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Controle de visitas

Controle de visitas a clientes: como ser mais eficaz?

5 minutos de leitura

Profissionais que lidam constantemente com visitas externas sabem como é complicado manter todas as informações bem organizadas. Acontece que o controle de visitas a clientes é um fator crucial para o sucesso do negócio e é fundamental fazer isso de forma eficaz.

Continue com a gente e saiba como melhorar o seu controle para que ele seja realmente eficaz!

Qual a importância do controle de visitas a clientes?

É válido deixar claro que o controle de visitas externas não é realizado para fiscalizar o colaborador, por motivo de desconfiança.

O intuito é captar dados e informações relevantes para a tomada de decisões, acompanhar o atendimento ao cliente e facilitar o processo de comprovação de gastos referentes à visita para posterior reembolso.

Registros bem detalhados de reuniões com prospects e clientes atuais ajudam a equipe a tomar decisões mais assertivas, verificar condições comerciais, ajustar produto ou serviço, entre outras ações necessárias para fechar o negócio.

Além da relevância analítica do controle de visitas, existe um ganho operacional nesse hábito, como:

  • reflexão sobre cada reunião após ela ter acontecido;
  • consolidação de novas informações sobre a empresa;
  • avaliação do próprio desempenho;
  • anotação de detalhes operacionais;
  • definição dos próximos passos.

Quais são os tipos de visitas a clientes existentes?

Antes de começarmos, é importante saber identificar as diferenças entre cada tipo existente de visita a cliente. 

Afinal, as visitas podem ocorrer em diferentes etapas da negociação, cada uma com um propósito diferente e isso irá impactar na eficiência do seu controle de visitas.

1. Prospecção comercial

Normalmente é a primeira visita que é realizada com o cliente em potencial, quando o vendedor faz uma apresentação comercial

Ele ainda não tem uma proposta comercial em andamento, mas manifestou interesse em conhecer sobre os serviços da empresa e tem perfil alinhado a estratégia de vendas. Ou seja, ele contempla o ICP (Ideal Customer Profile) do seu negócio.

2. Follow up de oportunidade

Esse tipo de visita acontece quando o cliente em potencial já é considerado como boa oportunidade de venda

Nessa visita as duas partes já se conhecem e o objetivo é mesmo fazer a negociação de valores, definir escopo e definir prazos.

3. Pós-venda

O atendimento pós venda deve ser igual, ou até melhor, que o realizado quando a intenção é fechar o negócio. E o motivo é bem simples: vistas de pós-vendas mantêm o relacionamento com os clientes ativos e faz com que eles sintam-se importantes para a empresa.

Nesse momento, o encontro é para ouvir o cliente. Saber se a compra foi boa, se ele está com alguma dificuldade, tem alguma crítica ou comentário.

4. Relacionamento

Visitas a clientes mesmo muito tempo depois da compra são importantes para não deixar que ele perca sua empresa de vista. Permanecer sempre presente é maior a chance de conseguir garantir o sucesso de uma nova negociação ou, mesmo de um upsell, no futuro. 

O que registrar sobre as reuniões realizadas?

Seja o controle de visitas a clientes no Excel ou no CRM, deve-se registrar e detalhar algumas informações que definem o ramo das negociações e o perfil do potencial cliente. É importante que o formulario de visitas a clientes contenha, no mínimo, os seguintes dados:

1. Informações de contato

É muito comum que, na primeira reunião com o cliente, o colaborador da sua empresa tenha apenas os contatos principais. Geralmente o que compõem essas informações são o e-mail corporativo do prospect e o telefone comercial.

Aproveite o encontro presencial para aumentar essa ficha cadastral pedindo, por exemplo o número do WhatsApp corporativo. 

Também é recomendado registrar o contato dos outros convidados presentes na reunião, se houver mais pessoas participando da conversa.

2. Características da empresa

As informações mais gerais podem ser conseguidas em buscas na internet ou, até mesmo, em seu banco de dados. Mas é importante tentar captar características mais profundas, como:

  • Perfil de negociação da pessoa responsável por tomar decisões;
  • Qual visão o potencial cliente tem da sua empresa e dos seus concorrentes;
  • Em qual momento de mercado ele se encontra;
  • Etapas necessárias para o fechamento do negócio.

Esses e outros dados devem ser muito bem documentados para não serem esquecidos. Quanto mais informação você tiver sobre o cliente, mais personalizada e efetiva poderá ser a sua proposta comercial

3. Probabilidade de fechar negócio

Essa é uma informação importante para a gestão comercial e financeira da sua empresa. E, principalmente, para o desenvolvimento de ações estratégicas que vão direcionar as próximas etapas.

Tente definir o próximo passo junto ao cliente na visita em que estiver e entenda a reação dele às suas definições. A partir disso, e do seu histórico de clientes que possuam perfis semelhantes, você já conseguirá ter um melhor entendimento da intenção do cliente em fechar ou não negócio com você.

4. Detalhes sobre a demanda

Quem trabalha com soluções ou produtos de valor agregado deve registrar informações mais detalhadas sobre a demanda do futuro cliente. 

Isso é importante para identificar a necessidade de customizar ou adequar algum dado da proposta. Além de facilitar a compreensão do potencial de valor do negócio, a urgência para o fechamento

5. Próximos passos

Todas as visitas a clientes devem ser encerradas com informações claras sobre os próximos passos, mesmo que a negociação não siga em frente depois. E isso deve ser bem anotado para que o funcionário possa dar continuidade às negociações ao longo da semana.

6. Despesas e quilometragem

Não podemos esquecer de medir o custo de aquisição de clientes (CAC). Essa é uma métrica muito importante para conseguir realizar o acompanhamento financeiro posterior e entender o quanto de retorno o cliente traz para a empresa.

É uma boa prática deixar registrado no histórico de visitas a clientes todos os recursos que precisaram ser empregados para que aquela venda fosse realizada. Assim, em uma próxima negociação você já terá uma melhor noção do que deve esperar.

Além disso, esses dados são fundamentais para que ocorra o reembolso de despesas de quilometragem e visitas externas. 

Uma dica é utilizar uma plataforma de gestão de despesas, como o VExpenses, que possibilita que a prestação de contas seja feita em tempo real, o que facilita esse processo e evita trabalho futuro.  

Boas práticas para um melhor controle de visitas a clientes

Agora que você já entendeu a importância do controle de visitas e quais informações são mais importantes para serem coletadas, veja como você pode fazer isso na prática:

Tenha uma planilha de prospecção e visitas

Essa é uma excelente ferramenta para a empresa e para os vendedores. O formulário de visitas a clientes pode ser feito em arquivo de Excel ou em aplicativos e sistemas mais elaborados. 

O importante é que seja simples e direto, destacando informações importantes sobre o cliente e negociação.

Preze por uma visão clara de todas as atividades por colaborador

Para ter um controle de visitas externas mais eficiente é fundamental ter ideia de todas as atividades que o funcionário terá ao longo do dia, incluindo tempo necessário para cada visita e distância entre cada atendimento.

Com o planejamento de rota detalhado, mais fácil será o acompanhamento de visitas a clientes. 

Registre todas as informações coletadas na visita

Mais uma vez, destacamos aqui que a empresa deve incentivar o funcionário a registrar todos os detalhes das visitas. Informações novas ajudam a formular uma proposta que atenda melhor as necessidades e expectativas do cliente.

Esse hábito é ainda mais fundamental quando a quantidade de clientes é alta. 

Crie indicadores para medir a performance

Criar alguns indicadores de performance permitem que o gestor possa monitorar a qualidade de visitas, a velocidade das vendas e outros fatores que vão auxiliar a tomada de decisões.

Seja adepto da tecnologia no controle de visitas

Registrar todos os detalhes e transformá-los em indicadores pode ser uma tarefa bem complicada sem uma ferramenta de controle de visitas adequada.

Atualmente, muitos gestores utilizam relatório de visita comercial no Excel ou planilhas colaborativas online. Essas são opções válidas e que suprem a necessidade de empresas com poucos vendedores e clientes.

Quando a equipe e as visitas começam a crescer, é recomendado ferramentas mais tecnológicas com foco em gestão de dados e controle de visitas externas. 

E claro, o crescimento da equipe exigirá que você faça um melhor controle dos custos do negócio. Neste momento você deve abandonar a planilha de despesas para reembolso de lado e contar com a ajuda da tecnologia, como é o caso do VExpenses .

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