{"id":1915,"date":"2019-07-30T09:24:03","date_gmt":"2019-07-30T12:24:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.vexpenses.com\/?p=1915"},"modified":"2024-07-01T14:26:32","modified_gmt":"2024-07-01T17:26:32","slug":"gestao-estrategica-reduzir-burocracia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/gestao-estrategica-reduzir-burocracia\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o estrat\u00e9gica: como reduzir a burocracia na sua empresa"},"content":{"rendered":"\n

Apesar de ser necess\u00e1ria para regulamentar a gest\u00e3o estrat\u00e9gica<\/strong> da sua empresa, a burocracia pode atrapalhar, e muito, o desenvolvimento do seu neg\u00f3cio. Quem nunca se sentiu completamente desanimado quando ouviu a palavra burocracia servindo como um adjetivo a algum processo administrativo? Um cen\u00e1rio de pilhas e pilhas de documentos e um excessivo gasto de tempo nos vem \u00e0 cabe\u00e7a quase que de imediato. \u00c9 poss\u00edvel sentir at\u00e9 mesmo um sufoco, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/p>\n\n\n\n

E voc\u00ea n\u00e3o est\u00e1 errado, e nem exagerando, em sentir esse leve desespero diante dessa palavra. Segundo a pesquisa realizada pela consultoria Plum<\/a>, no Brasil, micro e pequenos empres\u00e1rios desperdi\u00e7am cerca de 135 dias no ano com processos administrativos<\/strong>. S\u00e3o 15 dias a mais do a que m\u00e9dia global. E esse dano n\u00e3o fica apenas na esfera do tempo, o excesso de burocracia \u00e9 respons\u00e1vel pelo preju\u00edzo anual de R$ 79,5 bilh\u00f5es<\/strong>, causado pela perda de produtividade<\/a> nessas empresas.<\/p>\n\n\n\n

Mas, n\u00e3o precisa entrar em p\u00e2nico. Existem formas bastante simples de mudar essa realidade<\/strong>. Se voc\u00ea se identificou com o cen\u00e1rio anterior, \u00e9 sinal de que voc\u00ea precisa de ajuda para destravar o desenvolvimento da sua empresa. Te aconselho a ler esse post at\u00e9 o final e conferir as melhores estrat\u00e9gias para reduzir a burocracia dentro da sua empresa!<\/p>\n\n\n\n

Como a burocracia pode interferir na gest\u00e3o estrat\u00e9gica da minha empresa?<\/h2>\n\n\n\n

Apesar de termos o costume de associar o termo burocracia a algo negativo, ela nada mais \u00e9 do que um conjunto de regras e normas<\/strong> que padronizam os processos administrativos. A burocracia serve, principalmente, para assegurar a qualidade e regularidade dos processos<\/strong> de empresas com gest\u00f5es complexas. O problema surge quando h\u00e1 excesso de burocracia na gest\u00e3o estrat\u00e9gica do neg\u00f3cio, criando uma s\u00e9rie de travas aos processos da empresa, impedindo a fluidez das atividades.<\/p>\n\n\n\n

Os funcion\u00e1rios de empresas que enfrentam essa realidade, geralmente, gastam muito tempo em atividades que n\u00e3o tem um resultado proveitoso, como a elabora\u00e7\u00e3o de infind\u00e1veis relat\u00f3rios. Ainda segundo o relat\u00f3rio da consultoria Plum, o tempo dos colaboradores \u00e9 tomado em maior propor\u00e7\u00e3o com atividades de contabilidade, emiss\u00e3o de notas fiscais e recursos humanos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Como consequ\u00eancia, ocorre uma redu\u00e7\u00e3o dr\u00e1stica da produtividade<\/strong> destes colaboradores, o que acaba tendo um custo enorme ao seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

O custo com processos ineficientes afeta n\u00e3o somente a lucratividade do seu neg\u00f3cio, mas tamb\u00e9m o crescimento dele, j\u00e1 que o desperd\u00edcio de capital impede que novos investimentos sejam feitos.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, existe uma grande chance de perda de oportunidades de neg\u00f3cio<\/strong> quando o excesso de burocracia se arrasta a processos que envolvam clientes. Afinal, os clientes procuram solu\u00e7\u00f5es que facilitem a vida deles, e n\u00e3o ao contr\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n

Como posso reduzir a burocracia e melhorar a gest\u00e3o estrat\u00e9gica da minha empresa?<\/h2>\n\n\n\n

Algumas pequenas mudan\u00e7as de h\u00e1bitos s\u00e3o suficientes para reduzir a burocracia dos processos administrativos da sua empresa. Listamos aqui as estrat\u00e9gias mais eficazes, confira.<\/p>\n\n\n\n

1. Delegue fun\u00e7\u00f5es e empodere seus funcion\u00e1rio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Processos engessados e exaustivos, que exigem aprova\u00e7\u00e3o de muitos decisores antes de poderem continuar, s\u00e3o os principais originadores da burocracia<\/strong>. Nessas situa\u00e7\u00f5es a delega\u00e7\u00e3o de responsabilidade<\/strong> \u00e9 a melhor solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Quando voc\u00ea delega fun\u00e7\u00f5es e responsabilidades entre os colaboradores do seu time, os processos ficam menos travados e se tornam mais simples e eficientes. Al\u00e9m disso, essa pr\u00e1tica torna os colaboradores mais engajados, motivados e satisfeitos, melhorando a produtividade da equipe.<\/p>\n\n\n\n

Para garantir sucesso nessa estrat\u00e9gia, fa\u00e7a uma lista de atividades<\/strong> que seus colaboradores poderiam realizar sem a necessidade de passar por um exaustivo processo de aprova\u00e7\u00e3o. Ofere\u00e7a treinamentos<\/strong> que garantam que todos estejam aptos a assumir as responsabilidades. E nunca abandone seu time<\/strong>, certifique-se de estar dispon\u00edvel para auxili\u00e1-los quando surgirem d\u00favidas e problemas.<\/p>\n\n\n\n

Tamb\u00e9m vale a pena investir na elabora\u00e7\u00e3o de instru\u00e7\u00f5es pr\u00e1ticas e fluxogramas<\/strong> que possam auxili\u00e1-los nas fun\u00e7\u00f5es delegadas.<\/p>\n\n\n\n

2. Determine claramente o organograma da sua empresa<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Definir o organograma do seu neg\u00f3cio te ajudar\u00e1 na delega\u00e7\u00e3o de responsabilidades a seus funcion\u00e1rios. Al\u00e9m de estabelecer a estrutura hier\u00e1rquica<\/strong> da empresa, o organograma auxilia os colaboradores a cumprir as tarefas<\/strong> de forma mais organizada e din\u00e2mica.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o poupe esfor\u00e7os na elabora\u00e7\u00e3o do seu organograma. Registre as responsabilidades e fun\u00e7\u00f5es de cada setor e de cada funcion\u00e1rio. Deixe tudo claro para que seus funcion\u00e1rios o usem como um guia.<\/p>\n\n\n\n

Uma boa estrat\u00e9gia \u00e9 produzi-lo no formato de um infogr\u00e1fico din\u00e2mico<\/strong>, assim o entendimento fica facilitado e voc\u00ea conseguir\u00e1 criar um documento com todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias. Al\u00e9m do mais, divulg\u00e1-lo nesse formato se torna muito mais f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n

3. Elabore um cronograma<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Ter um cronograma bem definido, com prazos e metas claras e objetivas, auxilia o acompanhamento de projetos que podem se perder em meio aos tramites burocr\u00e1ticos dos processos.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, quando est\u00e3o a par dos prazos a serem cumpridos, os colaboradores conseguem trabalhar de forma mais organizadas e se tornam mais produtivos.<\/p>\n\n\n\n

Garanta que o cronograma fique em um local onde todos tenham acesso f\u00e1cil e possam consultar sempre que poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n

4. Evite reuni\u00f5es desnecess\u00e1rias<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Al\u00e9m de ser um dos erros de gest\u00e3o que atrapalham a produtividade do seu time, o excesso de reuni\u00f5es \u00e9 um dos fatores que aumenta a burocracia dentro da sua empresa. Reuni\u00f5es demais contribuem para tornar os processos mais dispendiosos e menos eficientes<\/strong>, afinal acabam gastando muito tempo dos colaboradores e nem sempre chegam a bons resultados.<\/p>\n\n\n\n

Antes de marcar mais uma reuni\u00e3o, avalie se ela \u00e9 realmente necess\u00e1ria. Se n\u00e3o existem outras maneiras mais eficientes de transmitir a informa\u00e7\u00e3o. \u00c9 poss\u00edvel enviar um e-mail? Divulgar atrav\u00e9s da intranet ou da tv corporativa?<\/p>\n\n\n\n

Para te auxiliar a saber quando voc\u00ea deve ou n\u00e3o marcar uma reuni\u00e3o, acesse nosso post sobre os erros de gest\u00e3o que atrapalham a produtividade<\/a>, e confira nosso infogr\u00e1fico. <\/p>\n\n\n\n

Caso seja realmente necess\u00e1rio marcar uma reuni\u00e3o, certifique-se de que ela seja objetiva<\/strong>. Prepare uma lista com as pautas em ordem de prioridade<\/strong>. Determine um hor\u00e1rio de in\u00edcio e t\u00e9rmino<\/strong> e tente se manter ao m\u00e1ximo dentro desse cronograma.<\/p>\n\n\n\n

Uma boa pr\u00e1tica \u00e9 veicular com anteced\u00eancia a lista que voc\u00ea montou com as pautas da reuni\u00e3o. Assim voc\u00ea deixa todos os participantes na mesma p\u00e1gina, economiza tempo e ainda torna a reuni\u00e3o mais eficiente.<\/p>\n\n\n\n

5. Mapeie e revise os processos gerenciais<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Para evitar que os processos da sua empresa se tornem excessivamente burocr\u00e1ticos \u00e9 preciso revis\u00e1-los regularmente para atestar sua efici\u00eancia<\/strong>. Mas, antes de revis\u00e1-los, invista no mapeamento desses processos.<\/p>\n\n\n\n

Sistematize os fluxos de atividades da sua empresa. Determine procedimentos, estabele\u00e7a prazos, organize um cronograma com todas as etapas. Isso te ajudar\u00e1 no pr\u00f3ximo passo, quando for revisar cada um dos processos.<\/p>\n\n\n\n

No momento da revis\u00e3o dos processos, promova uma verdadeira auditoria. Acompanhe de perto cada um dos processos e ateste a efici\u00eancia destes. Preste aten\u00e7\u00e3o nas etapas que se mostram insuficientes, e que necessitam de atualiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Procure responder a perguntas como: O tempo de resposta do processo \u00e9 adequado para a realidade da minha empresa? O n\u00famero de pessoas envolvidas no processo \u00e9 apropriado? Como as a\u00e7\u00f5es atuais est\u00e3o interferindo na produtividade da equipe? Ele impacta em outro processo de forma negativa?<\/p>\n\n\n\n

Seguindo dessa maneira, fica mais f\u00e1cil identificar onde a gest\u00e3o de processos<\/a> da sua empresa est\u00e1 falhando<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

6. Invista na moderniza\u00e7\u00e3o dos processos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

O ac\u00famulo de papelada \u00e9 um dos fortes ind\u00edcios de que a burocracia dentro da sua empresa est\u00e1 excessiva. Insistir em um sistema que produz tanto papel \u00e9 um erro cr\u00edtico \u00e0 gest\u00e3o estrat\u00e9gica da sua empresa. Al\u00e9m de afetar a produtividade da equipe, devido ao desperd\u00edcio de tempo gasto na produ\u00e7\u00e3o desses documentos, tamb\u00e9m \u00e9 malvisto pelas pr\u00e1ticas de sustentabilidade ambiental, podendo afetar negativamente a imagem da sua empresa<\/strong> no mercado.<\/p>\n\n\n\n

A revolu\u00e7\u00e3o digital<\/a> \u00e9 uma realidade. N\u00e3o hesite em surfar nessa onda, promova uma inova\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica nos processos da sua empresa. Al\u00e9m de poupar recursos monet\u00e1rios e o tempo dos seus funcion\u00e1rios, o uso da tecnologia tamb\u00e9m ir\u00e1 depor a favor da sua empresa<\/strong>. Isso te trar\u00e1 uma enorme vantagem competitiva dentro do mercado, uma vez que o investimento em tecnologia lhe permite oferecer melhores servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n

Comece digitalizando documentos e processos. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode apostar em softwares que oferecem o servi\u00e7o de automatizar seus sistemas administrativos, tornando-os mais seguros e eficientes. Por exemplo, o reembolso de despesas de funcion\u00e1rios \u00e9 um processo que normalmente apresenta excessiva burocracia, e o VExpenses<\/a> \u00e9 uma plataforma que automatiza todo esse processo, contribuindo para a desburocratiza\u00e7\u00e3o do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Caso voc\u00ea tenha receio em modernizar a gest\u00e3o desses processos, a melhor maneira \u00e9 come\u00e7ar com os menos complexos e sentir os benef\u00edcios dessa pr\u00e1tica. Nosso artigo sobre como implementar inova\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas na sua empresa<\/a> pode te ajudar com essa quest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, investir em tecnologia permite que voc\u00ea integre todos os processos administrativos da sua empresa, tornando-os mais r\u00e1pidos e eficientes<\/strong>. Os sistemas integrados re\u00fanem todos os dados das diversas \u00e1reas da empresa em um s\u00f3 lugar, o que \u00e9 uma \u00f3tima estrat\u00e9gia contra a burocracia. <\/p>\n\n\n\n

7. Ofere\u00e7a treinamento a sua equipe<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Garantir que sua equipe esteja sempre atualizada e tecnicamente capacitada<\/strong> \u00e9 um cuidado essencial para evitar burocracias desnecess\u00e1rias e assegurar um alto desempenho.<\/p>\n\n\n\n

Tanto treinamentos t\u00e9cnicos, quanto comportamentais conferem incentivos \u00e0s boas pr\u00e1ticas no ambiente profissional, al\u00e9m de ajudar na criatividade dos seus colaboradores, estimulando-os a buscar inova\u00e7\u00f5es que tornam a rotina do trabalho menos engessada.<\/p>\n\n\n\n

8. Analise os resultados obtidos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Medir seus resultados numericamente \u00e9 a maneira mais confi\u00e1vel de comprovar o funcionamento dos seus processos<\/strong>. Utilize a an\u00e1lise de dados para verificar o atingimento das metas, tempo gasto no processo, entre outros KPIs<\/a> imprescind\u00edveis para o bom funcionamento do processo, e que podem ser otimizados.<\/p>\n\n\n\n

Uma boa t\u00e1tica \u00e9 criar uma rotina de verifica\u00e7\u00e3o<\/strong> desses n\u00fameros, estabele\u00e7a uma frequ\u00eancia que te permita diagnosticar cedo quando o processo come\u00e7ar a falhar, por exemplo semanalmente. Assim, voc\u00ea n\u00e3o perde muito tempo com atividades que n\u00e3o trazem valor e poupa recursos da sua empresa. <\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, essa cultura de fazer experimentos, ou seja, mudan\u00e7as seguidas de mensura\u00e7\u00f5es de resultados imediatos e tomada de decis\u00e3o, \u00e9 muito usada em startups para alavancar o crescimento. Experimente adot\u00e1-la na sua empresa tamb\u00e9m.<\/p>\n\n\n\n

Outra medida de dados que vem trazendo muitos benef\u00edcios hoje em dia \u00e9 o Big Data<\/a>. Investir nessa tecnologia de an\u00e1lise de dados<\/a> assegura a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, redu\u00e7\u00e3o de uso de recursos da empresa e aumento da sua vantagem competitiva no mercado externo.<\/p>\n\n\n\n

9. Efetive a cultura da organiza\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Voc\u00ea deve ter percebido que todas as estrat\u00e9gias que te ensinamos envolvem algo em comum: organiza\u00e7\u00e3o.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

A falta de organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a causa de todo processo lento e ineficiente<\/strong>. Imagine um ambiente de trabalho ca\u00f3tico, onde os funcion\u00e1rios demoram horas para encontrar um documento, ou mesmo uma caneta, ou ainda sejam enviados e-mails longos e confusos que n\u00e3o cumprem com sua fun\u00e7\u00e3o de comunicar. Quando h\u00e1 altos n\u00edveis de desorganiza\u00e7\u00e3o, nem mesmo os melhores softwares de gest\u00e3o conseguem dar conta do recado.<\/p>\n\n\n\n

Para isso, estimule a cultura da organiza\u00e7\u00e3o e praticidade<\/strong>. Inclua esses princ\u00edpios na sua cultura organizacional<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Na pr\u00e1tica, voc\u00ea pode come\u00e7ar a estabelecer essa cultura dando o exemplo<\/strong>. Procure deixar suas coisas sempre organizadas, se quiser voc\u00ea pode at\u00e9 mesmo estabelecer um sistema de organiza\u00e7\u00e3o. Chame a aten\u00e7\u00e3o dos seus funcion\u00e1rios para a import\u00e2ncia de manter o ambiente organizado<\/strong>. Trabalhe nisso e grande parte do seu esfor\u00e7o para diminuir a burocracia estar\u00e1 feito!<\/p>\n\n\n\n

Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe o que fazer para reduzir a burocracia na sua empresa, m\u00e3os \u00e0 obra e destrave todo o potencial do seu neg\u00f3cio! 
<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Apesar de ser necess\u00e1ria para regulamentar a gest\u00e3o estrat\u00e9gica da sua empresa, a burocracia pode atrapalhar, e muito, o desenvolvimento do seu neg\u00f3cio. Quem nunca se sentiu completamente desanimado quando ouviu a palavra burocracia servindo como um adjetivo a algum processo administrativo? 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