Você já deve ter observado que o progresso da tecnologia é quem tem ditado a maneira de gerir uma empresa. Basta observar a relação que as grandes startups, conhecidas como unicórnios, estabelecem entre a inovação tecnológica e seus modelos de negócio e gestão. Dentro desse leque de possibilidades oferecidas pelo desenvolvimento da tecnologia para o gerenciamento empresarial, uma que merece destaque são os sistemas em tempo real
Utilizar esse tipo de sistema de gestão dentro da empresa é o que tem conferido maior vantagem competitiva para a estratégia do negócio, colaborando com o ganho de espaço dentro do mercado.
Preparamos esse guia rápido para te ajudar a entender melhor quais são as vantagens oferecidas pelos sistemas em tempo real para a gestão da sua empresa. Confira!
O que são sistemas em tempo real?
Sistemas em tempo real, ou real time, são softwares de gestão empresarial que são, na maioria das vezes, hospedados na nuvem, possibilitando o acesso de diversas pessoas à mesma informação através de diversos lugares.
É comum que esses sistemas também tenham uma interface de aplicativo em tempo real, permitindo o acesso através de dispositivos móveis e favorecendo a mobilidade.
Como consequência do uso dessas ferramentas surge a gestão em tempo real que, por sua vez, se beneficia da análise de dados em tempo real.
Ou seja, com o uso desse tipo de ferramenta na gestão do seu negócio, qualquer operação que ocorra na sua empresa é registrada no sistema e todos os dados a ela relacionados são alterados instantaneamente, gerando os chamados “fast data”, e tornando a informação constantemente atualizada. Aqui, a integração de sistemas também é um quesito importante.
Um exemplo de sistema que utiliza a geração de dados em tempo real é o VExpenses. Nele, o colaborador lança a despesa a trabalho da qual pretende receber reembolso e gera um relatório, que será enviado e notificado ao gestor na mesma hora. Além disso, a integração entre o VExpenses e diversos ERPs permite a centralização da informação em um único lugar, facilitando o trabalho tanto para o setor financeiro, quanto para o setor de TI da sua empresa.
Como a dinâmica do mercado tem como característica mais marcante a velocidade e a competição acirrada, ter acesso às informações em tempo real torna-se uma vantagem competitiva. Por essa razão, cada vez mais gestores começam a entender que trabalhar com as informações do mês passado ou mesmo da semana passada não adianta mais. Afinal, se você consegue mensurar instantaneamente os resultados de uma ação específica ou até mesmo os resultados gerais, é possível desenvolver estratégias por meio delas, evitando perder espaço no mercado.
Quais são as vantagens que os sistemas em tempo real proporcionam para minha empresa?
Os sistemas em tempo real impactam tanto o operacional, quanto o administrativo da empresa, e até mesmo a gestão de pessoas, trazendo benefícios para todos os setores do seu negócio. Confira, em detalhes, os benefícios do uso dessas ferramentas:
1. Otimização de processos
O atraso nos processos, responsáveis por causar ineficiência, é eliminado da rotina com o uso do sistema real time. Como os sistemas gerenciais em tempo real apresentam os dados de forma condensada, permitindo análises imediatas, a necessidade de cada colaborador elaborar relatórios extensos para conferência é eliminada.
Os funcionários que antes eram responsáveis por elaborar e, também, conferir cada um dos relatórios, ficam disponíveis para realizar outras tarefas que gerem mais valor para a empresa. O que permite que não somente a análise de dados se torne mais ágil, mas também que outros procedimentos sejam mais eficientes e menos burocráticos.
Um exemplo prático desses benefícios é o uso desse tipo de sistema na gestão de reembolso de despesas corporativas. O VExpenses, por exemplo, é capaz de diminuir em até 88% o tempo gasto com esse processo, que costuma ser bastante dispendioso e burocrático, principalmente nas etapas de elaboração dos relatórios e conferências dos gastos.
Além disso, acompanhar os processos da sua empresa em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção, sem deixar que o processo com um problema se arraste até à sua fase final.
new RDStationForms(‘solicitacao-de-contato-blog-091c6cf1e1359c78c7a9’, ‘UA-73039654-1’).createForm();2. Maior agilidade na comunicação interna
A comunicação interna é um dos aspectos mais importantes do dia a dia das empresas e um sistema em tempo real, hospedado em nuvem, ajuda a conectar as pessoas por meio da informação. Afinal, por meio dele, todas as pessoas conseguem ter acesso aos mesmos dados de forma atualizada e conseguem falar a mesma língua.
Além disso, a integração do software ao sistema ERP permite a troca de informações de forma instantânea, agilizando tanto o processo em si como a comunicação entre os departamentos da sua empresa.
3. Redução de erros e irregularidades
O uso de sistemas em tempo real reduz as falhas de comunicação, acelera a consolidação dos dados e evita o retrabalho. Além disso, esses sistemas possuem mecanismos de segurança que ajudam a evitar erros e qualquer tipo de fraude no processo.
Por exemplo, no VExpenses, é possível definir os limites das despesas com o cadastramento da política de reembolso direto no sistema. A partir disso, se algum colaborador lançar um valor que exceda o permitido, esse lançamento é invalidado e um alerta é emitido ao gestor responsável pela aprovação daquela despesa.
Outros aspectos que também são beneficiados pela diminuição da probabilidade de erros são a exatidão da informação e a tomada de decisões estratégicas. Com o uso de ferramentas real time, toda a informação útil para a empresa poderá estar disponível em uma única plataforma, tornando não somente os processos mais ágeis, mas também reduzindo consideravelmente as chances de falhas nas atividades, inclusive devido à possibilidade de previsão dos acontecimentos.
4. Aumento da satisfação e confiança dos colaboradores
O excesso de burocracia nos processos sempre foi um dos grandes inimigos da gestão de pessoas. Esses processos muito trabalhosos e demorados faziam com que muitos colaboradores perdessem a confiança na empresa, se cansassem e procurassem um novo emprego, diminuindo a taxa de retenção de talento e aumentando a rotatividade de funcionários.
Os sistemas em tempo real também são capazes de melhorar esses aspectos, uma vez que eles permitem automatizar cada vez mais processos, tornando-os mais leves e simples para os seus colaboradores.
Além disso, a possibilidade de os funcionários da sua empresa conseguirem acompanhar todas as fases do processo com facilidade, como por exemplo o processo de reembolso de despesas feito através do VExpenses, reforça a confiança dos colaboradores na empresa, melhorando a relação empresa-trabalhador. O que ocasiona o benefício principal, neste caso, do aumento da produtividade dos funcionários.
Como começar a usufruir desses benefícios?
Modificar um processo tradicional e implantar uma nova tecnologia dentro da empresa não é uma tarefa simples. Existem alguns cuidados que precisam ser tomados para que a transição ocorra com sucesso.
A regra geral é certificar-se de sempre deixar claro aos seus funcionários os benefícios da mudança e começar a transição com processos menores, como o reembolso de despesas de funcionários.
O VExpenses é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas que descomplica o processo de reembolso de despesas a trabalho, desburocratizando o processo e trazendo mais economia à sua empresa.
Além disso, por ser um sistema em tempo real, o VExpenses oferece todos os benefícios que destacamos neste post.
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