O que é uma agência de viagens corporativas, quando e como contratar?

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Existem diversas situações em que uma agência de viagens corporativas pode ser útil para a sua empresa. Afinal, existem situações que exigem o deslocamento de um colaborador ou mesmo de toda uma equipe, para que sejam feitas certas negociações ou mesmo prestações de serviço.

Esses deslocamentos, porém, acabam gerando custos e desgaste na organização dessa viagem. Desse modo, para garantir conforto, segurança e agilidade, contar com uma agência pode ser um facilitador na administração de tarefas e na comodidade do seu funcionário, que pode focar a sua energia no objetivo da viagem.

Você sabe realmente como se dá o funcionamento desse tipo de serviço? 

Além disso, você entende qual é a melhor maneira de escolher uma agência e reconhece os benefícios que ela pode trazer para as viagens corporativas da sua organização?

Esclareça suas principais dúvidas com o nosso artigo e aprenda a usar esse serviço de forma estratégica dentro da sua empresa, gerando mais economia e praticidade nas suas viagens corporativas.

Diminua o trabalho em planejamentos de viagens e ofereça mais segurança e bem-estar aos seus funcionários com esse tipo de serviço. 

Entenda tudo sobre o tema agora, continue conosco e boa leitura!

O que são viagens corporativas?

Em síntese, viagens corporativas são deslocamentos que os colaboradores realizam em nome da empresa a determinado local. 

Desse modo, sempre que a companhia precisa vender serviços ou produtos em locais fora de sua área física, é enviado um funcionário ou uma equipe que tenha expertise em vendas e fechamentos de contratos.

Os tipos mais comuns de viagem corporativas são:

  • Visita a clientes importantes (normalmente para contratos de valores altos) que demandam um encontro presencial;
  • Feiras de negócios;
  • Reuniões;
  • Congressos;
  • Cursos presenciais.

Nesse sentido, é importante entender que contar com uma agência de viagens corporativas não se trata de uma despesa, mas sim de um investimento. 

Para te ajudar a compreender um pouco mais sobre o tema, confira nosso post sobre orçamento de viagem corporativa e aproveite para baixar nosso “Planejador de orçamento de viagem corporativa”.

Essa é uma planilha exclusiva do VExpenses que te ajudará a:

  • Orçar detalhadamente uma viagem corporativa;
  • Prever custos nesse deslocamento;
  • Traçar com assertividade a logística da viagem;
  • Identificar gastos e até ter uma provisão de gastos extras;
  • Ter uma base adequada de valor mínimo ou máximo de cada viagem;
  • Estabelecer uma Política de reembolso de despesas.

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é uma espécie de política interna e ações estratégicas que visam coordenar as viagens a trabalho realizadas por funcionários da empresa

Assim, há observação e implementação de regras durante toda a locomoção do colaborador, o que garante uma maior praticidade nessa viagem.

Veja também:  Como calcular ajuda de custo para home office CLT?

Normalmente, quem cuida dessa gestão é o setor de Departamento Pessoal ou o Financeiro da companhia

As funções dessa gestão são muitas, dentre elas podemos citar algumas como:

  • Coordenar os processos antes, durante e depois da viagem de um colaborador em nome da empresa;
  • Implementar normas e regras durante a viagem de um funcionário;
  • Estabelecer teto de gastos e demais políticas em relação a esse projeto;
  • Regulamentar de forma clara os deveres e direitos dos colaboradores em viagem, e também os da empresa durante a realização de viagens à trabalho.

Caso sua empresa seja pequena ou média, conte com a ajuda da VExpenses em viagens corporativas! 

Use o nosso Criador de Política de Reembolso de Despesas para criar um documento personalizado e completo da política de gastos de viagens da sua empresa, de forma gratuita em poucos segundos. 

Confira e aproveite!

O que é TMCs (Travel Management Companies)?

De antemão, saiba que as TMCs (Travel Management Companies) possuem serviços e utilidades um pouco diferentes de uma agência de viagens comum.

As TMCs são agências totalmente especializadas em viagens corporativas. 

Ou seja, são agências de viagens que trabalham apenas com viagens feitas por colaboradores em nome de determinada empresa.

Nesse sentido, a sua principal função é facilitar viagens corporativas, ajudar a empresa em deslocamentos de funcionários e proporcionar ao colaborador mais segurança e bem-estar.

Afinal, as TMCs oferecem além da compra de passagens aéreas e reservas de hotéis, auxílios em outros pontos, tais como:

  • Quaisquer dúvidas, dificuldades ou imprevistos na viagem são resolvidos pela TMC;
  • Elas veem todo o cenário do deslocamento e antecede possíveis problemas e os evitam em tempo hábil;
  • Oferecem consultoria em toda a viagem e trabalham de forma assertiva na resolução de problemas em todos os processos envolvidos na viagem corporativa.

Quais são as diferenças entre uma agência de viagens e uma TMC?

Uma agência de viagens corporativas ou TMC oferece serviços estratégicos e que atendem as empresas de forma mais assertiva, com os seguintes serviços:

  • Burocracias e compra de passagens, reservas de hospedagem, aluguel de carros, etc.;
  • Uso de plataformas tecnológicas e profissionais especializados em resolução de problemas comuns em viagens;
  • Suporte 24 horas para as empresas, bem como para os trabalhadores em viagens;
  • Posteriormente à viagem, graças a coleta de dados, a TMC poderá passar para a empresa relatórios contundentes sobre todo o deslocamento do colaborador.

Em contrapartida, uma agência de viagens comum não oferece tais serviços

As agências comuns atuam como facilitadora em reservas, compras de passagens e como auxiliar em passeios turísticos. 

Ou seja, é com a ajuda de uma TMC que você pode ter auxílio e ferramentas para melhoria das viagens corporativas da sua organização.

Quais as vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas?

Agora que você já viu como uma agência de viagens corporativas atua, confira algumas vantagens em contar com esse tipo de serviço:

1. Métricas e análises de resultados

A partir dos relatórios obtidos pela agência de viagens corporativas, é possível mensurar as despesas, tempo e outros itens despendidos na viagem de um colaborador ou equipe.

Veja também:  Como calcular o ROI e aumentar os ganhos com viagens corporativas

Em resumo, você poderá analisar os resultados e estabelecer metas ou mesmo corrigir erros que aconteceram em cada viagem.

2. Economia de recursos

Nesse sentido, uma empresa especializada em viagens corporativas possui:

  • Alto poder de negociação frente a fornecedores (empresas aéreas, locadoras de veículos, dentre outros);
  • Parcerias com importantes companhias do setor hoteleiro e turístico.

Assim, isso pode resultar em ótimos descontos em hospedagem e transporte, por exemplo.

3. Comodidade e bem-estar aos colaboradores

Contar com uma agência de viagens corporativas permite aos funcionários ter um local centralizado para questionamentos, informações e até para busca de solução de problemas.

Ou seja, através de um app ou telefone, o seu funcionário pode ter todos os detalhes da viagem na palma da mão, resolvendo qualquer problema em poucos minutos.

4. Rapidez na emissão de documentos

A agência de viagens corporativas tem profissionais treinados e capacitados para agilizar a emissão de vistos e passaportes. 

Em resumo, você não precisará ficar semanas ou até meses aguardando a emissão de documentos.

5. Consultoria disponível 24 horas por dia

Além disso, tanto os gestores quanto os colaboradores contam com consultoria 24 horas por dia. 

Isso ajuda a aumentar a produtividade, evita dúvidas e decisões erradas que seriam tomadas sem uma orientação adequada.

Como escolher uma agência de viagens corporativas para minha empresa?

Como já listamos anteriormente, ter uma agência de viagens corporativas pode ajudar muito a sua empresa em diversos aspectos. 

Contudo, antes de fechar um contrato com uma agência, observe alguns pontos importantes como:

  1. Verifique se a agência possui experiência de mercado;
  2. Busque referências dos serviços prestados;
  3. Certifique-se que eles oferecem suporte 24 horas e todos os dias da semana;
  4. Além disso, veja se os serviços oferecidos se adequam às necessidade da sua empresa;
  5. Por fim, analise os recursos tecnológicos que serão oferecidos tanto à organização, quanto aos colaboradores que estarão em viagem.

Além disso, temos algumas sugestões práticas para você observar antes de assinar o contrato com uma TMC. 

Assim, escolha uma agência que viabilize os seguintes serviços:

  • Adquirir um seguro viagem com preço justo e que atenda corretamente o seu colaborador;
  • Análise da logística relacionada à viagem, bem como prevenção de erros e gastos desnecessários;
  • Auxílio na criação, manutenção e fortalecimento de uma Política de viagens corporativas da sua empresa;
  • Orçamento e viabilidade do custo de viagem corporativa que será realizada pelos colaboradores.

Se você gostou das facilidades que listamos aqui, não deixe de entrar em contato com uma agência de viagens corporativas e inclua esse serviço para auxiliar a sua empresa. 

Aproveite também para conhecer outras empresas do ecossistema de gestão de viagens corporativas, como o VExpenses! Uma empresa do modelo SaaS que auxilia e facilita a gestão financeira das despesas corporativas, principalmente em relação ao processo de reembolso de funcionários e prestação de contas.

Solicite um contato com nossos especialistas para saber mais sobre como podemos ajudar a sua empresa!

Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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