Com o grande crescimento da empresa e unidades em outras cidades, a Messem encontrou no VExpenses, uma ferramenta capaz de solucionar as necessidades de reembolsos de despesas dos colaboradores e tornar o caixinha das unidades muito mais prático com o uso do cartão empresarial.
Cuidando do futuro de seus clientes
Um dos maiores escritórios de investimentos do Brasil, a Messem Investimentos atua há 15 anos, com equipes de assessores capacitados, com o objetivo de levar mais conhecimento financeiro e mostrar aos clientes como investir cada vez melhor.
Hoje, já são mais de 35 mil clientes e bilhões de reais aplicados de forma totalmente personalizada de acordo com o perfil de cada investidor.
Padronizando o processo de reembolsos
Com a empresa em desenvolvimento contínuo e uma grande equipe de assessores em campo, uma gestão de despesas automatizada era cada vez mais necessária dentro da Messem Investimentos.
Caren Carvalho, analista administrativo e uma das responsáveis pelas aprovações de relatórios de viagens, contou que, anteriormente, todas as comprovações eram enviadas via e-mail, tornando essa operação mais difícil para o administrativo/financeiro.
“As viagens corporativas sempre existiram na Messem. O colaborador se responsabilizava por escanear as notas fiscais, colocar em um PDF e enviar o relatório em planilha de Excel.” – Caren Carvalho
Era comum que alguns desses documentos chegassem em formatos diferentes, a ponto de não conseguirem abri-los para conferência e aprovação. E como todas essas informações são enviadas para a contabilidade, o processo costumava ser bem trabalhoso para formalizar as informações.
“Era preciso salvar um por um, mudar o arquivo e filtrar na planilha os gastos para reembolso.” – Caren Carvalho
Tempo para atividades mais estratégicas
O principal motivo para a busca de uma solução automatizada foi a redução do tempo da equipe financeira na realização desses filtros, de forma que todas as informações chegassem prontas e anexadas corretamente.
De acordo com a Caren, levava-se tempo demais em cada e-mail, somente para validar as notas fiscais. E o módulo Hórus, de prevenção à fraudes e duplicidade, foi essencial neste ponto, ganhando mais segurança e assertividade na gestão de despesas, além de muita economia de tempo!
“Foi isso que mais mudou e está facilitando a rotina do financeiro. Com o Hórus, não precisamos mais ficar conferindo se tem fraude ou quebra do compliance. O sistema já entrega todas as informações prontas.” – Caren Carvalho
Como tem sido o processo de adaptação
A Messem começou a utilizar o VExpenses em 2022 e mesmo com poucos meses de uso, os colaboradores têm conseguido adaptar com tranquilidade ao novo processo.
“Apesar de ainda estarmos nos adaptando, o pessoal tem gostado bastante. Estão achando muito bom e todos têm conseguido utilizar de forma correta. Ficou ótimo para todos os times receberem as informações.” – Caren Carvalho
“A plataforma é bem intuitiva e tenho bastante suporte e auxílio da equipe do VExpenses. Sinto que estamos evoluindo e conseguindo experimentar mais coisas.” – Caren Carvalho
E foi devido a esse suporte, que a Messem e o VExpenses começaram a explorar a utilização do cartão caixa, criando em conjunto, um modelo com usabilidades personalizadas para as outras unidades da empresa.
Muito mais que um cartão corporativo
Atualmente, a unidade de Porto Alegre/RS, é onde se concentram as equipes administrativa, financeira e setor de compras.
A maior necessidade, no caso das outras unidades, era com a realização de pedidos de compras internas ou emergenciais que, anteriormente, eram solicitadas por e-mail. Quando era preciso fazer uma compra de última hora, acabava não dando tempo de solicitar o pedido ao financeiro.
Assim, surgiu a ideia de utilizar o cartão empresarial do VExpenses em cada uma das unidades. Agora, a equipe financeira consegue alocar o valor desejado nos cartões e cada unidade cuida das próprias despesas sem precisar de solicitações de pedidos de compra.
“O principal benefício do cartão, é conseguir realizar as compras emergenciais em cada unidade, sem ter a necessidade de ficar transferindo pequenos valores e sem toda a correria que tinha.” – Caren Carvalho
Segundo Caren, é definido um valor mensal para cada unidade. As recepcionistas, responsáveis pelas compras internas, sabem a quantidade de valor disponível e realizam o próprio controle de gastos.
Ao final de cada mês, as equipes financeira e administrativa extraem o relatório de despesas, filtram as notas e repõem o valor desejado para utilizarem no mês seguinte.
“Nas unidades, quem utiliza os cartões são as recepcionistas. Elas também acharam a plataforma intuitiva e esse processo de controle tem sido bem tranquilo.” – Caren Carvalho
Benefícios para todas as equipes e gestão financeira da empresa
Segundo Gustavo Argimon, head administrativo e finanças na Messem, um dos principais benefícios do uso de uma plataforma automatizada, tem sido a padronização dos processos de reembolsos e a agilidade no processo de contabilização.
“Trouxemos uma cultura de automação dos processos financeiros, fundamentais nos dias de hoje, para garantir a fidedignidade dos lançamentos e números da Cia. Além da agilidade na apuração de resultados, garantindo um dos principais pilares da área que é ser Guardião da Estabilidade.” – Gustavo Argimon
Gustavo contou também que, hoje em dia, conseguem ter mais robustez na Governança Corporativa, uma vez que políticas de alçadas de gastos foram implementadas.
Soluções personalizadas de acordo com cada necessidade
Assim como você observou na história de transformação da Messem Investimentos, a plataforma do VExpenses pode ser personalizada a partir da necessidade de cada empresa.
São inúmeras as possibilidades:
- Módulo de prevenção à fraudes, duplicidade e gestão de compliance mais assertiva;
- Automatização na gestão de reembolsos e adiantamentos;
- Cartões flexíveis para a empresa e colaboradores.
Exemplos de uso do cartão VExpenses: controle de despesas em obras e filiais, gestão de gastos emergenciais, otimização no pagamento de softwares por assinatura, aumento de autonomia para equipes em campo, entre outros.
- Reembolso de quilometragem por GPS;
- Integração do VExpenses com o ERP da sua empresa;
- e muito mais!
Se a história da Messem fez sentido para você, venha conversar com um de nossos especialistas e entender como o VExpenses pode ajudar a melhorar o dia a dia na gestão de despesas da sua empresa.
