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Assinatura eletrônica: o que é, valor legal e como obtê-la

4 minutos de leitura

A ascensão da inovação tecnológica fez com que precisássemos adotar novos hábitos tanto como consumidores, quanto como profissionais. No mundo corporativo, acompanhar essas mudanças é algo crucial para a sobrevivência do negócio. Foi assim que a assinatura eletrônica surgiu como uma das ferramenta que permitem a migração da esfera corporativa para o digital.

A assinatura eletrônica foi criada com o intuito de facilitar ainda mais os procedimentos jurídicos realizados no ambiente digital.

Além de não precisar de papel, ela descarta a necessidade de comparecimento presencial para que um documento seja assinado ou uma ação, seja autorizada, tornando esse procedimento mais prático, rápido e barato.

Fizemos este pequeno guia para te deixar mais informar sobre o que é a assinatura eletrônica, qual a sua validade jurídica e como fazer a sua. Continue a leitura para conferir tudo sobre esse assunto!

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é o nome dado aos mecanismos virtuais que servem para substituir a assinatura física tradicional (tinta no papel). 

Esses mecanismos utilizam-se da coleta de dados e evidências que comprovam a idoneidade de quem está assinando um determinado documento ou autorizando uma determinada transação.

Em outras palavras, é a versão digital da assinatura manual. Ela envolve todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos como validação, por exemplo os SMS, tokens, chave privada, entre outros.

São esses métodos de validação que permitem que a assinatura eletronica tenha validade jurídica, funcionando como o reconhecimento de firma de uma assinatura tradicional, só que aplicada à documentos eletrônicos.

Mas, antes de nos aprofundarmos mais nesse assunto, precisamos saber a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. Acompanhe.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Basicamente, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

A diferença mais marcante entre as duas modalidades é que a assinatura digital precisa de um dispositivo e um certificado digital que comprove as suas evidências e o valor da assinatura digital.

Esse tipo de assinatura utiliza um par de chaves, formada pela chave privada e a chave pública, que se baseiam em um sistema de criptografia de dados para associar um documento assinado ao usuário, permitindo sua autenticação e atribuição do valor legal.

Também o certificado digital tem validade juridica e, por sua vez, serve para comprovar a identidade de pessoa física ou jurídica no ambiente digital, garantindo a autenticação, não-repúdio e integridade à assinatura. 

Já a assinatura eletrônica não utiliza a criptografia. Por isso, não é aceita em determinadas operações, como para a emissão de uma nota fiscal eletrônica.

Porém, tanto a assinatura eletrônica, quanto a assinatura digital tem validade legal, e ambas estão em conformidade com a medida provisória (MP) n° 2.200-2.

De forma simplificada, documentos de alto valor exigem um dispositivo de autenticação forte, como uma assinatura digital

Já em todos os outros casos, como documentos cotidianos de valor menor, pode-se utilizar a assinatura eletrônica.

Apesar dessas diferenças, é importante ter em mente que assinatura digital e a eletrônica são altamente seguras, pelo fato de serem desenvolvidas com uso de tecnologias avançadas que criam uma impressão digital única para cada usuário.

Qual é a validade jurídica da assinatura eletrônica​?

Assim como uma assinatura de documentos físicos, a assinatura eletrônica tem validade legal e é possível obtê-la em diversos níveis de autenticação — assinatura, rubrica etc — já que as versões digitais também proporcionam diferentes patamares, de acordo com o nível jurídico exigido para cada modalidade de documento e também a sua importância.

É claro que o nível de autenticidade e garantia pode variar bastante de acordo com os dados adicionados à assinatura eletrônica

Mas, de uma maneira geral, esse tipo de documento é aceito legalmente pelo fato de se basear em requisitos específicos de cada setor (desde que sejam cumpridos pela unificação de evidências agregadas ao arquivo).

Assim, as características que a assinatura deve ter são definidas para que ela possa ser equiparada a uma versão física correspondente. Sendo assim, uma assinatura eletrônica com validade jurídica deve ter os seguintes atributos:

  • integridade — deve permitir a detecção de qualquer alterações nos dados para reduzir a possibilidade de fraudes;
  • autenticação — para ligar o signatário às informações presentes no arquivo;
  • não-repúdio — para garantir a satisfação em relação à localidade em que a assinatura foi emitida, a fim de fazer com que ela tenha confiabilidade pública.

Como obter um certificado digital?

Quem precisa de uma assinatura digital valida, como já dissemos anteriormente, é preciso obter um certificado digital. 

Para isso, basta escolher uma Autoridade Certificada (AC) e realizar todo o processo de assinaturas de forma online. 

A função de um AC é basicamente atuar como um cartório digital. Existem diversas alternativas disponíveis no mercado, mas é importante verificar uma que seja subordinada ao ICP-Brasil.

Você pode conferir a lista completa de autoridades certificadoras diretamente no site oficial do ITI.

Quais documentos podem ser assinados digitalmente?​

A grande vantagem da assinatura eletrônica é que os mais diversos modelos de documentos podem ser validados com ela, facilitando as funções cotidianas da empresa. 

Alguns dos documentos que podem ser assinados eletronicamente são: 

  • recibos de entrega;
  • relatórios de reembolso de despesas;
  • contratos com fornecedores e clientes; 
  • processos jurídicos e administrativos; 
  • laudos periciais ou laboratoriais; 
  • procurações.

Ou seja, uma infinidade de documentos podem ser assinados a qualquer hora e em qualquer lugar com a facilidade da internet, sem que a integridade e autenticidade das partes sejam comprometidas. 

É importante lembrar, contudo, que cada tipo de documento exige uma modalidade de assinatura correspondente e que atenda aos seus requisitos de autenticação específicos.

Como fazer uma assinatura eletrônica​?

O primeiro passo é acessar uma plataforma digital de sua confiança que permita que você crie a sua própria assinatura eletrônica, como o DocuSign, por exemplo. Felizmente, existem diversas alternativas disponíveis na internet hoje em dia.

Para criar a sua assinatura eletrônica, você deverá usar um dispositivo para que uma assinatura manuscrita seja reproduzida na tela — tablet, smartphone, mesa digitalizadora, entre outros gadgets que capturam movimentos — da seguinte forma:

  1. com um mouse, caneta touch ou o próprio dedo você deve fazer sua assinatura, que será digitalizada;
  2. para garantir a veracidade da transação, alguns dados serão coletados como o IP e a localização geográfica da máquina utilizada;
  3. também pode ser exigida a configuração do envio de links externos para comprovar a autenticidade do documento, como uma senha ou código de acesso (previamente combinada entre as partes) ou SMS;
  4. o arquivo poderá ser gerado em diversos formatos — PDFs, planilhas, docx, entre outros;
  5. um carimbo de tempo em relação às evidências colhidas será incluído e, assim, a assinatura gerada.

Como você pôde contemplar neste artigo, a assinatura eletrônica é uma alternativa criada a fim de facilitar e agilizar os processos de validação jurídica de documentos das mais diversas naturezas, no ambiente digital. 

Devido ao avanço da presença tecnológica no meio corporativo, novas medidas são criadas para suprir às demandas e necessidades modernas das empresas.

Ainda tem alguma dúvida sobre como emitir a sua própria assinatura eletrônica? Tem alguma experiência em relação ao assunto que gostaria de compartilhar conosco? Então deixe agora o seu comentário!

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