Com vários colaboradores em viagens emergenciais, a Aiuká Consultoria Ambiental encontrou no VExpenses uma ferramenta capaz de unificar o uso de cartões corporativos e a prestação de contas facilitada com a integração ao ERP da empresa, economizando de 32 a 48 horas mensais despendidas com as conferências de relatórios de despesas.
Assessora Estratégica e Engenheira Química na Aiuká Consultoria Ambiental
Comprometimento com o meio ambiente e cultura sustentável
A Aiuká é uma empresa de consultoria em soluções ambientais que utiliza seus serviços e atividades para proteger a fauna.
Com fundação em 2010, a companhia é pioneira no Brasil, atuando no planejamento, resgate e reabilitação da fauna impactada por emergências ambientais e conduzindo ações preventivas em plataformas offshore, portos e refinarias em todo o mundo.
Além disso, a Aiuká também desenvolve treinamentos de capacitação para trabalhadores que estão em plataformas marítimas e cursos destinados a profissionais, estudantes e demais interessados na preservação da fauna.
Como otimizar a prestação de contas de viagens emergenciais
Com viagens emergenciais acontecendo a todo momento e uma nova unidade da empresa sendo implementada no Peru, a Brígida Gandini, assessora estratégica da Aiuká, contou que o uso de cartões corporativos já era algo comum no dia a dia dos colaboradores.
Em 2021, a empresa iniciou uma reformulação no seu setor financeiro e uma das prioridades para a área era a redução do uso de papel, além de otimizar a estrutura do time e aumentar a sua produtividade.
“Uma coisa interessante, é que nós já tínhamos uma experiência com cartões corporativos. O que chegou de novo, foi conseguirmos ter mais visibilidade internamente no financeiro e ganhar mais agilidade com o processo automatizado.”
Sendo assim, o primeiro passo foi encontrar uma plataforma capaz de simplificar a gestão de despesas da companhia e agilizar a alocação de valores nos cartões corporativos. Além disso, essa ferramenta deveria ter a possibilidade de ser integrada ao ERP utilizado na empresa, o sistema Omie.
Outro desejo da Aiuká era simplificar as prestações de contas para todos os colaboradores. Antes, era preciso esperar os funcionários retornarem de suas viagens para, em seguida, conseguirem criar os relatórios em Excel e enviá-los em PDF para a aprovação, junto com todos os comprovantes fiscais digitalizados.
Após esse processo, o financeiro ainda precisava fazer manualmente a conciliação dos gastos presentes nos extratos dos cartões com as informações fornecidas nos relatórios. Além de demandar muito tempo, essa tarefa também gerava um grande volume de papel, ocupando muito espaço físico dentro da empresa.
“Com o cartão do VExpenses é muito mais fácil. Os colaboradores tiram as fotos, não precisam se preocupar onde colocam a notinha. O resultado foi zero papel, otimização da equipe e redução do time financeiro realizando conferências de relatórios manuais. Além disso, a gente aumentou o compliance, colocamos mais políticas e reduzimos o teto de cada tipo de despesa. Isso tudo é facilmente parametrizado no sistema.”
Brígida ainda enfatizou que o VExpenses também proporcionou mais agilidade nos processos de conferência por conversar com o sistema Omie, que era um dos principais objetivos com a busca da nova ferramenta.
Aquisição e adaptação
Conseguir a aprovação da diretoria não foi difícil. Eles já estavam acostumados com o uso de cartões corporativos, mas a antiga ferramenta utilizada era mais simples. Não automatizava a prestação de contas e não garantia o cumprimento das políticas de despesas da empresa à risca.
Antes de fechar o negócio com o VExpenses, Brígida apresentou para os diretores as vantagens da migração de ferramenta, no intuito de não só vender sua ideia, mas também iniciar a implementação de uma nova cultura.
“As vantagens que eu apresentei eram: termos muito mais compliance, um controle mais fácil sobre os gastos e despender menos horas com a verificação das despesas.”
Outro benefício que chamou a atenção da Aiuká foi a possibilidade da aprovação das despesas ser feita em dois níveis. Antes, todos os relatórios eram enviados somente ao financeiro e, hoje, eles conseguem dar mais visibilidade aos gestores de cada projeto. Dessa forma, os líderes realizam a primeira aprovação que é mais técnica e, em seguida, o financeiro valida as questões de compliance.
“Ficou mais fácil, eu sinto que agora consigo fazer com que os gestores tenham mais clareza sobre as despesas. Antes, eles eram apenas colocados em cópia nos e-mails, mas não davam muita atenção ao processo. Agora, eles precisam aprovar primeiro para que o financeiro possa seguir com as últimas validações.”
Brígida também enfatizou que a plataforma possibilitou tornar a política da empresa mais rigorosa. Dessa forma, hoje eles conseguem garantir a realização de todas as prestações de contas dos cartões, promovendo o fortalecimento da cultura da empresa.
Apesar de, inicialmente, ter existido algumas resistências, toda essa mudança não gerou grandes transtornos para a Aiuká. Na verdade, o VExpenses teve uma alta aprovação entre os colaboradores e os feedbacks da equipe foram bastante positivos.
O grande diferencial para a empresa foi o fato de passarem a utilizar cartões corporativos com prestação de contas automatizada, feita de forma prática, apenas utilizando o celular. Sem contar, é claro, a implementação de facilitadores operacionais para todos os times, unidades e a melhoria no fluxo de comunicação interna.
A praticidade do Cartão VExpenses em viagens e projetos
Como mencionamos anteriormente, a Aiuká possui colaboradores que estão, constantemente, em viagens emergenciais. Justamente por isso, os cartões corporativos acabam sendo simplificadores na rotina, funcionando para o uso individual, principalmente com gastos de alimentação e, também, para o uso coletivo de cada setor da empresa.
Neste último cenário, inclusive, optaram pelo uso dos cartões empresariais VExpenses que, no caso da Aiuká, agilizam as compras emergenciais de suprimentos necessários em cada projeto. Sem falar na velocidade em que conseguem alocar valores nos cartões, evitando que os colaboradores e equipes tenham contratempos nas viagens por falta de recursos.
“É muito rápido. Quando alguém da minha equipe precisa de um valor emergencial, eu peço que solicitem no app e me liguem. Como essa parte está habilitada no meu celular, eu recebo uma notificação e aí quando eles me ligam, normalmente eu já disponibilizei o budget. A funcionalidade de carregar ou até mesmo retirar o valor é muito prática.”
Prezando pelo bem-estar de todos
Como vimos no relato da Aiuká, algumas mudanças nos processos podem gerar impactos muito positivos para as empresas.
De acordo com a própria Brígida, hoje eles ganham entre 32 e 48 horas a mais de produtividade por mês, contando apenas a parte de gestão do time financeiro.
“São 5 ou 6 dias no mês que a pessoa do meu time deixa de gastar com aquele processo de conferências de relatórios manuais.”
Sendo assim, a Aiuká alcançou o objetivo inicial quando escolheram o VExpenses. Eles conseguiram aprimorar ainda mais as políticas da empresa, deixaram os líderes cientes sobre os gastos que as próprias equipes estão tendo e passaram a ter maior controle do orçamento dos times e projetos.
“A nossa empresa é muito comprometida, temos uma visão muito grande de sustentabilidade. E nosso time já fica muito exposto em momentos difíceis e de estresse. Então, essas ferramentas que trazem facilidade, tranquilidade e bem-estar, são muito importantes e nós as valorizamos.”
Ideal para qualquer situação
Algo que fica claro com a história de sucesso da Aiuká é que os cartões VExpenses podem ser utilizados em diversas situações, atendendo às necessidades específicas de cada empresa.
Além disso, eles eliminam possíveis gastos fantasmas, aqueles que as empresas não sabem do que se trata, já que os cartões estão conciliados à plataforma. Ou seja, ao realizar uma transação, a despesa será automaticamente criada, facilitando o processo de prestação de contas.
A partir disso, os times financeiros ganham mais otimização no controle orçamentário, visto que é possível acompanhar todos os gastos enquanto eles ocorrem. Sem falar na praticidade para solicitar, alocar e retirar valores dos cartões.
Confira abaixo algumas das possibilidades de uso dos cartões VExpenses:
- Cartão corporativo para funcionários: mais segurança na gestão de despesas individuais, principalmente em viagens corporativas.
- Gestão de despesas de Marketing: otimização dos gastos com mídia paga e outras ações de marketing, além de maior controle sobre o orçamento disponibilizado para a área.
- Gestão de despesas com licenças de softwares: garantindo o bom funcionamento da infraestrutura tecnológica da empresa.
- Gestão de despesas de caixinha e fundo fixo: facilitação no monitoramento das entradas e saídas.
- Gestão de despesas de obras e projetos: mais agilidade nas compras emergenciais nos canteiros de obras.
- Gestão de despesas de lojas e filiais: sem a necessidade de retiradas de dinheiro físico para pagamentos operacionais, a fim de reduzir as sangrias de caixa.
- Gestão de despesas de home office: mais segurança na comprovação de gastos com o home office.
Já pensou ter o controle sobre todo o orçamento da sua empresa e ainda facilitar a rotina dos seus colaboradores? Isso é possível com o VExpenses. Entre em contato com nosso time e solicite uma demonstração, nós estamos prontos para lhe apresentar as melhores soluções para o seu negócio.
