Bid de viagens corporativas: saiba escolher as melhores opções

Descubra como o bid de viagens corporativas pode reduzir custos e alinhar a escolha dos fornecedores às necessidades da sua empresa.
6 de janeiro de 2025
6 min de leitura

O bid de viagens corporativas é um processo em que a empresa compara propostas de diferentes fornecedores para escolher as melhores opções de, por exemplo, passagens aéreas, hospedagem e locação de veículos para colaboradores em viagens a trabalho. 

Em um ambiente corporativo onde os deslocamentos a trabalho são frequentes, otimizar processos e reduzir custos é necessário para manter a competitividade e a eficiência operacional.

É aí que entra o bid de viagens corporativas, uma prática que permite aos gestores escolher os fornecedores mais adequados para as suas demandas de transporte e hospedagem — tudo isso com qualidade e máxima economia.

A seguir, explicamos o que é um bid de viagens corporativas, por que ele é importante e como escolher as melhores opções para a sua empresa. 

Boa leitura!

O que é um bid de viagens corporativas?

Do verbo inglês “to bid”, que significa “oferta” ou “proposta”, um bid de viagens corporativas é um processo formal em que uma corporação solicita propostas de diferentes fornecedores para os serviços relacionados às suas viagens corporativas, como passagens aéreas, hospedagem e transporte. 

O objetivo é avaliar opções viáveis com base em critérios como:

  • preço;
  • qualidade;
  • flexibilidade;
  • alinhamento com as políticas internas.

Em outras palavras, o processo é utilizado principalmente para selecionar parceiros que oferecem o melhor equilíbrio entre custo, qualidade e atendimento às necessidades específicas da empresa.

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Importância do bid para empresas

O bid vai além da negociação de preços, permitindo parcerias sólidas com fornecedores e vantagens como economia, segurança e controle de gastos. Esse processo impacta positivamente a eficiência, a transparência financeira e a experiência dos colaboradores. 

O bid de viagens corporativas é especialmente importante para empresas com alto volume de viagens. Além disso, o processo assegura a qualidade dos serviços e o alinhamento com as políticas internas, prevenindo problemas e garantindo conformidade.

O bid também garante flexibilidade, o que é essencial para lidar com imprevistos. Com isso, ele não apenas reduz custos, mas também eleva a qualidade e a satisfação dos colaboradores, contribuindo diretamente para o sucesso de reuniões, eventos e demais obrigações profissionais do viajante.

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Quais são os principais critérios para avaliar fornecedores no bid?

A avaliação de fornecedores no bid é mandatória para garantir serviços alinhados às necessidades e políticas da empresa. Confira os principais critérios para uma escolha estratégica:

  • preço e condições comerciais: avalie o custo dos serviços, mas também as condições comerciais, como prazos de pagamento, descontos para grandes volumes e tarifas fixas;
  • qualidade e consistência dos serviços: certifique-se de que o fornecedor entrega serviços de qualidade, com padrões consistentes, como pontualidade, conforto e atendimento;
  • experiência e reputação no mercado: priorize fornecedores com histórico comprovado e boa reputação, pois eles oferecem maior segurança e confiabilidade;
  • atendimento e suporte ao cliente: o suporte eficiente antes, durante e após as viagens é indispensável para resolver problemas rapidamente e melhorar a experiência do colaborador;
  • relatórios e transparência: escolha fornecedores capazes de fornecer relatórios detalhados e transparentes sobre despesas e serviços contratados.

Esses critérios ajudam a garantir que a escolha do fornecedor seja estratégica, equilibrando eficiência operacional, economia e a satisfação dos colaboradores.

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4 pontos de atenção no bid de viagens corporativas

Como falamos anteriormente, no bid de viagens corporativas, é necessário equilibrar custo-benefício, assegurar conformidade, buscar flexibilidade e priorizar critérios além do valor oferecido. Abaixo, destacamos quatro pontos de atenção nesse processo. Confira!

1. Tente conciliar o melhor custo-benefício

Embora o preço seja um critério indispensável, não considere apenas o valor mais baixo. Às vezes, pagar um pouco mais resulta em serviços de maior qualidade e uma experiência mais satisfatória para os colaboradores. Procure sempre equilibrar os custos e as vantagens ao longo do tempo.

2. Garanta a conformidade com políticas internas e externas

O fornecedor deve ser capaz de adaptar os seus serviços às políticas do empreendimento e às exigências externas, como leis de viagens internacionais ou normas de segurança. Verifique se os prestadores escolhidos seguem as normas legais e regulatórias.

3. Identifique fornecedores que oferecem flexibilidade

Em viagens corporativas, mudanças de última hora podem ser necessárias, o que justifica a flexibilidade dos fornecedores. Opções flexíveis de alterações de voos, hospedagem e transporte tornam a gestão das viagens muito mais ágil.

4. Evite uma escolha baseada apenas no preço

Como mencionado anteriormente, a escolha do fornecedor não deve se restringir à questão de preço. Valores muito baixos podem comprometer a realização das atividades ou a experiência do colaborador. Avalie as condições comerciais, a qualidade e o atendimento ao cliente.

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Como o VExpenses Viagens pode ajudar no bid das suas viagens corporativas?

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  • personalização de políticas e fluxo de aprovação de viagens;
  • meio de pagamento próprio integrado a plataforma (e com cashback);
  • lembretes sobre as viagens e dashboard exclusivo;
  • reservas de passagens aéreas, hotéis e locação de veículos multicanal (app mobile e web);
  • termômetro para análise de preço em relação ao mercado aberto;
  • centralização de todas as despesas das viagens corporativas;
  • sem tarifas para emissão de reservas.

Com o VExpenses Viagens, você pode usar filtros inteligentes para encontrar as melhores opções de voos e hotéis com base na política de viagens da sua empresa. 

Assim que a reserva é aprovada e emitida, a despesa é criada automaticamente na plataforma, o que agiliza e simplifica a prestação de contas.

O processo de bid de viagens corporativas é uma ferramenta excelente para que a empresa faça as melhores escolhas em relação a prestadores de serviços de transporte e hospedagem. Ao considerar pontos como preço, qualidade e flexibilidade, os gestores otimizam os seus custos e melhoram a experiência do time.

Se seu negócio busca uma solução completa para otimizar o bid de viagens, a VExpenses é a plataforma mais completa do mercado. Saiba mais sobre as nossas soluções e entre em contato conosco!

Tarina Lemmi
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