Pagamentos corporativos: quais os mais utilizados pelo mercado?

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Apesar de ser sinônimo para outras aplicações, frequentemente usamos “pagamento corporativo” para nos referir à indenização dada ao funcionário para custear seus gastos à trabalho

Ou seja, são os pagamentos que a empresa faz aos seus funcionários, que vai além do salário e benefícios já pré-estabelecidos, para que estes não sejam onerados indevidamente com os custos gerados pela atividade profissional.

Nos relatórios financeiros, essas despesas externas, que são pagas com o dinheiro da companhia, são registradas como gastos corporativos.  

Para quem não sabe o que é pagamento corporativo, deve pensar da seguinte forma: caso você precise realizar uma viagem para outra cidade a trabalho, os gastos envolvidos no processo com transporte, hospedagem e alimentação podem ser considerados gastos corporativos. 

Dessa forma, existem alguns procedimentos padrão para lidar com finanças empresariais, sejam elas de qualquer tipo. Aqui neste artigo você vai entender um pouco mais sobre o que significa pagamento corporativo e mais detalhes sobre o assunto. Acompanhe!

O que é prestação de contas de funcionários?

Independentemente do tamanho da empresa, informar qualquer tipo de movimentação financeira para o setor responsável é imprescindível para o bom funcionamento da mesma, até mesmo os gastos internos com os funcionários. A essa atitude damos o nome de prestação de contas de funcionários.

Isso significa dizer que a prestação de contas é um balanço financeiro onde são apresentadas todas as movimentações financeiras – como, quando, porquê – realizadas durante determinado período

A sua principal finalidade é comprovar os gastos realizados e servir como instrumento de transparência entre os colaboradores e a empresa. 

Se você quer saber mais ou tirar suas dúvidas sobre prestação de contas, não deixe de dar uma olhada no nosso artigo sobre prestação de contas de funcionários.

O que é pagamento corporativo?

De forma prática, pagamento corporativo é um pagamento realizado pela empresa. Assim, qualquer tipo de pagamento de gastos realizados através de uma companhia ou pela mesma pode ser classificado como tal. 

Os objetivos mais comuns de pagamentos desse tipo são:

  • Compra de insumos;
  • Reposição de estoque;
  • Materiais para escritório;
  • Despesas de viagens corporativas;
  • Almoço com clientes;
  • Gratificações,
  • Comissões. 

Todos os itens dessa lista têm um ponto em comum: são insumos – básicos ou não – para a realização do trabalho pelo colaborador.

Então, os pagamentos corporativos incluem tanto aqueles realizados direto aos fornecedores como também para os colaboradores. 

Muitas pessoas acabam confundindo benefícios com pagamentos corporativos. É importante destacar a diferença entre os dois, visto que pode acabar gerando confusão no final do mês. 

Normalmente, os benefícios são concedidos todos os meses, de forma constante, como um adendo ao salário. 

Os benefícios mais conhecidos são vale-alimentação e vale transporte, que possuem uma característica importante: sempre são do mesmo valor. 

Assim, mensalmente, os colaboradores são beneficiados com vales específicos para fins com uma quantia pré-determinada em reais. 

Por outro lado, os pagamentos corporativos costumam ser pontuais, com frequência indeterminada e valores variáveis. 

Por exemplo, caso um colaborador precise realizar uma reunião de negócios, é comum uma ida a um restaurante com os dois lados interessados, não é mesmo?

Nesse caso, o almoço ou jantar é custeado como pagamento corporativo.

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De maneira geral, os pagamentos corporativos se diferenciam dos benefícios por possuírem natureza indenizatória e não salarial. A forma como a empresa irá realizar o pagamento dessas despesas varia, como veremos no tópico a seguir. 

Quais os tipos de pagamento corporativo?

Independente do regime de trabalho – home office ou presencial – a empresa deve arcar com os meios para que seus colaboradores possam desempenhar as suas atividades profissionais diárias.

Pelo pagamento corporativo ser algo bastante comum, existem três formas mais convencionais de concedê-los aos funcionários: adiantamento, reembolso e cartão corporativo.

Em 2021, o VExpenses realizou uma pesquisa com seus clientes para entender quais as principais formas utilizadas para pagamento corporativo. Confira mais um pouco sobre cada uma.

pagamentos corporativos

1. Reembolso de despesas

Disparado na frente, com 95,2% dos entrevistados fazendo uso dessa modalidade, o reembolso sem dúvidas é a forma mais popular de pagamento corporativo

Como o próprio nome já diz, o reembolso ocorre após o gasto corporativo ter sido realizado. 

Ele nada mais é do que uma devolução de valores que a companhia realiza aos funcionários que tiveram algum gasto financeiro relacionado ao trabalho. 

Nesse caso específico, os gastos foram, em um primeiro momento, pagos com recursos do próprio colaborador, ficando sob responsabilidade da empresa realizar o reembolso posterior à prestação de contas.

As etapas desse processo são:

  1. Colaborador realiza compras com o seu próprio dinheiro;
  2. Colaborador faz a sua prestação de contas;
  3. Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política,
  4. A empresa reembolsa o valor ao colaborador.

2. Adiantamento

O adiantamento é exatamente ao contrário do reembolso e talvez por isso seja tão impopular, constando somente em 12,5% das empresas consultadas. 

Como a ordem do processo é inversa, a empresa primeiro concede um determinado valor em dinheiro ao colaborador e, diante da quantia máxima, o colaborador faz uso para cobrir suas despesas do trabalho. 

As etapas do adiantamento são:

  1. Empresa estima valor para disponibilizar ao colaborador;
  2. Empresa transfere recurso em espécie ou via transferência para o colaborador;
  3. Colaborador realiza as compras com o dinheiro adiantado;
  4. Colaborador faz a sua prestação de contas;
  5. Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política;
  6. Se faltar dinheiro, o funcionário paga com seu dinheiro e a empresa reembolsa. Se sobrar, a mesma pede devolução,
  7. Caso a empresa não concorde com algum gasto, pode descontar do colaborador. 

Pode-se atribuir a impopularidade do adiantamento à dificuldade de auditar o verdadeiro uso do dinheiro disponibilizado.

Como nessa modalidade, os gastos costumam ser feitos em dinheiro – sem muitos registros das despesas – a segurança dessa prática é muito menor frente às outras duas exploradas neste artigo.

3. Cartão corporativo 

Da mesma forma que o adiantamento, o cartão corporativo também permite ao colaborador realizar despesas relacionadas ao trabalho com os recursos da própria empresa

Porém, diferente do adiantamento, por contarem com muito mais registros na realização da despesa, o cartão corporativo costuma ser uma prática que substitui o adiantamento e garante mais compliance e segurança ao processo.

A modalidade de cartão corporativo funciona praticamente da mesma forma que o adiantamento, a única diferença é que a empresa disponibiliza cartões de crédito pré-pagos ou pós-pagos aos colaboradores. 

Essa forma funciona nas seguintes etapas:

  1. Empresa disponibiliza um cartão pré ou pós-pago para o colaborador; 
  2. Colaborador realiza compras com o cartão disponibilizado; 
  3. Colaborador faz sua prestação de contas; 
  4. Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política;
  5. Empresa concilia a prestação de contas com os gastos apontados no cartão; 
  6. Se faltar saldo no cartão, colaborador paga com seu dinheiro e empresa reembolsa, 
  7. Se a empresa não concordar com algum gasto, pode descontar do colaborador, inclusive em folha.
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Além disso, cartões corporativos como o Cartão VExpenses, ainda oferecem vantagens a mais, como a conferência automática das políticas de despesas da empresa e também a conciliação automática dos gastos do cartão.

Como estruturar um processo de pagamento corporativo?

Conforme vimos até aqui, o processo de pagamento corporativo envolve várias etapas, todas extremamente importantes para se ter um processo transparente e sem fraudes. 

Uma das etapas essenciais para o bom funcionamento é a alçada de aprovação, que nada mais é do que a autorização do pagamento de reembolsos aos colaboradores que têm direito. 

Além dela, outras também integram o processo de pagamento corporativo e merecem tanta importância quanto. Para realizar uma estruturação excelente, existem alguns passos essenciais a serem seguidos, tais como:

  • Defina as responsabilidades: na modelagem do processo, normalmente encontramos a raia do solicitante, do departamento financeiro e a do gestor;
  • Adicione um iniciador para que o colaborador envie as notas fiscais referentes aos gastos;
  • Acrescente as tarefas e os desvios: esses elementos determinam a lógica do processo e o caminho que as atividades devem seguir de acordo com cada situação,
  • Marque o fim do processo através do comprovante de reembolso, por exemplo.

Para entender melhor e conhecer mais detalhes sobre como montar um processo de pagamento corporativo, não deixe de dar uma olhada no nosso artigo exclusivo sobre o assunto: Passo a passo: Como montar um fluxo de processo de reembolso eficaz.

Como controlar despesas corporativas?

Independente da maneira escolhida para lidar com os pagamentos corporativos, é essencial que haja um processo de prestação de contas extremamente bem estabelecido dentro da empresa

Esse processo funciona como forma de comprovação do investimento do dinheiro e é uma maneira segura de ter certeza se o mesmo foi utilizado da maneira correta e dentro das diretrizes pré estabelecidas pela empresa. 

Por isso, é essencial a apresentação de comprovantes das despesas justamente para legitimar os gastos, afastando qualquer possibilidade de fraude. 

No caso de pagamento corporativo dentro de uma gestão empresarial, o melhor cenário para lidar com prestação de contas e despesas, é através da automação. E para isso, o VExpenses é uma das melhores soluções.  

Diante de qualquer uma das formas de pagamento corporativo apresentadas previamente, manter o nível de erros ao mínimo deve ser uma regra de qualquer empresa. 

Ao lidar com a papelada envolvida na prestação de contas, a possibilidade de deixar passar alguma informação importante é grande. 

Por isso, o VExpenses traz ao mercado a solução prática para tudo isso: automação do processo de prestação de contas para facilitar o pagamento corporativo. Através do sistema, é possível tanto controlar reembolsos, quanto cartões corporativos, e até mesmo adiantamentos, sendo ideal para qualquer tipo de companhia.

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Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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