{"id":4944,"date":"2020-09-16T10:59:17","date_gmt":"2020-09-16T13:59:17","guid":{"rendered":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/?p=4944"},"modified":"2025-12-15T13:59:34","modified_gmt":"2025-12-15T16:59:34","slug":"perdi-nota-fiscal-para-reembolso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vexpenses.com.br\/blog\/perdi-nota-fiscal-para-reembolso\/","title":{"rendered":"Perdi a nota fiscal: como comprovar despesas para reembolso?"},"content":{"rendered":"\n

O processo de reembolso de despesas exige a presta\u00e7\u00e3o de contas dos funcion\u00e1rios<\/a>, que serve para comprovar os gastos realizados em fun\u00e7\u00e3o da empresa<\/strong>. Entretanto, imprevistos, como a perda do documento fiscal, podem acontecer. S\u00e3o nessas situa\u00e7\u00f5es que muitas pessoas acabam ficando sem resposta para a pergunta \u201cPerdi a nota fiscal<\/a>, o que fazer?<\/strong>\u201d<\/p>\n\n\n\n

O funcion\u00e1rio ainda tem direito ao reembolso? Como a empresa deve agir? O que a lei diz sobre comprova\u00e7\u00e3o de despesa para reembolso?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Aqui neste artigo vamos responder \u00e0s principais d\u00favidas que abrangem esse tema, al\u00e9m de te mostrar a import\u00e2ncia de uma pol\u00edtica de reembolso de despesas clara e objetiva. <\/p>\n\n\n\n

Confira o artigo at\u00e9 o fim e saiba o que fazer quando algu\u00e9m perder o comprovante de pagamento.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

O que diz a lei sobre os documentos comprobat\u00f3rios?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Em vigor desde 13 de novembro de 2017, a reforma trabalhista refor\u00e7ou que despesas pagas pelos trabalhadores<\/strong> na realiza\u00e7\u00e3o de suas atividades profissionais em fun\u00e7\u00e3o da empresa<\/strong>, devem ser ressarcidas<\/strong> sem qualquer implica\u00e7\u00e3o em sua remunera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

S\u00f3 que, para que o reembolso aconte\u00e7a, \u00e9 fundamental que o funcion\u00e1rio comprove todos os gastos, atrav\u00e9s de comprovantes legais.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, \u00e9 preciso estar atento e solicitar os documentos fiscais em todos os estabelecimentos frequentados ou servi\u00e7os adquiridos<\/strong>, como transporte e combust\u00edvel, enquanto esteve \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o da empresa<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Sem eles, a empresa n\u00e3o tem como comprovar os gastos e, portanto, n\u00e3o \u00e9 obrigada, por lei, a ressarcir o funcion\u00e1rio, uma vez que n\u00e3o h\u00e1 comprova\u00e7\u00e3o legal da transa\u00e7\u00e3o<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Mas e quando o funcion\u00e1rio avisa: \u201cperdi a nota fiscal\u201d, o que fazer? <\/p>\n\n\n\n

Aqui existem duas poss\u00edveis situa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Para empresas que operam no regime de Lucro real<\/strong>, \u00e9 obrigat\u00f3rio o armazenamento dos comprovantes para reembolso de despesas. <\/p>\n\n\n\n

Dessa forma, se o documento n\u00e3o existe ou foi perdido, a empresa fica impossibilitada de realizar o reembolso<\/strong>, pois n\u00e3o tem documento para deixar arquivado, conforme exig\u00eancia fiscal para esse tipo de transa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

O descumprimento da lei pode ocasionar uma dor de cabe\u00e7a para a empresa, pois ela n\u00e3o tem como comprovar para onde o dinheiro foi. Por isso, nessas circunst\u00e2ncias, n\u00e3o ocorre o reembolso.<\/p>\n\n\n\n

Assim, o funcion\u00e1rio que perdeu o comprovante fica com o preju\u00edzo.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

J\u00e1 empresas que operam no regime de Simples Nacional ou Lucro presumido<\/strong>, n\u00e3o s\u00e3o exigidas, por lei, comprovante para que a realiza\u00e7\u00e3o de reembolsos aconte\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n

Portanto, a resolu\u00e7\u00e3o do caso fica \u00e0 crit\u00e9rio da pr\u00f3pria empresa<\/strong>, que pode ou n\u00e3o realizar esse pagamento.<\/p>\n\n\n\n

Mesmo nesses casos, a exig\u00eancia da comprova\u00e7\u00e3o da despesa atrav\u00e9s da apresenta\u00e7\u00e3o de documento fiscal \u00e9 uma boa pr\u00e1tica tanto financeira, quanto cont\u00e1bil e administrativa. Afinal, torna-se mais f\u00e1cil evitar fraudes ou irregularidades nos processos internos da empresa.<\/p>\n\n\n\n

Perdi a nota fiscal: Como recuperar o documento?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Como dissemos anteriormente, comprovar a transa\u00e7\u00e3o \u00e9 um dos requisitos obrigat\u00f3rios para o reembolso de despesas. Por isso, quando um funcion\u00e1rio perder a nota fiscal, ele precisa buscar um meio de recuper\u00e1-la, atrav\u00e9s da obten\u00e7\u00e3o da segunda via <\/strong>junto ao estabelecimento.<\/p>\n\n\n\n

O processo de recupera\u00e7\u00e3o \u00e9 bem simples. Basta seguir o passo a passo abaixo:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Acesse o portal da NF-e. \u00c9 nessa p\u00e1gina da internet que ser\u00e1 poss\u00edvel gerar o <\/strong>arquivo XML da nota fiscal<\/strong><\/a> eletr\u00f4nica (NF-e);<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  2. Digite a chave de acesso da NF-e,<\/strong> uma sequ\u00eancia de 44 d\u00edgitos localizada no topo da DANFe, abaixo do c\u00f3digo de barras;<\/li>\n\n\n\n
  3. Fa\u00e7a a autentica\u00e7\u00e3o, comprovando ao site que voc\u00ea n\u00e3o \u00e9 um rob\u00f4;<\/li>\n\n\n\n
  4. Na tela, aparecer\u00e1 o espelho da NF-e a ser recuperada. Aqui, ser\u00e1 poss\u00edvel verificar dados sobre a tributa\u00e7\u00e3o, data de emiss\u00e3o e a situa\u00e7\u00e3o do documento perante a SEFAZ;<\/li>\n\n\n\n
  5. Em seguida, \u00e9 s\u00f3 baixar o arquivo XML e salv\u00e1-lo.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Pronto, esse arquivo \u00e9 considerado original e oficial.<\/p>\n\n\n\n

    Uma dica para diminuir o risco de perda dos documentos fiscais \u00e9 contar com a tecnologia e utilizar um app de gest\u00e3o de reembolso de despesas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    Essas ferramentas, como o VExpenses<\/a>, funcionam com alimenta\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em tempo real, digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e armazenamento em nuvem<\/strong>, evitando dores de cabe\u00e7a tanto para o funcion\u00e1rio que precisa prestar contas, quanto para a empresa.<\/p>\n\n\n\n

    Quais documentos s\u00e3o aceitos como comprovantes para reembolso de despesas? <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Documentos aceitos como comprobat\u00f3rios devem apresentar informa\u00e7\u00f5es como:<\/p>\n\n\n\n