Ao centralizar a gestão com o VExpenses Viagens, a franqueadora Panobianco alcançou 100% de visibilidade sobre as despesas da equipe de campo e passou a planejar roteiros com até três meses de antecedência, gerando mais economia. Confira o case completo!
Com forte atuação no setor fitness desde 2012, a Panobianco opera no modelo de franquias e trabalha para expandir suas mais de 400 unidades por diversas regiões do país. Para garantir o padrão de qualidade da marca e entregar o suporte adequado aos franqueados, a empresa conta com um time que atua diretamente no campo, acompanhando obras, realizando implantações e auxiliando nas operações diárias.
Esse modelo de negócio exige uma movimentação nacional constante. Os colaboradores da franqueadora estão sempre na estrada para trabalhar lado a lado com os parceiros, o que torna a logística de deslocamento uma parte constante da rotina administrativa.
O crescimento da rede trouxe também novos desafios internos. Com o aumento da operação e mais profissionais precisando viajar, a Panobianco identificou a necessidade de melhorar a gestão de viagens corporativas. Afinal, o controle manual de hospedagens, adiantamentos e reembolsos começou a gerar gargalos e dificultar a visibilidade financeira do negócio.
Para entender como a parceria entre VExpenses e Panobianco transformou esse cenário, confira o case e veja como a automação trouxe previsibilidade e eficiência para a rede de franquias!
O desafio de gerenciar viagens por e-mail e controlar saldos em planilhas
Antes de buscar uma nova solução no mercado, a gestão de viagens corporativas da Panobianco lidava com um fluxo de informações descentralizado. A comunicação entre os colaboradores que precisavam viajar e o setor de Recursos Humanos apresentava ruídos, gerando retrabalho para as equipes envolvidas.
Bianca Toledo, responsável pelo RH da franqueadora Panobianco e pela gestão de viagens dos colaboradores, explica como esse formato impactava o dia a dia da empresa:
“A rotina de viagens da Panobianco antes da VExpenses era bem arcaica, pois todas as solicitações eram por e-mail e todo o controle da gestão era por Excel.”
Além da dificuldade com as planilhas, havia um obstáculo logístico com a ferramenta de cartões corporativos utilizada anteriormente. Como as viagens ocorrem em nível nacional, os colaboradores visitavam locais, como canteiros de obras, onde o cartão antigo frequentemente não era aceito pelas maquininhas disponíveis.
Esse problema gerava insegurança para o profissional em trânsito e demandava intervenções de emergência por parte da gestão para garantir que o colaborador não ficasse desamparado. Era o momento de buscar uma alternativa que centralizasse as demandas e oferecesse confiabilidade.
A busca por uma ferramenta integrada e a escolha da VExpenses
Para resolver essas dores, a equipe da Panobianco iniciou uma pesquisa por ferramentas de gestão de viagens que entregassem automação e facilidade de uso. A indicação para conhecer a VExpenses veio por meio de uma empresa de hub de soluções tecnológicas.
Logo nos primeiros contatos, ficou claro que a plataforma atendia aos requisitos técnicos exigidos pela franqueadora. A relação começou a se consolidar graças a uma funcionalidade em especial: a capacidade de conectar os dados de despesas diretamente com o sistema de gestão da empresa.
“O grande diferencial que fez a Panobianco escolher a VExpenses foi principalmente a integração ERP, que por ele conseguir conciliar com outros sistemas financeiros a gente consegue ter mais controle ainda do que a gente está gastando e de toda a gestão”, conta Bianca.
Automação e segurança com o uso de inteligência artificial
Outro ponto de destaque na transição foi a adoção do Hórus, a inteligência artificial da VExpenses. Em vez de auditar cada comprovante de forma totalmente manual para verificar se as compras dos colaboradores estavam dentro da política de despesas da empresa, o RH passou a contar com a tecnologia para criar parâmetros e filtros automatizados.
Na plataforma, a equipe de gestão lista os itens permitidos e os que não são reembolsáveis ou autorizados. Bianca relata o impacto dessa funcionalidade na segurança do processo:
“A experiência com o Hórus, que é a inteligência artificial da plataforma na utilização do cartão, nos dá muita segurança. É pelo Hórus que a gente controla o que o colaborador está comprando. Então, a gente controla o que quer que ele compre e a gente pode barrar, por exemplo, cerveja, cigarro e tudo o que a gente acredita que vai prejudicar o colaborador. A gente tem o controle do que ele realmente está comprando e que possa auxiliar no dia dele”.
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Visibilidade de dados e previsibilidade com o VExpenses Viagens
Com a implementação do sistema, a Panobianco substituiu os controles manuais por um painel centralizado. A gestão passou a utilizar a plataforma para criar centros de custo específicos para cada setor, enquadrando os colaboradores em suas respectivas áreas e facilitando a visualização de onde os recursos estão sendo alocados.
A adoção do VExpenses Viagens resultou em uma visualização de 100% dos gastos, garantindo a separação clara entre despesas de hospedagem e aéreo, além de um controle total de reembolsos. Tudo isso gerou uma mudança de comportamento na forma como os deslocamentos são planejados e trouxe impactos financeiros positivos para a rede.
“Hoje a gente tem total visibilidade de quanto está gastando com viagens, quanto está gastando com hospedagens e com reembolsos. E com isso a gente consegue ter uma visibilidade de uma certa economia, controlar quanto tempo a pessoa vai viajar ou não, se aquele voo dela realmente é o mais barato, se ela pode viajar por uma próxima data e está ajudando até na agenda da equipe. Então a pessoa se programa por três meses e já compra as viagens para caber em um orçamento e conseguir diminuir e ajudar o financeiro”, destaca a gestora de RH.
O controle sobre os cartões corporativos também foi otimizado. A aprovação de saldos e orçamentos, que antes dependia de trocas de e-mails, agora ocorre de forma muito mais dinâmica pelo aplicativo para viagens corporativas.
Esse novo fluxo aumentou a velocidade de aprovação das viagens, permitindo que, em menos de 12 horas, a equipe já tenha tudo organizado e liberado.
A experiência dos colaboradores em campo
O sucesso de uma plataforma corporativa depende diretamente da adesão dos usuários finais. Na Panobianco, a aceitação por parte da equipe que viaja rotineiramente foi bastante positiva, especialmente pela resolução do problema de aceitação dos cartões e pela facilidade de resolver tudo em um único aplicativo.
Ingrid Gomes, que atua no setor de suporte e operações da rede, compartilha sua visão sobre o uso diário do sistema:
“Minha experiência com a plataforma foi uma das melhores, porque dentro dela a gente já consegue resolver tudo, tanto de viagens aéreas, tanto transporte para alugar o carro, hotel, adiantamento, então tudo ficou ali dentro. Isso facilita pra gente no dia a dia, principalmente de suporte ou implantação, porque a gente já consegue fazer essa solicitação de uma forma mais rápida.”
Para setores que lidam com demandas de última hora, a agilidade do aplicativo faz a diferença no atendimento aos franqueados. É o que aponta Nicolas Zerbinatti, também da área de operações:
“A minha experiência com a VExpenses tem sido muito positiva no sentido de o meu setor ser dinâmico e a gente precisar algo às vezes muito em cima da hora. Então a gente tem essa dinâmica tanto por parte do aplicativo como da parte de suporte. Eu gosto bastante também das sugestões em questão das viagens, em questão da locação de veículos. Então tudo isso ajuda no nosso operacional e também causa uma boa reputação para os franqueados, que a gente consegue ser ágil no nosso dia a dia e ser transparente também.”
Suporte ágil para uma transição tranquila
A mudança de uma cultura baseada em planilhas para um sistema automatizado requer acompanhamento próximo. O processo de implantação da VExpenses na Panobianco incluiu o desenho de cada etapa da gestão e reuniões de treinamento com todos os colaboradores para esclarecer dúvidas e apresentar os responsáveis.
O relacionamento próximo e a facilidade de comunicação com o time de especialistas garantem que a rede de franquias extraia o máximo da ferramenta em sua operação diária, sustentando o crescimento da marca com uma base financeira bem organizada.
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Assista ao vídeo com a entrevista na Panobianco:
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A História de Sucesso da Panobianco ilustra como a substituição de controles manuais por uma plataforma centralizada e inteligente simplifica a rotina do RH, do financeiro e, principalmente, de quem está na estrada representando a marca.
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