Como a M. Dias Branco economizou 66% do tempo no processo de prestação de contas
A M. Dias Branco encontrou na VExpenses uma parceria que levou praticidade e agilidade nas rotinas do time financeiro e dos colaboradores, garantindo confiabilidade fiscal e gerando economia de dois terços do tempo no processo de reembolso de despesas e adiantamento, que anteriormente era feito de forma manual. Propósito de sonhar, realizar e crescer Com […]
3 de maio de 2024
9 min de leitura

A M. Dias Branco encontrou na VExpenses uma parceria que levou praticidade e agilidade nas rotinas do time financeiro e dos colaboradores, garantindo confiabilidade fiscal e gerando economia de dois terços do tempo no processo de reembolso de despesas e adiantamento, que anteriormente era feito de forma manual.

Propósito de sonhar, realizar e crescer

Com mais de 70 anos no mercado, a M. Dias Branco nasceu do sonho de uma padaria e hoje é uma das maiores indústrias alimentícias do Brasil e com reconhecimento mundial.

Atualmente conta com 17 indústrias ou complexos industriais e mais de 30 filiais comerciais, possibilitando sua presença em todo o território nacional e em mais de 40 países em todos os continentes.

A M. Dias Branco possui diversas iniciativas ligadas aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável, gerenciando impactos ambientais, zelando com eficiência o uso dos recursos naturais e promovendo o progresso social.

Diante disso, seu propósito é alimentar e inspirar as pessoas, transformando sonhos em realidade.

A transição da gestão de despesas manual para o digital

Em uma empresa continental como a M. Dias Branco, com unidades em diversos estados do Brasil e com presença de suas marcas em todo o território nacional, ter uma plataforma para a gestão de despesas dos colaboradores foi um divisor de águas.

Em um bate-papo, a equipe financeira da M. Dias Branco relatou como tem sido a transformação digital em uma grande empresa, com mais de 17 mil colaboradores.

Com um projeto em conjunto entre tesouraria e contas a pagar, a ideia de ampliar o processo de reembolsos e adiantamentos para o modelo digital se acentuou ainda mais durante a pandemia da Covid 19. 

No processo anterior, os adiantamentos eram realizados em dinheiro físico ou o colaborador utilizava de seus recursos e solicitava o reembolso. 

E para prestar contas, era preciso preencher planilhas com as informações das despesas e enviar as notas fiscais, originais e cópias, por malote para a Unidade de Eusébio, no Ceará, onde está a equipe financeira.

“Eles mandavam a documentação por malote. Levava uns dias para chegar aqui e aí para tentar ajudá-los durante a pandemia, começamos a aceitar digitalizado por e-mail. Mas ainda assim tinham que mandar o original para assegurarmos que a comprovação não ia ser reutilizada.” – Ricelly Queiroz

Carlos Eduardo, coordenador financeiro do contas a pagar, completou que usar malotes e reter os documentos era a forma segura que tinham naquele momento. 

Como nos últimos anos a M. Dias Branco vem crescendo no mundo digital, a equipe financeira aproveitou essa movimentação para propor uma melhoria no processo de prestação de contas. 

Assim, iniciaram as buscas por ferramentas que pudessem agregar para a empresa e melhorar tanto a vida dos colaboradores que prestam contas, quanto das pessoas que fazem a gestão dessas despesas.

Após pesquisas de mercado, análise de indicações e diversas reuniões, a escolha pela VExpenses veio devido ao potencial de atendimento ao universo da empresa, que é cheio de peculiaridades, e por deter as automações que precisavam.

“Somos uma empresa continental, tenho que atender demandas do Rio Grande do Sul, da Bahia, de São Paulo, Rio etc. Eu não posso padronizar e engessar as políticas da gestão. Além disso, os critérios de segurança que queríamos, a VExpenses foi parceira de entender e atender a gente na minúcia.” – Carlos Eduardo Valente

Foram desenvolvidos em conjunto e de forma detalhada, os centros de custo, as divisões por unidades, as políticas diferenciadas e o valor de cada política por região, até chegar no padrão M. Dias Branco.

“A VExpenses foi fantástica nesse sentido, de atender, adequar, eliminar o que a gente tinha de anseio. Então, o que encontramos foi uma parceria que deu certo, a VExpenses foi a mais aderente ao nosso processo, além da velocidade e disponibilidade em fazer isso acontecer.” – Carlos Eduardo Valente

Desenvolvendo auditorias automatizadas

Atualmente, os colaboradores da M. Dias Branco utilizam a VExpenses para prestar contas de despesas variadas relacionadas a viagens corporativas e atividades de logística.

Para que as conferências de tantas prestações de contas fossem realizadas com confiabilidade, a equipe financeira da M. Dias Branco contou com o Hórus para as auditorias fiscais.

A inteligência artificial da VExpenses é capaz de detectar irregularidades no momento da aprovação de relatórios de despesas, como duplicidade de notas fiscais e identificação de palavras proibitivas nas políticas da empresa.

“O nosso volume era gigante, tudo através de papel, e a conferência não era simples. O Hórus veio realmente para facilitar e agregar valor ao nosso processo de conferência. Identificando de forma efetiva as inconsistências, ele contribuiu para que nosso procedimento de reembolso e prestação de contas fluísse melhor e nos auxiliou na verificação desses tipos de irregularidades.” – Ana Kátia Fonteles

Ana Kátia, gerente financeira na M. Dias Branco, ainda completou que o Hórus levou uma segurança maior para eles que fazem os pagamentos e, também, fez com que os colaboradores ficassem mais atentos ao solicitar os reembolsos.

A tecnologia de auditoria do Hórus foi essencial para as áreas de tesouraria e contas a pagar, que hoje não precisam fazer essas conferências manuais e evitam que possíveis irregularidades passem despercebidas.

Somos fãs do Hórus, ele é magnífico. Porque ele diz que tem duplicidade, mostra todas as informações, apontando em qual prestação de conta o cupom está e nos leva até lá.” – Ricelly Queiroz

“A gente tem um parceiro que faz a auditoria com toda segurança, já aponta e mostra onde está a irregularidade. Isso brilhou os nossos olhos. Não vimos nada parecido no mercado.” – Carlos Eduardo Valente

Prestação de contas na palma da mão

Se a transformação do processo de reembolso e adiantamento de despesas foi impactante para a equipe financeira da M. Dias Branco, ter uma plataforma automatizada também mudou o dia a dia do colaborador.

Então, para os prestadores de contas, ter um aplicativo no celular em que eles lançam as despesas a qualquer momento, sem necessidade de preencher planilhas e depender de malote, levou mais praticidade e redução de tempo para o pagamento do reembolso.

“Eu acho fantástica essa questão da facilidade de ter tudo na palma da mão. A visibilidade do processo é muito clara, desde a solicitação até o recebimento do dinheiro na conta. As pessoas se queixavam muito de ter que guardar papel, preencher a planilha, bater a cópia da nota. Então os feedbacks sobre a VExpenses foram muito positivos.” – Ricelly Queiroz

A equipe também contou sobre como foi apresentar a VExpenses para todos na M. Dias Branco através de uma live de lançamento. Para a surpresa deles, a live bateu recorde de audiência dentre todas as já realizadas na empresa.

“Quando a gente soube dos números e o time de comunicação disse que batemos recorde de público, a gente viu que eles tinham muita expectativa para essa melhoria. Foi incrível essa participação das pessoas, pois elas precisavam disso também, dessa automatização da ferramenta. A receptividade foi muito bacana.” – Ricelly Queiroz

O impacto da tecnologia para gestão financeira corporativa

E como se pode imaginar, o novo modelo de gestão de despesas facilitou as rotinas de ponta a ponta, gerando uma grande economia de tempo para as diversas áreas.

De acordo com Carlos Eduardo, de modo geral, o processo completo desde o envio da solicitação, despacho por malote, passando pelas conferências, até o momento do pagamento, demorava em torno de 15 dias, caso não encontrassem divergências de informações.

E agora, com a VExpenses, segundo estimativa de Ricelly, se não houver nenhum atraso nas aprovações, todo esse processo acontece em no máximo 5 dias. Ou seja, a M. Dias Branco conquistou uma economia de pelo menos 66% do tempo no processo total de reembolso de despesas.

“Parece simples, mas é um ganho tecnológico de segurança no processo que a VExpenses trouxe, de qualidade de informação contábil e qualidade no tempo. Hoje usamos o nosso tempo com o que realmente importa.” – Carlos Eduardo Valente

Mudar hábitos de conferências físicas, papel, arquivo e ir para um modelo automatizado, foi preciso quebrar alguns paradigmas culturais. 
Além do tempo economizado, outros ganhos foram destacados, como a transparência de informações durante todo o ciclo das prestações de contas e maior entendimento dos colaboradores sobre as políticas e regras a serem seguidas.

“Quando eu falo da satisfação do colaborador, é essa questão do tempo que eles perdiam. Então a agilidade, a facilidade de ter tudo no celular, de acompanhar a linha do tempo, foi sensacional. Essa é uma das coisas mais legais da VExpenses, o colaborador ter transparência sobre onde está a prestação de contas dele.” – Ricelly Queiroz

“Abrir a mente para uma ferramenta digital foi incrível. Não tem outra palavra senão ganho em todas as pontas, na atividade, no desempenho das pessoas, na satisfação do colaborador que tem o aplicativo em qualquer lugar que esteja.” – Carlos Eduardo Valente

Simplificando a gestão de despesas corporativas

A história da M. Dias Branco, nos mostra como a tecnologia e a automatização de processos são essenciais no dia a dia de todos, seja para áreas financeiras, seja para os colaboradores que estão na outra ponta prestando contas.

E ter uma inteligência artificial, como o Hórus, fazendo toda a auditoria fiscal de forma automatizada, proporciona maior segurança e confiabilidade nas conferências das despesas e permite que os colaboradores utilizem o tempo para o que realmente importa.

Fale com nossos especialistas e solicite uma demonstração. Descubra todas as possibilidades que a VExpenses tem para agregar na rotina da sua empresa.

Juliana Vasconcelos
Curtiu o conteúdo? Compartilhe nosso artigo!
Comentários

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Mais lidos da semana
Histórias de Sucesso

Saiba como o BRASAS reduziu em 75% o tempo da gestão de despesas com os cartões VExpenses

O BRASAS revolucionou a gestão das despesas das unidades do Rio de Janeiro utilizando os cartões VExpenses. Com isso, a empresa conquistou uma redução de 75% no tempo gasto no processo completo, desde a prestação de contas até a reposição de valores aos cartões. Ampliando horizontes por meio da língua inglesa Com 58 anos de […]
Juliana Vasconcelos
12/06/2024
7 min de leitura
Viagens Corporativas

OBTs: como usar essas ferramentas na gestão de viagens corporativas?

Descubra como as Online Booking Tools (OBTs) revolucionam a gestão de viagens corporativas, automatizando processos, oferecendo controle e proporcionando economia de tempo e recursos. Saiba como escolher a melhor OBT para sua empresa e otimize suas operações de viagem hoje! No mundo das viagens corporativas, otimização e controle são fundamentais para o sucesso operacional. Uma […]
Tarina Lemmi
11/06/2024
8 min de leitura
Controle de Combustível

Gestão de combustível: economia e eficiência para a sua empresa

Na dinâmica do mundo empresarial moderno, em que a gestão eficaz dos recursos é extremamente importante para o sucesso operacional e financeiro, o combustível se destaca como um elemento fundamental, especialmente para empresas que contam com frotas de veículos. Neste artigo, vamos mostrar o que é a gestão de combustível e como ela pode impulsionar […]
Tarina Lemmi
06/06/2024
8 min de leitura
Receba as notícias mais relevantes sobre finanças diretamente no seu e-mail!
Fique por dentro de tudo que acontece no mercado financeiro e receba em primeira mão informações sobre as novidades.

    Ao enviar este formulário, declaro que li e aceito a Política de Privacidade.