O controle de vendas externas é essencial para garantir a saúde das operações e investir nos projetos e regiões mais viáveis. No entanto, pode ser um grande desafio, já que são diversas variáveis que irão impactar no controle de vendas externas.
Saiba quais indicadores usar no controle de vendas externas e 9 apps para otimizar a rotina da sua equipe de vendas!
Quais as vantagens de formalizar e automatizar o controle de vendas externas?
Além das vendas e receita geradas, temos também fatores como os custos e a produtividade que estão envolvidos no processo de vendas externas.
Formalizar e automatizar o controle de vendas externas traz vantagens como:
- Maior controle financeiro dos custos da operação;
- Melhor controle de reembolsos de despesas;
- Maior previsibilidade dos custos;
- Melhor controle de produtividade;
- Maior produtividade para os vendedores externos;
- Melhor gestão de tempo tanto para vendedores quanto para o administrativo-financeiro.
Ao investir em processos e relatórios de vendas padronizados e em ferramentas que automatizam os processos, tanto os vendedores quanto o departamento financeiro têm mais tempo para dedicar a atividades mais importantes.
Atualmente, tecnologias permitem monitorar rotas e visitas em tempo real, gerar relatórios de visitas via app mobile, enviar relatórios de despesas corporativas automatizados, assinar documentos digitalmente, fazer controle de ponto a distância e outros.
Veja a seguir quais indicadores usar para o controle de vendas externas e apps para ajudar a sua equipe a ter mais tempo para o que realmente importa!
Quais indicadores utilizar no controle de vendas externas?
Para controle de vendas externas, é interessante considerar indicadores relacionados a 3 dimensões:
- Vendas;
- Custos;
- Produtividade/processos.
Em relação às vendas em si, para o controle de vendas externas, é interessante mensurar indicadores básicos como:
- Receita;
- Ticket médio;
- Custos ;
- Margem de lucro;
- Metas de vendas;
- Retorno por centros de custos (projetos, regiões, vendedores).
Em relação aos custos, é necessário mapear todos os custos envolvidos nas vendas externas.
Os custos envolvidos em uma venda não incluem apenas o custo do produto ou o custo do serviço prestado.
É necessário considerar também os custos envolvidos para efetuar as vendas – como o custo do vendedor externo.
Sabemos que o custo de um funcionário não é apenas o seu salário, envolvendo também encargos e benefícios.
No caso dos vendedores externos, por exemplo, podem compor o seu custo: salário, despesas a serem reembolsadas (km rodado, passagens aéreas, hospedagem, alimentação) ou diárias de viagem/adiantamentos, celular corporativo, uniforme, entre outros.
Também nessa dimensão de custos, além dos custos totais usados para calcular margem de lucro, é interessante também analisar algumas métricas como:
- Custo por vendedor;
- Custo por aquisição de cliente (CAC);
- Custo por região;
- Custo por projeto.
Em ferramentas de gestão de despesas corporativas, como o VExpenses, você pode analisar em tempo real todos os gastos por centros de custos (projetos, regiões) e funcionários.
Para o controle de vendas externas, também é importante o controle de produtividade.
É claro que nem todas as visitas se transformam em vendas/clientes.
A rotina dos vendedores externos pode incluir atividades como: prospecção de potenciais clientes, estabelecimento de contato/relacionamento, identificação de oportunidades de vendas e efetivação da venda em si.
Por isso, não é interessante considerar apenas as metas de vendas em si, mas também outros indicadores que compõem a jornada até a venda.
Alguns exemplos de indicadores para controle de vendas externas podem ser:
- Quantidade de contatos realizados via email, telefone e mensagens;
- Propostas enviadas;
- Visitas realizadas;
- Quantidade de up sells e cross sells (vendas de atualizações, complementos e produtos que aumentam o ticket médio).
É interessante para o controle de vendas externas o uso de funil de vendas, onde é possível visualizar quantos contatos (leads) viram oportunidades e quantas oportunidades se transformam clientes/vendas. Esse tipo de acompanhamento permite gerar uma previsibilidade da receita.
Vale lembrar que a produtividade também não deve ser medida apenas por meio de indicadores numéricos.
É interessante para o controle de vendas externas que haja análises qualitativas – desde produtos/serviços vendidos ao desempenho dos vendedores.
Por isso, para o controle de vendas externas é interessante também acompanhar feedbacks tanto dos vendedores quanto dos clientes.
Para o controle de vendas externas, também é válido considerar fatores relacionados aos processos de trabalho. Alguns exemplos são km rodado, rotas percorridas e jornada de trabalho.
O mapeamento de processos também é importante para o controle de vendas externas.
É por meio do mapeamento de processos que se identifica oportunidades de otimizar as rotinas de trabalho, ferramentas e modelos de relatórios utilizados. Com isso, além de impactar na produtividade, também permite reduzir os custos dos processos de vendas.
11 aplicativos para utilizar com sua equipe de vendas externas
Os aplicativos são essenciais para facilitar a rotina da equipe de vendas externas. Confira algumas dicas de aplicativos úteis para o dia a dia!
1. Agendor
O Agendor CRM, que utiliza o modelo de funil de vendas para organizar negociações e permitir que as equipes visualizem facilmente o progresso das oportunidades.
Quando utilizadas em conjunto, as soluções do Agendor permitem que a equipe comercial converse com clientes pelo WhatsApp sem sair do CRM, registre automaticamente contatos e oportunidades, programe o envio de mensagens automáticas e acompanhe relatórios que ajudam a analisar o desempenho dos vendedores ao longo do processo de vendas.
2. HubSpot CRM
O HubSpot CRM é uma das plataformas de gestão comercial mais populares no mercado internacional. A ferramenta oferece gerenciamento de pipeline em formato Kanban, acompanhamento de leads, automações de marketing e relatórios voltados para o desempenho das vendas.
Ela é utilizada por empresas que trabalham com estratégias de inbound marketing e geração de leads online, permitindo acompanhar a jornada do cliente desde o primeiro contato até a conversão em venda.
3. Salesforce
O Salesforce é considerado um dos CRMs mais completos e avançados do mercado, sendo amplamente adotado por grandes empresas ao redor do mundo.
A plataforma reúne diversas funcionalidades, como gestão de leads, controle do pipeline comercial, automação de processos de vendas e ferramentas avançadas de análise de dados para apoiar decisões estratégicas.
4. Apps de CRM
Para o controle de vendas externas, um sistema de gestão de clientes (CRM) é essencial.
Esse tipo de sistema funciona com base em um funil de vendas, como um painel de controle de contatos, oportunidades e clientes.
Algumas funcionalidades comuns são:
- Painel de contatos divididos em funil de vendas;
- Envio de emails automáticos;
- Possibilidade de gravar ligações;
- Envio de documentos para assinatura eletrônica;
- Entre outras.
O CRM permite automatizar tarefas, controlar agenda e filtrar os melhores contatos para a realização de visitas.
Para a equipe de vendas externas é interessante que haja a opção de usar o CRM mobile. Existem diversas opções no mercado, como o Agendor, o HubSpot e o Pipedrive.
5. App de prestação de conta de gastos externos
O VExpenses é um app de prestação de contas e gestão de reembolsos, adiantamentos e cartão corporativo, que permite a redução de gastos com prestação de contas em até 88%.
Permite automatizar todo o processo de prestação de contas até o reembolso.
O vendedor externo digitaliza os comprovantes fiscais e o app preenche automaticamente o relatório de despesas, com base na tecnologia OCR.
O relatório de despesas é encaminhado para o departamento financeiro, para a aprovação do reembolso.
Além do armazenamento seguro de comprovantes fiscais, o VExpenses também verifica automaticamente se as políticas de reembolso estão sendo cumpridas e notifica a empresa.
Outras funcionalidades interessantes são o acompanhamento de km rodado para reembolso e a geração de relatórios e dashboards para controle dos custos de vendas externas.
6. App de controle de visitas e ordens de serviço
O Go.on também é um ferramenta para gestão de ordens de serviços online e controle de visitas por rastreamento via GPS.
Possui versão mobile para equipe externa e dashboard na web para o controle dos agentes externos.
7. GPS
O Waze é ideal para a otimização das rotas, permitindo informações em tempo real sobre desvios, engarrafamentos e outros tipos de imprevistos.
Assim, é interessante utilizá-lo para encontrar o melhor caminho para os roteiros pré-estabelecidos.
8. App de documentos digitais
O DocuSign é um app para a assinatura eletrônica de documentos, de maneira segura, prática e gratuita.
Elimina a necessidade de impressão e digitalização de documentos assinados, reduzindo também o consumo de papel.
9. App de contatos
O app CamCard digitaliza e armazena os dados de cartões de visitas em contatos.
Permite também criar notas e lembretes vinculados às informações dos contatos digitalizados.
10. Scanner mobile
O Adobe Scan também é um app de scanner, que permite digitar documentos em geral, com tecnologia OCR para reconhecimento de textos.
11. App de gestão de tarefas
O Trello é um gestor de projetos gratuito que pode ser usado tanto para a gestão de equipes, quanto para gestão pessoal.
A ferramenta disponibiliza templates diversos, podendo auxiliar na organização pessoal de tarefas, prazos e anotações.
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