A M. Dias Branco encontrou na VExpenses uma parceria que levou praticidade e agilidade nas rotinas do time financeiro e dos colaboradores, garantindo confiabilidade fiscal e gerando economia de dois terços do tempo no processo de reembolso de despesas e adiantamento, que anteriormente era feito de forma manual.
Propósito de sonhar, realizar e crescer
Com mais de 70 anos no mercado, a M. Dias Branco nasceu do sonho de uma padaria e hoje é uma das maiores indústrias alimentícias do Brasil e com reconhecimento mundial.
Atualmente conta com 17 indústrias ou complexos industriais e mais de 30 filiais comerciais, possibilitando sua presença em todo o território nacional e em mais de 40 países em todos os continentes.
A M. Dias Branco possui diversas iniciativas ligadas aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável, gerenciando impactos ambientais, zelando com eficiência o uso dos recursos naturais e promovendo o progresso social.
Diante disso, seu propósito é alimentar e inspirar as pessoas, transformando sonhos em realidade.
A transição da gestão de despesas manual para o digital
Em uma empresa continental como a M. Dias Branco, com unidades em diversos estados do Brasil e com presença de suas marcas em todo o território nacional, ter uma plataforma para a gestão de despesas dos colaboradores foi um divisor de águas.
Em um bate-papo, a equipe financeira da M. Dias Branco relatou como tem sido a transformação digital em uma grande empresa, com mais de 17 mil colaboradores.
Com um projeto em conjunto entre tesouraria e contas a pagar, a ideia de ampliar o processo de reembolsos e adiantamentos para o modelo digital se acentuou ainda mais durante a pandemia da Covid 19.
No processo anterior, os adiantamentos eram realizados em dinheiro físico ou o colaborador utilizava de seus recursos e solicitava o reembolso.
E para prestar contas, era preciso preencher planilhas com as informações das despesas e enviar as notas fiscais, originais e cópias, por malote para a Unidade de Eusébio, no Ceará, onde está a equipe financeira.
“Eles mandavam a documentação por malote. Levava uns dias para chegar aqui e aí para tentar ajudá-los durante a pandemia, começamos a aceitar digitalizado por e-mail. Mas ainda assim tinham que mandar o original para assegurarmos que a comprovação não ia ser reutilizada.” – Ricelly Queiroz
Carlos Eduardo, coordenador financeiro do contas a pagar, completou que usar malotes e reter os documentos era a forma segura que tinham naquele momento.
Como nos últimos anos a M. Dias Branco vem crescendo no mundo digital, a equipe financeira aproveitou essa movimentação para propor uma melhoria no processo de prestação de contas.
Assim, iniciaram as buscas por ferramentas que pudessem agregar para a empresa e melhorar tanto a vida dos colaboradores que prestam contas, quanto das pessoas que fazem a gestão dessas despesas.
Após pesquisas de mercado, análise de indicações e diversas reuniões, a escolha pela VExpenses veio devido ao potencial de atendimento ao universo da empresa, que é cheio de peculiaridades, e por deter as automações que precisavam.
“Somos uma empresa continental, tenho que atender demandas do Rio Grande do Sul, da Bahia, de São Paulo, Rio etc. Eu não posso padronizar e engessar as políticas da gestão. Além disso, os critérios de segurança que queríamos, a VExpenses foi parceira de entender e atender a gente na minúcia.” – Carlos Eduardo Valente
Foram desenvolvidos em conjunto e de forma detalhada, os centros de custo, as divisões por unidades, as políticas diferenciadas e o valor de cada política por região, até chegar no padrão M. Dias Branco.
“A VExpenses foi fantástica nesse sentido, de atender, adequar, eliminar o que a gente tinha de anseio. Então, o que encontramos foi uma parceria que deu certo, a VExpenses foi a mais aderente ao nosso processo, além da velocidade e disponibilidade em fazer isso acontecer.” – Carlos Eduardo Valente
Desenvolvendo auditorias automatizadas
Atualmente, os colaboradores da M. Dias Branco utilizam a VExpenses para prestar contas de despesas variadas relacionadas a viagens corporativas e atividades de logística.
Para que as conferências de tantas prestações de contas fossem realizadas com confiabilidade, a equipe financeira da M. Dias Branco contou com o Hórus para as auditorias fiscais.
A inteligência artificial da VExpenses é capaz de detectar irregularidades no momento da aprovação de relatórios de despesas, como duplicidade de notas fiscais e identificação de palavras proibitivas nas políticas da empresa.
“O nosso volume era gigante, tudo através de papel, e a conferência não era simples. O Hórus veio realmente para facilitar e agregar valor ao nosso processo de conferência. Identificando de forma efetiva as inconsistências, ele contribuiu para que nosso procedimento de reembolso e prestação de contas fluísse melhor e nos auxiliou na verificação desses tipos de irregularidades.” – Ana Kátia Fonteles
Ana Kátia, gerente financeira na M. Dias Branco, ainda completou que o Hórus levou uma segurança maior para eles que fazem os pagamentos e, também, fez com que os colaboradores ficassem mais atentos ao solicitar os reembolsos.
A tecnologia de auditoria do Hórus foi essencial para as áreas de tesouraria e contas a pagar, que hoje não precisam fazer essas conferências manuais e evitam que possíveis irregularidades passem despercebidas.
“Somos fãs do Hórus, ele é magnífico. Porque ele diz que tem duplicidade, mostra todas as informações, apontando em qual prestação de conta o cupom está e nos leva até lá.” – Ricelly Queiroz
“A gente tem um parceiro que faz a auditoria com toda segurança, já aponta e mostra onde está a irregularidade. Isso brilhou os nossos olhos. Não vimos nada parecido no mercado.” – Carlos Eduardo Valente
Prestação de contas na palma da mão
Se a transformação do processo de reembolso e adiantamento de despesas foi impactante para a equipe financeira da M. Dias Branco, ter uma plataforma automatizada também mudou o dia a dia do colaborador.
Então, para os prestadores de contas, ter um aplicativo no celular em que eles lançam as despesas a qualquer momento, sem necessidade de preencher planilhas e depender de malote, levou mais praticidade e redução de tempo para o pagamento do reembolso.
“Eu acho fantástica essa questão da facilidade de ter tudo na palma da mão. A visibilidade do processo é muito clara, desde a solicitação até o recebimento do dinheiro na conta. As pessoas se queixavam muito de ter que guardar papel, preencher a planilha, bater a cópia da nota. Então os feedbacks sobre a VExpenses foram muito positivos.” – Ricelly Queiroz
A equipe também contou sobre como foi apresentar a VExpenses para todos na M. Dias Branco através de uma live de lançamento. Para a surpresa deles, a live bateu recorde de audiência dentre todas as já realizadas na empresa.
“Quando a gente soube dos números e o time de comunicação disse que batemos recorde de público, a gente viu que eles tinham muita expectativa para essa melhoria. Foi incrível essa participação das pessoas, pois elas precisavam disso também, dessa automatização da ferramenta. A receptividade foi muito bacana.” – Ricelly Queiroz
O impacto da tecnologia para gestão financeira corporativa
E como se pode imaginar, o novo modelo de gestão de despesas facilitou as rotinas de ponta a ponta, gerando uma grande economia de tempo para as diversas áreas.
De acordo com Carlos Eduardo, de modo geral, o processo completo desde o envio da solicitação, despacho por malote, passando pelas conferências, até o momento do pagamento, demorava em torno de 15 dias, caso não encontrassem divergências de informações.
E agora, com a VExpenses, segundo estimativa de Ricelly, se não houver nenhum atraso nas aprovações, todo esse processo acontece em no máximo 5 dias. Ou seja, a M. Dias Branco conquistou uma economia de pelo menos 66% do tempo no processo total de reembolso de despesas.
“Parece simples, mas é um ganho tecnológico de segurança no processo que a VExpenses trouxe, de qualidade de informação contábil e qualidade no tempo. Hoje usamos o nosso tempo com o que realmente importa.” – Carlos Eduardo Valente
Mudar hábitos de conferências físicas, papel, arquivo e ir para um modelo automatizado, foi preciso quebrar alguns paradigmas culturais.
Além do tempo economizado, outros ganhos foram destacados, como a transparência de informações durante todo o ciclo das prestações de contas e maior entendimento dos colaboradores sobre as políticas e regras a serem seguidas.
“Quando eu falo da satisfação do colaborador, é essa questão do tempo que eles perdiam. Então a agilidade, a facilidade de ter tudo no celular, de acompanhar a linha do tempo, foi sensacional. Essa é uma das coisas mais legais da VExpenses, o colaborador ter transparência sobre onde está a prestação de contas dele.” – Ricelly Queiroz
“Abrir a mente para uma ferramenta digital foi incrível. Não tem outra palavra senão ganho em todas as pontas, na atividade, no desempenho das pessoas, na satisfação do colaborador que tem o aplicativo em qualquer lugar que esteja.” – Carlos Eduardo Valente
Simplificando a gestão de despesas corporativas
A história da M. Dias Branco, nos mostra como a tecnologia e a automatização de processos são essenciais no dia a dia de todos, seja para áreas financeiras, seja para os colaboradores que estão na outra ponta prestando contas.
E ter uma inteligência artificial, como o Hórus, fazendo toda a auditoria fiscal de forma automatizada, proporciona maior segurança e confiabilidade nas conferências das despesas e permite que os colaboradores utilizem o tempo para o que realmente importa.
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