{"id":3029,"date":"2019-11-19T12:18:16","date_gmt":"2019-11-19T15:18:16","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.vexpenses.com\/?p=3029"},"modified":"2024-06-28T09:58:37","modified_gmt":"2024-06-28T12:58:37","slug":"nota-fiscal-digitalizada","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/nota-fiscal-digitalizada\/","title":{"rendered":"Nota fiscal digitalizada: o que \u00e9, quais os benef\u00edcios e boas pr\u00e1ticas!"},"content":{"rendered":"\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 um recurso muito \u00fatil atualmente. Al\u00e9m de facilitar a troca de informa\u00e7\u00e3o, ainda ajuda a preservar as informa\u00e7\u00f5es contidas neles. <\/p>\n\n\n\n<p>Mas qual ser\u00e1 a validade legal desses documentos? Ser\u00e1 que uma nota fiscal digitalizada vale para entrar com <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/reembolso-de-despesas-de-trabalho-otimizar\/\">pedido de reembolso<\/a>, por exemplo?<\/p>\n\n\n\n<p>A <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/transformacao-digital-tendencias-globais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">transforma\u00e7\u00e3o digital<\/a> j\u00e1 vem impactando o \u00e2mbito comercial e jur\u00eddico h\u00e1 algum tempo. Em 2008, come\u00e7ava a ser implantado o sistema da <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/nota-fiscal-eletronica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">nota fiscal eletr\u00f4nica<\/a> como alternativa \u00e0 emiss\u00e3o da NFf\u00edsica). <\/p>\n\n\n\n<p>Antes disso, em 2001, o certificado digital, muito usado por contadores, j\u00e1 demonstrava a tend\u00eancia da substitui\u00e7\u00e3o dos documentos f\u00edsicos pelos digitais.<\/p>\n\n\n\n<p>Todas\nessas mudan\u00e7as causaram muitas d\u00favidas e desconfian\u00e7as em seu in\u00edcio. Hoje em\ndia, por outro lado, a emiss\u00e3o de nota fiscal eletr\u00f4nica \u00e9 obrigat\u00f3ria e j\u00e1 se\ntornou comum \u00e0s rotinas de transa\u00e7\u00f5es comerciais e presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documento fiscal e a legalidade do uso desses documentos \u00e9 uma quest\u00e3o que vem sendo bastante discutida ultimamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso porque vem acontecendo um grande movimento no meio legal para acompanhar a moderniza\u00e7\u00e3o dos processos de gest\u00e3o e de apresenta\u00e7\u00e3o de documentos das empresas.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/materiais.vexpenses.com\/modelo-nota-de-debito?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=banner&amp;utm_content=nota-fiscal-digitalizada\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/banner-1-gerador-de-nota-de-debito_-3.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-36273\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p>E,\ncomo ocorreu com todas as outras mudan\u00e7as, esse processo de moderniza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m\ntem gerado bastante d\u00favidas entre gestores e empres\u00e1rios. Questionamentos que\nv\u00e3o desde a legalidade dos documentos digitalizados at\u00e9 seguran\u00e7a contra\nfraudes.<\/p>\n\n\n\n<p>Para clarear um pouco as ideias e esclarecer as principais d\u00favidas, preparamos este conte\u00fado especial sobre como lidar com documentos digitais.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei<\/h2>\n\n\n\n<p>As\nlegisla\u00e7\u00f5es brasileiras em vigor s\u00e3o favor\u00e1veis ao uso de imagens digitalizadas\npara comprovar despesas. E reconhecem a validade expressa de documento digital\ncomo prova.<\/p>\n\n\n\n<p>Apesar\nde muitos acharem que essa \u00e9 uma novidade, isso n\u00e3o \u00e9 assim t\u00e3o recente. Em\n2015, com a aprova\u00e7\u00e3o da lei n\u00b0 13.105, os \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos passaram a aceitar a\nreprodu\u00e7\u00e3o de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano\nseguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146\/2007 atualizou a\naprova\u00e7\u00e3o, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma\nvalidade jur\u00eddica do impresso.<\/p>\n\n\n\n<p>Recentemente\no Senado Federal aprovou a Medida Provis\u00f3ria (MP) n\u00ba 881 ou MP da Liberdade\nEcon\u00f4mica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida corrobora as\nleis anteriores e inclui regras que visam a desburocratiza\u00e7\u00e3o e simplifica\u00e7\u00e3o\nde processos fiscais para empreendedores e empresas.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, a altera\u00e7\u00e3o proposta pela MP acompanha a <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/transformacao-digital-tendencias-globais\/\">evolu\u00e7\u00e3o digital<\/a> e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em vers\u00e3o digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos \u00e9 legalmente aceito para fins de fiscaliza\u00e7\u00e3o.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Benef\u00edcios da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Digitalizar\nnotas fiscais, contas pagas, recibos e outros documentos \u00e9 uma tend\u00eancia\ninevit\u00e1vel nos dias atuais. E, embora algumas pessoas ainda tor\u00e7am o nariz para\na incorpora\u00e7\u00e3o da tecnologia, empres\u00e1rios e empreendedores n\u00e3o devem temer a\nevolu\u00e7\u00e3o digital que estamos vivenciando.<\/p>\n\n\n\n<p>Pelo\ncontr\u00e1rio, adotar o documento digital \u00e9 um caminho repleto de vantagens para a\ngest\u00e3o do neg\u00f3cio, como, por exemplo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>evitar os recibos impressos em pap\u00e9is termossens\u00edveis que t\u00eam tempo de vida muito baixo, sendo danificados rapidamente e facilmente;<\/li><li>a convers\u00e3o digital dos documentos cria um arquivo permanente e seguro;<\/li><li>gerenciamento e localiza\u00e7\u00e3o mais pr\u00e1tica e r\u00e1pida;<\/li><li>custo benef\u00edcio do armazenamento mais em conta;<\/li><li>otimiza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o f\u00edsico, eliminando pastas de arquivamento e ac\u00famulo de papel;<\/li><li><a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/gestao-estrategica-reduzir-burocracia\/\">desburocratiza\u00e7\u00e3o de processos<\/a>;<\/li><li>mais facilidade para o colaborador;<\/li><li>mais agilidade e otimiza\u00e7\u00e3o de processo para a empresa;<\/li><li>E, claro, o benef\u00edcio ambiental da elimina\u00e7\u00e3o do uso de grandes quantidades de papel.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Boas pr\u00e1ticas na utiliza\u00e7\u00e3o do documento digital<\/h2>\n\n\n\n<p>Hoje\nem dia, as c\u00e2meras de alta resolu\u00e7\u00e3o dos celulares e os aplicativos adequados\ntornam o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o muito mais r\u00e1pido e pr\u00e1tico.<\/p>\n\n\n\n<p>Mas\nmesmo com toda a facilidade e tecnologia ao seu favor, \u00e9 necess\u00e1rio ficar\natento \u00e0s regras de digitaliza\u00e7\u00e3o e como podem ser utilizados esses documentos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Como escanear nota fiscal corretamente?<\/h3>\n\n\n\n<p>Em\nrela\u00e7\u00e3o ao processo de digitalizar nota fiscal atrav\u00e9s do smartphone segue a\nrecomenda\u00e7\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>escolha um local com ilumina\u00e7\u00e3o adequada;<\/li><li>observe se a luz est\u00e1 fazendo sombra no documento ou se a alta\nexposi\u00e7\u00e3o est\u00e1 prejudicando a leitura;<\/li><li>verifique se o documento est\u00e1 com uma boa legibilidade;<\/li><li>certifique-se de que todas as informa\u00e7\u00f5es exigidas pela empresa na\npol\u00edtica de reembolso est\u00e3o facilmente leg\u00edveis.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Neste\nmomento \u00e9 recomend\u00e1vel o uso de apps espec\u00edficos, como o CamScanner e o\nVExpenses, ao inv\u00e9s do app da c\u00e2mera do celular.<\/p>\n\n\n\n<p>O\nCamScanner \u00e9 utilizado quando deseja-se transformar seu documento em PDF para\nque possa ser arquivado.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1\no VExpenses possui a funcionalidade Intelliscan, que armazena tanto a imagem da\nnota fiscal ou recibo, quanto preenche automaticamente os dados das despesas a\ntrabalho a serem inclu\u00eddas no relat\u00f3rio de reembolso de despesas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quais cuidados tomar para ficar em dia com o Fisco?<\/h3>\n\n\n\n<p>Assim\ncomo existem regras de utiliza\u00e7\u00e3o e armazenamento dos documentos impressos, o\nmesmo ocorre com as notas escaneadas. Para n\u00e3o ter problemas com o Fisco, \u00e9\naconselhado seguir as seguintes orienta\u00e7\u00f5es:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>o documento digital deve ser armazenado em arquivo XML;<\/li><li>emitente e destinat\u00e1rios devem manter o documento armazenado, sob\nsua responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legisla\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria que,\natualmente, \u00e9 de 5 anos mais o ano vigente;<\/li><li>quando solicitados, a nota fiscal digitalizada deve ser\napresentada \u00e0 administra\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Atente-se!\nA perda ou n\u00e3o armazenamento pode acarretar em multas e diversos problemas para\na empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, de acordo com as diretrizes da nova MP, para que os documentos digitais tenham o mesmo valor dos f\u00edsicos, \u00e9 necess\u00e1rio que sua c\u00f3pia digital seja autenticada atrav\u00e9s de uma assinatura digital, para garantir que o documento n\u00e3o sofra altera\u00e7\u00f5es ap\u00f3s sua digitaliza\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n<p>A certifica\u00e7\u00e3o digital utiliza criptografia capaz de identificar se um documento foi ou n\u00e3o alterado ap\u00f3s assinatura digital. Assim, quando submetido a um programa espec\u00edfico, \u00e9 poss\u00edvel saber se o documento digitalizado foi adulterado.<\/p>\n\n\n\n<p>Atualmente h\u00e1 vers\u00f5es de certificado digital para pessoas f\u00edsicas e jur\u00eddicas, al\u00e9m da possibilidade de utilizar em nuvem ou celular. \u00c9 importante que a decis\u00e3o sobre qual tipo de certificado utilizar passe pelo departamento ou consultor jur\u00eddico da empresa.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como \u00e9 feito o armazenamento e seguran\u00e7a da nota fiscal digitalizada?<\/h2>\n\n\n\n<p>Esse\n\u00e9 um ponto que merece bastante aten\u00e7\u00e3o. Apesar de mais pr\u00e1tico e seguro,\ndependendo da forma como o documento \u00e9 armazenado, ele fica sujeito a certos\nriscos, como roubo ou perda da informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>O\nprimeiro erro que pode ser fatal \u00e9 deixar as notas escaneadas armazenadas\napenas no pr\u00f3prio computador. N\u00e3o que isso seja proibido, mas evite deixar os\ndocumentos salvos apenas neste dispositivo. Computadores s\u00e3o suscet\u00edveis \u00e0\ncorrompimentos. Sem contar que a pr\u00f3pria organiza\u00e7\u00e3o em pastas pode n\u00e3o ser t\u00e3o\nfuncional e r\u00e1pida.<\/p>\n\n\n\n<p>As <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/aplicativo-mobile-gestao-empresarial\/\">plataformas em nuvem<\/a> s\u00e3o op\u00e7\u00f5es saud\u00e1veis que permitem o <strong><a href=\"https:\/\/www.hlti.com.br\/backup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">backup<\/a><\/strong> dos dados e possuem sistemas de seguran\u00e7a que est\u00e3o em constante atualiza\u00e7\u00e3o contra ataques comuns na internet.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma \u00f3tima recomenda\u00e7\u00e3o de organiza\u00e7\u00e3o correta de nota fiscal digitalizada \u00e9 ter uma plataforma de armazenamento e consulta de documentos fiscais. Melhor ainda se ela tiver <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/integracao-de-sistemas-gestao\/\">integra\u00e7\u00e3o com sistema<\/a> que possibilite digitalizar todos os comprovantes de despesas.<\/p>\n\n\n\n<p>O&nbsp; <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/?utm_campaign=meio_funil&amp;utm_medium=post&amp;utm_source=blog&amp;utm_content=nota-fiscal-digitalizada\">VExpenses<\/a>, assim como outras plataformas, \u00e9 uma ferramenta tecnol\u00f3gica que coloca sua empresa no mundo digital, eliminando o uso de papel no processo de reembolso de despesas. <\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m de guardar documentos digitais de despesas de funcion\u00e1rios, como j\u00e1 dissemos anteriormente, o Intelliscan permite a digitaliza\u00e7\u00e3o e o preenchimento autom\u00e1tico atrav\u00e9s do uso de tecnologia OCR. E ainda oferece o relat\u00f3rio completo dos gastos. Tudo isso em um mesmo lugar!<\/p>\n\n\n\n<p>A\ntend\u00eancia \u00e9 de que os documentos em papel passem a ser cada vez menos\nutilizados e, at\u00e9 mesmo, emitidos. E, adaptar-se ao digital n\u00e3o deve ser visto\ncomo algo que sua empresa vai fazer porque est\u00e1 sendo imposta. As vantagens de\nseguran\u00e7a e agilidade nos processos devem ser vistas como uma grande vantagem,\ntanto para os colaboradores, quanto para funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n<p>Afinal,\ncontar com a tecnologia tanto no processo de reembolso de despesas quanto nos\ndemais processos do neg\u00f3cio, torna a efici\u00eancia da empresa e da sua equipe um\nimportante diferencial na hora de conseguir vantagem competitiva no\nmercado.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=banner&amp;utm_content=nota-fiscal-digitalizada\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/banner-3_Easy-Resize.com_.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-36287\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p><br>Agora que voc\u00ea sabe tudo que a digitaliza\u00e7\u00e3o de notas fiscais pode fazer de positivo para o seu neg\u00f3cio, fique por dentro de todas as outras funcionalidades do VExpenses por meio da <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/historia-de-sucesso-vexpenses-inpasa-brasil\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">hist\u00f3ria de sucesso da Inpasa Brasil<\/a>!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 um recurso muito \u00fatil atualmente. Al\u00e9m de facilitar a troca de informa\u00e7\u00e3o, ainda ajuda a preservar as informa\u00e7\u00f5es contidas neles. Mas qual ser\u00e1 a validade legal desses documentos? Ser\u00e1 que uma nota fiscal digitalizada vale para entrar com pedido de reembolso, por exemplo? A transforma\u00e7\u00e3o digital j\u00e1 vem impactando o [&hellip;]","protected":false},"author":30,"featured_media":38791,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1870,1872],"tags":[1569,1570,1571,1572,1573,1362,1574,1387],"funil":[],"jornada":[],"persona":[],"objetivo":[],"assunto":[],"class_list":["post-3029","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-despesa-corporativa","category-reembolso-corporativo","tag-digitalizar-nota-fiscal","tag-documento-digital","tag-escanear-nota-fiscal","tag-nota-fiscal-digitalizada","tag-notas-escaneadas","tag-otimizacao-de-processos","tag-posso-escanear-minhas-notas-fiscais","tag-prestacao-de-contas"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Nota fiscal digitalizada: veja o que voc\u00ea precisa saber!<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Tem d\u00favidas quanto \u00e0 legalidade das notas ficais digitalizadas? 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