{"id":37417,"date":"2023-10-20T09:00:00","date_gmt":"2023-10-20T12:00:00","guid":{"rendered":"\/blog\/?p=37417"},"modified":"2025-11-28T15:50:50","modified_gmt":"2025-11-28T18:50:50","slug":"case-de-sucesso-vexpenses-aiuka","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/case-de-sucesso-vexpenses-aiuka\/","title":{"rendered":"A Aiuk\u00e1 economizou mais de 32 horas por m\u00eas na gest\u00e3o de despesas com os cart\u00f5es VExpenses"},"content":{"rendered":"\n

Com v\u00e1rios colaboradores em viagens emergenciais, a Aiuk\u00e1 Consultoria Ambiental<\/a> encontrou no VExpenses uma ferramenta capaz de unificar o uso de cart\u00f5es corporativos e a presta\u00e7\u00e3o de contas facilitada com a integra\u00e7\u00e3o ao ERP da empresa, economizando de 32 a 48 horas mensais despendidas com as confer\u00eancias de relat\u00f3rios de despesas.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Comprometimento com o meio ambiente e cultura sustent\u00e1vel<\/h2>\n\n\n\n

A Aiuk\u00e1 \u00e9 uma empresa de consultoria em solu\u00e7\u00f5es ambientais que utiliza seus servi\u00e7os e atividades para proteger a fauna.<\/p>\n\n\n\n

Com funda\u00e7\u00e3o em 2010, a companhia \u00e9 pioneira no Brasil, atuando no planejamento, resgate e reabilita\u00e7\u00e3o da fauna impactada por emerg\u00eancias ambientais e conduzindo a\u00e7\u00f5es preventivas em plataformas offshore, portos e refinarias em todo o mundo. <\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, a Aiuk\u00e1 tamb\u00e9m desenvolve treinamentos de capacita\u00e7\u00e3o para trabalhadores que est\u00e3o em plataformas mar\u00edtimas e cursos destinados a profissionais, estudantes e demais interessados na preserva\u00e7\u00e3o da fauna.<\/p>\n\n\n\n

Como otimizar a presta\u00e7\u00e3o de contas de viagens emergenciais<\/h2>\n\n\n\n

Com viagens emergenciais acontecendo a todo momento e uma nova unidade da empresa sendo implementada no Peru, a Br\u00edgida Gandini, assessora estrat\u00e9gica da Aiuk\u00e1, contou que o uso de cart\u00f5es corporativos j\u00e1 era algo comum no dia a dia dos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Em 2021, a empresa iniciou uma reformula\u00e7\u00e3o no seu setor financeiro e uma das prioridades para a \u00e1rea era a redu\u00e7\u00e3o do uso de papel, al\u00e9m de otimizar a estrutura do time e aumentar a sua produtividade.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cUma coisa interessante, \u00e9 que n\u00f3s j\u00e1 t\u00ednhamos uma experi\u00eancia com cart\u00f5es corporativos. O que chegou de novo, foi conseguirmos ter mais visibilidade internamente no financeiro e ganhar mais agilidade com o processo automatizado.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Sendo assim, o primeiro passo foi encontrar uma plataforma capaz de simplificar a gest\u00e3o de despesas da companhia e agilizar a aloca\u00e7\u00e3o de valores nos cart\u00f5es corporativos. <\/strong>Al\u00e9m disso, essa ferramenta deveria ter a possibilidade de ser integrada ao ERP utilizado na empresa, o sistema Omie. <\/p>\n\n\n\n

Outro desejo da Aiuk\u00e1 era simplificar as presta\u00e7\u00f5es de contas para todos os colaboradores<\/strong>. Antes, era preciso esperar os funcion\u00e1rios retornarem de suas viagens para, em seguida, conseguirem criar os relat\u00f3rios em Excel e envi\u00e1-los em PDF para a aprova\u00e7\u00e3o, junto com todos os comprovantes fiscais digitalizados.<\/p>\n\n\n\n

Ap\u00f3s esse processo, o financeiro ainda precisava fazer manualmente a concilia\u00e7\u00e3o dos gastos presentes nos extratos dos cart\u00f5es com as informa\u00e7\u00f5es fornecidas nos relat\u00f3rios. Al\u00e9m de demandar muito tempo, essa tarefa tamb\u00e9m gerava um grande volume de papel, ocupando muito espa\u00e7o f\u00edsico dentro da empresa.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cCom o cart\u00e3o do VExpenses<\/a><\/strong> \u00e9 muito mais f\u00e1cil. Os colaboradores tiram as fotos, n\u00e3o precisam se preocupar onde colocam a notinha. O resultado foi zero papel, otimiza\u00e7\u00e3o da equipe e redu\u00e7\u00e3o do time financeiro realizando confer\u00eancias de relat\u00f3rios manuais. Al\u00e9m disso, a gente aumentou o compliance, colocamos mais pol\u00edticas e reduzimos o teto de cada tipo de despesa. Isso tudo \u00e9 facilmente parametrizado no sistema.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Br\u00edgida ainda enfatizou que o VExpenses tamb\u00e9m proporcionou mais agilidade nos processos de confer\u00eancia por conversar com o sistema Omie, <\/strong>que era um dos principais objetivos com a busca da nova ferramenta.<\/p>\n\n\n\n

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Aquisi\u00e7\u00e3o e adapta\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Conseguir a aprova\u00e7\u00e3o da diretoria n\u00e3o foi dif\u00edcil. Eles j\u00e1 estavam acostumados com o uso de cart\u00f5es corporativos, mas a antiga ferramenta utilizada era mais simples. N\u00e3o automatizava a presta\u00e7\u00e3o de contas e n\u00e3o garantia o cumprimento das pol\u00edticas de despesas da empresa \u00e0 risca.<\/p>\n\n\n\n

Antes de fechar o neg\u00f3cio com o VExpenses, Br\u00edgida apresentou para os diretores as vantagens da migra\u00e7\u00e3o de ferramenta, no intuito de n\u00e3o s\u00f3 vender sua ideia, mas tamb\u00e9m iniciar a implementa\u00e7\u00e3o de uma nova cultura.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cAs vantagens que eu apresentei eram: termos muito mais compliance, um controle mais f\u00e1cil sobre os gastos e despender menos horas com a verifica\u00e7\u00e3o das despesas.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Outro benef\u00edcio que chamou a aten\u00e7\u00e3o da Aiuk\u00e1 foi a possibilidade da aprova\u00e7\u00e3o das despesas ser feita em dois n\u00edveis.<\/strong> Antes, todos os relat\u00f3rios eram enviados somente ao financeiro e, hoje, eles conseguem dar mais visibilidade aos gestores de cada projeto. Dessa forma, os l\u00edderes realizam a primeira aprova\u00e7\u00e3o que \u00e9 mais t\u00e9cnica e, em seguida, o financeiro valida as quest\u00f5es de compliance.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cFicou mais f\u00e1cil, eu sinto que agora consigo fazer com que os gestores tenham mais clareza sobre as despesas. Antes, eles eram apenas colocados em c\u00f3pia nos e-mails, mas n\u00e3o davam muita aten\u00e7\u00e3o ao processo. Agora, eles precisam aprovar primeiro para que o financeiro possa seguir com as \u00faltimas valida\u00e7\u00f5es.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Br\u00edgida tamb\u00e9m enfatizou que a plataforma possibilitou tornar a pol\u00edtica da empresa mais rigorosa. Dessa forma, hoje eles conseguem garantir a realiza\u00e7\u00e3o de todas as presta\u00e7\u00f5es de contas dos cart\u00f5es, promovendo o fortalecimento da cultura da empresa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Apesar de, inicialmente, ter existido algumas resist\u00eancias, toda essa mudan\u00e7a n\u00e3o gerou grandes transtornos para a Aiuk\u00e1. Na verdade, o VExpenses teve uma alta aprova\u00e7\u00e3o entre os colaboradores e os feedbacks da equipe foram bastante positivos.<\/p>\n\n\n\n

O grande diferencial para a empresa foi o fato de passarem a utilizar cart\u00f5es corporativos com presta\u00e7\u00e3o de contas automatizada, feita de forma pr\u00e1tica, apenas utilizando o celular. Sem contar, \u00e9 claro, a implementa\u00e7\u00e3o de facilitadores operacionais para todos os times, unidades e a melhoria no fluxo de comunica\u00e7\u00e3o interna.<\/p>\n\n\n\n

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A praticidade do Cart\u00e3o VExpenses em viagens e projetos<\/h2>\n\n\n\n

Como mencionamos anteriormente, a Aiuk\u00e1 possui colaboradores que est\u00e3o, constantemente, em viagens emergenciais. Justamente por isso, os cart\u00f5es corporativos acabam sendo simplificadores na rotina<\/strong>, funcionando para o uso individual, principalmente com gastos de alimenta\u00e7\u00e3o e, tamb\u00e9m, para o uso coletivo de cada setor da empresa.<\/p>\n\n\n\n

Neste \u00faltimo cen\u00e1rio, inclusive, optaram pelo uso dos cart\u00f5es corporativos VExpenses<\/a> que, no caso da Aiuk\u00e1, agilizam as compras emergenciais de suprimentos necess\u00e1rios em cada projeto. <\/strong>Sem falar na velocidade em que conseguem alocar valores nos cart\u00f5es, evitando que os colaboradores e equipes tenham contratempos nas viagens por falta de recursos.<\/p>\n\n\n\n

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\u201c\u00c9 muito r\u00e1pido. Quando algu\u00e9m da minha equipe precisa de um valor emergencial, eu pe\u00e7o que solicitem no app e me liguem. Como essa parte est\u00e1 habilitada no meu celular, eu recebo uma notifica\u00e7\u00e3o e a\u00ed quando eles me ligam, normalmente eu j\u00e1 disponibilizei o budget. A funcionalidade de carregar ou at\u00e9 mesmo retirar o valor \u00e9 muito pr\u00e1tica.\u201d <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Prezando pelo bem-estar de todos<\/h2>\n\n\n\n

Como vimos no relato da Aiuk\u00e1, algumas mudan\u00e7as nos processos podem gerar impactos muito positivos para as empresas.<\/p>\n\n\n\n

De acordo com a pr\u00f3pria Br\u00edgida, hoje eles ganham entre 32 e 48 horas a mais de produtividade por m\u00eas<\/strong>, contando apenas a parte de gest\u00e3o do time financeiro.<\/p>\n\n\n\n

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\u201cS\u00e3o 5 ou 6 dias no m\u00eas que a pessoa do meu time deixa de gastar com aquele processo de confer\u00eancias de relat\u00f3rios manuais.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Sendo assim, a Aiuk\u00e1 alcan\u00e7ou o objetivo inicial quando escolheram o VExpenses<\/strong><\/a>. Eles conseguiram aprimorar ainda mais as pol\u00edticas da empresa, deixaram os l\u00edderes cientes sobre os gastos que as pr\u00f3prias equipes est\u00e3o tendo e passaram a ter maior controle do or\u00e7amento dos times e projetos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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\u201cA nossa empresa \u00e9 muito comprometida, temos uma vis\u00e3o muito grande de sustentabilidade. E nosso time j\u00e1 fica muito exposto em momentos dif\u00edceis e de estresse. Ent\u00e3o, essas ferramentas que trazem facilidade, tranquilidade e bem-estar, s\u00e3o muito importantes e n\u00f3s as valorizamos.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Ideal para qualquer situa\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Algo que fica claro com a hist\u00f3ria de sucesso da Aiuk\u00e1 \u00e9 que os cart\u00f5es VExpenses podem ser utilizados em diversas situa\u00e7\u00f5es, atendendo \u00e0s necessidades espec\u00edficas de cada empresa.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, eles eliminam poss\u00edveis gastos fantasmas, aqueles que as empresas n\u00e3o sabem do que se trata, j\u00e1 que os cart\u00f5es est\u00e3o conciliados \u00e0 plataforma.<\/strong> Ou seja, ao realizar uma transa\u00e7\u00e3o, a despesa ser\u00e1 automaticamente criada, facilitando o processo de presta\u00e7\u00e3o de contas.<\/p>\n\n\n\n

A partir disso, os times financeiros ganham mais otimiza\u00e7\u00e3o no controle or\u00e7ament\u00e1rio,<\/strong> visto que \u00e9 poss\u00edvel acompanhar todos os gastos enquanto eles ocorrem. Sem falar na praticidade para solicitar, alocar e retirar valores dos cart\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Confira abaixo algumas das possibilidades de uso dos cart\u00f5es VExpenses:<\/p>\n\n\n\n