O BRASAS revolucionou a gestão das despesas das unidades do Rio de Janeiro utilizando os cartões VExpenses. Com isso, a empresa conquistou uma redução de 75% no tempo gasto no processo completo, desde a prestação de contas até a reposição de valores aos cartões.
Ampliando horizontes por meio da língua inglesa
Com 58 anos de mercado entregando soluções que envolvem o ensino da língua inglesa, o BRASAS English Course conta com mais de 40 unidades no Rio de Janeiro e em outros estados do país, com um método de ensino exclusivo que foge do tradicional.
O BRASAS oferece cursos para todas as idades, bem como, soluções para ensino de inglês em escolas, empresas e universidades.
Além do curso presencial, tem também a modalidade online, que utiliza o mesmo método exclusivo focado em conversação. Para isso, o BRASAS dispõe de professores dedicados e treinados para ensinar com a melhor qualidade, compreendendo, primeiramente, o interesse de cada aluno.
Muito além do ensino do inglês, o grande objetivo do BRASAS é proporcionar a mudança em seus alunos para que eles deem o próximo passo em suas vidas, com diferentes pontos de vista e explorando o mundo por meio do conhecimento e da comunicação.
Automatizando a gestão de despesas de várias unidades
Cuidar do financeiro de diversas unidades de negócio não é uma tarefa fácil. Para a equipe financeira do BRASAS no Rio de Janeiro, que faz a administração de despesas de 22 unidades, esse processo foi se tornando desgastante.
De acordo com Renata, supervisora financeira do BRASAS, anteriormente, o controle das despesas de todas essas unidades gerava um trabalho operacional extremo. Demandava-se muito tempo para ajustar planilhas e conferir datas e valores, além de não existir um padrão para o envio das prestações de contas.
Consequentemente, apareciam situações que necessitavam de correções das unidades, ou mesmo envios de comprovações atrasados, o que gerava um retrabalho para o time financeiro.
“Nós olhávamos para nossa rotina e víamos tudo muito manual na gestão de despesas. Cada unidade enviava uma planilha com as prestações de contas de uma forma diferente. Não era algo padronizado.” – Renata da Hora
Dessa forma, fez com que despertasse a necessidade de olhar para o mercado em busca de uma alternativa automatizada, de um produto que solucionasse essas dores.
Renata conheceu a VExpenses por meio das redes sociais e se identificou com as histórias ali publicadas. Em seguida, apresentou a ideia a seu diretor financeiro, Bruno Veloso. Juntos, após reuniões de demonstração da plataforma, escolheram iniciar a mudança em seus processos financeiros.
Como eram muitas unidades e queriam evitar uma mudança drástica nas rotinas, a princípio, começaram a implementação dos Cartões VExpenses nas 7 unidades com maior fluxo de despesas.
Seguindo esse formato, foi possível entender como funcionaria o novo processo automatizado, controlando os gastos em tempo real e lançando os comprovantes fiscais dentro de uma plataforma, para depois replicar nas demais unidades.
Construindo processos padronizados e ágeis
O primeiro passo, então, foi treinar e capacitar os gestores dessas 7 unidades, fazer os cadastros de aquisição dos cartões e a parametrização e criação das políticas.
O objetivo da escolha dos Cartões VExpenses foi substituir o pequeno caixa ou fundo fixo das unidades. Assim, facilitaria a disponibilização dos recursos para compras de materiais, insumos para eventos e reuniões, mercado, mobilidade como aplicativos de transportes, etc.
Após aproximadamente um mês de uso, Renata começou a receber feedbacks, tanto dos gestores quanto dos colaboradores:
“A plataforma é simples de usar, prática e não demanda mais tanto tempo, tampouco tantos detalhes para fecharmos o fundo. Estamos gostando.” – Bruna Goulart, Gerente do BRASAS Vila da Penha
“A nossa experiência tem sido ótima! É muito tranquilo de usar para controlar gastos e reposição de fundo fixo. Os relatórios são bastante úteis e facilitaram muito o processo.” – Patrícia Monteiro, Gerente do BRASAS Novo Leblon
Segundo Renata, utilizar a VExpenses gerou uma grande motivação nas unidades, pois conseguiram dedicar o tempo para as atividades que realmente precisavam de atenção.
“Foi um benefício para os colaboradores, pois eles não precisam usar do próprio recurso para depois pedir um reembolso, visto que o cartão atende a todas as expectativas.” – Renata da Hora
Com os fluxos criados, a rápida adaptação e os feedbacks positivos, deu-se início à implementação da VExpenses nas demais unidades do Rio de Janeiro.
Ter a plataforma automatizando os processos financeiros também permitiu a melhora na comunicação, compreensão da política de despesas e maior policiamento dos gastos, levando à redução de custos para a empresa.
A tecnologia alcançando resultados extraordinários
As mudanças no processo de prestação de contas transformaram as rotinas do BRASAS e garantiram uma padronização que antes não existia.
“Nós tornamos padrão a política para todas as unidades. Então o nosso manual de procedimentos internos, nós conseguimos replicá-lo dentro da VExpenses. Agora não tem mais aquela necessidade de o gestor ou o portador do cartão terem que entrar numa intranet para validar se pode algo. Eles ganharam tempo de qualidade em relação a isso.” – Renata da Hora
Além das unidades, o time financeiro ganhou mais autonomia para gerir as informações de políticas e regras, acessar facilmente a conta de cada uma das unidades, aprovar e reprovar despesas, alocar valores e assim por diante.
Com isso, aquele processo manual e sem padrão, hoje, não existe mais. Renata contou que a mudança impactou positivamente a parte contábil, pois agora todas as prestações de contas são fechadas dentro do período determinado e não há mais casos de envio retroativo.
Olhando para o antigo formato, todo o processo — desde o envio das comprovações das despesas, as conferências e aprovação do financeiro até a reposição do caixa da unidade — demorava em média uma semana. Hoje, esse fluxo acontece em até 3 dias, possibilitando a escrituração fiscal dentro do mês da competência devida.
Com os Cartões VExpenses e as prestações de contas centralizadas na plataforma, todo o fluxo acontece dentro de uma semana. Isso equivale a uma redução de 75% do tempo no processo completo de gestão das despesas do BRASAS.
“A VExpenses proporcionou tempo para a gente. Porque o tempo é precioso e agora podemos aplicá-lo para atividades mais analíticas que vão trazer um retorno positivo para a empresa. Para nós é 100%, é completo e perfeito.” – Renata da Hora
Um universo de possibilidades
Como pudemos acompanhar, o BRASAS escolheu ter os Cartões VExpenses para despesas de cada unidade. Dessa forma, foi possível solucionar as dores e atender às necessidades e objetivos da empresa.
Assim, ficou muito mais fácil para o time financeiro ter o controle das despesas das unidades, abastecer os caixas e realizar conferências das prestações de contas com muito mais agilidade e eficiência.
O uso dos cartões para despesas com o pequeno caixa também mudou as rotinas dos colaboradores, que agora só precisam lançar as notas fiscais dentro da plataforma. Afinal, quando uma transação com os Cartões VExpenses é realizada, automaticamente uma despesa é criada.
As possibilidades dos Cartões VExpenses são inúmeras e se adequam a todos os modelos de negócio. Fale agora com nosso time de especialistas e solicite uma demonstração para conhecer o universo de finalidades da VExpenses!
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