Para uma empresa, como a SOIN, que tem como objetivo cuidar do bem-estar das nossas casas, não poderia ser diferente dentro da empresa. Principalmente quando o assunto é o tempo. E foi assim que começou a transformação, até alcançarem uma redução de 80% do tempo com processos de gestão de despesas.
Conheça a SOIN
A SOIN Sociedade Industrial, é especialista em cuidar do nosso lar. Com produtos de qualidade para higiene, limpeza e proteção contra insetos, o foco é proporcionar menos tempo com tarefas domésticas e mais qualidade de vida para todos.
Com fundação em 1978, a SOIN sempre buscou inovar para oferecer os melhores recursos para o bem-estar das nossas casas. E com o VExpenses, a empresa encontrou uma solução que levasse suas equipes para outro patamar.
A valorização do tempo na rotina do trabalho
Com a expansão da empresa e o sucesso de vendas, a SOIN se viu em meio a dificuldades com os processos de prestações de contas que afetava a rotina das equipes.
Os colaboradores que viajavam, tinham que realizar relatórios em planilhas de Excel, processo que levava em torno de uma semana para o preenchimento com todos os dados.
Com os relatórios nas mãos da equipe financeira, ainda levava pelo menos mais 10 dias para que o reembolso fosse realizado.
Todo esse processo, gerava um grande transtorno para os colaboradores, sem contar que muitas notinhas acabavam se perdendo pelo caminho.
Assim, surgiu a necessidade de uma ferramenta que automatizasse a gestão de despesas e, consequentemente, reduzisse o tempo e os problemas com o processo manual.
Claudio Fontana, da área de logística da SOIN, nos contou que após algumas buscas e análises realizadas com outras ferramentas, encontraram no VExpenses uma solução que propôs o melhor desempenho para solucionar o problema que tinham.
E como acontece em todo lugar, escolher mudar pode ser difícil, mas é um passo muito importante e que precisa de tempo para adaptação. E não foi diferente na SOIN.
“No início da implantação do novo processo de prestação de contas, muitas pessoas foram resistentes à mudança. Mas, após começarem a utilizar a plataforma, aceitaram muito bem.”
O poder da centralização de dados
Ter todos os dados centralizados em um único lugar, teve um impacto muito grande e positivo para a equipe financeira da SOIN, já que agora conseguem acompanhar tudo em tempo real.
“Hoje, como o processo é todo automatizado, o colaborador utiliza o cartão, tira a foto da notinha na hora e já faz o lançamento. É tudo muito rápido.”
Hoje em dia, a realização do reembolso do colaborador, leva no máximo 5 dias, tempo utilizado para fazer todas as aprovações com calma. Ou seja, uma redução de 50% do tempo para o ressarcimento dos gastos.
Segundo Claudio, essa redução melhorou muito a vida, tanto dos viajantes, quanto das pessoas que fazem as aprovações e a gestão de despesas.
Como ser flexível quando o assunto é dinheiro
Liberar valores, ter controle de limites e conciliar despesas, não precisa ser um assunto chato e cheio de burocracias. Pelo menos não é mais assim para a SOIN.
Claudio contou que, com o uso de cartões flexíveis, conseguem prever, com antecedência, os gastos com as viagens corporativas e já liberar o valor disponível no cartão, ou até mesmo retirar, se for preciso.
“Quando utilizávamos cartões de banco, não tínhamos controle. Precisávamos ficar ligando para o banco ver se ia finalizar uma transação, por exemplo. E hoje não. Agora conseguimos acompanhar tudo pela plataforma.”
E como a conciliação de despesas acontece automaticamente com o Cartão VExpenses, hoje a equipe financeira da SOIN, obtém uma análise antecipada de como a empresa fechará o mês financeiramente.
Muito mais segurança na gestão de despesas
Quando os processos são manuais, o trabalho de conferir as despesas corporativas é muito mais trabalhoso e arriscado. Afinal, custos indevidos podem acabar passando sem percebermos.
Segundo Claudio, no processo antigo, surgiam algumas situações chatas que quebravam o Compliance da empresa, como duplicidades de comprovações e gastos irregulares.
Por isso, o Hórus, sistema antifraudes do VExpenses, foi primordial para aumentar a segurança e tornar o processo de gestão de reembolsos mais assertivo.
“O Hórus ajudou muito. Antes, tínhamos que realizar um procedimento totalmente manual e hoje o sistema pega tudo automaticamente e, com isso, reduziu bastante essas situações. Ficou muito bom!”
Quando a mudança é feita corretamente, o sucesso é garantido
Além da redução de 50% do tempo para a realização dos ressarcimentos, Claudio afirmou que, contando todo o processo desde o lançamento das despesas até o pagamento final, a empresa teve uma incrível redução de 80% do tempo gasto com a gestão de reembolsos.
“Como estamos falando de tempo, tempo é tudo. Então ficou excelente. Esse foi o principal benefício para nós.”
Com todos esses resultados, Claudio recebeu muitos feedbacks dos colegas sobre o novo processo de prestação de contas. O que mais ouviu foi: satisfatório, excelente e ótimo.
“Mesmo que no início muitos foram resistentes, depois que começaram a usar a plataforma, entenderam que ficou muito melhor para eles também. Que ganharam mais tempo.”
E ainda completou:
“Quando o processo era manual, tudo era mais difícil e agora com tudo automatizado, ficou excelente. Atendeu perfeitamente a nossa empresa, deu muito certo.”
Veja como o VExpenses pode unificar o processo de gestão de despesas da sua empresa
Como pudemos perceber na história da SOIN, os processos manuais utilizados no passado causavam muito estresse nas equipes. Mas, com uma única solução, puderam reduzir o tempo com as atividades desgastantes.
– Plataforma intuitiva para quem precisa prestar contas, sem a necessidade de guardar notinhas e criar relatórios em planilhas;
– Cartão flexível para mais controle de gastos e organização da área financeira da empresa;
– Sistema antifraudes que torna todo o processo mais seguro e mantém o Compliance da empresa mais assertivo;
– Painel de gestão prático, com o acompanhamento dos processos de despesas em tempo real.
O VExpenses é capaz de centralizar todos os dados e fornecer uma gestão de despesas corporativas mais organizada. E mais, personalizando a solução de acordo com a necessidade da sua empresa.
Fale com nossos especialistas e veja como podemos ajudar a acabar com os problemas de gestão de despesas corporativas.
