De forma simples, a política de reembolso é um conjunto de normas que regulamentam o processo de reembolso nas empresas. Estas normas vão desde impor limites de gastos e restringir alguns tipos de despesas, até padronizar as etapas de solicitação de reembolso.
Sendo assim, ter uma política de reembolso de despesas é muito importante para empresas que fazem uso de viagens corporativas, vendedores externos, representantes comerciais e outros profissionais que pagam as despesas corporativas com o próprio dinheiro e depois precisam solicitar reembolso.
Neste artigo, você irá entender os benefícios de ter uma política de reembolsos de despesas e como estruturá-la em 10 passos fundamentais.
O que é uma Política de Reembolso de despesas?
Como mencionamos na introdução deste conteúdo, uma política de reembolso é um conjunto de normas estabelecidas por uma empresa para determinar como os colaboradores podem solicitar o reembolso de despesas incorridas durante a execução de atividades relacionadas ao trabalho.
Essas despesas podem ser as mais variadas, como gastos com viagens de negócios, refeições, hospedagem, transporte, material de escritório, etc.
Como funciona a Política de Reembolso?
A política de reembolso funciona como um manual, detalhando todas as fases e exigências do processo de reembolso de despesas corporativas, desde como devem ser feitos os relatórios de despesas até o prazo e forma de recebimento do dinheiro.
A política de reembolso da empresa deve ser considerada em todas as situações que envolvam gastos extras por parte do colaborador para a realização da atividade profissional, como:
- reembolso de compra de passagens de avião para viagem corporativa;
- reembolso de gastos com hospedagem durante viagem de negócios;
- reembolso de gastos em restaurantes para almoços e jantares com clientes;
- reembolso de táxi para deslocamento em atividades de trabalho;
- reembolso de abastecimento de carro da empresa;
- reembolso de conserto de eletrônicos (smartphone, tablet, computador) que são usados pelo colaborador mas pertencem à empresa.
Assim, a principal função da política de reembolso da empresa é regulamentar como o processo deve ocorrer para cada uma dessas situações, a fim de assegurar o compliance dentro da organização.
Por isso, é muito importante que as regras e procedimentos da política de reembolso de despesas sejam consistentes, independentemente da razão do reembolso.
Quais as vantagens de uma Política de Reembolsos de despesas bem estruturada?
Ter uma política de reembolso de despesas bem estruturada permite que a sua empresa tenha maior controle sobre os gastos dos colaboradores, sendo essencial para planejar ações, fazer orçamentos realistas, além de garantir a conformidade fiscal.
Além disso, esse tipo de política também otimiza o processo de reembolso, uma vez que definir um conjunto de regras e procedimentos pode torná-lo mais rápido e eficaz, evitando irregularidades e incertezas na devolução de valores.
Com um processo de reembolso otimizado, a equipe financeira ou administrativa pode ter mais tempo e recursos para realizar outras atividades importantes para o negócio.
Para os funcionários, uma política de reembolsos sólida agrega grande valor, fazendo com os valores sejam reembolsados de maneira mais justa e organizada, além de dar previsibilidade de datas e clareza nos reembolsos.
Somado a isso, a política de reembolso de despesas é essencial, principalmente, para empresas que têm um alto volume de viagens corporativas e, consequentemente, valores significativos de reembolsos, garantindo uma gestão mais precisa e correta.
Quais os tipos de Política de Reembolso de despesas mais comuns?
Por funcionar como um manual para o processo de reembolso dentro da empresa, idealmente a política de reembolso de despesas deve prever todas as situações possíveis.
Porém, como isso nem sempre é possível, o mais importante é que a política de reembolso da empresa tenha flexibilidade para abarcar todas as necessidades do negócio.
Assim, os tipos mais comuns de políticas de reembolso são: a política de reembolso de despesas simples e a política de reembolso de despesas detalhadas.
Mas, antes de decidir qual das duas sua empresa deve adotar, é importante entender o contexto atual da organização; afinal, apesar de ser preferível ter uma política de reembolso detalhada, em algumas situações a política de reembolso simples é mais vantajosa e facilita o processo dentro da instituição.
Por exemplo: se a sua empresa é pequena e o processo de reembolso não é algo que ocorre com tanta frequência, optar pela política de reembolso simples pode ser o melhor caminho.
Agora, se o contexto atual da sua empresa for o oposto, é aconselhável adotar a política de reembolso detalhada.
Veremos mais sobre cada uma a seguir. Antes, porém, recomendamos que já acesse nossa ferramenta gratuita para criar sua política de reembolso de despesas.
Com a ferramenta, você conseguirá criar tanto uma política de reembolso simples, quanto uma política de reembolso detalhada em poucos minutos.
Agora, confira os detalhes de cada tipo de política de reembolso de despesa:
1. Política de Reembolso simples
A política de reembolso simples possui regras mais genéricas. Ou seja, nesse tipo de política, as diretrizes não são abertas a muitos detalhes e, assim, o documento é constituído das boas práticas do processo de prestação de contas.
O objetivo principal deste modelo de política de reembolso é definir os critérios básicos do processo, para que a prestação de contas das despesas ocorra sem grandes problemas para qualquer um dos envolvidos.
Se você optar por este tipo de política de reembolso, precisará definir algumas diretrizes gerais como:
- Quais despesas são consideradas reembolsáveis ou não;
- Quais informações precisam constar na solicitação de reembolso de despesas;
- Os documentos aceitos para prestação de contas;
- Para quem o funcionário deve entregar os documentos.
Quer criar uma política de reembolso simples? Então, acesse o nosso Criador de Política de Reembolso de Despesas, selecione a opção “Não se aplica? Clique aqui!” sempre que ela aparecer.
2. Política de Reembolso detalhada
A política de reembolso detalhada – ou completa – é um documento mais robusto, contendo mais detalhes para cada condição.
Por exemplo: na política de reembolso detalhada, normalmente, existe um limite de gasto por tipo de refeição, e não apenas por dia. Ou então, critérios para diferentes hierarquias de cargos dentro da empresa.
Lembrando que os detalhes da sua política de reembolso serão definidos conforme as necessidades do seu negócio.Por isso, o ideal é que você crie a sua própria política de reembolso ao invés de utilizar uma política já existente de outra empresa, já que cada companhia tem suas próprias especificidades.
10 passos para estruturar uma Política de Reembolsos para funcionários
A política de reembolso de despesas tem como objetivo estabelecer e deixar claro quais despesas são reembolsáveis aos funcionários, como é calculado o valor que será reembolsado, como o processo de reembolso ocorrerá e quais procedimentos e regras devem ser respeitados por parte dos funcionários e da empresa para que o reembolso ocorra.
A seguir você confere 10 passos essenciais para estruturar uma política de reembolso de despesas completa.
1. Determine a elegibilidade na Política de Reembolsos
Um primeiro fator a ser estabelecido é a elegibilidade. Quem poderá solicitar e receber reembolsos de acordo com a política que está sendo estruturada? Todos os funcionários e prestadores de serviço ou apenas um determinado grupo?
É importante responder essas perguntas e caso a sua política de reembolsos tenha regras e procedimentos diferentes de acordo com o tipo de cargo, por exemplo, é essencial deixar bem claro a elegibilidade das normas para cada grupo em questão.
2. Defina quais despesas são reembolsáveis e quais valores serão reembolsados
Nem todas as despesas que um funcionário ou prestador de serviço terá durante seu trabalho precisam e devem ser reembolsadas.
Um primeiro passo é olhar as regulamentações legais do regime de contratação dos colaboradores (CLT ou MEI) e as convenções coletivas das categorias elegíveis na política de reembolso.
Com isso, você descobrirá quais despesas devem obrigatoriamente ser reembolsadas.
Despesas com refeição, por exemplo, são previstas na CLT como responsabilidade da empresa.
O valor que deve ser destinado ao vale-refeição do colaborador, por sua vez, costuma ser definido nas convenções coletivas dos sindicatos, variando de uma categoria para outra.
Outros exemplos de despesas reembolsáveis bastante comuns são: as despesas envolvidas em viagens corporativas, como gastos com passagens aéreas ou terrestres, a quilometragem rodada, o aluguel de carro, o estacionamento, a hospedagem e a telefonia.
Até mesmo emergências médicas podem ser previstas na política de reembolso de despesas.
Após observar as legislações e todas as despesas que os funcionários e prestadores de serviço têm com o trabalho, escolha quais delas são reembolsáveis, não sendo necessário se restringir apenas ao reembolso de despesas legalmente obrigatório.
Feito isto, é necessário calcular o valor que será restituído ao colaborador para cada despesa. Neste caso, deve-se observar as particularidades de cada tipo de gasto e estabelecer como será feito o cálculo do valor a ser reembolsado por ele.
Deve-se prever se o reembolso de cada despesa será integral, com base na prestação de contas por parte do colaborador, ou se haverá um valor fixo a ser reembolsado.
Atente-se também à questão das diferentes categorias de trabalhadores. O reembolso de determinadas despesas será o mesmo para todas as categorias? Deixe isso bem claro na política de reembolsos.
3. Estabeleça quais serão os prazos envolvidos no reembolso
Para melhor controle da gestão financeira, é primordial que se defina os prazos envolvidos no processo de reembolso, evitando solicitações tardias e desentendimentos.
Assim, deve-se definir qual é o prazo para a solicitação de reembolso à partir da data da despesa e qual o prazo para a empresa reembolsar. Nesse caso, é possível estabelecer diferentes prazos para reembolso de acordo com a prioridade das despesas.
4. Defina como será o procedimento para solicitar reembolso
O quarto passo é definir como será o procedimento para solicitar reembolso.
Quais são os requisitos para solicitar um reembolso além de ser uma despesa elegível? E quando a despesa não gerar nota fiscal, será feito ou não o reembolso? Quais serão as mudanças no processo?
Como o funcionário prestará contas para solicitar o reembolso? Ele deverá apresentar a nota fiscal física? A prestação de contas será feita via planilha, papel ou aplicativo para gestão de reembolsos? Quais serão as ferramentas utilizadas no processo?
Quais informações devem constar na prestação de contas para melhor controle financeiro? Data, gasto, descrição da despesa, forma de pagamento, nota fiscal?
Todas essas perguntas precisam ser respondidas pela política, e as respostas devem contar também com orientações sobre como deve ser solicitado o reembolso.
5. Determine como a empresa avaliará e controlará os reembolsos
No quinto passo deve-se definir como a empresa avaliará as solicitações, como realizará os reembolsos e como controlará todo o processo.
Aqui é importante observar a integração entre o processo de prestação de contas e a avaliação e realização do reembolso.
Caso estejam desconectados, podem gerar atrasos, falhas e incertezas no processo geral, afetando negativamente as atividades da equipe financeira/administrativa.
Deve-se, portanto, definir quem será responsável por avaliar as solicitações de reembolso e quais os critérios a serem considerados na avaliação.
É importante ressaltar também que é mais seguro fazer o pagamento dos reembolsos separados do pagamento dos salários, para evitar dores de cabeça com fiscalizações da Receita.
Ainda sobre fiscalização e segurança desses dados, é essencial que haja bastante controle dos reembolsos.
Assim, deve-se definir também como os dados referentes aos reembolsos serão armazenados, quem será responsável por alimentar e atualizar este banco e quais sistemas e ferramentas serão utilizados para fazer a gestão de reembolso.
6. Estabeleça as regras para adiantamento
Quais sistemas e ferramentas serão utilizados para fazer a gestão de reembolso?
Algumas empresas permitem que os funcionários solicitem adiantamento para despesas com viagens corporativas.
Neste caso, determine qual será o teto de valor de adiantamento que pode ser concedido ao funcionário, quais são os requisitos necessários para obter um adiantamento, como ele deve solicitá-lo e qual o prazo para fazê-lo.
7. Defina como a empresa irá proceder em casos não previstos
Mesmo com uma política de reembolso de despesas rígida e bem estruturada, despesas não previstas podem surgir e a empresa pode receber solicitações de reembolso referente a elas, exigindo processo de avaliação particular.
Assim, determine como a organização procederá em casos não previstos pela política de reembolsos. Como será esse processo de avaliação? Quais critérios devem ser utilizados para autorizar ou não um reembolso não previsto na política?
8. Estruture um documento com as diretrizes da Política de Reembolso
Não basta realizar todos os passos anteriores e guardar todas as informações de maneira desorganizada.
Após definir todos os elementos da política de reembolso de despesas, estruture um documento que contenha todas essas informações levantadas e definidas: as regras, os direitos e os procedimentos.
9. Comunique sobre a Política de Reembolsos
Para que a política de reembolsos seja respeitada e funcione, é essencial que todos conheçam-na.
Por isso, disponibilize o documento em canais que todos os envolvidos tenham acesso. Assim, a empresa passa uma mensagem clara para todos os colaboradores de que preza pela transparência no processo de reembolso.
10. Análise e implante melhorias no processo de reembolso
A política de reembolso de despesas não deve ser feita uma vez só e durar para sempre. Estabeleça uma data de vigência para o documento e revise sempre que necessário.
Além disso, utilize-a a favor de todos: otimize os processos e a gestão de reembolsos.
Para isso, identifique os gargalos em todas as atividades relacionadas à gestão dos reembolsos e veja como a estruturação de uma política de reembolso de despesas pode minimizá-los.
Ademais, não se esqueça que a tecnologia é grande aliada na gestão de reembolso. Fazer o controle de prestação de contas via notas fiscais em papel pode ser uma grande dor de cabeça, pois são facilmente perdidas e apagam em questão de semanas.
A gestão por meio de planilhas também não é a melhor opção: não oferecem a integração e eficiência ideal para agilizar o processo de prestação de contas e reembolso.
Mitos e verdades sobre a Política de Reembolso
Para que você possa criar ou até mesmo revisar a política de reembolso da sua empresa, é importante conhecer alguns mitos e verdades que envolvem as regras para o ressarcimento financeiro dos colaboradores.
Confira:
O reembolso deve acontecer em dobro
Tem dúvida se o reembolso deve acontecer em dobro? Pois saiba que esse tipo de situação nunca é verdade!
O reembolso de despesas relacionadas ao trabalho deve envolver somente a devolução das despesas reais incorridas pelo funcionário durante as suas funções. Sendo assim, não há nenhuma regra que exija que as empresas façam o reembolso de despesas em dobro.
Contudo, há situações em que um colaborador recebe um valor maior do que o originalmente gasto, caso haja um adicional de deslocamento, por exemplo, ou por ocasião de algum benefício adicional dado pela empresa para fazer a compensação dos custos de viagem ou deslocamento.
Somente é permitido o reembolso em dinheiro
Esse também é outro mito que norteia a política de reembolso. A devolução de dinheiro relacionada às despesas pode ser feita de diversas formas que vão depender das políticas e práticas de cada companhia.
Sendo assim, o reembolso pode ser feito por meio de transferência bancária ou entregue em dinheiro presencialmente.
Mesmo que hoje em dia seja pouco utilizado, o cheque é outra forma de reembolso, assim como o depósito na conta bancária do colaborador.
A empresa tem que realizar o reembolso sempre
Sim, este ponto é verdadeiro. A companhia sempre deve fazer reembolso de despesas incorridas por seus colaboradores no exercício das suas funções profissionais.
Porém, é preciso estabelecer diretrizes específicas para que esses gastos sejam reembolsados. Portanto, é importante definir quando e como o reembolso deve ser feito.
O reembolso deve ser realizado em despesas legítimas e que estejam de acordo com a política de reembolso da sua empresa, como em casos de gastos com viagens de negócio, refeições, hospedagem, transporte e material de escritório, etc.
O reembolso deve ocorrer ainda com a apresentação da documentação que comprove as despesas, como recibos, faturas ou comprovantes de pagamento que demonstrem os gastos efetuados.
Por fim, é importante salientar que a devolução deve ocorrer dentro dos prazos e procedimentos estabelecidos pela empresa para solicitar o reembolso.
Como pedir reembolso na empresa?
Essa é a principal pergunta que a política de reembolso de despesas irá responder. Além dessa, outras perguntas como “Como justificar um reembolso?” ou “Como fazer relatório de reembolso?” também devem ser respondidas pela política de reembolsos da empresa.
Não existe uma forma padrão para que ocorra o processo de reembolso, já que ele deve se adaptar às necessidades de cada negócio. E é neste momento que você deve tomar cuidado.
Processos de prestação de contas com muitas fases, exigências e realizados de forma manual tendem a apresentar mais gargalos.
Por isso, a peça-chave para ter um processo otimizado dentro da empresa é contar com a tecnologia.
Hoje em dia, já existem no mercado algumas ferramentas como o VExpenses, que é especialista em descomplicar a gestão de despesas de funcionários.
O VExpenses atua em todas as frentes desse processo, desde a prestação de contas até o monitoramento e conferência automática dos gastos com a política de reembolso da empresa.
Entre os benefícios dessa ferramenta estão:
- Acompanhamento de relatórios e despesas de viagem em tempo real cadastrados via app mobile;
- Otimização e automatização dos processos;
- Melhoria de controle;
- Garantia de segurança, transparência e compliance;
- Economia de tempo com processos lentos que não geram valor para a empresa.
Como facilitar a aplicação da Política de Reembolso na sua empresa?
Além de contar com a tecnologia, há outros fatores que podem facilitar a aplicação de uma política de reembolsos na sua empresa, confira:
- Tenha uma comunicação clara e eficiente: uma dica é realizar treinamentos para garantir que todos os colaboradores entendam as regras que envolvem o processo de reembolso e possam tirar suas dúvidas ao final. .
- Defina a documentação aceita: estabeleça requisitos claros relacionados à documentação que será necessária para a solicitação de reembolso, como recibos, comprovantes e notas fiscais. Certifique-se de deixar claro que apenas as documentações escolhidas serão consideradas para a comprovação.
- Processo de solicitação simplificado: evite procedimentos complexos e torne os processos mais simples para que não haja interpretações dúbias e nem esquecimentos de alguma das partes.
- Defina prazos claros: tanto as solicitações de reembolso quanto o pagamento devem seguir prazos claros para não atrapalhar a rotina do setor financeiro ou administrativo, e também para que o colaborador tenha suas expectativas alinhadas. Portanto, defina uma data mensal limite para as solicitações, caso contrário, os colaboradores terão de esperar até o mês seguinte.
- Aprovação ágil: defina responsáveis pelas aprovações das solicitações de reembolso no intuito de simplificar os processos, assim a tarefa não ficará em segundo plano e os procedimentos irão acontecer dentro do esperado
- Estabeleça limites para cada tipo de despesa: é importante que o colaborador saiba quanto pode gastar em cada caso. Para isso, o ideal é que a empresa classifique todos os tipos de despesas diferentes, como alimentação, transporte, hotel e outros. Baseado nessas classificações, a companhia pode definir um limite para ser gasto. Esse limite pode ser diário, baseado no valor total da viagem, ou de outra forma que a empresa achar mais conveniente, o importante é que ele seja bem comunicado para o colaborador.
- Crie uma rotina de feedback e melhoria contínua: esse cuidado é importante para que o processo seja feito de forma eficiente e adequada para os dois lados. Por isso, não deixe de ouvir a opinião dos colaboradores para conseguir melhorar as políticas e fazê-las funcionar do modo correto.
- Faça revisões periódicas da política: o objetivo é garantir que as regras estejam alinhadas com as necessidades da empresa e com as regulamentações atuais. A empresa deve certificar-se que as políticas adotadas estão contemplando suas necessidades ou se precisam de alguma melhoria.
E aí, agora ficou mais claro como você deve aplicar a polícia de reembolso na sua empresa? Aproveite e utilize nossa calculadora de economia para fazer os cálculos e verificar o quanto você economizaria utilizando as nossas soluções!
Entre em contato com nossos especialistas no site do VExpenses! Temos certeza que seu processo de reembolso irá atingir um novo patamar!
Gostei
Que bom Admilson!
Caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queira saber como podemos ajudar sua empresa a implementar uma política de reembolsos com o uso de tecnologia, pode nos chamar!
Quando uma empresa fornece vale refeição ao funcionário, fica desobrigada de reembolsar despesas com o almoço quando o funcionário estiver em viagem corporativa? Ou seja, uma coisa compensa a outra?
No aguardo…obrigado.
Boa tarde, Newton
Tudo bem? 🙂
A legislação trabalhista brasileira nada prevê quanto a essa obrigatoriedade, porém determina que o reembolso de despesas arcadas pelo empregado deve estar previsto em contrato escrito, que no caso seria a política de reembolso da empresa.
A política de reembolso é particular de cada empresa, assim para melhor solucionar sua dúvida recomendamos que você dê uma olhada na política da sua empresa. Ela deve conter os tipos e circunstâncias das despesas reembolsáveis.
Aproveite para aprender mais sobre o assunto, acessando nosso post sobre a conformidade da política de reembolso da empresa com a legislação trabalhista!
Conte-nos se conseguimos te ajudar,
Obrigada pelo contato.
Boa tarde , Preciso de uma planilha para apresentar na empresa pois uso meu veiculo para trabalho e não estou de acordo com o valor do Km rodado que me pagam, e existem várias formas de se fazer este calculo mas todas muito complicado , gostaria de uma simples que pudesse jogar os valores e obter o resultado .
Boa tarde, Edison
Tudo bom? 🙂
No nosso blog há uma planilha que pode te ajudar com esse problema. Para usá-la é só fazer o download através do link https://materiais.vexpenses.com/planilha-calculo-valor-reembolso-km?utm_medium=comment&utm_campaign=blog_comment_politica-de-reembolsos-de-despesas-10-passos&utm_source=blog&utm_content=politica-de-reembolsos-de-despesas-10-passos e seguir as instruções presentes na primeira aba.
Aliás, também temos um post que ensina a calcular o custo do KM para reembolso que também poderá te auxiliar!
Conte para a gente depois se conseguimos te ajudar,
Obrigada pelo contato.
OBRIGADO PELA MATÉRIA …SEMPRE UM PASSO À FRENTE!…E ISTO NOS ENCORAJA À UTILIZAÇÃO DE VOSSA FREQUÊNCIA….OBRIGADO!…ESTAREI ATENTO ÀS VOSSAS RECOMENDAÇÕES!!!…ASSIM, ESTAREI MELHORANDO OS MEUS TRABALHOS e EQUIPE!…Atenciosamente, Antonio Carlos Cesar.
Boa tarde, Antonio
Que bom que gostou do nosso conteúdo!
Nos sentimos lisonjeados com a sua consideração, e estamos sempre trabalhando para produzir materiais mais relevantes, que possam auxiliar nossos leitores.
Continue nos acompanhando 🙂
Até mais.
Excelente trabalho!
Olá, Caetano! Tudo bem?
Que bom que gostou! Fico muito feliz com seu feedback!! Continue acompanhando nosso blog!
Até mais! 😉