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Controle de combustível: como fazer e dicas para economizar!

6 minutos de leitura

O controle de combustível eficaz pode gerar impactos positivos na gestão financeira. Entre eles, reduz custos, melhora a produtividade e gera maior controle do fluxo de caixa.   

Neste artigo, vamos entender melhor sobre a importância do controle de combustível na empresa e como economizar com o controle do consumo de combustível com dicas práticas e importantes. Confira!

O que é e quais os benefícios de um controle de combustível eficaz?

O controle de combustível envolve a gestão do consumo e do gasto de combustível na empresa nos mais variados deslocamentos corporativos – seja numa viagem corporativa ou em um serviço de transporte oferecido. 

Empresas de transporte necessitam de uma rígida gestão de frota – que, além da gestão de veículos, implica também em um rígido controle de combustível. 

Porém, se sua empresa não é de transporte, não significa que não deva se preocupar com o controle de combustível.

O preço dos combustíveis é bastante variável. Por isso, o controle é essencial para realizar planejamento e projeções, de modo que o custo de abastecimento não interfira de maneira inesperada no fluxo de caixa da empresa

O fluxo de caixa, por sua vez, pode impactar nos mais diversos setores e atividades – sendo determinante para os pagamentos, investimentos e disponível da empresa. 

Além disso, o controle de gasto de combustível pode ajudar a reduzir custos relacionados a abastecimento e reembolsos de km rodado

Entre os variados benefícios do controle de combustível estão: 

  • Maior controle financeiro;
  • Previsibilidade de custos;
  • Prevenção de impactos no fluxo de caixa;
  • Identificação de veículos que apresentam maiores e menores consumo de combustível;
  • Maior precisão na previsão de custo do km rodado; 
  • Economia e melhora da produtividade com o planejamento de rotas;
  • Redução de fraudes em reembolso de combustível;
  • Maior precisão na definição de auxílio combustível;
  • Prevenção em relação a consumo de combustível adulterado.

Como calcular quanto de combustível será gasto em uma viagem?

No nosso post sobre como fazer reembolso de combustível, nós ensinamos como fazer o cálculo de combustível detalhadamente.

Porém, basicamente o cálculo de combustível que será gasto em uma viagem envolve duas principais variáveis:

  • O consumo médio de combustível do veículo (quantos km ele percorre por litro de combustível);
  • A distância que será percorrida.

Se você não sabe o consumo médio do veículo, você pode medi-lo de duas formas:

  1. Complete o tanque e zere a quilometragem. Ande com o carro para finalidades profissionais até que precise abastecer novamente. Em seguida calcule quanto ele andou por litro de combustível (km/L);
  2. Calcule o gasto de combustível com o Google Maps. Ao invés de zerar a quilometragem do seu carro, basta ligar o GPS depois de encher o tanque para conseguir medir a distância percorrida com exatidão.

Para calcular quanto de combustível será gasto na viagem, faça a seguinte divisão:

distância que será percorrida ÷ consumo médio de combustível do veículo

No entanto, preste atenção em alguns pontos:

  • O consumo médio do veículo muda de modelo para modelo e também conforme o tipo de combustível (etanol x gasolina, por exemplo);
  • O gasto com deslocamento em viagem corporativa não envolve apenas o gasto com combustível, mas também outras variáveis como pedágios, depreciação do veículo, seguro, limpeza, manutenção e outros. 

Como calcular consumo de combustível no Excel para controle de combustível?

O Excel não é a forma ideal de fazer o controle, já que contar com um aplicativo para controle de combustível acaba sendo muito mais vantajoso ao agregar praticidade e precisão na gestão financeira. 

Porém, o Excel pode ajudá-lo a se familiarizar com indicadores importantes e a iniciar o controle. 

Na planilha, é interessante registrar:

  • Identificação da viagem;
  • Data do abastecimento;
  • Horário do abastecimento;
  • Identificação do veículo;
  • Identificação do motorista;
  • Identificação do posto de combustível onde o veículo foi abastecido;
  • Tipo de combustível;
  • Quantidade de combustível (L);
  • Distância que está marcando no hodômetro no momento do abastecimento;
  • Distância percorrida entre o abastecimento atual e o anterior (subtração entre a distância marcada no hodômetro no momento do abastecimento atual e a distância marcada no abastecimento anterior).

À partir desses registros, é possível calcular indicadores interessantes como:

  • Consumo médio por veículo como vimos acima;
  • Total de consumo de combustível por período (diário, semanal, mensal), em litros;
  • Total do gasto de combustível por período, em reais;

À partir desse controle de combustível é possível:

  • Controlar as datas e os responsáveis pelos abastecimentos;
  • Projetar os gastos de combustível por período e por viagem;
  • Fundamentar auxílio combustível e/ou reembolsos de combustível;
  • Identificar quais veículos são mais econômicos e se eles estão com a autonomia esperada.

Como fazer controle de combustível?

O controle de combustível vai além do registro e monitoramento de gastos. 

Envolve também planejamento e outras ações que permitem reduzir custos e fazer um controle eficaz. 

Acompanhe a seguir as nossas dicas das melhores práticas de controle de combustível para empresas!

1. Faça o planejamento de rotas e de viagens

O planejamento de rotas permite economizar no consumo de combustível. 

Você e/ou o viajante corporativo deve preferir estradas em boas condições, evitar engarrafamentos e  planejar rotas menores, quando possível. 

Para conseguir um planejamento bem feito, vale a pena contar com ferramentas como o  Waze que é um aplicativo de GPS e, além de sugerir as melhores rotas, também consegue relatar as condições da estrada da rota escolhida.

O veículo também é importante: veículos ociosos e/ou com peso e distribuição de peso inadequados consomem mais combustível. 

É interessante, também, fazer um planejamento de gastos com as viagens corporativas para ficar mais fácil de manter o orçamento. 

2. Faça controle de quilometragem

O controle de km rodado auxilia a identificar precisamente quanto cada veículo está rodando e as rotas utilizadas. Isto gera uma série de benefícios, entre os principais:

  • Medir a rentabilidade das viagens corporativas;
  • Definir mais precisamente o custo do km rodado, o qual influencia no custo dos serviços;
  • Fazer reembolsos adequados para os viajantes corporativos;

Como vimos na seção anterior, utilizar tecnologia mobile no controle de deslocamento pode oferecer diversas vantagens sobre o controle manual. 

Para o controle de km isso não é diferente. A tecnologia permite que esse controle seja mais preciso e prático

O VExpenses, por exemplo, é um dos melhores aplicativos para empresas controlarem o reembolso de km, já que oferece a função GPS integrada. Assim, ao invés de o colaborador indicar quantos quilômetros percorreu a trabalho, o app armazena o trajeto percorrido enquanto o deslocamento está acontecendo.

3. Faça acompanhamento e previsão de gastos

Não basta fazer registro para o controle de combustível se você não usá-los para analisar métricas importantes e para o planejamento de futuras viagens.

Por isso, mais uma vez contar com uma ferramenta como o VExpenses pode ser mais vantajoso, já que ele oferece um dashboard de gestão que facilita a avaliação dos dados históricos da empresa.

4. Faça parceria com postos de confiança

É essencial que os abastecimentos sejam feitos em postos de confiança para evitar golpes de combustível adulterado. 

Além disso, você também pode obter vantagens de prazo e preço se fizer parcerias com postos de confiança.

5. Controle a manutenção dos veículos

A manutenção do veículo interfere tanto na depreciação (relacionada ao custo por km rodado), quando no consumo de combustível. 

Faça manutenção preventiva dos veículos e, além disso, mantenha pneus calibrados e em boas condições – o que ajuda muito a economizar combustível. 

6. Conscientize os viajantes corporativos

Nem todas as práticas que ajudam a economizar combustível são benéficas apenas para a empresa, mas também podem interferir na qualidade da viagem e na segurança dos viajantes corporativos

Listamos algumas boas práticas para que o motorista consiga economizar combustível na hora da viagem também:

  • Evite acelerar ou frear de maneira brusca;
  • Não desça declives em ponto morto;
  • Distribua bem o peso dentro do veículo;
  • Use ar-condicionado quando realmente for necessário;
  • Faça a troca de marcha corretamente;
  • Para escolher entre álcool ou gasolina, divida o preço do etanol pelo preço da gasolina. Se o resultado for inferior a 0,7, o álcool é mais vantajoso, e se o resultado for superior a 0,7, a gasolina é a melhor opção;
  • Evite deixar seu veículo muito tempo ocioso;
  • Abasteça em postos confiáveis. Caso a empresa tenha parceria com postos, siga as orientações;
  • Respeite os prazos de manutenção preventiva do veículo;
  • Caso você tenha que planejar sua própria rota, dê preferência para estradas em boas condições;
  • Use o GPS para evitar engarrafamentos – que aumentam o consumo de combustível –  e para receber alertas sobre obras e trechos perigosos;
  • Mantenha os pneus em boas condições e calibrados. 

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