N\u00e3o tem jeito, as empresas sempre v\u00e3o ter a situa\u00e7\u00e3o de os colaboradores terem gastos em que eles v\u00e3o ter que realizar o pagamento e pegar o comprovante fiscal. \u00c0s vezes isso vai acontecer com dinheiro que a empresa j\u00e1 disponibilizou para ele, mas \u00e0s vezes com dinheiro do pr\u00f3prio colaborador.<\/p>\n\n\n\n
A empresa pode minimizar ao m\u00e1ximo essa situa\u00e7\u00e3o, fazendo os comprovantes fiscais estarem em seu nome e realizando o pagamento direto de seu banco. Por\u00e9m, \u00e9 extremamente dif\u00edcil escapar de forma definitiva dessas situa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
Os exemplos mais cl\u00e1ssicos disso s\u00e3o as despesas de viagem com alimenta\u00e7\u00f5es, hospedagens, estacionamentos, taxis, etc. No entanto, ainda existem v\u00e1rias outras aplica\u00e7\u00f5es, como materiais de escrit\u00f3rio para gastos em home-office, despesas de marketing ao longo de eventos, materiais que filiais\/lojas precisam comprar, jantares com clientes, entre v\u00e1rios outros exemplos.<\/p>\n\n\n\n
Partindo da premissa de que esses processos sempre v\u00e3o existir, a empresa precisa dar as condi\u00e7\u00f5es para que os colaboradores paguem pelos gastos, consigam comprov\u00e1-los por meio de documentos e apontamentos e n\u00e3o sejam prejudicados financeiramente, afinal, o gasto \u00e9 da empresa e n\u00e3o do colaborador.<\/p>\n\n\n\n
Diante disso, foram sendo criados mecanismos ao longo do tempo em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s formas de pagamento e tipos de processos poss\u00edveis para os colaboradores efetuarem suas compras. Os mais comuns s\u00e3o: Reembolso, Adiantamento, Cart\u00e3o Corporativo P\u00f3s-pago e Cart\u00e3o Corporativo pr\u00e9-pago.<\/p>\n\n\n\n
E \u00e9 sobre cada um deles que eu vou falar neste texto, passando pelos seguintes aspectos:<\/p>\n\n\n\n
O reembolso de despesas nada mais \u00e9 do que uma devolu\u00e7\u00e3o de valores que a empresa faz aos colaboradores que tiveram algum gasto quando estavam a trabalho. No caso, os gastos foram pagos com recursos do pr\u00f3prio colaborador e a empresa realiza o reembolso depois que receber a presta\u00e7\u00e3o de contas.<\/p>\n\n\n\n
Pra quem gosta de passo a passo:<\/p>\n\n\n\n
No caso do adiantamento, inverte-se a ordem do reembolso, ou seja, primeiro a empresa estima um valor e adianta dinheiro ao colaborador (em esp\u00e9cie ou via transfer\u00eancia). Assim, quando o colaborador tenha os gastos, ele j\u00e1 pode pagar com recursos da pr\u00f3pria empresa.<\/p>\n\n\n\n
Pra quem gosta de passo a passo:<\/p>\n\n\n\n
A modalidade de cart\u00e3o corporativo p\u00f3s-pago consiste em a empresa disponibilizar aos colaboradores cart\u00f5es de cr\u00e9dito da pr\u00f3pria empresa para o colaborador realizar as suas compras. Neste caso, o colaborador j\u00e1 realiza o pagamento com os recursos da pr\u00f3pria empresa (no caso, financiada pelo banco que resolveu dar o cr\u00e9dito).<\/p>\n\n\n\n
Pra quem gosta de passo a passo:<\/p>\n\n\n\n
Assim como no cart\u00e3o p\u00f3s-pago, quando a empresa disponibiliza os cart\u00f5es pr\u00e9-pagos, o colaborador tamb\u00e9m realiza o pagamento com os recursos da pr\u00f3pria empresa. A diferen\u00e7a entre eles, \u00e9 que a empresa \u00e9 quem administra os saldos alocados nos cart\u00f5es de cada colaborador, podendo disponibilizar um saldo mais adequado \u00e0s necessidades de cada pessoa. O colaborador passa a poder solicitar um incremento de saldo no cart\u00e3o e a empresa realizar no mesmo momento.<\/p>\n\n\n\n
Pra quem gosta de passo a passo:<\/p>\n\n\n\n
Independentemente da forma de pagamento, um fato comum a todos esses 4 processos \u00e9: os colaboradores sempre precisam prestar contas dos gastos e seguir as pol\u00edticas da empresa. Como, no fim, a empresa \u00e9 quem arca com tais valores, ela precisa ter os documentos fiscais correspondentes e tamb\u00e9m precisa saber como fazer as classifica\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis corretas.<\/p>\n\n\n\n
Agora, qual processo \u00e9 o melhor? Minha resposta, como qualquer administrador que se preze \u00e9: depende! Neste caso, depende das prioridades e processos da sua empresa. No pr\u00f3ximo t\u00f3pico, vamos listar as principais vantagens e desvantagens de cada processo para voc\u00ea pesar na decis\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
De qualquer forma, j\u00e1 vale a pena adiantar aqui os pontos mais importantes a serem levados em considera\u00e7\u00e3o para definir o melhor processo para gest\u00e3o de despesas dos colaboradores para a sua empresa:<\/p>\n\n\n\n
Antes de come\u00e7ar, um breve dicion\u00e1rio: (A) = Ativo \/ (P) = Passivo \/ (R) = Receita \/ (D) = Despesa<\/p>\n\n\n\n
2. Colaborador envia o relat\u00f3rio de despesas para aprova\u00e7\u00e3o, que \u00e9 aprovado e lan\u00e7ado no sistema para pagamento<\/p>\n\n\n\n
2. Colaborador envia o relat\u00f3rio de despesas no valor de R$ 800 para aprova\u00e7\u00e3o, que \u00e9 aprovado e lan\u00e7ado no sistema<\/p>\n\n\n\n
3. Colaborador devolve os R$ 200 que sobraram para a empresa<\/p>\n\n\n\n
1. Colaborador efetua gastos que totalizam R$ 1.000 e paga com o cart\u00e3o de cr\u00e9dito p\u00f3s-pago da empresa<\/p>\n\n\n\n
2. Banco envia fatura do cart\u00e3o para pagamento no valor de R$ 1.000<\/p>\n\n\n\n
3. Colaborador envia o relat\u00f3rio de despesas para aprova\u00e7\u00e3o, que \u00e9 aprovado e lan\u00e7ado no sistema<\/p>\n\n\n\n
1. Empresa transfere um saldo de R$ 1.000 da conta corrente do seu banco para a sua conta do banco do cart\u00e3o pr\u00e9-pago<\/p>\n\n\n\n
2. O saldo \u00e9 dividido em cart\u00f5es de 3 diferentes funcion\u00e1rios:<\/p>\n\n\n\n
3. Colaboradores realizam gastos no valor de R$ 200:<\/p>\n\n\n\n
4. Colaborador envia o relat\u00f3rio de despesas para aprova\u00e7\u00e3o, que \u00e9 aprovado e lan\u00e7ado no sistema<\/p>\n\n\n\n
O VExpenses fez uma pesquisa com seus clientes em 2021 para saber quais as formas de pagamento que eles utilizavam. Foram avaliadas 895 empresas de diversos portes e setores.<\/p>\n\n\n\n
A pergunta foi simples: “Seus colaboradores pagam pelas despesas \u00e0 trabalho utilizando quais formas de pagamento?” As 3 op\u00e7\u00f5es eram: Reembolso, Adiantamento ou Cart\u00e3o Corporativo (sem distin\u00e7\u00e3o de pr\u00e9 ou p\u00f3s). Como resultado, tivemos que:<\/p>\n\n\n\n
Em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 variedade de formas de pagamento dentro das empresas:<\/p>\n\n\n\n
Em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 cada forma de pagamento:<\/p>\n\n\n\n
Cruzando as an\u00e1lises, podemos dizer que \u00e9 muito dif\u00edcil as empresas “escaparem” de realizar o processo de reembolso. Isso porque n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o raro o cart\u00e3o n\u00e3o ser aceito em algum local, ou ent\u00e3o acabar o saldo adiantado antecipadamente e, portanto, o colaborador ter que pagar do pr\u00f3prio bolso e pedir reembolso.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 not\u00e1vel ao longo de nossas pesquisas que a quantidade de empresas que utilizam adiantamentos em dinheiro ou via transfer\u00eancia tem ca\u00eddo ano ap\u00f3s ano. Isso porque o processo de controle \u00e9 mais complexo e menos control\u00e1vel. Cada vez mais as empresas tem utilizado os cart\u00f5es para “automatizar” o processo de adiantamentos.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 importante ressaltar que as empresas pesquisadas s\u00e3o clientes do VExpenses e, portanto, possuem um processo \u00e1gil e autom\u00e1tico de presta\u00e7\u00e3o de contas, fazendo com que os colaboradores sejam reembolsados de forma muito r\u00e1pida. Isso acaba dando mais confian\u00e7a para que as empresas adotem o modelo de reembolso com muita frequ\u00eancia. Este fator influencia diretamente o resultado da pesquisa.<\/p>\n\n\n\n
Independentemente de qual tipo de processo a empresa opte, a empresa precisa trabalhar na elabora\u00e7\u00e3o e divulga\u00e7\u00e3o de suas Pol\u00edticas de Gastos da empresa. Elas devem, preferencialmente, estar em um documento que consolide o conjunto de normas da empresa e que aborde itens como:<\/p>\n\n\n\n
Se quiser se aprofundar mais neste assunto, baixe este e-book<\/a> que entra em cada detalhe de como elaborar uma Pol\u00edtica.<\/p>\n\n\n\n Uma boa parte das empresas ainda gerencia o processo de presta\u00e7\u00e3o de contas em planilhas, envio de recibos por correio, confer\u00eancia item a item, lan\u00e7amento manual do sistema de pagamentos.<\/p>\n\n\n\n Resumidamente, um processo ideal de gest\u00e3o consiste em o colaborador ter um aplicativo em m\u00e3os para tirar foto da notinha do gasto e realizar as classifica\u00e7\u00f5es (centros de custos, projetos) no mesmo momento. A pr\u00f3pria ferramenta verifica se as pol\u00edticas est\u00e3o cumpridas, permite que pessoas aprovem os gastos pelo celular ou pelo computador e j\u00e1 integra os dados no ERP<\/a><\/strong> da empresa.<\/p>\n\n\n\n Vamos recapitular os pontos que mais exigem aten\u00e7\u00e3o das empresas e detalhar a import\u00e2ncia da automatiza\u00e7\u00e3o para cada um deles:<\/p>\n\n\n\n Em empresas que trabalham com o reembolso, \u00e9 comum ver colaboradores que demoram semanas pra receber seu dinheiro de volta e muitas vezes n\u00e3o por culpa deles. Pode ser fruto de um extravio das notinhas, por uma demora no processo de confer\u00eancia, na demora do aprovador assinar a aprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Utilizando um sistema de captura do recibo pela c\u00e2mera do celular, o envio dos itens e aprova\u00e7\u00f5es torna-se praticamente instant\u00e2neo. Al\u00e9m disso, ainda \u00e9 poss\u00edvel realizar a integra\u00e7\u00e3o com o sistema financeiro da empresa. <\/p>\n\n\n\n Em clientes do VExpenses, notamos uma dr\u00e1stica redu\u00e7\u00e3o no tempo <\/strong>m\u00e9dio para reembolso ao colaborador, em m\u00e9dia 60% de tempo de redu\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n As notinhas originais se apagam em pouco tempo. Por isso, ter os documentos digitalizados e extremamente organizados \u00e9 uma grande vantagem de se automatizar o processo. Com uma plataforma automatizada com captura dos recibos pela c\u00e2mera do celular, o colaborador consegue classificar corretamente cada gasto nos centros de custos, projetos, tipos de gastos, entre outras classifica\u00e7\u00f5es. Por meio de uma plataforma, voc\u00ea consegue garantir que os colaboradores sigam as pol\u00edticas da empresa.A import\u00e2ncia de automatizar ao m\u00e1ximo o processo<\/h2>\n\n\n\n
1. N\u00e3o deixar o colaborador ser prejudicado financeiramente<\/h3>\n\n\n\n
2. Ter em m\u00e3os todos os documentos fiscais necess\u00e1rios para n\u00e3o ter problemas fiscais<\/h3>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, qual empresa j\u00e1 n\u00e3o passou por extravio de notinhas pelo correio?<\/p>\n\n\n\n3. Conseguir realizar as contabiliza\u00e7\u00f5es corretas nas contas cont\u00e1beis, centros de custos, projetos, etc.<\/h3>\n\n\n\n
Os aprovadores e time financeiro devem se preocupar muito pouco com classifica\u00e7\u00f5es incorretas, por isso, a plataforma precisa permitir que os usu\u00e1rios utilizem apenas itens que eles s\u00e3o autorizados a utilizar.<\/p>\n\n\n\n4. Evitar quaisquer problemas trabalhistas<\/h3>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel comprovar cada transfer\u00eancia realizada aos colaboradores e seus recibos correspondentes. Isso sem precisar ca\u00e7ar documentos f\u00edsicos e juntar as notinhas pra compor cada valor. Juntar eventuais evid\u00eancias fazem toda a diferen\u00e7a aqui.<\/p>\n\n\n\n5. Gastar o m\u00ednimo de tempo poss\u00edvel de todos os envolvidos, dado que este processo n\u00e3o gera valor algum ao neg\u00f3cio<\/h3>\n\n\n\n