Cartão corporativo para viagens: como usar e escolher

O cartão corporativo para viagens é um meio de pagamento disponibilizado pela empresa para despesas de deslocamentos a trabalho, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte. Com ele, o colaborador paga despesas profissionais com recursos da empresa, reduzindo a necessidade de usar dinheiro pessoal e solicitar reembolso.

Além de facilitar os pagamentos, alguns cartões corporativos oferecem integração com plataformas de gestão de despesas. Nesses casos, recursos como registro automático das compras e conciliação ajudam a reduzir o trabalho manual do financeiro.

Ao longo do artigo, veja quais despesas podem ser pagas com cartão, como definir limites e o que avaliar para conectar os pagamentos à gestão das viagens.

O que é um cartão corporativo para viagens?

Um cartão corporativo para viagens é um cartão disponibilizado pela empresa para pagar despesas de deslocamentos profissionais. Ele pode ser individual, atribuído ao colaborador que viaja, e também atender outras despesas de trabalho previstas na política da empresa. As compras centralizadas de passagens e hospedagem podem ficar com a equipe responsável pelas reservas, enquanto o viajante utiliza seu cartão nos pagamentos durante o deslocamento.

Por que usar cartão corporativo em vez de reembolso em viagens?

O cartão corporativo permite pagar despesas profissionais sem exigir que o colaborador antecipe valores e aguarde a devolução. Em viagens frequentes ou prolongadas, isso preserva o orçamento pessoal do viajante e reduz a dependência de seu limite de crédito para atender às necessidades da empresa.

Para o financeiro, os pagamentos no cartão reduzem o volume de solicitações de ressarcimento e de transferências aos colaboradores. A empresa pode disponibilizar os recursos antes da viagem, conforme o orçamento aprovado, e ajustar os valores quando surgirem despesas autorizadas.

Com um cartão integrado à gestão de despesas, esses ganhos alcançam o trabalho de conferência. O registro automático das transações reduz lançamentos manuais e facilita reunir os dados da viagem na plataforma. O reembolso pode continuar previsto para exceções, como pagamentos a fornecedores que não aceitam cartão.

Quais despesas de viagem podem ser pagas com cartão corporativo?

O cartão corporativo pode ser usado para pagar passagens, hospedagem, alimentação e transporte em viagens a trabalho, conforme a política da empresa e a aceitação do fornecedor. Esses pagamentos podem acontecer antes do embarque ou durante o deslocamento.

Entre as despesas mais comuns estão:

• Passagens aéreas e rodoviárias: compra dos trechos necessários à viagem, respeitando as regras e aprovação.
• Hospedagem: reservas e diárias de hotel, além de taxas e serviços autorizados pela empresa.
• Alimentação: refeições durante a viagem, dentro dos valores e critérios previstos na política.
• Transporte local: Uber, outros aplicativos e táxi para deslocamentos entre aeroporto, hotel, reuniões e eventos.
• Combustível e estacionamento: gastos com o veículo utilizado no deslocamento profissional, conforme as regras da empresa.

As passagens e a hospedagem podem ser pagas pela equipe que organiza a viagem, enquanto o colaborador utiliza seu cartão para refeições e transporte no destino. A política deve esclarecer quais despesas são cobertas e quais exigem autorização prévia, mantendo os gastos pessoais separados dos profissionais.

Como definir limites e regras para os gastos em viagens?

Para controlar os gastos em viagens, a empresa precisa definir os valores disponíveis, as despesas autorizadas e os responsáveis por ajustes e aprovações. Em cartões que oferecem controles personalizados, parte das regras de uso pode ser configurada antes do deslocamento, reduzindo a dependência de conferências posteriores. O planejamento começa pelo orçamento e pela definição das informações necessárias à prestação de contas.

Defina o orçamento e as permissões de uso

O orçamento do cartão precisa cobrir as despesas previstas para o colaborador, com uma margem definida para imprevistos. Para calcular esse valor, separe os pagamentos feitos antes da viagem daqueles que ainda acontecerão no destino. Em um exemplo hipotético de dois dias, a previsão pode ser organizada assim:

• Alimentação: R$ 100 por dia, totalizando R$ 200.
• Transporte local: R$ 150.
• Margem para imprevistos: R$ 50.
• Total a disponibilizar ao viajante: R$ 400.

Adapte os valores à política e ao destino. Suponha que a empresa já tenha pago a hospedagem antecipadamente porque o hotel não oferece a opção de pagamento posterior. A hospedagem compõe o custo total da viagem, mas seu valor não precisa ser disponibilizado novamente ao viajante.

Além do valor disponível, defina quais despesas o colaborador poderá pagar com o cartão, como alimentação, transporte e combustível. Verifique se o cartão escolhido permite restringir o uso às categorias de estabelecimentos autorizadas pela empresa, ajudando a aplicar essas regras no momento da compra.

Considere também os ajustes que podem ser necessários durante o deslocamento. Uma mudança de agenda pode exigir outra diária de hotel ou um trajeto adicional, por exemplo. Defina quem autoriza o aumento do valor disponível e como o viajante deve solicitá-lo, para que as despesas necessárias possam ser pagas sem depender de dinheiro pessoal.

Padronize as informações da prestação de contas

Antes da viagem, defina os comprovantes exigidos, os dados necessários a cada despesa, o prazo de envio e os responsáveis pela aprovação. Em uma plataforma de gestão, essas orientações podem ser traduzidas em campos obrigatórios e fluxos de aprovação configurados conforme a operação. Assim, o viajante sabe quais informações apresentar e os registros seguem um padrão para a análise do financeiro.

Como prestar contas dos gastos de viagem feitos no cartão?

A prestação de contas documenta os gastos de viagem e reúne as informações necessárias à análise do financeiro. Em um cartão integrado à gestão de despesas, a transação pode dar origem ao registro da compra, evitando que o colaborador precise lançar novamente dados como valor e data. O envio do comprovante e a complementação das informações passam a acontecer sobre esse registro.

No Cartão VExpenses, cada transação gera automaticamente uma despesa na plataforma. A partir dela, o processo segue assim:

1. O colaborador acessa a despesa criada e anexa o comprovante pelo aplicativo.
2. A leitura automática de notas e recibos auxilia o preenchimento dos dados do comprovante.
3. O responsável confere e complementa as informações exigidas, como finalidade, categoria e centro de custo.
4. A despesa segue para análise conforme o fluxo de aprovação configurado.

Na classificação, diferencie a categoria do gasto da viagem à qual ele pertence. Uma visita ao cliente pode reunir hotel, abastecimentos e refeições: a identificação do deslocamento permite somar seu custo completo, enquanto as categorias mostram a participação de cada tipo de despesa.

Com os registros reunidos na plataforma, o financeiro consegue analisar essa composição sem reconstruir a viagem a partir de comprovantes e extratos separados.

Como a conciliação automática facilita o fechamento?

Na conciliação manual, o financeiro compara as transações do extrato com as despesas registradas, uma a uma, para verificar se os valores correspondem e identificar pendências. Na conciliação automatizada, o próprio sistema faz a associação entre os pagamentos e os registros de despesas, reduzindo esse trabalho de comparação.

Com o Cartão VExpenses, cada transação gera automaticamente uma despesa na plataforma, já vinculada ao pagamento. Assim, o financeiro pode concentrar a conferência nos comprovantes, nas justificativas e no cumprimento da política da empresa.

Os dados ficam reunidos para a geração de relatórios e a integração com o ERP, reduzindo o trabalho de preparação das informações para o fechamento. A aprovação das despesas continua seguindo as regras da empresa.

Como escolher o cartão para viagens da empresa?

A escolha de um cartão corporativo para viagens deve considerar sua aceitação nos destinos, os custos de utilização e os recursos disponíveis para a gestão dos gastos. A possibilidade de ajustar limites e integrar as transações à prestação de contas também merece atenção, especialmente em empresas com viagens frequentes.

Para comparar as opções, avalie os critérios a seguir:

• Aceitação: o cartão é aceito nos destinos e pelos fornecedores utilizados pela empresa?
• Cartão físico e virtual: os formatos disponíveis atendem aos pagamentos presenciais e às reservas online?
• Personalização do uso: permite definir permissões e restrições conforme o perfil do colaborador e a política da empresa?
• Segurança nas transações: quais mecanismos previnem o uso indevido e permitem agir em caso de perda ou suspeita de fraude?
• Gestão de limites: como disponibilizar e ajustar valores durante a viagem?
• Automação e integração: cada transação gera uma despesa na plataforma? O sistema oferece leitura de comprovantes, conciliação automática e integração dos dados com o ERP?
• Custos e uso internacional: quais tarifas se aplicam ao uso do cartão e quais são as condições de conversão nas compras em moeda estrangeira?
• Suporte: quais canais e horários de atendimento estão disponíveis para resolver bloqueios, recusas ou dúvidas durante a viagem?

Nas compras online, avalie como as confirmações de segurança chegam ao responsável pelo pagamento. Se a equipe compra passagens com um cartão vinculado ao CEO, por exemplo, pode depender de uma validação no celular dele para concluir a reserva. Ao escolher o cartão, verifique se é possível atribuir cartões e permissões aos profissionais que realizam essas compras, reduzindo a dependência de uma única pessoa e preservando as verificações de segurança.

Em viagens internacionais, confirme se o cartão está habilitado para compras no exterior e quais tarifas e condições de conversão serão aplicadas. Considere esses custos ao definir o valor disponível para o viajante e estabeleça uma alternativa de pagamento para situações em que o cartão não seja aceito.

Como o Cartão VExpenses atua nas viagens corporativas?

O Cartão VExpenses conecta os pagamentos de viagens à plataforma de gestão de despesas, com bandeira Mastercard e uso nacional e internacional. A empresa aloca os recursos antes do uso e acompanha as movimentações em tempo real, sem depender do fechamento de uma fatura mensal para reunir as transações. A liberação de valores é instantânea, permitindo atender ajustes autorizados durante a viagem.

Na gestão das despesas, a plataforma combina leitura automática de comprovantes, políticas configuráveis, fluxos de aprovação e auditoria com IA. Esses recursos apoiam a identificação de pendências, inconsistências e possíveis irregularidades, reduzindo o trabalho manual de conferência. Os dados reunidos também podem ser integrados ao ERP, conforme a configuração adotada pela empresa.

O cartão também é compatível com Google Pay e Samsung Pay, facilitando os pagamentos pelo celular.

Cartão VExpenses Viagens: pagamento de reservas

Para empresas que utilizam o VExpenses Viagens, o Cartão VExpenses Viagens é uma opção exclusiva para pagar online as reservas realizadas na plataforma, como passagens e hospedagens. Vinculado à conta de cartões da empresa, ele utiliza os valores disponibilizados para essas compras e centraliza as cobranças das reservas dos colaboradores.

Conclusão

Ao escolher o cartão ideal para as viagens da sua empresa, avalie como os pagamentos se conectam à gestão das despesas. Registro automático, leitura de comprovantes, conciliação e integração com o ERP reduzem tarefas que o financeiro precisaria executar separadamente. Assista à demonstração do Cartão VExpenses e veja como esse fluxo pode funcionar na rotina da sua empresa.