesse caso, a quantia será a mesma para os dois e a empresa não faz o controle de como ela foi gasta e nem solicita recibos de ajuda de custo.
Agora, veja as principais diferenças entre ajuda de custo e reembolso de despesas:
Ajuda de custo
Segundo a legislação, não é obrigatório que o funcionário comprove como a quantia foi gasta;
É essencialmente utilizada para ressarcir a troca de cidade ou estado em função do trabalho, seja para ajudar com aluguel ou mudança. Também pode ser usada para custear despesas de home office, com aquisição ou manutenção dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura;
As regras sobre o que pode ou não ser ressarcido com ajuda de custo normalmente são combinadas entre empresa e funcionário.
Reembolso de Despesas
É obrigatória a apresentação da nota fiscal para identificação de cada um dos gastos e aprovação do reembolso devido;
Permite aplicações mais abrangentes, como transporte, alimentação, hospedagem, almoço com cliente, quilometragens percorridas com carro particular, etc;
As regras de reembolso também podem ser combinadas entre empresa e funcionário, porém conta com respaldo da política de reembolso da companhia, onde pode-se encontrar algumas situações que não caracterizam a obrigatoriedade do custeio da empresa.
Quem recebe diária de viagem tem direito a hora extra?
A CLT não é muito clara em relação ao pagamento e contabilização das horas extras para funcionários que estão em uma viagem a trabalho.
Então, o pagamento dessas horas fica condicionado às particularidades de cada situação e fica relacionado à duas questões que se interligam:
1. Controle das horas trabalhadas
Se o funcionário não possuir registro de jornada fixa de trabalho, o tempo que estiver em viagem corporativa não será considerado hora extra.
Porém, se o funcionário tem um registro de jornada fixa de trabalho e, portanto, o empregador controla sua carga horária, então pode ser que haja registro de horas extras ou não.
Se, mesmo em viagem, o trabalhador cumpre sua carga horária, sem excedê-la, não há registro de horas extras.
Mas, se ele extrapola o limite diário ou semanal previsto na lei, então se configura hora extra. É importante observar: pernoite (mesmo no local da viagem é considerado momento de descanso) e deslocamento não contam como horas trabalhadas.
2. Tempo à disposição da empresa
Se você tiver suas atividades restringidas fora do horário de trabalho, ou seja, a qualquer momento poderá receber ordens, isso significa que você está à disposição da empresa.
E, nesse caso, conta como horas trabalhadas, mesmo quando não está exercendo nenhuma atividade. Assim, as horas extras devem ser contabilizadas.
Como classificar Reembolso de Despesas?
Quanto ao registro contábil, em suma, deve ser realizado em conta de resultado específica, comumente no formato de “despesas”.
Caso toda essa organização não seja feita corretamente, corre-se o risco de que a empresa seja acusada de omissão de receitas pelo Fisco (Federal e Municipal).
Nesse sentido, é muito importante que a empresa, além de entender como calcular o reembolso, saiba também a maneira correta de classificá-los.
Também é importante ressaltar que o reembolso de despesas, mesmo sendo previsto em lei, não possui legislação específica relacionada a valores e porcentagens.
Sendo assim, é necessário que cada empresa crie a sua própria política de reembolso, seguindo regras válidas para todos os colaboradores.
Para a classificação de despesas de reembolso, pode-se utilizar algumas classificações que fazem alusão às particularidades desse tipo de despesa.
1. Classificação de Despesas de Reembolsos em obrigatórias ou não-obrigatórias
Quanto à obrigatoriedade, a classificação de despesas de reembolso vai variar de empresa para empresa conforme a política de reembolso.
É válido lembrar que existem, por lei, despesas de reembolso obrigatórias de serem arcadas pela empresa, conforme o regime de contratação dos funcionários e as convenções coletivas.
O ideal é que a equipe financeira e/ou gestor não passem tempo analisando individualmente a obrigatoriedade de cada despesa de reembolso, conforme o reembolso é solicitado.
Para que não haja confusão a respeito da obrigatoriedade dos reembolsos, é essencial ter uma política de reembolso de despesas.
2. Classificação de Despesas de Reembolso quanto à natureza
As despesas de reembolso, por serem gastos de responsabilidade da empresa, não possuem natureza salarial. Desse modo, as despesas de reembolso possuem natureza indenizatória.
No entanto, as despesas de reembolso podem ser classificadas como de natureza salarial quando o funcionário recebe diárias de viagem e essas ultrapassam 50% do salário.
3. Classificação de Despesas de Reembolso por centros de custos
A classificação de despesas por centros de custos torna-se essencial em relação às despesas de reembolso. Por exemplo, considerando que os centros de custos são clientes atendidos, é possível identificar quais clientes geram mais ou menos despesas de reembolso com visitas/reuniões.
Por último, é possível ainda classificar despesas criando categorias de gastos conforme as necessidades do seu negócio, como:
- Alimentação;
- Hospedagem;
- Passagens aéreas e rodoviárias;
- Reembolso de km rodado;
- Seguro viagem;
- Entre outros.
Quando os Reembolsos de Despesas são justificáveis?
Em geral, as empresas têm uma política de reembolso de despesas que define quais são consideradas justificáveis e quais não são. Algumas das que são geralmente consideradas justificáveis incluem:
- viagens a negócios, como gastos com passagens aéreas, hospedagem, aluguel de carro e alimentação;
- despesas de escritório, como gastos com material de escritório, equipamentos de informática, software e telefone celular;
- despesas relacionadas a reuniões ou eventos de negócios, como gastos com jantares, presentes e entretenimento;
- despesas de treinamento e desenvolvimento de habilidades, como gastos com cursos, seminários e workshops.
No entanto, as despesas reembolsáveis devem ser relacionadas às funções do colaborador no trabalho. Qualquer despesa que não atenda a esses critérios pode não ser considerada justificável e, dessa forma, não ser reembolsada pela corporação.
Assim, é importante que os funcionários entendam a política de reembolso de despesas da empresa e sigam os procedimentos adequados para solicitar e documentá-las.
Como deduzir despesas a trabalho no IRPF?
Despesas de viagem a trabalho reembolsadas pela empresa são isentas de Imposto de Renda, conforme a legislação.
No entanto, elas precisam ser explicadas na sua declaração de IR e devem respeitar algumas particularidades.
1. Deve-se tratar de um serviço eventual
Em primeiro lugar, para que um reembolso corporativo seja validado, é essencial que o viajante esteja realizando um serviço eventual para a empresa.
Mesmo que sejam feitos diversos pagamentos por hospedagem e ajuda de custo para alimentação, e que a viagem se alongue, deve prevalecer o conceito de que o trabalhador está realizando uma atividade/serviço pontual e temporário, e por isso recebe diárias para manter sua viagem de fim corporativo.
2. Coerência do valor de reembolso
A fim de evitar fraudes, é necessário que o valor de reembolso a ser declarado seja condizente com os preços de hospedagem e alimentação no local da viagem, e também com o cargo ocupado pelo trabalhador.
E atenção: apenas as despesas a trabalho não são tributáveis.
Se você eventualmente recebeu algum reembolso/bônus em uma viagem de turismo corporativo ou bleisure trip, ele será tributado normalmente.
Afinal você não se enquadraria apenas em despesa de trabalho. O mesmo vale para despesas de viagem de familiares e acompanhantes.
3. Despesas de viagem a trabalho devem ser sempre comprovadas!
Assim como os outros tipos, é necessário que as despesas de viagem a trabalho sejam comprovadas à Receita Federal. Essa comprovação é feita com notas fiscais, recibos e extratos do cartão.
Enfim, para declarar reembolso de despesas no imposto de renda pessoa física, basta seguir três passos simples:
- Encontre a linha Outros, da ficha Rendimentos Isentos e Não-Tributáveis;
- Coloque o nome e o CNPJ da empresa que o reembolsou;
- Na descrição, coloque que o valor declarado é referente às diárias e ajuda de custo.
Despesas com viagens a trabalho são dedutíveis no IRPJ?
A dedução no imposto de renda vai depender do regime de tributação da empresa.
- Empresas que se enquadram no Simples Nacional ou Lucro Presumido não podem deduzir despesas com viagens no imposto de renda;
- Empresas com regime de Lucro Real podem incluir despesas com viagens na dedução no imposto de renda.
Para a dedução no imposto de renda, as despesas de viagem precisam ser diretamente vinculadas às atividades da organização. Além disso, precisam ter valores condizentes com a realidade e se enquadrar nos princípios básicos de despesas dedutíveis:
- serem normais;
- usuais;
- incorridas;
- condizentes com as atividades da empresa.
Nesse sentido, despesas como alimentação, hospedagem e transporte são dedutíveis. Para a dedução no imposto de renda, as despesas com viagens corporativas normalmente exigem comprovação com documentos hábeis.
Ou seja, documentos capazes de comprovar despesas para efeito tributário, relativos à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis.
Um documento hábil precisa conter as seguintes informações:
- a natureza da despesa;
- identidade do beneficiário;
- quantidade;
- valor;
- outras características da transação.
Para a dedução no imposto de renda de despesas com alimentação em viagens não é necessário apresentação de comprovante, desde que haja comprovação da viagem em si e de outros gastos dela.
O valor máximo para essa dedução é de até R$16,57. No entanto, sabemos que as viagens corporativas incluem diversos outros gastos e para eles será necessária a comprovação. É válido lembrar que notas fiscais digitalizadas e notas fiscais eletrônicas são válidas para comprovação de despesa conforme a lei.
O que diz a lei sobre os documentos comprobatórios?
Para empresas que operam no regime de Lucro Real, é obrigatório o armazenamento dos comprovantes fiscais para reembolso de despesas.
Dessa forma, se o documento não existe ou foi perdido, a empresa fica impossibilitada de realizar o reembolso, pois não tem documento para deixar arquivado, conforme exigência fiscal para esse tipo de transação.
O descumprimento da lei pode ocasionar uma dor de cabeça para a empresa, pois ela não tem como comprovar para onde o dinheiro foi. Por isso, nessas circunstâncias, não ocorre o reembolso.
Já empresas que operam no regime do Simples Nacional ou Lucro Presumido, não são exigidas, por lei, comprovante para que a realização de reembolsos aconteça.
Quais documentos são aceitos como comprovantes para Reembolso de Despesas?
Diversos são os documentos que podem comprovar o pagamento. Conforme a Lei 8.846/94 (Art. 1º), para efeito da legislação do imposto sobre renda, deve ser efetuada a emissão de nota fiscal, recibo ou qualquer documento equivalente, relativo à venda de produtos, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis.
Assim, não se estabelece em lei uma lista de documentos específicos que valem como comprovante de pagamento, tampouco comprovante para reembolso.
Mas, como citamos anteriormente, documentos aceitos como comprobatórios devem apresentar informações como:
- Data da transação;
- Valor;
- Forma de pagamento;
- Nome do fornecedor;
- Descrição do que foi adquirido.
Assim, fica a critério da empresa definir na sua política de reembolsos quais tipos de comprovantes de pagamento entre os seus formulários e recibos de negócios são válidos ou não.
Dessa forma, entre os documentos que podem ser usados como comprovantes de gastos aceitos para reembolso de despesas estão:
1. Cupom fiscal
Cupom e nota fiscal são documentos equivalentes.
Uma das principais diferenças entre eles é que o cupom fiscal é emitido por impressora fiscal especial (ECF) ou quando é eletrônico (CF-e-SAT), por um sistema (SAT) diferente dos de notas fiscais.
Como são impressos em papéis termossensíveis, eles estragam facilmente.
Portanto, para evitar problemas é interessante digitalizar o documento e assim garantir a sua validade.
2. Nota fiscal
Possui informações mais detalhadas do consumidor e do vendedor em questão, conforme exigências legais.
A nota fiscal exige que o estabelecimento tenha um sistema emissor para gerá-lo.
ATENÇÃO: Para que o cupom ou nota fiscal sejam válidos para solicitar reembolso, você não deve inserir o seu CPF no comprovante.
3. Recibo de pagamento
Mais utilizado por profissionais liberais e prestadores de serviço, o recibo também é legalmente aceito como comprovação de pagamento. E, portanto, pode ser usado no reembolso de despesas.
Entretanto, devem ser emitidos em duas vias e conter informações como: quem fez a compra, quem realizou o serviço, descrição detalhada do que foi feito, data da transação e valor cobrado.
A diferença entre recibo e os comprovantes fiscais (nota e cupom) é que o recibo não serve como meio de arrecadação de impostos, não sendo considerado um documento de faturação.
4. Fatura
A fatura do cartão de crédito também pode ser um documento comprobatório. Contudo, nem todas as empresas aceitam a fatura para reembolso de despesa, pois informa apenas o nome do estabelecimento e o valor pago. Assim, itens não reembolsáveis não aparecem discriminados.
Portanto, é preciso verificar a política de reembolso para saber se esse é um meio válido para a sua empresa.
5. Extratos de checkout de hotel
Também são válidos como comprovação de despesas. Mas, assim como no caso das faturas de cartão de crédito, é importante verificar as políticas de reembolso da empresa primeiro.
6. Nota de débito
Quando uma empresa contrata outra, como no caso de consultorias, a comprovação do pagamento de despesas é feita por meio da emissão de nota fiscal do preço do serviço. E é no momento da emissão que o valor da nota fiscal é utilizada como base de cálculo e o imposto é cobrado.
No entanto, há situações ao longo da prestação de serviços em que surgem despesas que não podem ser incluídas na cobrança via nota fiscal, uma vez que não estão relacionadas à atividade-fim da empresa contratada.
Ou seja, tratam-se de despesas e não custos. Esse é o caso dos gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação. Essas despesas, no primeiro momento, são pagas pela prestadora de serviço.
Ao final do contrato, a cobrança de valores para reembolso pode ser feita através da solicitação por meio das notas de débito. Sob a ótica da contabilidade, o reembolso das despesas não deve ser tributado. Afinal, não há faturamento ou ganho patrimonial por parte do negócio contratado.
Todavia, não é impossível que o Fisco, mesmo diante das evidências de que não houve incremento patrimonial, decida autuar a prestadora de serviço e fazer a cobrança do imposto sobre o ressarcimento como se fosse lucro.
Se isso acontecer, as notas de débito são meios legais para comprovar os gastos e reembolsos, tanto na esfera administrativa quanto na judicial.
Assim, para evitar quaisquer problemas com a Receita, é importante ter cuidados na emissão das notas de débito:
- prever em contrato o reembolso das despesas;
- limitar as contas a gastos estritamente necessários e passíveis de comprovação;
- tratar direto com o fornecedor o pagamento de despesas que puderem ser antecipadas, sem passar pelo prestador de serviço (hospedagem, por exemplo);
- evitar que o valor total das despesas se aproxime ou exceda o valor do serviço prestado;
- jamais contabilizar os recursos de reembolso em contas de resultado, mas sim em contas patrimoniais;
O que são políticas de despesas e reembolso?
A política de despesas corporativas e reembolsos é um documento que reúne um conjunto de normas cujo objetivo é regulamentar os reembolsos em determinada empresa.
Além disso, a política também tem a função de controlar os gastos corporativos realizados por funcionários, seja em viagens ou qualquer outra situação.
É nessa política que ficam previstos os critérios para o monitoramento de gastos que devem ser observados pelos funcionários, além de todas as consequências indicadas para o caso de descumprimento.
O documento tem como base as necessidades de cada companhia e deve ficar acessível a todos os colaboradores da empresa.
Por que as políticas de reembolso são importantes?
Essas políticas são importantes para assegurar os interesses da empresa ao mesmo tempo que assegura o bem-estar dos colaboradores, determinando o equilíbrio do melhor custo-benefício. Desse modo, dispêndios supérfluos ou excessivos são evitados.
A política esclarece os limites para o reembolso do funcionário para cada tipo de gasto. Com base nisso, ele saberá melhor como realizar os gastos passíveis de reembolso ou mesmo usar o cartão corporativo com mais eficiência, evitando qualquer surpresa negativa quando retornar ao trabalho.
Além disso, ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada ajuda a melhorar o controle sobre os gastos da empresa:
- Facilitando o processo de verificação da viabilidade dos serviços prestados;
- Melhorando o planejamento de ações e orçamentos realistas;
- Permitindo otimizar a gestão financeira do negócio.
Além disso, também apresenta como vantagem a possibilidade de otimizar o processo de reembolso, uma vez que definir um conjunto de regras e procedimentos pode torná-lo mais rápido, eficiente e eficaz, minimizando incertezas do processo.
Por sua vez, um processo de reembolso otimizado permite à equipe financeira/administrativa ter mais tempo e recursos financeiros para realizar outras atividades importantes para o negócio.
Já para os funcionários, uma política de reembolsos sólida também agrega grande valor, fazendo com que sejam reembolsados de maneira mais justa e organizada, além de dar previsibilidade de datas e clareza nos reembolsos.
Ainda, a política de gastos serve para prever algumas situações particulares, como a exigência da assinatura do supervisor ou até mesmo de um gerente de nível mais alto quando a viagem é internacional.
Como criar uma política de despesas e reembolso para minha empresa?
Para criar uma política de despesas de reembolso, é preciso seguir alguns passos importantes, Confira quais são eles:
1. Não copie, inspire-se!
Uma boa gestão propicia redução de custos com viagens corporativas, e nada melhor que iniciá-la através de uma política de viagens que siga a cultura da sua empresa.
Por isso, copiar a política de viagens corporativas de outras empresas não é o melhor caminho para uma boa gestão de viagens e cabe ainda alertar que, se você tem adotado essa prática, sua política nunca será seguida ou respeitada.
Afinal, os viajantes rejeitam aquilo que eles não se identificam, ou seja, mais uma vez estamos falando sobre a cultura da empresa.
Para tanto, é necessário fazer uma reflexão sobre a empresa, as suas viagens e a visão estratégica do negócio.
- Todos os envolvidos no processo de viagens corporativas devem ser ouvidos, principalmente sua TMC (Travel Management Company) para que traga dados estatísticos para definição do perfil e valores;
- Ouça o viajante para entender a sua necessidade. Um aviso aos gestores de viagens: lembre-se que seu cliente interno é mais importante;
- Converse com o seu financeiro para expor suas dificuldades e entender as necessidades dos viajantes;
- RH é um dos pontos principais para criação da política de viagens, pois esse departamento deve analisar e equalizar o estresse de viajar a trabalho vs a produtividade do colaborador.
- Em paralelo, entreviste os solicitantes das viagens (quando o passageiro não fizer pelo self-booking);
- Pense sobre adicionar cláusulas diferentes para as executivas mulheres que supram algumas necessidades que não são comuns aos gêneros;
- Estude o perfil da empresa e relacione com os acontecimentos do mercado. Por exemplo, não adianta estipular uma diária de R$150,00 na cidade de São Paulo, onde a média praticada por bons hotéis é de R$300,00.
- Também, não adianta você estipular uma antecedência de 10 dias por ser a melhor prática no mercado, se sua empresa trabalha com assistência técnica.
2. Estabeleça quais serão os prazos envolvidos no reembolso
Definir os prazos envolvidos no processo de reembolso evita solicitações tardias e desentendimentos, além de garantir mais transparência à política de reembolsos.
Assim, você deve se preocupar em estabelecer dois prazos:
- O prazo para a solicitação de reembolso à partir da data da despesa;
- O prazo para a empresa reembolsar o colaborador.
É possível estabelecer diferentes prazos para reembolso de acordo com a prioridade das despesas.
3. Determine como a empresa avaliará e controlará os reembolsos
Agora é o momento de definir como a empresa avaliará as solicitações, como realizará os reembolsos e como controlará todo o processo.
Aqui é importante observar a integração entre o processo de prestação de contas e a avaliação e realização do reembolso.
Caso estejam desconectados, podem gerar atrasos, falhas e incertezas no processo geral, afetando negativamente as atividades da equipe financeira/administrativa. Deve-se, portanto, definir um workflow de processo, e mais do que isso, uma alçada de aprovação.
DICA: É mais seguro fazer o pagamento dos reembolsos separados do pagamento dos salários, para evitar dores de cabeça com fiscalizações da Receita.
Por fim, não se esqueça de também definir como os dados referentes aos reembolsos serão armazenados e quem será responsável por alimentar e atualizar este banco.
4. Determine a elegibilidade na política de reembolsos
Um primeiro fator a ser estabelecido é a elegibilidade. Procure deixar registrado na política da sua empresa quem pode solicitar e receber reembolsos: todos os funcionários ou apenas um determinado grupo?
Caso a sua política de reembolsos tenha regras e procedimentos diferentes de acordo com o tipo de cargo, por exemplo, é essencial deixar bem claro a elegibilidade das normas para cada grupo em questão.
5. Defina quais despesas são reembolsáveis e seus valores limites
Um primeiro passo é olhar as regulamentações legais do regime de contratação dos colaboradores (CLT ou MEI) e as convenções coletivas das categorias. Com isso, você descobrirá quais despesas devem obrigatoriamente ser reembolsadas.
Após, liste todas as despesas que os funcionários e prestadores de serviço têm com o trabalho. Então, você estará apto a escolher quais delas são reembolsáveis, não sendo necessário se restringir apenas ao reembolso de despesas legalmente obrigatório.
Feito isto, é necessário calcular o valor que será restituído ao colaborador para cada despesa. Uma boa prática é prever se o reembolso de cada despesa será integral, com base na prestação de contas do colaborador, ou se haverá um valor fixo a ser reembolsado.
Atente-se também à questão das diferentes categorias de trabalhadores. O reembolso de determinadas despesas será o mesmo para todas as categorias? Deixe isso bem claro na política de reembolsos.
6. Defina como será o procedimento para solicitar reembolso
Procure responder às seguintes perguntas:
- Quais são os requisitos para solicitar um reembolso além de ser uma despesa elegível?
- E quando a despesa não gerar nota fiscal, será feito ou não o reembolso? Se sim, quais serão as mudanças no processo?
- Como o funcionário prestará contas para solicitar o reembolso (via planilha, papel ou aplicativo para gestão de reembolsos)?
- Ele deverá apresentar a nota fiscal física ou documento digitalizado?
- Quais informações devem constar na prestação de contas para melhor controle financeiro (Data, gasto, descrição da despesa, forma de pagamento, nota fiscal)?
7. Estabeleça as regras para adiantamento
Se a sua empresa também realiza adiantamento, é importante registrar na sua política algumas diretrizes como:
- Qual será o teto de valor de adiantamento que pode ser concedido ao funcionário;
- Quais são os requisitos necessários para obter um adiantamento;
- Como ele deve solicitá-lo;
- Qual o prazo para fazê-lo.
8. Defina como a empresa irá proceder em casos excepcionais
Despesas não previstas sempre podem surgir e a empresa pode receber solicitações de reembolso referente a elas, exigindo processo de avaliação particular.
Assim, determine como a organização procederá em casos não previstos pela política de reembolsos.
- Como será esse processo de avaliação?
- Quais critérios devem ser utilizados para autorizar ou não uma despesa não prevista na política?
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Como montar um fluxo de processo de reembolso corporativo?
Esse fluxo de processo não precisa ser complicado. Com apenas um gateway e três raias (notação BPMN) é possível estabelecer um fluxo eficiente e adequado a sua empresa.
Acompanhe o passo a passo para elaboração:
1. Defina as responsabilidades
Use as raias para agrupar as tarefas que abrangem o processo e definir os responsáveis por cada uma delas.
Em um fluxo de aprovação multinível, podemos incluir três raias:
- raia do solicitante;
- raia do departamento financeiro;
- raia do gestor.
2. Acrescente as tarefas e os desvios
Esses elementos determinam a lógica do processo e o caminho que as atividades devem seguir.
Por exemplo: o funcionário enviará as notas fiscais, que deverão ser analisadas pelo Departamento Financeiro e, depois, o depto financeiro enviará as informações ao gestor responsável.
O gestor, por sua vez, deverá aprovar o reembolso e voltar o processo para a raia anterior (do departamento financeiro) realizar o pagamento e providenciar o envio do comprovante.
A atuação do gestor pode implicar na necessidade de criar um desvio no processo, caso o reembolso das despesas não seja aprovado. Esse desvio pode ser o fim imediato do fluxo ou um retorno às raias anteriores para definição do problema.
3. Adicione um iniciador
Esse elemento será o responsável por indicar a forma como o processo deverá ser iniciado. No caso das despesas corporativas, o início deve ser a prestação de contas dos funcionários. Ou seja, o envio do relatório de despesas junto com as notas fiscais referentes aos gastos.
4. Marque o fim do processo
Um evento exclusivo deve indicar o fim do processo.
Por exemplo: comprovante do reembolso enviado.
O que é uma alçada de aprovação?
De maneira direta, a alçada de aprovação nada mais é do que o processo de autorização do pagamento de reembolsos aos colaboradores que têm direito. Também conhecida como fluxo de aprovação, a alçada de aprovação é parte do fluxo de processo de reembolso de despesas.
A alçada de aprovação define quem serão as pessoas responsáveis pela aprovação de despesas, bem como dos lançamentos de reembolsos.
Como criar uma alçada de aprovação de despesas corporativas eficiente?
Depois de criar seu fluxo de processo de reembolso corporativo, você conseguirá criar sua alçada de aprovação. Aliás, é uma boa prática deixar a alçada registrada na política de despesas e reembolso da empresa.
Existem dois passos fundamentais para a construção da alçada de aprovação:
1. Defina um workflow
Depois de todos os colaboradores entenderem o fluxograma, chega a hora do workflow.
De maneira resumida, o workflow é o que irá garantir que:
- Cada ação seja desempenhada pela pessoa correta e no momento adequado;
- As atividades serão realizadas na sequência exata e de forma coerente;
- Para que tudo saia como o planejado, é essencial automatizar e permitir um workflow online para o máximo de tarefas, equipes e ações na sua empresa.
2. Considere o tamanho da sua equipe e da equipe financeira
Lembre-se de sempre levar em consideração o número de colaboradores que você possui. Ou seja: para um workflow assertivo jamais sobrecarregue seus funcionários.
Desse modo, uma dica valiosa é usar a tecnologia a favor da sua empresa em todos os setores. Principalmente, para a alçada de aprovação, bem como para todo o processo de reembolso.
Assim, você evita que várias pessoas precisem ficar horas conferindo notas fiscais e demais burocracias.
Como faço uma auditoria de Reembolso de Despesas?
Utilizar um checklist pode ser uma ferramenta poderosa para te auxiliar no processo de auditoria. Um bom checklist de auditoria deve traduzir os critérios da sua auditoria em perguntas que devem ser respondidas durante a investigação.
Por isso, é essencial que você conheça bem seu critério antes de iniciar sua auditoria.
Qual é o critério de auditoria que devo seguir?
Entende-se como critério de auditoria a norma a qual você irá averiguar a conformidade dos processos internos da sua empresa. Por sua vez, as normas devem ser conjuntos de boas práticas que já foram consolidadas em outras empresas e que são aceitas pelo mercado.
Como o processo de reembolso de despesas não é regido por uma norma padrão e comum a todas as empresas, as normas de auditoria para esse cenário são as Políticas de Reembolso de Despesas adotadas por cada organização.
Estude bem as Políticas de Reembolso de Despesas da sua empresa, marcando os pontos que você julga principais a serem auditados.
Atente-se se há brechas nas quais fraudes e irregularidades poderiam passar despercebidas.
Como construo um checklist de auditoria financeira de Reembolso de Despesas?
Se você deseja construir um checklist de audituoria financeira de maneira correta, confira o passo a passo:
1. Defina o objetivo
O primeiro passo é definir seu objetivo quanto a realização da sua auditoria financeira. Seu objetivo pode ser meramente preventivo, ou ter uma finalidade mais investigativa, a fim de encontrar o gargalo que está causando um problema específico, por exemplo.
Marque o objetivo da sua auditoria logo no começo da sua folha de checklist. Essa prática facilita manter-se no caminho certo ao elaborar suas perguntas.
2. Identifique os aprovadores
O segundo passo é identificar os aprovadores responsáveis por cada funcionário ou departamento da sua empresa. Isso será de suma importância para o quarto passo, e os ter identificado desde o começo facilitará a realização do procedimento.
3. Divida o processo em categorias auditáveis
Dividir o processo em categorias torna o trabalho mais rápido e efetivo, pois facilita a elaboração de perguntas mais específicas e relevantes ao objetivo. Assim, você pode dividir seu processo nas seguintes categorias:
- Despesas relativas a viagens;
- Despesas adicionais de viagem;
- Despesas de hospedagem;
- Despesas com alimentação e entretenimento (turismo corporativo / Bleisure);
- Outros tipos de despesas.
4. Seja questionador
Depois de colher as informações de todas as partes do processo de reembolso na sua empresa, é hora de analisar, identificar conformidades, padrões e desvios.
Lembre-se de sempre questionar, principalmente, as partes mais frágeis da sua Política de Reembolso de Despesas.
DICA: Durante sua investigação, caso tenha constatado algum desvio da política da sua empresa, faça uma marca que deixe aquele lançamento em destaque para que você possa voltar nele agora, no momento da análise.
Ao identificar desvios da política, você deve questionar tanto os funcionários responsáveis pelas despesas, quanto os responsáveis pela aprovação da despesa.
Esse questionamento é importante, pois nem sempre desvios significam irregularidades ou fraudes. Pode ser que tenha ocorrido uma situação extraordinária que justifique a despesa.
Baixe agora mesmo nosso modelo gratuito de checklist de auditoria de despesas corporativas para auxiliar na sua conferência do processo!
Quais os tipos de fraudes mais comuns no processo de Reembolso de Despesas e como identificá-los?
A fraude empresarial é qualquer atitude de má-fé ou mesmo ilícita que um colaborador realiza com vistas a obter benefícios para si ou para outra pessoa (familiar ou amigo, por exemplo).
Essa atitude nociva pode acontecer através de:
- Omissão;
- Abuso de poder;
- Uso de mentiras;
- Quebra de confiança com outras pessoas;
- Burla de normas e políticas da empresa;
Dentre outras ações.
Para evitar este tipo e outros tipos de fraudes, a principal prática é manter atenção e zelo sobre todos e quaisquer processos e despesas da empresa.
Mas, mesmo com relatórios de despesas, atenção de gestores e boas políticas internas, há situações que podem passar despercebidas e ocasionar prejuízos para a organização.
As principais são:
1. Superfaturamento
O superfaturamento é uma prática comum em despesas relacionadas a restaurantes, postos de gasolina e até mesmo em hotéis.
De maneira simplificada, ele ocorre da seguinte forma: o funcionário pede uma nota com valor superior ao que foi gasto realmente.
Para evitar esse tipo de conduta, uma boa Política de Reembolso precisa ser adotada e seguida e, principalmente, é preciso contar com um processo bem estruturado e otimizado segundo as diretrizes de compliance.
2. Gastos pessoais
Essa fraude é muito comum, principalmente nos seguintes casos:
- Uso do carro da empresa para realização de atividades pessoais;
- Em atividades externas ou viagens, realizar passeios com a quilometragem por conta da companhia.
E se a sua empresa oferece cartão corporativo, tenha atenção extra!
As regras sobre o uso dessa ferramenta precisam estar claras. Afinal, é para uso corporativo e jamais para aquisição de itens pessoais (sem relação com a empresa).
Uma outra saída é o uso de cartões corporativos pré-pagos.
Com eles é possível estabelecer o limite de gastos, além de possibilitar um acompanhamento online e em tempo real de cada despesa gerada.
3. Extravio de comprovantes
Não é incomum ocorrer perdas dos comprovantes fiscais ou até mesmo alterações desses documentos.
Para driblar essa situação, utilizar ferramentas auxiliares, como o Intelliscan do VExpenses, são mais do que recomendadas.
Essa ferramenta funciona da seguinte forma:
- Lê automaticamente recibos e notas de funcionários;
- Armazenamento em nuvem a imagem dos comprovantes;
- Tem tecnologia OCR Scanner;
- Após a foto, as despesas são lançadas em um relatório que, posteriormente, será consultado para o reembolso.
Desse modo, em dias agitados, chuvosos ou em longas viagens, o colaborador não correrá risco de perder os recibos e nem terá a chance de cometer quaisquer tipos de fraudes.
4. Despesas que não foram autorizadas
Caso sua empresa não tenha uma boa Política de Reembolso e até de viagens, pode ter gastos extras e inesperados.
Isso porque existem funcionários “espertinhos” que em viagens aproveitam para:
- Viajar de primeira classe;
- Usam a lavanderia do hotel sem autorização;
- Pedem as comidas mais caras do cardápio;
- Fazem uso de bagagem extras em voos e inserem o valor na conta da empresa.
Para mitigar tais atitudes é essencial que as diretrizes da sua política abranjam todas as situações possíveis e determine limites e critérios para cada uma delas.
5. Despesas duplicadas
Esses tipos de fraudes são aquelas em que um funcionário usa uma mesma nota ou recibo por mais de uma vez. Ou mesmo dois funcionários diferentes usam uma mesma nota para comprovar suas despesas. Assim, ele seria ressarcido indevidamente e teria um reembolso a mais que o devido.
6. Despesas “escondidas”
A esmagadora maioria das empresas proíbe o reembolso de cigarros e/ou bebidas alcoólicas. Todavia, para burlar esse sistema muitos funcionários solicitam que o estabelecimento insira na nota outro produto de igual (ou até maior) valor.
Isso precisa ser combatido ao máximo. Uma sugestão é que crie-se o hábito de realizar auditorias dos reembolsos de despesas dentro da empresa.
Fora isso, também pode-se criar o hábito de realizar pesquisas detalhadas sobre os gastos de colaboradores e seus hábitos de consumo.
Como evitar fraudes no reembolso corporativo?
Evitar fraudes no reembolso corporativo requer atenção e uma série de medidas que veremos a seguir.
1. Estruture uma gestão de compliance
O compliance nada mais é que estar em conformidade com as regras e normas de determinado local.
Nesse caso, para evitar fraudes, corrupção e abusos, é essencial fortalecer o compliance da sua companhia, investindo até mesmo em um time voltado especificamente para a gestão de compliance.
2. Calcule o custo dos serviços prestados
Calcular o custo dos serviços prestados é uma atividade primordial, à medida que permite identificar os desembolsos básicos necessários para que a operação aconteça.
Assim, torna-se possível comparar os gastos calculados com os desembolsos efetivamente realizados, tornando possível a identificação de fraudes e oportunidades de redução de gastos.
3. Monitore e otimize os processos
Além de mapear, conhecer e formalizar processos, é importante que eles sejam monitorados e constantemente otimizados.
Este acompanhamento constante das operações da empresa auxilia na fiscalização de cumprimento às normas, evita fraudes e fornece informações para otimizar os processos, o que tende a aumentar a produtividade da empresa como um todo.
4. Estude o mercado empresarial e se previna
A gestão de riscos de uma empresa leva em consideração fraudes, riscos de mercado, riscos de crédito, dentre outras ações que podem impactar negativamente a sua empresa.
Portanto, para garantir que tais atos não destruam (ou desestabilizem) a organização, é essencial estudar estes temas a fundo e garantir que você esteja preparado para as tempestades.
5. Crie uma política de Reembolso de Despesas
A formalização do processo de reembolso é uma ação que pode promover diretamente a redução e a prevenção de fraudes no reembolso corporativo.
Entre diversos benefícios, como tornar o processo de reembolso mais rápido, eficiente, eficaz e justo, a política de reembolso de despesas combate às fraudes porque define uma série de regras e limites de gastos para reembolso.
6. Priorize a transparência na cultura organizacional
Ter um processo de reembolso transparente e justo, mostra que a empresa valoriza transparência e honestidade no ambiente corporativo e ajuda a criar uma cultura organizacional que tenha esses valores como base, gerando empatia nos colaboradores.
7. Conheça os processos da empresa
Mapear e conhecer os processos praticados na organização é uma atividade essencial à gestão do negócio.
Com o mapeamento de processos, é possível identificar todas as atividades envolvidas na prestação de serviços e assim, mensurar todos os gastos de cada um dos processos, bem como criar orçamentos para melhor controle financeiro.
Mapear os processos ajudará a identificar possíveis fontes de fraudes no reembolso corporativo.
8. Aprimore o controle e gestão financeira
Invista em práticas que otimizam a gestão financeira do seu negócio, como:
- Trabalhar com orçamentos;
- Acompanhar todos os gastos e movimentações financeiras;
- Estar atento ao fluxo de caixa;
- Evitar que gastos pessoais e empresariais se misturem;
- Utilizar ferramentas de gestão financeira adequadas.
9. Invista em tecnologia de ponta a custo acessível
Mais uma vez a tecnologia é forte aliada. Com o emprego de ferramenta adequada, é possível otimizar o processo de reembolso corporativo e evitar fraudes. É o caso do VExpenses.
A plataforma oferece serviços como o Hórus, Intelliscan e Conciliação de Cartão Corporativo que podem te ajudar a evitar diversos tipos de fraudes.
Como fica a questão do Reembolso de Despesas no home office?
Ao tratar do assunto de home office, reembolso de despesas não está totalmente estabelecido por lei.
Quanto às despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura para realização do teletrabalho, originalmente o caput do artigo 75-D da CLT determina as seguintes condições:
“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
Assim, a lei flexibiliza essa questão para que seja possível ocorrer uma livre negociação entre as partes a respeito dos gastos de infraestrutura.
No entanto, essa negociação deve ser formalizada no contrato de trabalho, que deve determinar quais despesas serão responsabilidade da empresa ou empregado, e no caso destas últimas quais serão consideradas reembolsáveis. A lei também se preocupa em garantir que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado.
O princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT, determina que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio.
Por isso, caso o colaborador que exerça teletrabalho passe a ter custos para o desempenho da sua atividade, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.
Entende-se como custo ao empregado todo e qualquer gasto extraordinário que esse venha ter em função da atividade que exerce para a empresa.
Por exemplo: seu colaborador do time comercial costuma ter um gasto particular mensal de R$50,00 com telefone, que é considerado como um gasto ordinário.
Devido ao exercício do teletrabalho, esse gasto passa a ser de R$100,00 por mês. Esse valor adicional de R$50,00 que ele tem apresentado é chamado de gasto extraordinário e deve ser ressarcido pelo empregador.
Na prática, os custos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como luz e água, são efetivamente pagos pelo trabalhador.
Já as despesas adicionais intrínsecas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa, e devem ser ressarcidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de recibos.
Boas práticas para a gestão de Reembolso de Despesas de trabalho
Para te ajudar a implementar uma boa gestão de reembolso de despesas de trabalho, listamos algumas boas práticas que precisam ser consideradas.
1. Regulamente os processos da gestão de despesas de viagens de funcionários
Para garantir que as viagens corporativas não representem gastos desnecessários ou que se transformem dor de cabeça, é essencial implementar uma política de gestão de viagens corporativas.
A política de gestão de viagens deve abordar desde os requisitos para aprovação de uma viagem ao transporte e hospedagem.
Estruturar uma política de reembolso de despesas é outro ponto crucial.
A política de reembolso de despesas deve abordar assuntos como a elegibilidade das despesas de viagens para reembolso, prazos, como deve ser a solicitação de reembolso e o processo de prestação de contas, entre outros.
2. Faça cotações e fique ligado nas oportunidades de economizar
Se o planejamento e o orçamento definem a estrutura de gastos de uma viagem corporativa, as cotações são essenciais para economizar.
Ao planejar as viagens corporativas, é importante que diferentes opções de transporte e hospedagem sejam levadas em consideração.
Fique atento também às oportunidades de economizar tempo. Não é brincadeira que tempo é dinheiro e que ao melhorar a gestão de tempo, os funcionários podem se dedicar ao que realmente importa.
3. Aprimore o processo de prestação de contas de despesas de viagens de funcionários
Feita a viagem corporativa, é hora de dar início ao processo de reembolso das despesas de viagens dos funcionários. Para aprimorar o processo de prestação de contas, algumas boas práticas são indicadas, como exigir relatório de despesas de viagens de funcionários e também comprovantes.
No entanto, isso não é o suficiente para garantir economia e controle no processo. Como abordamos anteriormente, muitas empresas gastam com falhas em relatórios de despesas.
A entrega em comprovantes impressos – notas fiscais – é outra falha, em vista de que os comprovantes podem se perder.
Por isso, um grande avanço para enriquecer o processo de prestação de contas e a gestão de despesas de viagens de funcionários é a automatização.
4. Armazenamento de documentos
Para pedir o reembolso, o funcionário precisa solicitar o comprovante de pagamento, recibo ou nota fiscal de todos os estabelecimentos e serviços. Entretanto, ele não é o único que precisa armazenar esses documentos.
A empresa também precisar guardar os documentos comprobatórios, normalmente pelo período de 5 anos, conforme estabelecido por lei. Isso porque, em caso de fiscalização, ela consegue comprovar para onde foi a quantia de reembolso.
5. Faça previsão das despesas de viagens dos funcionários
O orçamento leva em conta todos os custos do serviço prestado e tem como objetivo prever gastos e adequar as atividades conforme o teto.
Assim, elaborar um cronograma de viagens, bem como prever as despesas de viagens de funcionários é indispensável para melhorar a gestão de despesas de viagens na sua empresa.
Estar atento ao mercado também é válido. Fique por dentro de estudos sobre os valores e práticas aplicadas ao reembolso de despesas de viagens de funcionários – como alimentação, hospedagem e voos no Brasil e no exterior. Vale lembrar que realizar um processo orçamentário é diferente de fazer cotações.
6. Conheça os impactos de tendências nas despesas de viagens de funcionários!
Nesse momento, é importante considerar também tendências que estão remodelando as despesas de viagens de funcionários, como a economia compartilhada, por exemplo.
A economia compartilhada tem grandes vantagens para as despesas de viagens dos funcionários, como a redução de custos e boa relação de custo e benefício em comparação com os serviços tradicionais, como é o caso da Uber em relação aos táxis.
7. Automatize os processos de gestão de despesas de viagens de funcionários
A automatização é uma das nossas principais dicas para melhorar a gestão de despesas de viagens de funcionários em sua empresa.
Entre seus benefícios, estão:
- Facilitar a produção dos relatórios de despesas de viagens para o funcionário;
- Facilitar o processo de solicitação de reembolso;
- Reduzir burocracias e falhas no processo na prestação de contas;
- Otimizar a rotina de trabalho e gestão de tempo tanto dos viajantes corporativos, quanto da equipe financeira e do gestor;
- Fornecer dados de despesas de viagens de funcionários em relatórios em tempo real – enriquecendo os dados para avaliar a viabilidade das viagens e dos projetos;
- Melhorar o workflow do processo de reembolso – da solicitação à aprovação;
- Reduzir fraudes e despesas com falhas no processo de reembolso.
Ou seja, através de plataformas, como o VExpenses, que oferecem além do formato web, o formato de aplicativo mobile, de qualquer lugar pode-se acompanhar os gastos dos funcionários e relatórios de gestão em tempo real.
O que diminui significantemente a morosidade do processo e aumenta o grau de acertividade das aprovações de reembolso de funcionários.
8. Sistema anti-fraude
Uma plataforma de gestão de reembolsos também pode ser muito útil para evitar fraudes no ressarcimento. De forma automática é feito a verificação das políticas de reembolso para verificar se estão sendo cumpridas, emitindo alertas aos gestores em caso de desconformidade.
Com a ajuda de softwares e plataformas de gestão, como o VExpenses, é possível garantir o compliance e o cumprimento das políticas de reembolso, validação de gastos, revisão e otimização de processos.
Além de diminuir os riscos com extravios de recibos, calcular gastos de combustível através de GPS e contribuir significativamente no planejamento e controle financeiro da empresa.
O que é um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas?
Um tipo muito importante de app para contabilizar gastos é o sistema de gestão de despesas de viagens corporativas.
Nas empresas, um app para contabilizar gastos com viagens corporativas serve não só para de fato contabilizá-las, como também para otimizar o processo de prestação de contas dos funcionários e gerar economia financeira.
Trata-se de um tipo de software para que a empresa controle, monitore e analise as despesas de viagem, principalmente. Nele, o colaborador presta contas sobre as despesas a trabalho e solicita reembolso à empresa.
A gestão financeira recebe o relatório de despesas dentro da própria plataforma, avalia e libera ou não o reembolso conforme a política de reembolsos da empresa.
Além disso, esse tipo de sistema normalmente permite a divisão das despesas por centro de custos e integração direta com o ERP da empresa. O que permite que, assim, os gastos lançados dentro da plataforma já cheguem nas contas contábeis corretas dentro do sistema ERP.
10 benefícios de adotar um sistema de gestão de despesas corporativas na sua empresa
Contratar um sistema de gestão de despesas corporativas é essencial para empresas de diferentes segmentos. Confira os principais benefícios:
1. Gera grande economia de tempo
Um dos principais benefícios de usar um sistema para gastos de viagens corporativas é definitivamente economizar tempo. Em um processo de prestação de contas manual, os viajantes corporativos gastam tempo para atualizar planilhas e relatórios.
Devido à falta de mobilidade, precisam guardar os comprovantes de despesas, sentar no final do dia ou até mesmo da viagem e subir todas as informações em uma planilha.
Depois, essa planilha ainda precisará ser conferida pelo departamento financeiro. Existem outros casos, ainda, em que os viajantes levam todos os comprovantes de despesas para o departamento financeiro quando chegam de viagem.
Mesmo que o viajante corporativo seja muito organizado e eficiente para preencher um relatório, isso demanda tempo.
É nesse contexto que o sistema de gestão de gastos de viagens faz toda a diferença. Economizar tempo e direcioná-lo para o que realmente importa já seria motivo suficiente para interromper essa leitura e testar agora um sistema de gestão de gastos de viagens. Afinal, economia de tempo gera benefícios financeiros também.
2. Melhora a segurança de dados
Um bom sistema de gestão de gastos de viagem também garante segurança para o processo de prestação de contas. No VExpenses, por exemplo, cada colaborador tem um acesso para uso do sistema. Além disso, as informações são protegidas para que não haja extravio de dados.
O armazenamento em nuvem, que conta com alto nível de segurança, é usado para armazenar os recibos digitalizados pelo app. Além disso, a digitalização das notas fiscais também permite maior segurança para a preservação e armazenamento desses documentos.
Ou seja, o uso de app para contabilizar gastos de viagem também evita a perda de notas fiscais, garantindo armazenamento mais seguro delas.
3. Gera agilidade no processo de reembolso
Além de economizar tempo na prestação de contas, um sistema de gestão de gastos pode agilizar o processo de reembolso de despesas.
No app VExpenses, há a possibilidade de cadastrar a política de reembolsos da empresa e personalizar regras para reembolso. Com isso, o app revisa automaticamente as regras, agilizando o processo de análise das solicitações de reembolso.
Todo o fluxo de reembolso acontece rapidamente dentro do app – desde a prestação de contas à aprovação do reembolso. O app ainda permite acompanhar o andamento da solicitação de reembolso em tempo real.
Além disso, possui funcionalidade para controle de adiantamentos. A agilidade no processo de reembolso, por sua vez, pode impactar diretamente na satisfação dos colaboradores e na produtividade, e gerar economia financeira.
4. Agrega em mobilidade
A mobilidade é essencial para as viagens corporativas. Um sistema de gestão de gastos de viagem garante mobilidade para gerar relatórios e controle de despesas. O app VExpenses pode ser acessado via app de celular (Android e iOS) e via web pelo computador.
Além disso, é possível lançar despesas offline e sincronizá-las quando se conectar a uma rede segura. Ou seja, o sistema pode ser acessado por qualquer tipo de dispositivo, a qualquer hora.
5. Contribui pra sustentabilidade
A digitalização de recibos auxilia também na sustentabilidade, reduzindo a necessidade e o custo de armazenamento de papéis no escritório.
O uso de app de gestão de gastos corporativos, assim como a transformação digital, também é benéfico para a redução de consumo de papéis nas empresas.
6. Reduz falhas na prestação de contas e no reembolso
Um sistema de gestão de gastos de viagens corporativas reduz as falhas na prestação de contas. O preenchimento automático de despesas reduz falhas de digitação e riscos de informações faltantes.
A digitalização de recibos melhora a preservação destes, que podem até mesmo se apagar facilmente na versão física, principalmente se impressos em papéis termossensíveis.
O uso desse tipo de app também gera padronização do processo de prestação de contas – que também impacta na diminuição de erros e retrabalho.
Além disso, reduz fraudes no reembolso de despesas – gerando maior controle e economia financeira.
7. Otimização da gestão financeira
Tudo o que dissemos até agora tem impacto direto na qualidade da sua gestão financeira. Porém, vejamos de forma mais focada como o uso de app para contabilizar gastos de viagens corporativas garante benefícios para otimizar a gestão financeira do negócio.
O benefícios são inúmeros, mas podemos destacar:
- Maior controle na gestão financeira;
- Diminuição de erros com processos padronizados e automatizados;
- Previsibilidade de despesas de viagem;
- Relatórios de despesas por centros de custo e projetos;
- Maior controle de despesas de cartão corporativo.
8. Otimiza o controle de quilometragem
Existem sistemas de controle de gastos com funcionalidades voltadas também para aprimorar controle de quilometragem, como o VExpenses.
9. Tem integração com sistemas de gestão
Um dos motivos para usar um sistema especializado em gestão de gastos de viagens corporativas pode ser a integração com o sistema de gestão.
Um aplicativo como o VExpenses, consegue inserir uma despesa automaticamente no sistema ERP da empresa, após reembolso aprovado.
Assim, facilita mais uma vez o trabalho do departamento financeiro, dispensando a necessidade do lançamento de despesa por despesa, linha por linha dentro do ERP.
10. Gera economia financeira
Para fechar com chave de ouro, um dos grandes motivos que se interliga com os demais: economizar financeiramente.
A eliminação do tempo gasto com burocracias, melhora na produtividade, diminuição de retrabalho, redução de fraudes, maior precisão no cálculo de despesas reembolsáveis e maior controle na gestão geram economia financeira!
Conclusão
Então, entendeu como funciona o reembolso de despesas? Como visto, trata-se de uma compensação financeira para o colaborador que pode ter pago algo relacionado ao trabalho do próprio bolso.
