Skip to content
Blog VExpenses
  • VExpenses
    • Conheça o VExpenses
    • Histórias de Sucesso
    • Calculadora de Economia Financeira
    • Carreiras no VExpenses
  • Especiais
    • Reembolso de despesas corporativas
    • Reembolso de km rodado
    • Cartão corporativo
  • Categorias
    • Gestão e Produtividade
    • Viagens e Reembolsos Corporativos
    • Gestão de Despesas
    • Reembolso de Quilometragem
    • Autores Convidados
  • Ferramentas e Materiais
    • Biblioteca de Materiais
    • Criador de Política de Reembolso de Despesas
    • [Calculadora] Valor do km rodado para reembolso (R$/km)
    • Universidade VExpenses
  • Panorama Financeiro
  • Experimente Grátis
Blog VExpenses

Blog VExpenses

  • VExpenses
    • Conheça o VExpenses
    • Histórias de Sucesso
    • Calculadora de Economia Financeira
    • Carreiras no VExpenses
  • Especiais
    • Reembolso de despesas corporativas
    • Reembolso de km rodado
    • Cartão corporativo
  • Categorias
    • Gestão e Produtividade
    • Viagens e Reembolsos Corporativos
    • Gestão de Despesas
    • Reembolso de Quilometragem
    • Autores Convidados
  • Ferramentas e Materiais
    • Biblioteca de Materiais
    • Criador de Política de Reembolso de Despesas
    • [Calculadora] Valor do km rodado para reembolso (R$/km)
    • Universidade VExpenses
  • Panorama Financeiro
  • Experimente Grátis
Início » Viagens e Reembolsos Corporativos » Qual a importância de políticas de reembolso claras para viagens corporativas

Qual a importância de políticas de reembolso claras para viagens corporativas

16 de março de 202118 de março de 2016 by Tiago Bittar
despesas com viagens
2 minutos de leitura

Para cumprir bem a atividade prestada no mercado, sua organização realiza muitas viagens corporativas, gerando despesas com viagens? De fato, o recurso pode se tornar essencial para que os negócios de algumas empresas sejam consolidados e mantidos ao longo do tempo. Por causa disso, elas devem ser encaradas como uma extensão do trabalho.

Só que isso não significa que as viagens corporativas tenham que pesar nas despesas da empresa: os funcionários devem tomar nota de tudo o que gastar e ter o bom senso de aproveitar o que for mais conveniente para a companhia.

Também é importante pesquisar preços de passagens aéreas, hotéis e serviços adicionais antes de fechar seu pacote de viagem. Portanto, para que a empresa não tenha imprevistos e dispêndios supérfluos, vale a pena elaborar uma boa política de reembolso.

Você sabe o que é e como isso funciona? Leia nosso texto e entenda mais!

O que são políticas de reembolso?

As políticas de reembolso são o instrumento principal que uma empresa utiliza para alcançar as metas relacionadas às viagens corporativas. São normas com o objetivo de controlar os gastos daquelas viagens.

Por meio dessas políticas, há o monitoramento de gastos que devem ser observados pelos funcionários, além de todas as consequências indicadas para o caso de descumprimento.

O instrumento de controle tem como base as necessidades de cada companhia e é distribuído para toda a equipe envolvida nas viagens.

Algumas empresas até pedem que o funcionário avise com antecedência sobre alguma viagem que ele deverá fazer, a fim de que tudo seja preparado com antecedência, para evitar que ocorra algum imprevisto.

Por que as políticas de reembolso são importantes?

Essas políticas são importantes para proporcionar o melhor custo-benefício, tanto para a empresa como para os viajantes. Desse modo, dispêndios supérfluos ou excessivos são evitados.

Veja também:  3 passos para melhorar o controle em viagens corporativas: despesas pessoais

Elas deixam claro quais são os limites para o reembolso do funcionário, de modo que os gastos a mais com refeições, despesas de hotel, taxas de quilometragem, entre outros, serão pagos pelo colaborador que exceder o limite de gastos estipulado pela empresa. Com base nisso, ele saberá melhor como gastar o dinheiro do cartão corporativo e não terá nenhuma surpresa negativa quando retornar ao trabalho.

Algumas viagens corporativas exigem a assinatura do supervisor ou até mesmo de um gerente de nível mais alto, por exemplo, quando a viagem é internacional. Essa autorização também pode requerer a apresentação dos documentos necessários para a viagem.

Além disso, as assinaturas são necessárias para que um departamento específico garanta a compra das passagens aéreas ou pague outros gastos, por exemplo.

O que fazer para conseguir o reembolso de despesas com viagens?

Os funcionários que realizaram alguma viagem corporativa devem ficar atentos ao prazo estabelecido para a prestação de contas na empresa.

Todas as despesas com viagens devem ser incluídas em uma planilha ou em um relatório organizado e detalhado. É necessário que o documento em questão mencione o projeto, qual será o cliente e o objetivo da viagem.

As notas fiscais devem ser anexadas aos gastos relacionados. Se o funcionário que fez a viagem corporativa não possuir esses comprovantes, ele terá que justificar para o chefe o motivo pelo qual o recibo não está com ele, mas esses casos devem ser excepcionais.

Já em caso de excesso do limite de gasto estipulado pela empresa, o empregado deverá arcar com os custos extras. Vale lembrar que alguns gastos não são reembolsados, como os com bebidas alcoólicas e cigarros, por exemplo.

As viagens corporativas são muito importantes para que uma empresa feche negócios ou faça novos contatos em conferências e reuniões presenciais. No entanto, o funcionário que realiza a viagem deve ficar atento para as políticas de reembolso e utilizar o bom senso nos gastos.

Veja também:  Como sua empresa pode otimizar os treinamentos corporativos

Você já desenvolveu políticas de reembolso para sua empresa? Já realizou alguma viagem corporativa? Conte para a gente nos comentários!

Post navigation
Aproveite sua viagem de negócios com uma boa gestão de tempo
Entenda como a tecnologia pode ajudar sua empresa a controlar os gastos corporativos

Você também pode se interessar por...

Fundo Fixo

Fundo fixo de caixa: como ter um caixinha funcional na empresa?

3 de dezembro de 202121 de março de 2022
Infraestrutura de TI

Infraestrutura de TI: como gerir essas despesas?

2 de dezembro de 202121 de março de 2022
despesas corporativas

Despesas corporativas: como o mercado lida com esses gastos?

28 de setembro de 202128 de setembro de 2021

Tiago Bittar


CMO do VExpenses. Sempre antenado nas últimas novidades do mundo do marketing e da tecnologia, sou aficcionado em otimização de processos, sempre buscando ajudar as pessoas a trabalharem com eficiência.

...

Leave a Comment Cancelar resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.

Siga o VExpenses nas redes sociais

Cenário das Despesas Corporativas no Brasil

Produto

  • Reembolso e Adiantamentos
  • Cartões Flexíveis
  • Antifraude e Compliance
  • Conciliação de Cartão Corporativo
  • Terceirização de Ações

Recursos

  • Central de Ajuda
  • Carreira no VExpenses
  • Integrações

Para Você

  • Blog VExpenses
  • Cursos e Certificações
vexpenses@vexpenses.com

Avenida Wladimir Meirelles, 1660, 19º andar, Ribeirão Preto - SP - Brasil

© VExpenses 2022