{"id":34204,"date":"2022-12-14T11:31:55","date_gmt":"2022-12-14T14:31:55","guid":{"rendered":"\/blog\/?p=34204"},"modified":"2024-12-13T11:29:37","modified_gmt":"2024-12-13T14:29:37","slug":"planilha-de-despesas-de-viagem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/planilha-de-despesas-de-viagem\/","title":{"rendered":"O que n\u00e3o pode faltar na sua planilha de despesas de viagem"},"content":{"rendered":"\n<p>Em empresas onde os colaboradores fazem viagens corporativas com frequ\u00eancia, \u00e9 crucial que exista uma boa gest\u00e3o dos custos. Por esse motivo, uma <strong>planilha de despesas de viagem<\/strong> a trabalho \u00e9 algo essencial no mundo dos neg\u00f3cios.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Quando existe a padroniza\u00e7\u00e3o da presta\u00e7\u00e3o de contas de custos com viagens, \u00e9 poss\u00edvel ter um maior controle da utiliza\u00e7\u00e3o do recurso financeiro dedicado para esse tipo de <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/despesas-corporativas\/\">despesa corporativa<\/a>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Afinal de contas, todos os custos gerados durante as viagens devem ser reembolsados aos funcion\u00e1rios. Logo, esse processo deve ser feito da maneira mais transparente e eficiente poss\u00edvel, para evitar poss\u00edveis falhas e at\u00e9 mesmo fraudes.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Pensando nisso, neste artigo, daremos algumas dicas sobre como montar uma planilha de despesas de viagem de neg\u00f3cios. Confira a seguir!&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">O que s\u00e3o despesas de viagem?<\/h3>\n\n\n\n<p>As despesas de viagem podem ser reembolsadas para os colaboradores de empresas que realizam viagens corporativas. Por\u00e9m, nem todos os custos podem estar inclu\u00eddos na <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/politica-de-reembolso\/\">pol\u00edtica de reembolso<\/a> de uma empresa.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Leia tamb\u00e9m:<\/strong> <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/politica-de-viagem-corporativa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Pol\u00edtica de viagem corporativa: entenda como criar a sua<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Por esse motivo, os departamentos de recursos humanos e financeiro geralmente precisam analisar diversas solicita\u00e7\u00f5es de reembolso para garantir que as mesmas s\u00e3o v\u00e1lidas.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Alguns exemplos de despesas v\u00e1lidas para reembolso, s\u00e3o:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hospedagem;<\/li>\n\n\n\n<li>Alimenta\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n<li>Meio de transporte para locomo\u00e7\u00e3o.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>J\u00e1 alguns exemplos de despesas que geralmente n\u00e3o s\u00e3o reembols\u00e1veis \u2013 dependendo da empresa \u2013 s\u00e3o:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Entretenimento;<\/li>\n\n\n\n<li>Atra\u00e7\u00f5es tur\u00edsticas \u2013 que n\u00e3o est\u00e3o relacionadas a viagem de neg\u00f3cio.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>\u00c9 comum que essas despesas ocorram no cart\u00e3o de cr\u00e9dito ou d\u00e9bito pessoal, ou com dinheiro pr\u00f3prio dos colaboradores. Depois que retornam das viagens, eles fazem a solicita\u00e7\u00e3o para o setor respons\u00e1vel, para receberem o reembolso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Leia tamb\u00e9m:<\/strong> <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/classificacao-de-despesas-reembolsos-corporativos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Como fazer classifica\u00e7\u00e3o de despesas de reembolso de funcion\u00e1rios?<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Uma alternativa \u00e9 utilizar um <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/cartao-corporativo-funcionarios\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">cart\u00e3o corporativo para fazer a gest\u00e3o de despesas de viagens dos funcion\u00e1rios<\/a>. Esse tipo de cart\u00e3o pode ter seu limite pr\u00e9-estabelecido, com o objetivo de evitar gastos excessivos com despesas reembols\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m, n\u00e3o importa se a sua empresa utiliza ou n\u00e3o um <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/cartao-corporativo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">cart\u00e3o corporativo<\/a>, ela precisa fazer um bom controle de custos com viagens.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/material.vexpenses.com\/lancamento-viagens-inbound\/?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=banner\" target=\"_blank\" rel=\" noreferrer noopener\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"374\" src=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/banner-de-meio-de-texto-blog-viagens-1024x374.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-40555\" srcset=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/banner-de-meio-de-texto-blog-viagens-1024x374.png 1024w, https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/banner-de-meio-de-texto-blog-viagens-300x110.png 300w, https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/banner-de-meio-de-texto-blog-viagens-768x281.png 768w, https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/banner-de-meio-de-texto-blog-viagens.png 1280w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Para que serve uma planilha de despesas de viagem?<\/h3>\n\n\n\n<p>Sem uma planilha de despesas de viagem, uma empresa pode ter dificuldade em acompanhar os gastos que est\u00e3o ocorrendo com suas viagens corporativas. As consequ\u00eancias de n\u00e3o fazer essa gest\u00e3o de forma precisa pode resultar em gastos exorbitantes.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, a probabilidade de fraude tamb\u00e9m \u00e9 maior quando as despesas com viagens n\u00e3o s\u00e3o rastreadas meticulosamente. Afinal, infelizmente, pode acontecer que algum colaborador solicite o reembolso de um custo que n\u00e3o ocorreu ou utilizar um recibo falso, por exemplo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Mas, al\u00e9m dessas quest\u00f5es, empresas que n\u00e3o t\u00eam uma planilha para fazer esse tipo de controle podem ter um maior n\u00edvel de insatisfa\u00e7\u00e3o dos funcion\u00e1rios. Isso porque os reembolsos \u2013 que s\u00e3o v\u00e1lidos \u2013 podem demorar muito para acontecer.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Portanto, ao criar uma planilha de despesas para viagens, a sua empresa pode ter um processo muito mais organizado e eficiente de reembolsos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Como fazer uma planilha de despesas de viagens? 5 dicas<\/h3>\n\n\n\n<p>Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe a import\u00e2ncia de criar e utilizar uma planilha de despesas de viagem, aqui est\u00e3o algumas dicas para voc\u00ea criar uma para a sua empresa!&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">1. Crie o arquivo ou escolha um modelo pronto<\/h4>\n\n\n\n<p>A primeira coisa que voc\u00ea precisa fazer \u00e9 criar uma planilha. Sim, essa dica pode parecer \u00f3bvia, mas \u00e9 comum que muitas pessoas tenham d\u00favidas sobre por onde devem come\u00e7ar.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode iniciar com um modelo b\u00e1sico, e pode usar tanto o Excel quanto as planilhas do Google. Al\u00e9m disso, voc\u00ea tamb\u00e9m pode encontrar alguns modelos prontos de planilhas para despesas dispon\u00edveis na internet.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">2. Edite as colunas<\/h4>\n\n\n\n<p>Crie as colunas na planilha de acordo com a necessidade do seu neg\u00f3cio. Algumas op\u00e7\u00f5es que voc\u00ea pode considerar incluir s\u00e3o:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Data de quando ocorreu a despesa;<\/li>\n\n\n\n<li>Nome do colaborador;<\/li>\n\n\n\n<li>Qual foi a despesa;<\/li>\n\n\n\n<li>Qual foi a viagem;<\/li>\n\n\n\n<li>Data da solicita\u00e7\u00e3o de reembolso;<\/li>\n\n\n\n<li>Valor.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Essas s\u00e3o apenas algumas sugest\u00f5es das colunas que podem fazer parte de uma planilha de despesas de viagem. Por\u00e9m, tenha em mente que precisa personaliz\u00e1-la de acordo com as despesas comuns na sua companhia e com os dados necess\u00e1rios para fazer o reembolso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">3. Descreva com detalhes as despesas<\/h4>\n\n\n\n<p>Para cada despesa, \u00e9 muito importante deixar uma linha para colocar o m\u00e1ximo de informa\u00e7\u00f5es poss\u00edveis sobre ela.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Tamb\u00e9m \u00e9 importante colocar as despesas em ordem cronol\u00f3gica para que a mais recente esteja no final da planilha.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">4. Anexe os recibos<\/h4>\n\n\n\n<p>A solicita\u00e7\u00e3o de reembolso para gastos decorrentes de viagens deve ser feita com a apresenta\u00e7\u00e3o de recibos dos mesmos. Voc\u00ea pode incluir esses recibos em uma aba da planilha, ou em outra parte, no caso de uma ferramenta espec\u00edfica para esse tipo de controle.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Outra op\u00e7\u00e3o \u00e9 anexar os arquivos no relat\u00f3rio impresso \u2013 caso opte por imprimi-lo. Se fizer isso, \u00e9 importante fazer uma c\u00f3pia do recibo para que seja anexado ao relat\u00f3rio e guardar o original em outro lugar.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">5. Atualize sempre que necess\u00e1rio<\/h4>\n\n\n\n<p>Criar o relat\u00f3rio \u00e9 apenas o passo inicial para fazer uma boa gest\u00e3o dos custos com viagens corporativas. \u00c9 essencial que a planilha seja atualizada sempre que necess\u00e1rio. Ou seja, sempre que ocorrer alguma viagem a trabalho e o colaborador solicitar reembolso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m \u00e9 importante atualiz\u00e1-la quando os reembolsos forem feitos, para ter um controle do que j\u00e1 foi pago e o que ainda precisa ser analisado e efetuado o reembolso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">O que n\u00e3o pode faltar na sua planilha de despesas de viagens?&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea ainda est\u00e1 com d\u00favidas sobre quais informa\u00e7\u00f5es deve incluir na sua planilha de despesas de viagens? Para te ajudar, aqui est\u00e1 uma lista com o que n\u00e3o pode deixar de fora.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Dados pessoais<\/h4>\n\n\n\n<p>A sua planilha precisa ter as informa\u00e7\u00f5es da pessoa que realizou as despesas. Logo, alguns dados pessoais que podem ser inclu\u00eddos, s\u00e3o:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nome completo;<\/li>\n\n\n\n<li>Cargo do colaborador;<\/li>\n\n\n\n<li>Departamento de atua\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n<li>Dados banc\u00e1rios para o reembolso.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Informa\u00e7\u00f5es sobre as viagens<\/h4>\n\n\n\n<p>As informa\u00e7\u00f5es sobre as viagens tamb\u00e9m devem ser detalhadas na planilha. Portanto, voc\u00ea pode incluir:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Data da viagem \u2013 partida e retorno;<\/li>\n\n\n\n<li>Local da viagem (destino);<\/li>\n\n\n\n<li>Motivo para a realiza\u00e7\u00e3o da viagem.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Quais foram os gastos<\/h4>\n\n\n\n<p>Para que a visualiza\u00e7\u00e3o dos gastos seja o mais eficiente poss\u00edvel, \u00e9 importante compreender tudo sobre a viagem. Ent\u00e3o, defina categorias para os gastos, como:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hospedagem;<\/li>\n\n\n\n<li>Transporte;<\/li>\n\n\n\n<li>Alimenta\u00e7\u00e3o.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Adiantamentos, se existirem<\/h4>\n\n\n\n<p>Em algumas empresas, os colaboradores recebem um adiantamento para os custos com a viagem. Caso exista essa pr\u00e1tica na sua companhia, \u00e9 importante colocar essa informa\u00e7\u00e3o na planilha de despesas de viagem.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Infelizmente, pode acontecer de algum colaborador receber o adiantamento, receber o valor como ressarcimento e n\u00e3o avisar ao seu gestor ou setor respons\u00e1vel. Com isso, a empresa perde dinheiro.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Todos os detalhes poss\u00edveis sobre as despesas<\/h4>\n\n\n\n<p>Quanto mais informa\u00e7\u00f5es voc\u00ea tiver sobre as despesas das viagens, melhor! Por esse motivo, pe\u00e7a para que os colaboradores descrevam detalhadamente cada gasto.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Algumas informa\u00e7\u00f5es importantes s\u00e3o:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Datas em que ocorreram cada despesa;<\/li>\n\n\n\n<li>Qualquer informa\u00e7\u00e3o relacionada ao gasto;<\/li>\n\n\n\n<li>Local onde ocorreu a despesa (estabelecimento);<\/li>\n\n\n\n<li>Recibo ou nota fiscal;<\/li>\n\n\n\n<li>Valor do gasto.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Solu\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o financeira para controle de despesas com viagem<\/h3>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea j\u00e1 sabe o que n\u00e3o pode faltar na sua planilha de despesas de viagem, mas, para finalizar, temos mais uma dica muito importante: conte com uma solu\u00e7\u00e3o de gest\u00e3o financeira!&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Uma planilha \u00e9 muito boa para fazer o controle de custos com viagens, mas n\u00e3o \u00e9 a \u00fanica solu\u00e7\u00e3o poss\u00edvel.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m de ferramentas espec\u00edficas para gest\u00e3o financeira e controle de reembolsos, voc\u00ea tamb\u00e9m pode contar com um cart\u00e3o de cr\u00e9dito corporativo e empresarial \u2013 como j\u00e1 citado.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por exemplo, com o cart\u00e3o de cr\u00e9dito PJ do VExpenses voc\u00ea pode concentrar todos os gastos da empresa em s\u00f3 um lugar. Dessa maneira, fica muito mais f\u00e1cil fazer o controle de despesas n\u00e3o somente de viagens, mas tamb\u00e9m de outras quest\u00f5es relacionadas ao neg\u00f3cio.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ainda, a solu\u00e7\u00e3o do VExpenses permite fazer a gest\u00e3o de reembolsos de forma muito mais simples, uma vez que o aplicativo calcula o <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/reembolso-de-km-rodado\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">reembolso de km rodado<\/a> via GPS, permite que o colaborador preencha os dados necess\u00e1rios para solicita\u00e7\u00e3o de reembolso com facilidade e escaneie e anexe as notas em poucos cliques.<\/p>\n\n\n\n<p>Quer saber mais sobre como a solu\u00e7\u00e3o pode ajudar com o controle de despesas de viagens da sua empresa? <a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Acesse o site do VExpenses e confira os detalhes!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Em empresas onde os colaboradores fazem viagens corporativas com frequ\u00eancia, \u00e9 crucial que exista uma boa gest\u00e3o dos custos. 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