Confira, neste artigo, tudo o que voc\u00ea precisa saber sobre reembolso de despesas de viagem<\/strong>!O que \u00e9 o reembolso de despesas de viagem?<\/p>\n\n\n\n Qualquer deslocamento ou gasto que um funcion\u00e1rio fa\u00e7a em nome da empresa n\u00e3o deve gerar custos para ele. Ou seja, quando seu colaborador for viajar a trabalho, as despesas de locomo\u00e7\u00e3o, alimenta\u00e7\u00e3o, estadia e eventos devem ser custeados pela corpora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Esse tipo de gasto, segundo a lei, n\u00e3o pode ser descontado do sal\u00e1rio do funcion\u00e1rio e nem de suas comiss\u00f5es e bonifica\u00e7\u00f5es. Conforme a legisla\u00e7\u00e3o prev\u00ea, esse reembolso \u00e9 isento de Imposto de Renda, mas isso n\u00e3o significa que n\u00e3o devem ser contempladas na documenta\u00e7\u00e3o enviada. <\/p>\n\n\n\n Em resumo, \u00e9 qualquer gasto que o trabalhador tenha e que seja necess\u00e1rio para a realiza\u00e7\u00e3o do seu trabalho fora do escrit\u00f3rio. A norma de despesa de viagem varia de acordo com cada neg\u00f3cio e necessidade, mas o funcion\u00e1rio n\u00e3o pode ser onerado de nenhuma forma por fazer uma viagem a trabalho<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n A lei serve para proteger o trabalhador de ter gastos extras causados por viagens profissionais. Para que a empresa n\u00e3o sofra financeiramente e possa ter uma previs\u00e3o de gastos, \u00e9 preciso fazer uma boa gest\u00e3o de despesas, principalmente voltada ao controle de reembolso desses valores. <\/p>\n\n\n\n Algumas das despesas consideradas reembols\u00e1veis, s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Algumas das despesas consideradas n\u00e3o-reembols\u00e1veis por muitas empresas, s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n O artigo 457 da Consolida\u00e7\u00e3o das Leis do Trabalho (CLT) <\/a> diz que \u201cas di\u00e1rias para viagem e os pr\u00eamios n\u00e3o integram a remunera\u00e7\u00e3o do empregado, n\u00e3o se incorporam ao contrato de trabalho e n\u00e3o constituem base de incid\u00eancia de encargo trabalhista e previdenci\u00e1rio.\u201d <\/p>\n\n\n\n Neste caso, as di\u00e1rias de viagens s\u00e3o a antecipa\u00e7\u00e3o dos valores e deve estar acordado previamente em contrato e, por ser um valor pr\u00e9-calculado, a lei n\u00e3o exige presta\u00e7\u00e3o de contas. <\/p>\n\n\n\n J\u00e1 o reembolso serve para suprir a necessidade de devolver o dinheiro que o colaborador gasta em atividades externas da empresa. A lei obriga a empresa a ressarcir qualquer gasto extra que o empregado tenha para realizar seu trabalho, mas, neste caso, o funcion\u00e1rio tem obrigatoriedade de prestar contas. <\/p>\n\n\n\n Qualquer valor que saia do bolso do funcion\u00e1rio para que ele possa realizar seu trabalho deve entrar na pol\u00edtica de reembolso<\/a><\/strong> da empresa. Geralmente este modelo \u00e9 mais frequentemente usado por vendedores externos, que precisam almo\u00e7ar, jantar ou tomar um caf\u00e9 com clientes com o objetivo de prospec\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n Cada empresa tem uma necessidade de reembolso diferente da outra, dependendo do seu modelo de neg\u00f3cio. A etapa de contabiliza\u00e7\u00e3o dessas despesas<\/a> \u00e9 extremamente importante, pois afeta a parte tribut\u00e1ria da empresa e pode gerar multa ou um processo por omiss\u00e3o de receitas pelo Fisco.<\/p>\n\n\n\n O primeiro passo \u00e9 saber como classificar os reembolsos, que geralmente ficam no formato de \u201cdespesas\u201d. Ou seja, o gasto deve ser lan\u00e7ado na conta de passivos. <\/p>\n\n\n\n Ainda que voc\u00ea possa aceitar recibos, cupons fiscais e notas de d\u00e9bito<\/a><\/strong>, a recomenda\u00e7\u00e3o \u00e9 que o funcion\u00e1rio preste contas por meio de notas fiscais com o CNPJ da empresa. <\/p>\n\n\n\n Na mesma hora que o comprovante de pagamento for entregue, o respons\u00e1vel deve conferir se o gasto est\u00e1 de acordo com a pol\u00edtica de reembolso da empresa e armazenar de maneira adequada. <\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, sugerimos que voc\u00ea fa\u00e7a um recibo para que o funcion\u00e1rio assine o recebimento do pagamento do reembolso de despesas. Este documento deve conter o valor, a descri\u00e7\u00e3o da despesa e a data, assim, em caso de contesta\u00e7\u00e3o por parte do colaborador, a empresa estar\u00e1 segura. <\/p>\n\n\n\n O VExpenses<\/a> <\/strong>\u00e9 um software de gest\u00e3o de despesas que ajuda nessas demandas administrativas, tornando o processo mais r\u00e1pido e efetivo. Al\u00e9m disso, a nossa ferramenta conta com a integra\u00e7\u00e3o de diversos sistemas ERP<\/a><\/strong>, o que permite que a despesa seja lan\u00e7ada diretamente na conta cont\u00e1bil. <\/p>\n\n\n\n A lei n\u00e3o tem nenhuma defini\u00e7\u00e3o sobre a exig\u00eancia de recibo f\u00edsico ou digital, quem faz essa regra \u00e9 a pr\u00f3pria empresa. O importante \u00e9 que se tenha algum registro documentado, seja f\u00edsico ou via aplicativos. Vale lembrar que a exig\u00eancia do papel impresso pode trazer alguns imprevistos, e esse \u00e9 mais um caso em que a tecnologia pode ajudar a evitar problemas.<\/p>\n\n\n\n O funcion\u00e1rio deve solicitar o reembolso de acordo com a pol\u00edtica de viagens<\/a><\/strong> definida pela empresa.<\/p>\n\n\n\n Se a empresa seguir o regime de Lucro Real, os funcion\u00e1rios s\u00e3o obrigados a apresentar o comprovante de pagamento e, caso n\u00e3o apresentem, a companhia fica impossibilitada de realizar os reembolsos, por quest\u00f5es legais. <\/p>\n\n\n\n Neste caso, a institui\u00e7\u00e3o deve guardar os comprovantes para caso o Fisco fa\u00e7a alguma auditoria com fins de verificar fraudes. Tamb\u00e9m \u00e9 preciso que seja emitida a nota fiscal, pois apenas o recibo n\u00e3o \u00e9 considerado comprovante de pagamento. <\/p>\n\n\n\n J\u00e1 para as empresas que optam pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido, a apresenta\u00e7\u00e3o de comprovantes n\u00e3o \u00e9 obrigat\u00f3ria segundo a legisla\u00e7\u00e3o, mas a companhia pode contemplar essa regra na sua pol\u00edtica de reembolso. <\/p>\n\n\n\n Esse \u00e9 outro t\u00f3pico que a lei n\u00e3o aborda, mas na pr\u00e1tica do mercado, o valor \u00e9 pago logo ap\u00f3s o retorno do funcion\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n Muitas empresas usam como data m\u00e1xima de reembolso de despesas de viagem a do pr\u00f3ximo pagamento de sal\u00e1rio, mas uma coisa n\u00e3o est\u00e1 necessariamente atrelada a outra, e o prazo de reembolso tamb\u00e9m deve constar na pol\u00edtica de despesas.<\/p>\n\n\n\n O reembolso \u00e9 realizado depois que o gasto \u00e9 feito pelo funcion\u00e1rio. A empresa tamb\u00e9m pode optar por colocar em contrato o adiantamento de despesas ou di\u00e1rias de viagem. <\/p>\n\n\n\n No caso do reembolso de despesas de viagem, o colaborador deve, primeiramente, estar ciente da pol\u00edtica praticada na empresa. Depois, ao retornar, deve apresentar as notas fiscais para o setor respons\u00e1vel que, por sua vez, vai cadastrar no sistema cont\u00e1bil como despesa.<\/p>\n\n\n\n A seguir, o pagamento deve ser feito junto \u00e0 assinatura do recibo por parte do empregado.<\/p>\n\n\n\n Como a lei n\u00e3o detalha um m\u00e9todo, valor e nem prazo para o pagamento desses gastos, a melhor maneira para evitar problemas \u00e9 construir um bom processo de reembolso.<\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea pode usar viagens feitas anteriormente como base para definir os limites di\u00e1rios e, assim, evitar gastos desnecess\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n O principal \u00e9 ter uma boa pol\u00edtica or\u00e7ament\u00e1ria sobre quanto cada \u00e1rea ou cada cargo pode gastar em um compromisso corporativo externo.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante se antecipar a todas as despesas que podem acontecer e padronizar, por exemplo: o que fazer quando um vendedor levar um poss\u00edvel cliente para jantar? Um profissional de marketing vai pagar a entrada de um evento? Um cargo de diretoria deve ter mais benef\u00edcios do que um colaborador pleno? <\/p>\n\n\n\n Tenha essas informa\u00e7\u00f5es em mente para poder estabelecer uma pol\u00edtica de reembolso de despesas de viagem clara e funcional. <\/p>\n\n\n\n Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe tudo sobre reembolso de despesas de viagem, que tal experimentar nossa calculadora online de valor do km rodado para reembolso<\/a>? Teste agora mesmo gratuitamente! Mas se voc\u00ea est\u00e1 em busca de uma solu\u00e7\u00e3o que fa\u00e7a isso para voc\u00ea de forma autom\u00e1tica, acesse o nosso site e conhe\u00e7a o VExpenses<\/a>!<\/p>\n\n\n Descubra como automatizar e simplificar a presta\u00e7\u00e3o de contas da sua empresa.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n O que \u00e9 considerado despesa de viagem?<\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\nO que a CLT diz sobre o assunto?<\/h2>\n\n\n\n
Como contabilizar reembolso de despesas de viagem?<\/h2>\n\n\n\n
Pode efetuar reembolso sem recibo?<\/h2>\n\n\n\n
Qual o prazo para reembolsos?<\/h2>\n\n\n\n
Como fazer o reembolso de despesas de viagem?<\/h2>\n\n\n\n
Como evitar problemas com o reembolso de despesas de viagem?<\/h2>\n\n\n\n
Veja como a VExpenses transforma sua gest\u00e3o de despesas<\/h3>\n