O controle de combustível é um aspecto relevante da gestão de despesas corporativas, impactando diretamente os custos operacionais e a eficiência geral do negócio. Neste texto, vamos apresentar a definição de controle de combustível e sua importância para as empresas.
Você também vai descobrir as vantagens que um controle de combustível bem estruturado pode proporcionar e os principais indicadores de desempenho para monitorar esse processo. Além disso, vamos compartilhar um passo a passo prático para a implementação de um sistema de controle robusto. Continue a leitura para se aprofundar nesse tema tão importante!
O que é o controle de combustível?
O controle de combustível refere-se ao conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para monitorar, registrar e gerenciar o consumo de combustível em veículos de frotas ou automóveis disponibilizados para uso dos colaboradores em atividades corporativas. Esse processo envolve a coleta de dados detalhados sobre o consumo em cada viagem, análise de padrões de uso e identificação de possíveis desperdícios.
Quais são as vantagens do controle de combustível?
Uma gestão de combustível eficiente vai trazer diversas vantagens para a sua empresa, com destaque para a redução de custos, a melhoria da produtividade e a identificação de hábitos de abastecimento. A seguir, vamos explorar esses três benefícios principais para entender como eles podem impactar positivamente a gestão financeira e operacional da sua empresa.
Redução de custos
A principal vantagem do controle de combustível é a significativa redução de custos operacionais. Monitorar e gerenciar o consumo permite identificar desperdícios e adotar medidas corretivas para otimizar o uso de combustível. Com um controle rigoroso, é possível detectar irregularidades e implementar estratégias para solucionar esses problemas.
Melhora da produtividade
Um controle de combustível eficiente também contribui para a melhora da produtividade. Com dados precisos sobre o consumo, as empresas podem planejar rotas mais econômicas e eficazes, reduzindo o tempo de viagem e aumentando a eficiência das operações.
Além disso, veículos bem mantidos e operados de forma consciente tendem a ter menos quebras e paradas inesperadas, garantindo que a frota esteja sempre disponível e operando em sua capacidade máxima.
Identificação dos hábitos de abastecimento
O controle de combustível permite uma análise detalhada dos hábitos de abastecimento dos motoristas e da frota como um todo. Com essas informações, a empresa pode identificar padrões inadequados e investir em políticas internas e no treinamento dos colaboradores para promover práticas mais econômicas e eficientes.
Quais são os principais indicadores para o fazer controle de abastecimento?
Para avaliar a eficácia do controle de combustível, é relevante monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs) que forneçam insights sobre o consumo e a eficiência da frota. Confira abaixo os principais KPIs de controle de combustível!
Consumo de combustível por km rodado
O cálculo do consumo de combustível por km rodado é importante para avaliar a eficiência de cada veículo e identificar possíveis anomalias que possam indicar problemas mecânicos ou hábitos de direção ineficientes.
Custo de combustível por viagem
O custo de combustível por viagem é um indicador que avalia quanto foi gasto em combustível para completar uma viagem específica. Esse KPI ajuda a entender melhor a relação entre o consumo de combustível e a distância percorrida em diferentes rotas e condições.
Frequência de abastecimento
A frequência de abastecimento monitora quantas vezes os veículos são abastecidos em um determinado período. Esse indicador mostra padrões de abastecimento inadequados, como abastecimentos frequentes em postos mais caros ou fora de rota. Com base nessa análise, as empresas podem implementar políticas de abastecimento mais eficientes e econômicas.
Eficiência de combustível por tipo de veículo
Os veículos têm diferentes eficiências de combustível. Esse indicador permite comparar os diversos veículos da frota, ajudando a identificar quais são mais econômicos e quais precisam de ajustes ou manutenção. Dessa forma, é possível tomar decisões mais informadas na gestão de combustível.
Desvio de consumo de combustível
Esse KPI mede a variação entre o consumo real e o esperado de combustível. Grandes desvios podem indicar problemas diversos, como manutenção inadequada ou hábitos de direção ineficientes.
Acompanhar os 5 indicadores mencionados acima permite que gestores financeiros tomem decisões informadas e implementem ações corretivas para otimizar reduzir os gastos com combustível, otimizar o uso e melhorar a eficiência operacional como um todo.
Como fazer o controle de combustível?
Implementar um controle eficiente do combustível em uma empresa é fundamental para garantir a eficiência operacional, reduzir custos e promover a sustentabilidade. Para isso, é necessário adotar práticas e políticas que ajudem a monitorar e gerenciar o consumo de combustível de forma eficiente. A seguir, confira dicas práticas para implementar um controle de combustível eficaz na sua empresa.
1. Planejamento de rota
Utilize ferramentas de navegação e softwares para planejar rotas que reduzam a distância e o tempo de viagem, evitando congestionamentos e vias em mau estado. Esse monitoramento constante das condições das vias e do desempenho das rotas permite ajustes contínuos e garante a eficiência do deslocamento.
2. Controle de quilometragem
Registre o odômetro de cada veículo antes e depois de cada viagem para calcular o consumo de combustível com precisão. Mantenha um registro detalhado de quilometragem para cada veículo, permitindo uma análise precisa do consumo ao longo do tempo e a identificação de possíveis problemas.
3. Política de despesas
Estabeleça regras claras e diretrizes para o uso de combustível pelos motoristas. Defina limites de gastos, utilização de cartões corporativos para combustível, locais de abastecimento preferenciais e procedimentos para relatar despesas. Uma política de despesas bem elaborada ajuda a controlar os custos e a garantir o uso eficiente do combustível.
4. Manutenção dos veículos
Mantenha os veículos em boas condições de funcionamento para garantir o consumo eficiente de combustível. Para isso, faça manutenções preventivas regularmente, como troca de filtros, verificação da pressão dos pneus e ajustes no motor, para garantir que os veículos estejam operando com o máximo de eficiência.
Quais sistemas ajudam a controlar abastecimento e despesas com combustível?
Os principais sistemas que ajudam a controlar abastecimento e despesas com combustível se dividem entre os meios de pagamento, como os cartões combustível e os cartões corporativos, e as plataformas de gestão de despesas com módulo de combustível, que organizam o registro, a política e a análise dos abastecimentos.
Os primeiros determinam onde e como o colaborador paga. As segundas transformam esse pagamento em informação útil para o financeiro.
Na prática, empresas com frota costumam precisar dos dois. Veja a seguir o que cada solução entrega e onde estão os limites de cada uma.
Cartão combustível para frotas: os limites da rede credenciada
O cartão combustível é o meio de pagamento voltado exclusivamente ao abastecimento, fornecido por administradoras especializadas. Cada transação gera um registro com valor, data, posto e tipo de combustível, o que elimina o dinheiro em espécie e reduz os reembolsos.
O principal ponto de atenção está na rede credenciada. O cartão só é aceito em postos e oficinas parceiras da administradora, o que cria restrições no dia a dia:
- Desvio de rota: quando não há posto credenciado no trajeto, o motorista precisa se deslocar até um que aceite o cartão.
- Perda de oportunidade de preço: um posto mais barato fora da rede não pode ser usado, mesmo que a diferença compense.
- Cobertura irregular fora dos grandes centros: operações em rotas regionais encontram menos opções disponíveis.
- Uso restrito ao veículo: alimentação, pedágio e estacionamento durante o deslocamento ficam de fora e voltam para o reembolso.
Além disso, os dados ficam armazenados na plataforma da administradora, separados das demais despesas da empresa. Para chegar ao ERP ou ao sistema contábil, o financeiro precisa exportar relatórios e refazer lançamentos manualmente.
Cartão corporativo para abastecimento: aceitação em qualquer posto
O cartão corporativo cumpre a mesma função de pagar o abastecimento, mas com aceitação ampla. O colaborador abastece em qualquer posto, incluindo o mais barato da rota, e a empresa mantém o controle por meio de limites, categorias permitidas e bloqueios configurados previamente.
Como o mesmo cartão também cobre alimentação, pedágio, estacionamento e hospedagem, a empresa deixa de administrar meios de pagamento paralelos para a mesma pessoa. Esse é o motivo pelo qual algumas operações com frota leve e equipes externas têm substituído o cartão combustível pelo cartão corporativo.
Software de gestão de combustível: o que ele registra e controla
O cartão resolve o pagamento, mas não registra as informações que sustentam a análise. Litros, odômetro e tipo de combustível não aparecem na transação financeira — precisam ser informados no momento do lançamento. É esse o papel de uma plataforma de gestão de despesas com módulo de combustível.
Nesse modelo, o abastecimento entra como despesa corporativa completa:
- Dados do abastecimento: litros, odômetro, tipo de combustível e placa, com campos obrigatórios definidos pela empresa.
- Comprovante anexado à transação: sem depender de recibos enviados por e-mail ou mensagem.
- Política aplicada no registro: valores máximos por período e alertas quando algum lançamento foge do padrão.
- Vínculo com responsável e centro de custo: cada abastecimento aponta para quem gastou e para a área que absorve o custo.
- Indicadores calculados automaticamente: consumo por km rodado, custo por quilômetro e desvios em relação ao histórico.
Com litros e quilometragem na mesma base, os indicadores que você viu nos tópicos anteriores deixam de depender de planilha e passam a ser acompanhados durante o mês, e não apenas no fechamento.
VExpenses: cartão, módulo de combustível e todas as despesas em um lugar
A VExpenses reúne as duas frentes na mesma plataforma. O abastecimento é pago com o Cartão VExpenses, aceito em qualquer posto, e a despesa é gerada automaticamente com forma de pagamento, valor e data já preenchidos.
O que o módulo de combustível acrescenta é a informação que a transação financeira não carrega. Litros, odômetro, placa e comprovante podem ser exigidos no momento do registro, o que evita a cena mais comum do fechamento: o financeiro atrás de dados que ninguém anotou na hora. Se a despesa fica em aberto, a integração pode bloquear o cartão antes do próximo abastecimento — a cobrança deixa de depender da insistência da equipe.
O ganho maior aparece quando o combustível deixa de ser controlado à parte. Como o módulo faz parte de uma plataforma de gestão de despesas corporativas, o mesmo colaborador presta contas do abastecimento, da refeição na estrada, do pedágio e da hospedagem no mesmo fluxo — e o financeiro fecha o mês com todas essas informações conciliadas, sem alternar entre portais diferentes.
Tenha o controle de combustível como uma rotina interna
Como vimos neste texto, o controle de combustível é uma prática essencial para empresas que buscam clareza sobre as informações de abastecimento, como o valor gasto por litro, controle de veículos e odômetro.
Ao implementar um controle eficaz, você pode identificar e corrigir desperdícios, otimizar rotas nas viagens corporativas, reduzir custos de manutenção e garantir um uso mais consciente e econômico do combustível.
Para alcançar esses benefícios, é fundamental adotar práticas como o planejamento adequado de rotas, o controle preciso da quilometragem, a implementação de políticas de despesas claras e a manutenção regular dos veículos. Além disso, o monitoramento constante dos indicadores de desempenho ajuda a avaliar a eficácia das estratégias adotadas e fazer ajustes quando necessário.
Nesse contexto, a VExpenses, empresa líder da América Latina em gestão de despesas corporativas, se destaca com funcionalidades que permitem o registro de deslocamentos via GPS, cálculo automático de distâncias e cadastro de trechos recorrentes, proporcionando dados detalhados e confiáveis para um controle de combustível prático e eficaz.
Nossa plataforma facilita a identificação de padrões de consumo, otimiza a prestação de contas e contribui para a redução de custos operacionais.
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