{"id":3373,"date":"2020-02-20T14:40:41","date_gmt":"2020-02-20T17:40:41","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.vexpenses.com\/?p=3373"},"modified":"2025-10-07T14:25:08","modified_gmt":"2025-10-07T17:25:08","slug":"historias-de-sucesso-vexpenses-agrologica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/historias-de-sucesso-vexpenses-agrologica\/","title":{"rendered":"Hist\u00f3rias de Sucesso VExpenses: Agrol\u00f3gica"},"content":{"rendered":"\n

Entenda como a Agrol\u00f3gica conseguiu economizar 200 horas de trabalho por m\u00eas em seu processo de reembolso.<\/strong><\/p>\n\n\n

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\"Hist\u00f3ria<\/a>
Jean Cavalcante
<\/strong>Gerente de Transforma\u00e7\u00e3o Digital e Inova\u00e7\u00e3o na Agrol\u00f3gica<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n
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\u201cHoje, eles (os colaboradores) n\u00e3o enxergam mais trabalhar da maneira como era antes.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

O que voc\u00ea ver\u00e1 neste case?<\/h2>\n\n\n\n

Processos administrativos e financeiros que ocorrem de forma excessivamente manual<\/strong> costumam ser desgastantes tanto para quem inicia o processo, quanto para quem precisa fiscaliz\u00e1-lo. Isso porque a burocracia na qual est\u00e3o envolvidos acabam gerando barreiras e lentid\u00e3o<\/strong> para a sua conclus\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Dentro do reembolso de despesas a trabalho, isso n\u00e3o \u00e9 diferente. Utilizar planilhas para a elabora\u00e7\u00e3o dos relat\u00f3rios de viagens, envio por correio, confer\u00eancia individual e manual de cada uma das despesas, s\u00e3o as principais caracter\u00edsticas de um processo de reembolso defasado e ineficiente<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Entenda como a Agrol\u00f3gica foi al\u00e9m e utilizou a tecnologia<\/strong> para otimizar seu processo de reembolso de despesas, conseguindo economizar 200 horas por m\u00eas de seus colaboradores e aumentar o bem-estar no trabalho<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Sobre a Agrol\u00f3gica<\/h2>\n\n\n\n

Em seu in\u00edcio, a Agrol\u00f3gica \u2013 que ainda\natuava sob o nome de Zoofort Agr\u00edcola – operava tanto em suplementa\u00e7\u00e3o animal quanto\nem revenda de sementes e defensivos agr\u00edcolas. Em 2007, por\u00e9m, a empresa passou\na focar apenas na distribui\u00e7\u00e3o de produtos agr\u00edcolas com a Agrol\u00f3gica, com o\nobjetivo de apresentar as novidades tecnol\u00f3gicas e os melhores produtos aos\nseus clientes. <\/p>\n\n\n\n

Situada no Mato Grosso, a Agrol\u00f3gica\npossui uma equipe de profissionais altamente qualificados para atender as\nnecessidades espec\u00edficas de cada cliente das regi\u00f5es sul, m\u00e9dio norte e\nnordeste do estado. Atrav\u00e9s da parceria com a Syngenta, a empresa garante ao\nagricultor a melhor rela\u00e7\u00e3o custo\/benef\u00edcio e o sucesso da lavoura.<\/p>\n\n\n\n

O Desafio<\/h2>\n\n\n\n

Por se tratar de um servi\u00e7o mais t\u00e9cnico e espec\u00edfico, a Agrol\u00f3gica conta com um time de consultores de vendas formado por agr\u00f4nomos que realizam visitas frequentes \u00e0 clientes. Al\u00e9m desse tipo de deslocamento, a equipe tamb\u00e9m costuma realizar viagens a trabalho com outras finalidades e pedir o reembolso das despesas geradas por essas atividades<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

No entanto, o processo de reembolso de despesas a trabalho da Agrol\u00f3gica costumava ocorrer de forma bastante manual e dispendiosa<\/strong> tanto para a equipe externa quanto para os colaboradores do departamento financeiro.<\/p>\n\n\n\n

No antigo processo, os consultores de vendas costumavam gastar de 2 a 3 horas de seu dia<\/strong> elaborando seus relat\u00f3rios de viagens e, devido \u00e0s pol\u00edticas de reembolso da empresa, tinham que fazer isso duas vezes ao m\u00eas<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Esses relat\u00f3rios, juntamente com as notinhas que comprovavam cada uma das despesas documentadas, eram, ent\u00e3o, enviados para a sede da empresa atrav\u00e9s de malotes via correio<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

E, ainda, para que pudessem estar em conformidade com as pol\u00edticas da empresa e conseguissem efetivamente ser reembolsados, os colaboradores precisavam iniciar esse processo com cerca de 10 dias de anteced\u00eancia<\/strong> para que houvesse tempo h\u00e1bil de os relat\u00f3rios chegarem at\u00e9 o departamento financeiro 5 dias antes do dia do pagamento.<\/p>\n\n\n\n

Uma vez que os documentos chegavam na sede da empresa, havia uma colaboradora do departamento financeiro que dedicava 3 dias da sua semana<\/strong> exclusivamente \u00e0 confer\u00eancia, aprova\u00e7\u00e3o e registro de cada despesa reembols\u00e1vel. E caso fosse encontrada alguma inconsist\u00eancia com a pol\u00edtica de reembolso da empresa, essa mesma funcion\u00e1ria do financeiro precisava consultar o gestor do colaborador que gerou a despesa antes de aprov\u00e1-la.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cHoje tem de 35 a 40 usu\u00e1rios. S\u00e3o 40 pessoas que se n\u00e3o tivesse isso (o VExpenses), no m\u00ednimo 5 horas delas no m\u00eas, seriam ocupadas para fazer relat\u00f3rio de viagens, j\u00e1 que eles t\u00eam que entregar dois relat\u00f3rios por m\u00eas. Daria, aproximadamente, umas 200 horas por m\u00eas<\/strong>, mais a colaboradora do financeiro que gastava bem mais tempo.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Assim, al\u00e9m de um processo arriscado<\/strong>, devido ao perigo do extravio dos malotes enviados por correio, o reembolso de despesas dentro da Agrol\u00f3gica tamb\u00e9m era um processo demasiadamente demorado e desgastante<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

O Processo<\/h2>\n\n\n\n

Sendo l\u00edder do projeto de digital da empresa – que busca migrar os processos administrativos para a esfera digital, a fim de facilitar e automatizar a execu\u00e7\u00e3o destes – Jean Cavalcante percebeu a necessidade de buscar uma solu\u00e7\u00e3o que pudesse otimizar os reembolsos de despesas<\/strong> dentro da Agrol\u00f3gica.<\/p>\n\n\n\n

Mais do que otimizar o processo de reembolso em si, Jean procurava uma solu\u00e7\u00e3o capaz de minimizar o trabalho de seus colaboradores<\/strong> na produ\u00e7\u00e3o de seus relat\u00f3rios de viagem, diminuindo o tempo gasto e aumentando o bem estar da equipe.<\/p>\n\n\n\n

No in\u00edcio, tentaram utilizar um sistema\nde cart\u00e3o corporativo que integrava com a plataforma de gest\u00e3o de viagens. No\nentanto, esse processo n\u00e3o conseguiu suprir as necessidades da empresa, fazendo\ncom que retomassem as buscas por novas solu\u00e7\u00f5es de reembolso de despesas.<\/p>\n\n\n\n

Foi quando, durante uma pesquisa na internet, a Agrol\u00f3gica encontrou o VExpenses<\/a><\/strong>!<\/p>\n\n\n\n

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\u201cA plataforma \u00e9 simples de utilizar, n\u00e3o apresentou nenhuma barreira na implanta\u00e7\u00e3o, foi um processo bem suave.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Segundo Jean, al\u00e9m de a implanta\u00e7\u00e3o do VExpenses<\/a> na Agrol\u00f3gica ter acontecido de uma maneira bem tranquila, os colaboradores tiveram uma boa aceita\u00e7\u00e3o do novo sistema<\/strong>, uma vez que ele conseguia acabar com um problema que eles tinham (a demanda de tempo do processo, perda de documentos etc.).<\/p>\n\n\n\n

Resultados<\/h2>\n\n\n\n

Segundo Jean, hoje em dia, o uso do VExpenses<\/a> eliminou a preocupa\u00e7\u00e3o com relat\u00f3rios de viagens<\/strong> dentro da Agrol\u00f3gica, permitindo que os colaboradores consigam focar no core business da empresa. Ou seja, atualmente, os consultores conseguem centralizar suas preocupa\u00e7\u00f5es apenas na venda de produtos agr\u00edcolas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cN\u00e3o tem mais os gastos que tinha com a perda de tempo dos colaboradores com esse processo. N\u00e3o tem mais esse custo de fazer os relat\u00f3rios de viagens.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

O processo que antes deveria ser iniciado com 10 dias de anteced\u00eancia devido \u00e0 log\u00edstica, hoje \u00e9 realizado obedecendo a pol\u00edtica de reembolso, com o envio dos relat\u00f3rios apenas 5 dias antes do dia do pagamento. Uma redu\u00e7\u00e3o de 50% do tempo gasto no reembolso de despesas<\/strong> dentro da Agrol\u00f3gica.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, o VExpenses<\/a> tamb\u00e9m conseguiu eliminar a preocupa\u00e7\u00e3o com extravio de malotes<\/strong>, tornando o processo menos desgastante e mais seguro. <\/p>\n\n\n\n

Outro benef\u00edcio citado por Jean foi a elimina\u00e7\u00e3o de 100% de papel<\/strong> dentro da empresa.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cHoje, assim que o colaborador \u2018terminou\u2019 de fazer uma despesa, ele j\u00e1 pode registrar e colocar dentro do relat\u00f3rio dele. Hoje, eles n\u00e3o guardam mais documentos f\u00edsicos.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Do lado do departamento financeiro, os benef\u00edcios tamb\u00e9m foram grandiosos. O processo ficou bastante otimizado, proporcionando uma redu\u00e7\u00e3o de 66% do tempo que se gastava com reembolso de despesas<\/strong>, uma vez que a confer\u00eancia deixou de ser \u201colhar nota a nota\u201d.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cHoje, n\u00e3o tem mais essa pessoa se dedicando exclusivamente a esse processo durante os cinco dias que antecedem o dia do pagamento. Hoje, ela consegue se dedicar a outras atividades da empresa. No financeiro e no contas a pagar reduziu um colaborador e reduziu o tempo do consultor de vendas<\/strong>, por exemplo, ao elaborar os relat\u00f3rios.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Essa foi a hist\u00f3ria de sucesso que o VExpenses<\/a> vem tra\u00e7ando junto com a Agrol\u00f3gica desde 2017, e a pr\u00f3xima pode ser da sua empresa<\/strong>! Experimente os benef\u00edcios de ser cliente VExpenses voc\u00ea tamb\u00e9m!<\/a> <\/p>\n\n\n

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Veja como a VExpenses transforma sua gest\u00e3o de despesas<\/h3>\n

Descubra como automatizar e simplificar a presta\u00e7\u00e3o de contas da sua empresa.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n

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