{"id":4039,"date":"2024-03-12T09:41:00","date_gmt":"2024-03-12T12:41:00","guid":{"rendered":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/?p=4039"},"modified":"2026-03-13T11:25:38","modified_gmt":"2026-03-13T14:25:38","slug":"como-contabilizar-reembolso-de-despesas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/como-contabilizar-reembolso-de-despesas\/","title":{"rendered":"Entenda como contabilizar o reembolso de despesas dos funcion\u00e1rios"},"content":{"rendered":"\n<p>Ao se tratar de <strong>reembolso de despesas<\/strong> de viagem corporativa, uma das d\u00favidas mais comuns diz respeito a como contabilizar esse tipo de despesa dentro da empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>O valor deve entrar em uma conta de resultado ou uma conta de passivo? Contabilizo o reembolso de despesas como receita de escrit\u00f3rio? O que devo considerar?<\/p>\n\n\n\n<p>Para evitar&nbsp; imprevistos e manter a \u00e1rea fiscal e tribut\u00e1ria da empresa sempre em dia, cumprindo todas as obriga\u00e7\u00f5es fiscais, \u00e9 imprescind\u00edvel fazer os lan\u00e7amentos dos reembolsos de despesas nas contas cont\u00e1beis corretas.<\/p>\n\n\n\n<p>Sabendo disso, criamos aqui um guia para tirar suas d\u00favidas sobre como contabilizar as despesas de reembolso corporativo e as melhores maneiras de realizar esse processo em sua empresa. Acompanhe!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que significa reembolso de despesas?<\/h2>\n\n\n\n<p>O <strong>reembolso de despesas <\/strong>a trabalho nada mais \u00e9 do que uma devolu\u00e7\u00e3o de valores que a empresa faz aos funcion\u00e1rios que tiveram algum gasto durante uma viagem de neg\u00f3cios,no intuito de cobrir despesas.<\/p>\n\n\n\n<p>Ele pode ter um cunho pessoal, quando a organiza\u00e7\u00e3o retorna valores para um de seus funcion\u00e1rios, e tamb\u00e9m cunho empresarial, quanto o reembolso \u00e9 feito de CNPJ para CNPJ.<\/p>\n\n\n\n<p>Atrav\u00e9s do processo de <strong>reembolso de despesas<\/strong> \u00e9 poss\u00edvel manter a opera\u00e7\u00e3o sempre em dia, bem como manter o setor financeiro a par de todos os custos necess\u00e1rios para que a empresa continue sua atividade sem problemas.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que pode ser considerado no reembolso de despesas?<\/h2>\n\n\n\n<p>Em linhas gerais, os fatores que mais comumente geram a necessidade de <strong>reembolso de despesas<\/strong> s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Alimenta\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n<li>Transporte;<\/li>\n\n\n\n<li>Hospedagem;<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/home-office-reembolso-de-despesas\/?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=linkinterno&amp;utm_content=como-contabilizar-reembolso-de-despesas\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Despesas de manuten\u00e7\u00e3o de home office<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Vale ressaltar que cada companhia pode ter fatores diferentes que geram <strong>reembolso de despesas<\/strong>, de acordo com seu modo e necessidades de opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 por isso que essa \u00e9 uma etapa considerada muito importante para a manuten\u00e7\u00e3o da sa\u00fade financeira de qualquer companhia, e n\u00e3o pode ser subestimada, exigindo at\u00e9 mesmo aten\u00e7\u00e3o especial.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, \u00e9 necess\u00e1rio ficar muito atento \u00e0s despesas recuperadas pela corpora\u00e7\u00e3o,&nbsp; pois elas tamb\u00e9m t\u00eam um grande peso na \u00e1rea tribut\u00e1ria e, caso n\u00e3o sejam lan\u00e7adas e organizadas corretamente, podem resultar at\u00e9 mesmo em autua\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/demonstracoes\/simplifique-despesas-corporativas?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=bannerdemogeral&amp;utm_content=como-contabilizar-reembolso-de-despesas\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"250\" src=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2025-08-19_blog_banner_imagem-02.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-42008\" srcset=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2025-08-19_blog_banner_imagem-02.webp 1024w, https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2025-08-19_blog_banner_imagem-02-300x73.webp 300w, https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2025-08-19_blog_banner_imagem-02-768x188.webp 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como classificar reembolso de despesas?<\/h2>\n\n\n\n<p>Em linhas gerais, a CLT prev\u00ea que os reembolsos de despesas n\u00e3o integram a remunera\u00e7\u00e3o do empregado, a menos que os valores recebidos ultrapassem 50% do seu sal\u00e1rio.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por n\u00e3o apresentarem natureza salarial e sim natureza indenizat\u00f3ria, esses pagamentos n\u00e3o recebem tributa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Quanto ao registro cont\u00e1bil, em suma, deve ser realizado em conta de resultado espec\u00edfica, comumente no formato de \u201cdespesas\u201d.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Caso toda essa organiza\u00e7\u00e3o n\u00e3o seja feita corretamente, corre-se o risco de que a empresa seja acusada de omiss\u00e3o de receitas pelo Fisco (Federal e Municipal).<\/p>\n\n\n\n<p>Nesse sentido, \u00e9 muito importante que a empresa, al\u00e9m de entender como calcular o <strong>reembolso de despesas<\/strong>, saiba tamb\u00e9m a maneira correta de classific\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem servi\u00e7os como o <strong><a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/adiantamento-reembolso-de-despesas?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=ancora&amp;utm_content=como-contabilizar-reembolso-de-despesas\">VExpenses<\/a><\/strong> se mostram bem eficazes para ajudar nessa demanda.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m de automatizar e tornar mais seguro a gest\u00e3o do<strong> reembolso de despesas<\/strong> de funcion\u00e1rios dentro da empresa, a plataforma ainda integra com diversos <strong><a href=\"https:\/\/www.advtecnologia.com.br\/erp\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">sistemas ERP<\/a><\/strong>, permitindo que a despesa seja lan\u00e7ada diretamente na conta cont\u00e1bil correta assim que a presta\u00e7\u00e3o de contas \u00e9 comprovada pela nota fiscal e aprovada pelo gestor respons\u00e1vel.<\/p>\n\n\n\n<p>Desse modo, o acompanhamento da empresa em rela\u00e7\u00e3o a seus gastos se torna muito mais r\u00e1pido e efetivo.<\/p>\n\n\n\n<p>Tamb\u00e9m \u00e9 importante ressaltar que o <strong>reembolso de despesas<\/strong>, mesmo sendo previsto em lei, n\u00e3o possui legisla\u00e7\u00e3o espec\u00edfica relacionada a valores e porcentagens.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sendo assim, \u00e9 necess\u00e1rio que cada empresa crie a sua pr\u00f3pria pol\u00edtica de <strong>reembolso de despesas<\/strong>, seguindo regras v\u00e1lidas para todos os colaboradores.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como contabilizar reembolso de despesas?<\/h2>\n\n\n\n<p>Tendo em vista a import\u00e2ncia de realizar a devolu\u00e7\u00e3o dos valores gastos pelos colaboradores enquanto estavam em atividade pela empresa, \u00e9 essencial entender <strong>como contabilizar reembolso de despesas<\/strong> de forma correta.<\/p>\n\n\n\n<p>Afinal, um pequeno deslize nesse sentido pode resultar em s\u00e9rios problemas e multas alt\u00edssimas para a companhia. Confira agora um passo a passo e exemplos pr\u00e1ticos!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Defina se a despesa \u00e9 reembols\u00e1vel<\/h3>\n\n\n\n<p>Antes de realizar o <strong>reembolso de despesas<\/strong> a seus funcion\u00e1rios a empresa precisa ter um padr\u00e3o de quais gastos s\u00e3o reembols\u00e1veis.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Apenas desse modo a \u00e1rea financeira conseguir\u00e1 ter um controle eficiente sobre esses gastos, bem como de quais gastos est\u00e3o acontecendo de maneira desmedida.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para isso \u00e9 interessante ter uma lista bem descritiva para fornecer aos funcion\u00e1rios. Atrav\u00e9s dela a companhia e os colaboradores ter\u00e3o plena ci\u00eancia de suas obriga\u00e7\u00f5es e deveres, mantendo saud\u00e1vel toda a rela\u00e7\u00e3o de reembolso.<\/p>\n\n\n\n<p>O mais aconselh\u00e1vel \u00e9 que essa lista seja parte da pol\u00edtica de <strong>reembolso de despesas<\/strong> corporativas da empresa, e n\u00e3o um documento \u00e0 parte.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Realize o lan\u00e7amento em conta de ativos<\/h3>\n\n\n\n<p>Os valores de <strong>reembolso de despesas<\/strong> devem ser lan\u00e7ados primeiramente na conta de passivos, devido ao fato de que o gasto \u00e9 realizado antes e apenas posteriormente reembolsado pela empresa.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para que fique mais claro, exemplificamos os dois cen\u00e1rios da presta\u00e7\u00e3o de contas de funcion\u00e1rios a seguir:<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>a. Por ocasi\u00e3o da entrega de documentos ou relat\u00f3rios de despesas pelo funcion\u00e1rio:<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td>Despesas com Viagens (CR)<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">R$ 457,07 D<\/td><\/tr><tr><td>Contas a Pagar &#8211; Reembolso de Despesas (PC)<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">R$ 457,07 C<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>b. Por ocasi\u00e3o do pagamento do reembolso devido:<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td>Contas a Pagar &#8211; Reembolso de Despesas (PC)<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">R$ 457,07 D<\/td><\/tr><tr><td>Dispon\u00edveis &#8211; Caixa\/Bancos (AC)<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">R$ 457,07 C<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Sempre solicite a nota fiscal dos produtos<\/h3>\n\n\n\n<p>Muitas empresas estabelecem em sua pol\u00edtica de <strong>reembolso de despesas <\/strong>a regra de que o valor s\u00f3 ser\u00e1 retornado mediante a apresenta\u00e7\u00e3o de NF dos servi\u00e7os utilizados.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Essa norma pode variar em cada organiza\u00e7\u00e3o no que diz respeito aos documentos aceitos como comprovantes de pagamento.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m, \u00e9 imprescind\u00edvel que haja essa defini\u00e7\u00e3o na pol\u00edtica de<strong> reembolso de despesas <\/strong>da empresa, uma vez que esses documentos s\u00e3o muito importantes para manter o controle financeiro da companhia.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para auxiliar no processo, pode-se pedir que o colaborador sempre solicite o CNPJ da empresa da nota.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Mas, dificilmente nos casos em que o CPF do funcion\u00e1rio conste no documento, o comprovante ainda \u00e9 aceito na presta\u00e7\u00e3o de contas, j\u00e1 que pode acabar configurando um gasto pessoal.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem algumas empresas que, ainda assim, aceitam o documento como comprovante para realizar o pagamento do colaborador. Isso ir\u00e1 depender do que est\u00e1 combinado com os colaboradores e definido na pol\u00edtica de <strong>reembolso de despesas<\/strong> da empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 importante ressaltar, ainda, que sempre que uma nota for recebida pela empresa, ela deve ser imediatamente conferida e armazenada.<\/p>\n\n\n\n<p>Para facilitar esse processo o VExpenses pode ser bem bacana, j\u00e1 que ele possui integra\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica com diversos sistemas ERP, e dispensa o armazenamento f\u00edsico de documentos, fazendo uso do armazenamento em nuvem.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Crie um recibo de reembolso de despesas<\/h3>\n\n\n\n<p>Como o <strong>reembolso de despesas <\/strong>se trata de um processo financeiro da empresa, \u00e9 uma boa pr\u00e1tica que seu recebedor fa\u00e7a a assinatura de um recibo comprovando a entrega do valor.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>O documento deve conter a data, a quantia entregue e descri\u00e7\u00f5es detalhadas relativas ao valor que est\u00e1 sendo pago.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sendo assim, \u00e9 importante que a empresa tenha um padr\u00e3o a ser seguido, com modelos pr\u00e9-escritos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Desse modo, caso ocorram contesta\u00e7\u00f5es posteriores por parte dos funcion\u00e1rios, tem-se uma comprova\u00e7\u00e3o f\u00edsica da entrega.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Conte com um app de gest\u00e3o de reembolso de despesas<\/h3>\n\n\n\n<p>Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe um pouco mais sobre como melhorar a gest\u00e3o financeira e cont\u00e1bil dos valores de <strong>reembolso de despesas<\/strong>, est\u00e1 na hora de automatizar esse processo e evitar qualquer erro manual!<\/p>\n\n\n\n<p><strong><a href=\"https:\/\/vexpenses.com.br\/adiantamento-reembolso-de-despesas?utm_source=blog&amp;utm_medium=organic&amp;utm_campaign=ancora&amp;utm_content=como-contabilizar-reembolso-de-despesas\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Entre em contato com nossos especialistas<\/a><\/strong> e veja, na pr\u00e1tica, os benef\u00edcios de contar com um sistema automatizado de gest\u00e3o de <strong>reembolso de despesas<\/strong>!<\/p>\n\n\n<section id=\"containerForm\">\n    <div class=\"form-container-demo d-flex flex-column\">\n      <div class=\"container-title-demo\">\n        <div class=\"form-title-demo\">\n          <h3>Veja como a VExpenses transforma sua gest\u00e3o de despesas<\/h3>\n          <p>Descubra como automatizar e simplificar a presta\u00e7\u00e3o de contas da sua empresa.<\/p>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <div class=\"rounded-5 overflow-hidden bg-white p-4 p-md-5 form-border\" >\n        <form id=\"formContatoReembolso\" class=\"form-demo\" onsubmit=\"return validateFormDemoMeioPost(event)\" method=\"POST\">\n          <div class=\"form-group col-md-12 pb-4 d-flex flex-column\">\n            <label htmlFor=\"name-form-meio\">Nome completo<\/label>\n            <input size=\"40\" \n              maxlength=\"80\" \n              class=\"form-input-demo\"\n              placeholder=\"Ex.: Maria Silva\"\n              type=\"text\"\n              name=\"name-form-meio\"\n              id=\"name-form-meio\" required\n            \/>\n            <span id=\"nameError\" class=\"error-message\"><\/span>\n          <\/div>\n    \n          <div class=\"form-group col-md-12 pb-4 d-flex flex-column\">\n        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