Com base em 53 milhões de transações e 4.858 empresas, o estudo da VExpenses mostra que as despesas corporativas brasileiras em 2025 refletem um mercado que passou a tratar os gastos como fonte de inteligência financeira, não apenas como custo operacional.
Entender como as empresas brasileiras gastaram em 2025 é um passo importante para qualquer equipe financeira que quer sair da operação e começar a tomar decisões com base em dados.
Ao analisar os padrões de consumo corporativo, é possível enxergar onde os gastos se concentram, como as formas de pagamento estão mudando e quais prioridades estão ganhando espaço no orçamento. Com esse contexto, o financeiro deixa de reagir e passa a planejar com mais segurança.
O panorama que você vai encontrar neste artigo vem do estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, realizado pela VExpenses. São 53 milhões de transações analisadas, dentro de um universo de 4.858 empresas espalhadas pelo país, cobrindo uma série histórica de 2021 a 2025. Esse volume é o que diferencia essa análise de uma opinião de mercado: são dados reais, produzidos por empresas que já automatizaram seus processos de gestão de despesas.
O artigo apresenta os principais sinais revelados pelos dados de 2025 e como as informações do estudo completo podem ajudar você a comparar a realidade da sua empresa com o que o mercado pratica. Continue a leitura e acompanhe!
Para levar em conta
- Alimentação, combustível e hospedagem continuam dominando. Vale revisar as políticas de valor para cada uma antes do próximo ciclo orçamentário.
- O cartão corporativo ultrapassou o reembolso pela primeira vez em 5 anos. Logo, empresas que ainda dependem só de reembolso estão nadando contra a corrente do mercado.
- Empresas com equipes externas precisam atualizar a política de quilômetro rodado sempre que o preço do combustível mudar — ou o orçamento não fecha.
- IA já é uma categoria de despesa real para quase 6% das empresas em 2025. Se sua empresa usa ferramentas de IA, inclua essa linha no orçamento de 2026 para evitar surpresas.
- Políticas simples e padronizadas reduzem inconsistências e facilitam a auditoria. Simplifique antes de expandir.
O que é o Cenário de Despesas Corporativas 2025?
O Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 é uma análise ampla dos gastos empresariais realizada pela VExpenses com base em dados reais extraídos de sua plataforma. O estudo reúne informações sobre categorias de gastos, formas de pagamento, políticas internas e processos financeiros adotados por empresas brasileiras ao longo de cinco anos.
A série histórica cobre o período de 2021 a 2025, o que permite ir além de uma fotografia pontual. Em vez de mostrar apenas onde as empresas estão hoje, o material revela:
- como o comportamento de gasto evoluiu;
- quais categorias ganharam relevância;
- quais perderam peso;
- como as formas de pagamento se transformaram ao longo do tempo.
Esse tipo de comparação longitudinal é o que dá ao estudo um grau de utilidade prático para o planejamento financeiro.
Como as empresas brasileiras gastaram em 2025?
Entender como as empresas brasileiras gastaram em 2025 é uma pergunta que não tem uma resposta única, mas o estudo da VExpenses revela padrões claros. O que os dados indicam é um cenário de maior atenção à gestão, com empresas buscando mais controle, mais previsibilidade e mais visibilidade sobre para onde o dinheiro está indo.
Os dados de 2025 mostram que as despesas corporativas no Brasil seguem sendo dominadas por categorias tradicionais de deslocamento e alimentação, mas com a chegada de novos itens ligados à digitalização. Ao mesmo tempo, a forma como esses gastos são pagos passou por uma transformação relevante.
A seguir, cada um desses movimentos é detalhado. Confira!
Categorias recorrentes seguiram relevantes
Alimentação, hospedagem e combustível permanecem como as categorias de maior peso nos gastos das empresas brasileiras. No recorte de 2025, a alimentação representou 20% do valor total gasto, combustível ficou com 19% e hospedagem, com 12%.
Esses números fazem sentido quando se considera o perfil das operações que mais geram despesas corporativas: equipes externas, representantes comerciais, técnicos em campo, profissionais que visitam clientes e colaboradores em deslocamento constante. Para essas rotinas, alimentação no trajeto, abastecimento e pernoite em outras cidades são parte inevitável do orçamento.
Um dado que ilustra a relevância do combustível para o cenário de despesas corporativas: o valor médio gasto com esse item apresenta uma correlação de 0,98 com o preço da gasolina ao longo do período analisado. Isso significa que empresas sem uma política de quilômetro rodado que esteja atualizada ficam expostas a variações que impactam diretamente o orçamento, sem controle sobre o efeito.
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Novas categorias ganharam atenção
Uma das novidades mais significativas no estudo de despesas corporativas da VExpenses é a chegada de ferramentas de inteligência artificial como categoria de gasto rastreável. Em 2025, 5,9% das empresas da amostra registraram ao menos uma despesa relacionada a serviços de IA. Em 2022, esse número era de apenas 0,1%.
Entre os fornecedores identificados, a OpenAI/ChatGPT concentrou a maior parte dos gastos em 2025. O valor médio por transação de IA também cresceu em 202 em relação a 2022, o que aponta um crescimento tanto em adoção quanto em ticket.
Ainda, o estudo destaca que o uso real de IA nas empresas provavelmente é mais amplo do que os dados de despesas conseguem capturar. Parte dos pagamentos são feitos diretamente pelas áreas financeiras, sem passar por reembolso ou cartão corporativo.
Há também casos em que o serviço de IA está embutido em uma fatura maior, como ocorre com Office 365 e Copilot dentro de uma única conta Microsoft. Isso torna a IA uma categoria a ser acompanhada de perto nos próximos ciclos.
Esse comportamento reflete o amadurecimento tecnológico nacional. Um estudo da IDC comissionado pela Microsoft revela que 88% dos executivos de grandes corporações no país apontam a inteligência artificial como o principal motor de competitividade até 2030, com as empresas reportando ganhos de eficiência média de 24,5% nos processos internos.
Para aprofundar esse tema, confira o artigo sobre IA como categoria recorrente de despesas corporativas publicado na série do estudo.
O comportamento de gasto ficou mais estratégico
Os dados de 2025 indicam que as empresas não estão olhando para as despesas corporativas apenas como custo operacional. O movimento identificado na amostra aponta para uma gestão mais orientada por categorias, centros de custo e formas de pagamento, com o objetivo de extrair informações úteis para a tomada de decisão.
Isso se reflete, por exemplo, na forma como as políticas internas estão organizadas. Em 2025, 66% das empresas operavam com uma política de valores única para todos os colaboradores, independentemente de cargo ou região. Esse modelo simplifica a gestão e reduz a margem para inconsistências entre áreas.
Controlar despesas por categoria, por colaborador e por forma de pagamento deixa de ser um exercício burocrático quando os dados estão estruturados. O resultado é um financeiro que consegue identificar onde os gastos estão crescendo, quais categorias precisam de revisão e onde há oportunidade de economia.
O que mudou entre 2021 e 2025?
Olhar apenas para 2025 mostra onde as empresas chegaram, mas comparar os cinco anos do estudo mostra como elas chegaram lá. É por isso que a série histórica do Cenário de Despesas Corporativas é o que transforma o material em uma ferramenta de análise de tendências e não apenas de diagnóstico pontual.
Entre 2021 e 2025, três movimentos se destacam: mudança no peso de algumas categorias de gasto, evolução nas formas de pagamento e um financeiro progressivamente mais orientado por automação e dados.
Saiba mais sobre essas mudanças a seguir.
Algumas despesas mudaram de peso
O perfil de gastos corporativos não é estático. Categorias que eram centrais em 2021 podem ter perdido relevância em 2025 e o inverso também acontece. No caso da IA, a trajetória é clara: de praticamente ausente para uma categoria com quase 6% das empresas registrando gastos em cinco anos.
No combustível, a correlação quase perfeita com o preço da gasolina ao longo da série histórica mostra que empresas com muitas equipes externas ficam expostas a variações macroeconômicas que impactam diretamente suas despesas.
Reconhecer esse comportamento na série histórica é o que permite ao financeiro ajustar políticas e orçamentos de forma antecipada, em vez de correr atrás depois que o estouro já aconteceu.
Formas de pagamento evoluíram
Uma das mudanças mais expressivas identificadas no cenário de despesas corporativas entre 2021 e 2025 foi a inversão nas formas de pagamento. Em 2021, 95% das empresas usavam reembolso. Em 2025, esse percentual caiu para 77%. No mesmo período, o cartão corporativo passou de 26% para 51% de representatividade no valor total das despesas.
É a primeira vez, na série histórica do estudo, que o cartão corporativo supera o reembolso em valor. Além de uma mudança de hábito, esse é um sinal de reorganização estrutural na forma como as empresas controlam os gastos.
O reembolso onera o colaborador, que precisa desembolsar o dinheiro antes de ser ressarcido. O cartão corporativo com limite aprovado, por outro lado, elimina esse ciclo e dá à empresa controle em tempo real sobre o que está sendo gasto e por quem.
Vale observar que a maioria das empresas ainda combina poucas opções. Isso indica que simplicidade e controle continuam sendo diretrizes na escolha do modelo de pagamento.
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A digitalização ganhou espaço no financeiro
A evolução entre 2021 e 2025 também é visível nos processos internos. As empresas da amostra já trabalham com fluxos automatizados que podem incluir:
- captura de recibo por aplicativo;
- leitura automática de dados da nota;
- reembolso de quilometragem via GPS;
- integração com cartões corporativos;
- validação automática de políticas;
- aprovação multinível.
Esse nível de automação tem um efeito direto: reduz a dependência de planilhas, e-mails e conferências manuais.
Antes de contar com uma plataforma automatizada, era comum ver equipes financeiras que precisavam juntar comprovantes físicos enviados por e-mail, cruzar informações em planilhas Excel e passar dias auditando relatórios de despesas antes do fechamento mensal. Com a digitalização do processo, esse tempo é redirecionado para análise e planejamento.
Por que esses dados importam para o financeiro?
Os dados do estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 têm uma utilidade prática direta para gestores financeiros: eles permitem comparar a realidade interna da empresa com o que o mercado pratica. Essa comparação é o que torna possível identificar se os gastos estão acima ou abaixo da média, quais categorias merecem atenção e onde há espaço para revisão de políticas ou processos.
Mais do que uma fonte de curiosidade sobre tendências de despesas corporativas, o estudo funciona como uma referência para decisões concretas. A seguir, confira três das aplicações mais diretas para quem trabalha com gestão financeira.
Revisão de orçamento
O controle de despesas empresariais começa no planejamento e traçar um bom plano requer referências confiáveis. Com os dados de 2025, o financeiro consegue avaliar se categorias como alimentação, combustível e hospedagem estão crescendo na empresa em linha com o que o mercado apresenta, ou se há algum desvio que precisa ser investigado.
Ainda, categorias com crescimento recorrente ao longo da série histórica precisam ser consideradas no orçamento de 2026 para evitar estouros. Se os gastos com ferramentas de IA, por exemplo, já representam uma linha de despesa real na sua operação, ignorar esse item no planejamento significa se deparar com um gasto não previsto no meio do ano.
Revisão de políticas internas
A tabela de políticas de valores do estudo oferece um benchmark concreto. Para alimentação, a mediana entre as empresas da amostra é de R$ 54 por refeição, com 75% das empresas situadas entre R$ 40 e R$ 100. Para hospedagem, a mediana é de R$ 250, com quartis entre R$ 150 e R$ 330.
Números como esses ajudam a responder perguntas práticas, como:
- O saldo que a empresa disponibiliza para almoço está dentro do que o mercado pratica?
- O teto de hospedagem que vigorava em 2022 ainda faz sentido em 2025?
- Como podemos atualizar a política para os próximos anos?
O estudo de despesas corporativas fornece a base para essas revisões sem depender de intuição ou de dados desatualizados.
Identificação de desperdícios e exceções
No geral, padrões de gasto revelam anomalias. Quando o financeiro passa a acompanhar despesas por categoria, por colaborador e por forma de pagamento, fica mais fácil identificar gastos fora da política, categorias pouco monitoradas, reembolsos sem comprovante adequado ou erros de lançamentos, como duplicidades.
Um exemplo prático: empresas que adotam GPS para reembolso de quilometragem conseguem comparar a distância declarada pelo colaborador com o trajeto real registrado.
Já empresas que trabalham apenas com declaração manual ficam expostas a imprecisões que, somadas ao longo do tempo, representam um volume significativo de gastos invisíveis ou não justificados. Assim, ter uma plataforma que automatiza a auditoria identifica essas situações antes do fechamento, não depois.
Baixe o estudo completo sobre despesas corporativas em 2025
Os dados apresentados neste artigo são apenas uma parte do que o estudo traz sobre como as empresas brasileiras gastaram em 2025. O material completo inclui:
- análises detalhadas por categoria de gasto, tabelas de benchmarking por tipo de despesa, dados sobre processos e políticas;
- capítulo dedicado ao impacto da Reforma Tributária;
- informações sobre o comportamento de gastos com inteligência artificial.
Se você quer comparar a realidade da sua empresa com o mercado e usar dados concretos para embasar decisões de orçamento, políticas e processos, o estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 é o ponto de partida.
Conclusão
Como as empresas brasileiras gastaram em 2025? Os dados do estudo da VExpenses apontam um mercado mais atento à gestão, com categorias tradicionais se mantendo relevantes, novas categorias como IA ganhando espaço e uma mudança estrutural nas formas de pagamento.
A inversão histórica do cartão corporativo sobre o reembolso, pela primeira vez na série histórica, resume bem o movimento que está em curso: gestão de despesas corporativas mais digital, mais rastreável e mais orientada por dados.
Para o financeiro, o valor desse material está na comparação. Saber como o mercado está gastando é o que permite identificar onde a sua empresa está em linha, onde há folga e onde há risco.
Além dos dados, ter o apoio de uma solução de automação, centralização e acompanhamento como a VExpenses permite acompanhar os movimentos com mais eficiência, apoiando decisões mais estratégicas.
