Benchmark de despesas: como usar os dados + cenário de 2021 a 2025

Benchmark de despesas corporativas é a prática de comparar os gastos, limites e processos financeiros da empresa com referências de mercado para identificar oportunidades de ajuste e embasar decisões com dados reais.

Analisar os gastos da empresa apenas com base no histórico interno é uma prática comum, mas que pode limitar a visão do time financeiro. Sem uma referência externa, fica difícil saber se o valor médio de hospedagem está alto, se a política de quilometragem acompanha o mercado ou se a distribuição entre categorias faz sentido para o porte da operação. Na prática, o benchmark de despesas corporativas preenche essa lacuna. 

Ele oferece um ponto de comparação com dados reais de outras empresas, permitindo avaliar gastos, políticas, processos e formas de pagamento em relação ao que o mercado pratica. Com isso, o financeiro passa a tomar decisões baseadas em contexto e não apenas em percepção.

Ao longo deste artigo, você vai entender como ler e aplicar dados de benchmark de despesas corporativas, quais indicadores observar e como transformar essa análise em ações concretas.

Aproveite!

Para levar em conta

• Comparar seus gastos com a média geral de um estudo sem filtrar por porte, setor e região leva a ajustes de política baseados em referências que não representam a sua operação.
• A inversão entre cartão corporativo e reembolso em valor, observada ao longo de cinco anos, indica mudança estrutural no mercado, não oscilação pontual que possa ser ignorada no planejamento.
• Usar a estrutura de quartis (Q1, mediana, Q3) para calibrar limites de política transforma uma decisão subjetiva em um posicionamento objetivo em relação ao mercado.
• A maioria das empresas com processos maduros opera com uma única política de valores; complexidade na estrutura de regras nem sempre gera controle proporcional ao esforço de manutenção.
• Categorias emergentes como ferramentas de IA, que saltaram de quase zero para 5,9% das empresas em três anos, exigem criação de controles antes de se tornarem relevantes no orçamento.

O que é benchmark de despesas corporativas?

Benchmark de despesas corporativas é uma análise comparativa que permite avaliar os padrões de gastos, políticas de valores, formas de pagamento corporativo e processos de uma empresa em relação ao que outras organizações praticam. 

Na prática, funciona como um espelho de mercado: você observa seus próprios números e os compara com referências externas para identificar onde está alinhado, onde está gastando acima da média e onde existe oportunidade de ajuste.

Essa comparação pode envolver diferentes recortes. É possível avaliar, por exemplo:

• o ticket médio de alimentação que sua empresa pratica em relação à mediana do mercado;
• o valor de reembolso de despesas por quilômetro rodado comparado ao que outras empresas pagam;
• a proporção de gastos pagos via cartão corporativo versus reembolso;
• o número de políticas de despesas corporativas configuradas em relação ao padrão do setor.

A diferença entre acompanhar indicadores internos e fazer benchmarking está justamente na camada de contexto. Uma despesa média de R$ 80 por refeição pode parecer razoável quando comparada ao mês anterior, mas se a mediana do mercado for R$ 54, esse valor já sinaliza uma oportunidade de revisão.

Estudos de mercado, como o Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, desenvolvido pela VExpenses, são a principal fonte para esse tipo de análise. Eles consolidam dados reais de milhares de empresas e permitem comparações por categoria, região, porte e tipo de política.

Por que olhar além dos dados internos?

Os dados internos são fundamentais para acompanhar a evolução da empresa ao longo do tempo. Eles mostram se os gastos aumentaram ou diminuíram, se determinada categoria cresceu em volume e se o orçamento está sendo respeitado. No entanto, esses dados respondem apenas a uma pergunta: “como estamos em relação a nós mesmos?”.

O que eles não conseguem responder é se determinado gasto está alto, baixo ou fora do padrão quando comparado a empresas semelhantes. Uma política de hospedagem com limite de R$ 150 por diária pode parecer adequada para a empresa que nunca revisou esse valor, mas o estudo Cenário de Despesas mostra que a mediana do mercado para essa categoria foi de R$ 250 em 2025. 

Nesse caso, o limite pode estar restritivo a ponto de gerar exceções frequentes e dificultar viagens a trabalho em cidades com custo elevado.

Assim, o benchmark de despesas corporativas funciona como uma camada adicional de análise. Ele não substitui o acompanhamento interno, mas amplia a leitura dos números ao criar uma referência externa. Com isso, o financeiro consegue avaliar se um aumento de gastos em combustível, por exemplo, reflete uma mudança operacional da empresa ou acompanha uma tendência do mercado inteiro.

Essa perspectiva é especialmente relevante em categorias onde os valores oscilam por fatores macroeconômicos. Dados do estudo da VExpenses mostram que o ticket médio de combustível tem correlação direta com o preço da gasolina, algo que só fica visível quando você analisa a série histórica do mercado e não apenas os números da sua empresa.

Quais decisões um benchmark pode apoiar?

O valor de um estudo de benchmark de despesas corporativas aparece quando os dados se transformam em decisões concretas. A análise comparativa permite que o time financeiro identifique gaps, priorize ajustes e fundamente mudanças com dados de mercado.

A seguir, confira exemplos práticos de decisões que podem sair de um benchmarking bem estruturado:

• revisão de limites de reembolso: se o valor da política de alimentação da empresa estiver acima do 3º quartil do mercado, pode haver espaço para ajustar sem comprometer a operação. Por outro lado, se os limites estão abaixo da mediana, a empresa pode estar gerando volume alto de exceções e insatisfação nos colaboradores;
• ajuste de políticas por categoria: o estudo pode mostrar que a empresa tem políticas muito permissivas em categorias de baixo ticket (como estacionamento) e restritivas demais em categorias de alto impacto (como hospedagem). Redistribuir a atenção é uma decisão que o benchmark fundamenta;
• mudança de formas de pagamento corporativo: dados do mercado indicam que o cartão corporativo ultrapassou o reembolso em valor pela primeira vez na série histórica do estudo, de 5 anos. Empresas que ainda concentram tudo em reembolso podem avaliar se essa estrutura faz sentido operacionalmente;
• renegociação com fornecedores: ao identificar que o ticket médio de passagem aérea da empresa está consistentemente acima da referência do mercado (R$ 1.443, em 2025), o financeiro ganha argumento para negociar acordos corporativos ou rever políticas de antecedência de compra
• automatização de processos: o benchmarking também revela o nível de maturidade operacional das empresas pesquisadas. No estudo da VExpenses, 100% das empresas analisadas já automatizaram a prestação de contas. Esse dado pode justificar internamente a adoção de uma plataforma de gestão de despesas corporativas;
• criação de novas categorias de controle: gastos com ferramentas de IA, por exemplo, cresceram de forma expressiva entre 2022 e 2025 na base de empresas pesquisadas. Empresas que ainda não têm uma categoria específica para esse tipo de despesa podem estar perdendo visibilidade sobre um custo que tende a crescer.

Cada uma dessas decisões ganha mais peso quando sustentada por dados de mercado. O benchmarking deixa de ser um exercício analítico e passa a funcionar como uma ferramenta de argumentação para o financeiro.

Como analisar o perfil das empresas pesquisadas?

Antes de comparar qualquer número, o primeiro passo ao ler um estudo de benchmark de despesas corporativas é entender quem está por trás dos dados. O perfil das empresas pesquisadas determina o quanto aquelas referências se aplicam à sua realidade.

No estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, a amostra é composta por 4.858 empresas distribuídas em diferentes portes, setores e regiões. Três variáveis são especialmente relevantes para calibrar a leitura:

Porte

A composição é equilibrada entre empresas grandes (36%), médias (46%) e pequenas (19%). Uma empresa de pequeno porte que comparar seus gastos com a média geral precisa considerar que quase metade da amostra opera com orçamentos e volumes maiores.

Setor

O setor com maior representatividade é Serviços/Consultorias (20%), seguido por Máquinas/Equipamentos (17%). Empresas de setores com perfil de deslocamento intenso, como Construção (8%) e Agronegócio (8%), tendem a ter tickets mais altos em combustível e quilometragem, por exemplo. Comparar um escritório de tecnologia com uma empresa de campo exige esse filtro.

Região e estado

A concentração geográfica é relevante: 62% das empresas estão no Sudeste, com São Paulo representando 48% da amostra total. Isso significa que os valores medianos de categorias como alimentação refletem, em grande parte, o custo de vida dessa região. Uma empresa do Nordeste ou do Centro-Oeste precisa considerar esse fator ao interpretar os limites praticados.

A análise do perfil funciona como uma calibragem. Ela evita comparações descontextualizadas e permite que você extraia do estudo as referências mais próximas da sua operação. Sem esse filtro, o risco é ajustar uma política com base em uma média que não representa o cenário da sua empresa.

Como analisar as tendências entre 2021 e 2025?

O valor de um benchmark de despesas corporativas aumenta quando ele não mostra apenas uma fotografia do momento atual, mas uma série histórica. Observar como os indicadores de despesas corporativas se comportaram ao longo de cinco anos, por exemplo, permite separar variações pontuais de mudanças estruturais.

O estudo da VExpenses cobre o período de 2021 a 2025, o que inclui contextos bem diferentes: pandemia, retomada econômica, alta do combustível e expansão do trabalho híbrido. Essa amplitude temporal permite identificar padrões que um recorte anual não revelaria.

Alguns exemplos de como a leitura histórica muda a interpretação dos dados:

• combustível: o ticket médio cresceu de R$ 191 em 2021 para R$ 202 em 2025, com pico nos anos de alta da gasolina. Esse dado mostra que o aumento não foi linear e tem relação direta com fatores macroeconômicos;
• alimentação: a representatividade dessa categoria no valor total caiu de 23% em 2021 para 16% em 2025. A tendência de queda é consistente ao longo dos cinco anos, indicando redistribuição dos gastos para outras categorias, como mobilidade;
• cartão corporativo versus reembolso: a participação do cartão corporativo em valor ultrapassou a do reembolso pela primeira vez em 2025. Essa inversão, observada ao longo de cinco anos, indica uma mudança estrutural na forma como as despesas corporativas no Brasil são pagas.

A tendência, nesses casos, é mais importante que o número isolado. Um ticket médio de combustível de R$ 202 pode parecer estável quando visto apenas no ano de 2025. Mas quando comparado ao valor de R$ 198 em 2022 (durante a alta histórica da gasolina), ele mostra que o custo se acomodou em um novo patamar.

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Como transformar tendências em decisões?

A análise histórica gera insumos práticos quando o financeiro consegue conectar as tendências do mercado às políticas e ao orçamento da própria empresa. A ideia é usar a evolução dos dados como referência para antecipar movimentos e corrigir defasagens.

Na prática, a leitura de tendências pode apoiar ações como:

• revisão de orçamento: se os dados de mercado mostram crescimento consistente em uma categoria (como hospedagem), a empresa pode ajustar a projeção orçamentária para evitar estouros ao longo do ano;
• atualização de políticas: um valor de reembolso de despesas por quilômetro que não acompanhou a variação do preço do combustível nos últimos três anos provavelmente está defasado. A série histórica do estudo oferece a referência para calibrar;
• renegociação de contratos: tendências de aumento no ticket médio de passagem aérea ou hospedagem podem justificar a busca por acordos corporativos com redes hoteleiras ou companhias aéreas;
• previsão de demandas futuras: o crescimento de categorias como ferramentas de IA (que saltaram de praticamente 0% de empresas com esse gasto em 2022 para 5,9% em 2025) permite que o financeiro crie controles antes que os valores se tornem relevantes no orçamento.

O ponto central é que a comparação ao longo dos anos gera aprendizados mais acionáveis do que olhar apenas para um número de 2025 isolado. A tendência mostra a direção, enquanto o benchmark mostra onde você está nessa direção.

Quer comparar seus números com os de 4.858 empresas? Baixe gratuitamente o estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 e veja onde sua operação se posiciona.

Como comparar políticas de despesas?

As políticas de despesas corporativas são a camada que transforma dados em controle operacional. Elas definem quanto cada colaborador pode gastar por categoria, quais exceções são aceitas e em quais condições. Comparar essas políticas com o mercado permite identificar se os limites estão calibrados ou se precisam de ajuste.

O estudo Cenário de Despesas mostra que 66% das empresas operam com uma única política de valores, válida para todos os colaboradores, independentemente de cargo, região ou filial. Já empresas com duas políticas representam 17% da amostra e outros 17% possuem três ou mais.

Para o financeiro, esse dado é relevante por dois motivos. Primeiro, porque mostra que a maioria das empresas com processos maduros optou por simplificar a governança em vez de criar regras segmentadas por hierarquia. Segundo, porque permite avaliar se a complexidade da sua estrutura de políticas está gerando resultado proporcional ao esforço de manutenção.

Outro dado relevante é a flexibilidade para exceções. O estudo aponta que 85% das empresas permitem que gastos com refeições de clientes ultrapassem o limite, desde que o colaborador apresente justificativa. Para as demais categorias, esse percentual cai para 60%. Esse dado indica que o mercado diferencia entre despesas operacionais do dia a dia e gastos de representação comercial.

Como usar o benchmark para revisar limites?

A tabela de políticas de valores do estudo traz, para cada categoria, três referências: o 1º quartil (25% das empresas com limites mais baixos), a mediana (valor central) e o 3º quartil (25% das empresas com limites mais altos). Essa estrutura permite que a empresa se posicione em relação ao mercado de forma objetiva.

Alguns exemplos de como usar esses dados na prática:

A partir de uma tabela como essa, o financeiro pode:

• identificar limites defasados: se a empresa paga R$ 35 de limite para alimentação, está abaixo do 1º quartil do mercado. Isso pode estar gerando volume alto de exceções ou insatisfação;
• ajustar valores de hospedagem por região: empresas com operação concentrada em capitais do Sudeste podem precisar de limites próximos ao 3º quartil, enquanto operações em cidades menores podem se posicionar na mediana;
• criar exceções mais bem definidas: em vez de permitir ultrapassagem de limite sem critério, a empresa pode usar os quartis como referência para definir faixas de aprovação automática e faixas que exigem justificativa.

O estudo traz detalhamento por diversas categorias, incluindo almoço, jantar, almoço com cliente, café da manhã e hospedagem. Quanto mais granular for a comparação, mais preciso será o ajuste.

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O que uma boa ferramenta de gestão de despesas deve oferecer?

Identificar os gaps pelo benchmark de despesas corporativas é o primeiro passo, enquanto o segundo é ter uma estrutura para agir sobre eles. Ajustar políticas, mudar formas de pagamento corporativo, controlar exceções e acompanhar indicadores de despesas corporativas em tempo real exige uma plataforma que centralize essas operações.

Por isso, uma ferramenta de gestão de despesas corporativas eficiente deve oferecer, no mínimo:

• centralização de reembolsos e adiantamentos: todos os fluxos de prestação de contas em um único ambiente, com visibilidade completa para o financeiro;
• cartão corporativo integrado: conciliação automática entre transações no cartão e despesas registradas na plataforma, sem necessidade de conferências manuais;
• políticas configuráveis por categoria: possibilidade de definir limites, alertas e travas automáticas por tipo de despesa, centro de custo ou projeto;
• fluxos de aprovação personalizáveis: aprovação multinível, com regras por alçada de valor, centro de custo ou hierarquia;
• auditoria automatizada: identificação de irregularidades como despesas duplicadas, itens proibidos em notas fiscais e valores fora da política;
• relatórios por categoria, período e centro de custo: dashboards que permitam acompanhar a evolução dos gastos e comparar com os indicadores de despesas corporativas de mercado;
• integração com ERPs: conexão direta com os sistemas financeiros da empresa para eliminar lançamentos manuais e acelerar o fechamento contábil;
• controle de quilometragem via GPS: registro de percursos com cálculo automático do valor de reembolso de despesas por km rodado;
• leitura automática de notas fiscais: tecnologia que extrai dados dos comprovantes e preenche campos na despesa, reduzindo erros e tempo de lançamento.

A escolha da ferramenta também precisa considerar a preparação para mudanças regulatórias. Com a Reforma Tributária em transição (EC 132/2023), a rastreabilidade fiscal das despesas se torna cada vez mais relevante. Ferramentas que já validam CNPJ do fornecedor e estruturam dados fiscais colocam a empresa em vantagem na recuperação de créditos tributários.

Por que usar a VExpenses na gestão de despesas corporativas?

A VExpenses é a maior plataforma de gestão de despesas corporativas da América Latina e reúne em um único ambiente tudo o que o financeiro precisa para operar com controle e eficiência: reembolso de despesas, cartão corporativo, prestação de contas, fluxos de aprovação, auditoria e controle de políticas de despesas corporativas.

Com mais de 6 mil clientes em 9 países, a plataforma atende empresas de todos os portes e setores. Os resultados médios reportados pelos clientes incluem 88% de redução no tempo gasto no processo de despesas, 98% de redução de fraudes e erros e 11% de redução no valor total das despesas dos colaboradores.

A plataforma também se diferencia pela aplicação de inteligência artificial em diferentes etapas do processo:

• Intelliscan: IA que lê notas fiscais e preenche automaticamente dados de valor, data e estabelecimento;
• Hórus: IA antifraude que detecta duplicidades e itens proibidos nos comprovantes;
• Assistente VExpenses: IA que permite lançar despesas e consultar informações por áudio, texto ou imagem.

Para empresas que utilizam dados de benchmark de despesas corporativas como referência, a VExpenses oferece a estrutura necessária para transformar os insights em ação. Você pode fazer desde o ajuste de políticas e limites até o acompanhamento contínuo dos indicadores por categoria, centro de custo e período.

O estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, aliás, foi construído a partir de dados reais da base VExpenses, o que significa que os clientes da plataforma têm acesso privilegiado a benchmarks atualizados e relevantes para a sua operação.

O estudo completo traz dados de categorias, políticas, formas de pagamento e tendências de cinco anos. Baixe o Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 e use os dados na sua próxima revisão de políticas.