Vale-combustível ou reembolso: qual a melhor estratégia?

Entender como funciona o vale-combustível para funcionário é importante para decidir se o reembolso de despesas de viagens corporativas é mais vantajoso.

Vale-transporte, vale-combustível ou reembolso de gastos com combustível. Você já teve dúvidas de qual benefício oferecer para um funcionário? Ou saber qual o momento adequado para disponibilizar um ou outro? 

Se a resposta for sim, pode ficar tranquilo. Essa é uma dúvida relativamente comum que podemos esclarecer de forma bem simples e rápida.

Mas, para isso, é fundamental compreender corretamente qual a diferença de vale-transporte, vale-combustível e reembolso de despesas.

Compreender com exatidão a diferença entre esses termos é crucial para o bom planejamento financeiro da empresa e, é claro, para a satisfação dos colaboradores que dependem do auxílio para executar suas funções. 

Continue a leitura para entender mais sobre as implicações do vale-combustível, como funciona e quando é vantajoso ou não adotá-lo!

O que é vale-combustível?

O vale-combustível, ou auxílio combustível e auxílio gasolina, é um benefício oferecido ao funcionário que utiliza seu carro particular para realizar atividades à disposição da empresa. Ou seja, se locomover até a empresa, ou mesmo se locomover em viagens corporativas e atendimentos externos. Não importando, nesta última situação, se o deslocamento é feito em carro particular ou da empresa.

Normalmente, o vale-combustível para funcionários CLT é oferecido em forma de cartão pré-pago flexível, que a empresa carrega com determinado valor e o colaborador o utiliza para abastecer seu carro particular ou frota corporativa.

Por exemplo, a organização disponibiliza R$ 50 por dia para que o trabalhador gaste com as viagens que realiza em nome da empresa, para se deslocar do trabalho para casa e vice-versa.

Vale destacar, ainda, que o vale-transporte pode ser substituído pelo vale-combustível.

Assim, se o empregado desejar se deslocar para o trabalho com o seu veículo, a empresa pode escolher fornecer o vale-combustível como benefício de combustível no lugar do vale-transporte. 

Lembrando que isso depende apenas de um acordo entre o funcionário e a companhia, caso ele expresse interesse na troca.

O que diz a CLT sobre o vale-combustível?

O vale-combustível não está previsto na CLT, ou seja, é um benefício corporativo opcional e que não integra o salário do funcionário. Por isso, o auxílio combustível não deve ser usado para o cálculo do 13º salário, FGTS, férias e outras obrigações trabalhistas previstas na CLT. Já o vale-transporte é um direito de todo trabalhador com carteira assinada.

Qual a diferença entre vale-transporte e vale-combustível?

Ambos são benefícios concedidos pelas empresas, porém, com aplicações diferentes pela lei. 

O vale-transporte é um direito obrigatório e estabelecido pela CLT para todos os funcionários que possuem carteira assinada. Está relacionado ao uso de meios de transporte públicos para a locomoção casa-trabalho e vice versa.

De acordo com a lei, todo trabalhador que se enquadra nesse perfil tem direito ao vale-transporte e pode requisitá-lo, seja qual for a distância entre a sua casa e o local de trabalho.

E funciona assim: cada mês o empregador antecipa aos funcionários o valor correspondente a todas as passagens de transporte público daquele período. Tanto a ida quanto a volta. 

O custo do vale-transporte é dividido entre empresa e funcionário. Sendo descontado do trabalhador, todo mês, 6% do seu salário fixo.

Entretanto, nem todos os funcionários utilizam transportes públicos para se deslocar. Por isso, algumas empresas buscam respeitar a individualidade de cada trabalhador, oferecendo a opção de substituir o auxílio transporte pelo vale-combustível.

Além disso, o pagamento da ajuda de custo com combustível pode vir em forma de vale, cartão pré-pago flexível ou reembolso de despesas. Este último ocorrendo após apresentação da nota fiscal no momento da prestação de contas.

Quem tem direito ao auxílio combustível?

Ao dispor sobre o vale-combustível, a legislação diz que todo trabalhador que se desloca para o trabalho em veículo próprio e abdica do vale-transporte tem o direito de receber ajuda combustível pela CLT. 

Porém, esse direito fica condicionado à empresa oferecer esse tipo de benefício e ser acordado entre as partes.

Também tem direito a receber o vale-combustível todo funcionário que se desloca, em carro próprio ou da empresa, para compromissos corporativos.

Qual o valor de um vale-combustível?

O valor desse auxílio é relativo e depende de alguns fatores.

Quando substitui o vale-transporte, é comum que as empresas estipulem a mesma quantia para custear o vale-combustível.

Entretanto, quando o vale-combustível é oferecido para ser usado no exercício da atividade profissional, por exemplo em uma visita a cliente ou viagem corporativa, o caso deve ser visto à parte.

Algumas empresas adotam a prática de oferecer a quantia do combustível de acordo com o “quilômetro rodado”. 

Ou seja, é levado em conta apenas o combustível usado nos deslocamentos para fins comerciais.

Vale-combustível pode substituir o reembolso de despesas?

O custeio do combustível para funcionários que precisam se deslocar com veículo particular a trabalho pode ser realizado das duas maneiras. Tanto pela oferta do vale-combustível, quanto pelo reembolso de despesas.

Mas, existem algumas diferenças entre essas práticas: 

• Vale-combustível: é um cartão com saldo pré-pago, oferecido pela empresa antes do deslocamento acontecer. E sempre que o funcionário precisa realizar deslocamentos para compromissos corporativos.
• É um benefício oferecido pela empresa quando substitui o vale-transporte.
• Reembolso: ocorre após o gasto ter ocorrido, com natureza indenizatória. Ou seja, o funcionário paga pelo combustível, guarda a nota fiscal e depois solicita o reembolso conforme a política de reembolso da empresa.

Nos dois casos não há cobrança de taxas trabalhistas sobre o valor (do vale ou do reembolso) e a quantia não é contabilizada nos direitos da CLT. 

Dessa forma, e disposto tanto pelo art. 457 da CLT, quanto pelo art. 458, o reembolso e o vale-combustível não integram salário quando estão relacionados ao ressarcimento do funcionário. Uma vez que o objetivo é apenas fazer o pagamento de despesas que são de responsabilidade da própria empresa.

Auxílio combustível ou reembolso de despesas: qual o mais vantajoso?

A escolha entre auxílio combustível ou reembolso de despesas depende de fatores como: planejamento da empresa, acordo entre empregador e empregado ou de cada situação particular.

Se o auxílio combustível será oferecido em substituição ao vale-transporte, pode ser melhor manter a estratégia da oferta de vale-combustível mesmo.

Mas, se o pagamento do combustível é para cobrir deslocamentos com compromisso da própria empresa, a situação pode variar. 

Se essa situação ocorre de forma esporádica e eventual, oferecer o vale ao funcionário até pode atender bem.

Porém, uma das vantagens do reembolso sobre o auxílio é o pagamento do valor exato relativo ao gasto, ajudando a diminuir as despesas do negócio.

E não podemos ignorar que, ligado a isso, está um controle mais efetivo de custos da empresa.

Agora, tratando-se de uma situação de demanda rotineira, o reembolso de despesas é a melhor opção. 

Especialmente quando a empresa possui uma boa gestão do reembolso de despesas corporativas e consegue contar com um sistema de reembolso de quilometragem por GPS, como o VExpenses.

Contar com a tecnologia é sempre mais vantajoso na hora de fazer qualquer controle financeiro, afinal muitos erros manuais são evitados, sem falar no ganho de transparência nos processos.

Dentro do VExpenses, por exemplo, é possível contar com diversas funcionalidades para fazer a gestão do reembolso de despesas corporativas do seu negócio, como: 

• visão dos gastos de sua equipe em tempo real; 
• reembolso de quilometragem por GPS e mapa;
• leitura automática de recibos;
• verificação de políticas de reembolso;
• aprovação de despesas com mobilidade; 
• gestão detalhada por relatórios.

Agora que você já sabe as diferenças legais e a implicação financeira do vale-transporte, vale-combustível e do reembolso de despesas para a sua empresa, é hora de decidir a melhor estratégia para o seu negócio! 

Não se esqueça de contar com o VExpenses para potencializar o controle de gastos de funcionários da sua empresa! Solicite um contato com nossos especialistas e conheça as soluções que preparamos para o seu negócio!

new RDStationForms(‘solicitacao-de-contato-blog-091c6cf1e1359c78c7a9’, ‘UA-73039654-1’).createForm();