A viagem corporativa é uma grande aliada no crescimento e manutenção dos negócios de uma empresa, porém, por mais que esse tipo de viagem seja extremamente necessária, ela pode representar um grande desafio quando o assunto são os custos.
Para que as despesas de viagem não ultrapassem o teto de gastos e não comprometam a saúde financeira de uma companhia, é preciso definir uma série de políticas e procedimentos que garantem uma boa gestão e organização dessas viagens.
Quer entender o conceito de viagem corporativa, como controlar os gastos corretamente e como criar políticas coerentes e regulamentações internas? Confira tudo isso e muito mais no nosso artigo!
O que são as Viagens Corporativas?
As viagens corporativas são aquelas realizadas por colaboradores ou representantes de uma empresa para cumprir atividades e tarefas relacionadas ao trabalho e aos interesses da organização.
Inclusive, elas são essenciais para as operações de uma companhia, sejam elas reuniões, treinamentos, visitas, ações comerciais, etc.
O que é e o que faz a gestão de Viagens Corporativas?
A gestão de viagens corporativas fica responsável por atividades desde aprovar orçamentos até fiscalizar o cumprimento das políticas internas de viagem.
Essa gestão é importante para garantir que a viagem corporativa seja realizada para cumprir os objetivos da empresa, dentro do orçamento estipulado – minimizando riscos e imprevistos.
Entre as atividades essenciais que compõem a gestão de viagem estão:
- Elaborar e fiscalizar políticas de viagens;
- Planejar as viagens corporativas e definir seus orçamentos;
- Reunir recursos necessários para as viagens, como passagens, reservas em hotéis, ingressos em eventos corporativos, entre outros;
- Controlar parcerias com fornecedores, como hotéis e postos de combustíveis.
Vale lembrar que parte de gestão de viagens corporativas inclui fazer um bom controle de despesas de viagem.
Além de organizar as viagens com maior segurança, também é capaz de reduzir custos por meio de planejamento e orçamentos otimizados, parcerias com fornecedores e otimização de processos.
A elaboração e fiscalização do cumprimento de políticas de viagem também auxilia no controle de despesas de viagem e na redução de fraudes no reembolso de despesas e no uso de cartão empresarial.
O controle de despesas de viagem é fortalecido também pela estruturação e otimização do processo de prestação de contas de funcionários – também responsabilidade da gestão de viagens corporativas em conjunto com o departamento financeiro.
Qual a importância de Viagens Corporativas para a sua empresa?
As viagens corporativas possuem um papel fundamental para o sucesso e o crescimento de uma organização nos mais diversos aspectos como, por exemplo, no fortalecimento das relações comerciais e networking.
Isso porque esse tipo de viagem permite que colaboradores ou representantes de uma companhia possam se encontrar pessoalmente com fornecedores, clientes e parceiros, o que possibilita a construção de relacionamentos sólidos, que podem levar a novas oportunidades de negócios.
A viagem corporativa também serve para a expansão de novos mercados, pois sua empresa poderá identificar oportunidades de atuação e até aspectos de melhoria.
Além disso, ela é importante para a participação de colaboradores em treinamentos, conferências, workshops, palestras, etc.
Nesse sentido, o objetivo é que os colaboradores adquiram novos conhecimentos, habilidades e perspectivas, que serão benéficos tanto para o funcionário, quanto para a empresa.
As viagens corporativas são importantes também para a participação da organização em feiras e eventos do setor, no sentido de promover produtos e serviços, gerar novos negócios e também ampliar a visibilidade da marca.
Como fazer o controle de despesas de uma Viagem Corporativa?
Para fazer o controle de despesas de viagem corporativa, é preciso considerar uma série de aspectos para que a gestão seja feita corretamente. Confira as nossas dicas e aprimore o controle de despesas de viagens da sua empresa!
1. Faça planejamento e orçamentos
Para aprimorar o controle de despesas de viagem, a execução de um planejamento é essencial.
Com ele, é possível identificar todos os recursos necessários para as viagens corporativas, conforme as datas e objetivos das viagens.
Além disso, a criação de um orçamento pode auxiliar na projeção dos gastos com determinada viagem.
Isso porque, neste documento, são levadas em consideração as despesas anteriores com viagens semelhantes, ajustando as projeções de despesas conforme o cenário atual.
O planejamento e o orçamento de uma viagem corporativa permite que os gestores e o departamento financeiro tenham uma base para aprovar despesas de viagem, identificar fraudes e gerir melhor os recursos.
Na área de vendas, por exemplo, o planejamento de rotas de vendas é importante para otimizar os trajetos e a gestão de tempo, bem como promover economias financeiras.
O planejamento de rotas de venda permite também um maior controle de despesas de viagem.
Além disso, para planejar e definir o orçamento de viagens corporativas é necessário calcular o custo da viagem.
2. Faça cotações e parcerias
Fazer cotações está alinhado à criação de orçamento de viagens corporativas. Isto porque as cotações permitem ter a noção real de custos atualizados.
Além disso, elas são importantes para identificar oportunidades de parcerias com fornecedores e redução de despesas.
Dessa forma, realizar cotações e criar parcerias com alguns estabelecimentos contribuem para a empresa aumentar o controle de despesas de viagem e promover economia em relação aos recursos necessários para uma viagem corporativa.
Veja também: Seguro viagem para funcionários: vantagens, como escolher e mais!
3. Tenha políticas internas
Para controle de despesas de viagem, é necessário ter normas internas estruturadas, como política de viagem, política de reembolso, política de reembolso de quilometragem e política de uso do cartão corporativo.
As políticas são o conjunto de regras que regulamentam as atividades e processos envolvidos nas viagens corporativas.
Além disso, elas estabelecem como será feita a prestação de contas das despesas em cada caso, como será fiscalizado seu cumprimento e quais as penalidades em situações de descumprimento.
O VExpenses, sistema para gestão de despesas corporativas, possui um módulo antifraude chamado Hórus, que verifica automaticamente se as despesas estão dentro das políticas de reembolso conforme o escaneamento dos comprovantes.
4. Estruture um processo de prestação de contas
O processo de prestação de contas é fundamental para o controle de despesas de viagem, já que todas as despesas são reportadas à companhia.
Para realizar o processo de prestação de contas é necessário que a empresa estabeleça regras padronizadas e bem claras para os colaboradores, assim como quais etapas o processo terá.
É necessário ter um fluxo padrão para prestação de contas que vá desde o preenchimento de relatório de despesas até a aprovação do reembolso.
Uma forma de otimizar todo esse processo é usar algum aplicativo voltado para controle de despesas de viagem.
O VExpenses, por exemplo, é capaz de reduzir em até 88% os custos na prestação de contas, tornando o processo muito mais prático, automatizado, preciso e econômico.
Para o controle de despesas de viagem eficaz é também necessário exigir os comprovantes de despesas, como recibos, notas e comprovantes fiscais, onde os gastos serão detalhados.
Nessa etapa, o uso de aplicativo para controle de despesas de viagem corporativa também oferece praticidade, já que digitaliza e armazena em nuvem os comprovantes, preenchendo automaticamente os relatórios de gastos.
5. Tenha uma alçada de aprovação eficiente
Para aprimorar o controle de despesas de viagem corporativa no processo de reembolso, é essencial a alçada de aprovação, também conhecida como fluxo de aprovação.
A alçada de aprovação nada mais é que a autorização do pagamento de reembolsos aos colaboradores que têm direito.
Esse fluxo de aprovação das despesas de viagem e reembolso pode ser feito manualmente, conforme a análise de planilha de controle de despesas de viagem preenchida na prestação de contas.
No entanto, na análise manual, pode haver grande desperdício de pessoal, tempo e, claro, dinheiro, além de falhas no processo.
Ou seja: para que esse fluxo de aprovação seja eficiente, rápido e com o mínimo de erros, faz-se necessário uma alçada de aprovação moderna e com uso de tecnologias.
Plataformas tecnológicas, como o VExpenses, criam um workflow automatizado desde a solicitação à aprovação de reembolsos.
6. Faça análise de indicadores
Para controle de despesas de viagem corporativa, analisar os indicadores de viagem é essencial.
Nessa etapa, é possível identificar possíveis fraudes e oportunidades de redução de despesas. Além disso, é necessário comparar os gastos previstos com os gastos reais.
Essa etapa do controle de despesas de viagem é importante para verificar a viabilidade dos centros de custos.
Veja também: Orçamento de TI: como fazer um bom gerenciamento?
O uso do VExpenses para controle de despesas de viagem permite ter acesso a dashboards e relatórios inteligentes sobre as despesas e centros de custos.
7. Use tecnologias no controle de despesas de viagem
Como vimos, são diversas as etapas de controle de despesas de viagem corporativa que a tecnologia é capaz de aprimorar e até mesmo automatizar.
Por isso, é importante avaliar a adoção de ferramentas digitais para esse controle. Veja, a seguir, como montar uma planilha de controle de despesas de viagem no Excel e também dicas de aplicativos.
Como montar uma planilha de controle de despesas de viagens no excel?
O Excel não é a forma ideal de fazer o controle, já que contar com um aplicativo para controle de despesas de viagem corporativa é muito mais vantajoso ao agregar praticidade e precisão na gestão financeira.
Porém, o Excel pode ajudá-lo a iniciar o controle.
Na planilha, é interessante registrar:
- Campos de identificação do colaborador como: nome do colaborador, cargo, departamento e dados bancários;
- Campos de identificação da viagem como: destino, motivo/objetivo da viagem, data de ida e volta, tempo de estadia, responsável pela autorização da viagem e local de estadia;
- Principais despesas por categoria como: hospedagem, passagem aérea, transporte terrestre, seguro viagem, alimentação, ingressos de eventos.
No registro das despesas, insira campos para preenchimento de tipo, data, quantidade, valor unitário, total e descrição.
Na planilha, é interessante separar as categorias de despesas por cores. Além disso, insira fórmulas que automatizam a soma das despesas por categoria e total.
Insira também a previsão de despesas por categoria para comparar o previsto com o real.
Otimizando o controle de despesas de viagem: apps para começar a usar já!
1. VExpenses
O VExpenses é ideal para o controle de despesas de viagem corporativa, justamente por ser completo e compatível com todos os tipos de viagens.
O sistema é multiplataforma e pode ser utilizado através do app mobile. A plataforma oferece funcionalidades como:
- Acompanhamento de km rodado por gps;
- Preenchimento de relatórios de prestação de contas automático conforme digitalização de comprovantes de despesas;
- Armazenamento de comprovantes de despesas em nuvem;
- Relatórios inteligentes em tempo real para aprimorar o controle de despesas de viagem;
- Controle anti-fraude nos relatórios de despesas.
Além de registrar as despesas de viagem corporativa, o app torna mais prático, preciso e seguro o processo de prestação de contas.
Também melhora a gestão de tempo e automatiza tarefas burocráticas e possui workflow eficiente para aprovação de reembolsos.
Um dos grandes benefícios, além de aprimorar o controle de despesas de viagem corporativa, é gerar economia de até 88% no processo de prestação de contas.
2. Google Maps/Waze
O uso de aplicativos como Google Maps e Waze são relevantes para o controle de despesas de viagem, permitindo o planejamento de rotas.
3. XE Currency
O XE Currency é feito para economizar em viagens internacionais, seja no controle de câmbio ou na conversão de moedas em tempo real.
4. TripCase
App voltado para organização de viagens, permitindo gerenciar voos, reservas de hospedagem e aluguel de veículos. Ou seja, proporciona mais autonomia e controle para o viajante corporativo.
5. Mapeia
Auxilia no planejamento de viagens de carro, mostrando projeções de despesas e aprimorando o controle dos gastos da viagem na etapa orçamentária.
Quais as regras a serem seguidas para Viagem Corporativa?
Há algumas regras importantes para uma viagem corporativa. Para te ajudar a garantir uma gestão eficiente, selecionamos alguns fatores que não podem faltar na sua política de viagens.
Confira:
Controle as despesas e a prestação de contas
O controle das despesas e a prestação de contas são regras essenciais, uma vez que garantem a eficiência financeira e a transparência nas operações da empresa.
Ao ter um controle maior das despesas, é possível utilizar os recursos de maneira mais estratégica, evitando gastos desnecessários.
Sem contar que a prestação de contas exige mais responsabilidade dos colaboradores que viajam, além de incentivar o cumprimento das políticas internas e das regulamentações aplicáveis que contribuem na prevenção de fraudes.
Economia e redução de custos
Outra regra importante em viagem corporativa é a promoção da economia e redução de custos.
Esses aspectos são essenciais em uma política de viagem, pois, dessa forma, a empresa consegue controlar os gastos, o que pode reduzir custos e maximizar o retorno sobre o investimento em viagens.
Ao estimular práticas mais econômicas entre os colaboradores, é possível direcionar recursos para projetos ou áreas mais relevantes, além de aumentar a margem de lucro da empresa.
Tempo de duração da viagem
Estabelecer tempo de duração da viagem é também uma regra que precisa ser considerada em viagem corporativa, já que isso pode impactar diretamente na produtividade e eficiência dos colaboradores e, consequentemente, no desempenho da companhia.
Lembre-se que viagens muito longas podem acarretar em maiores gastos, desgaste físico e mental dos funcionários, o que, inclusive, contribui na redução da capacidade de realização das tarefas com eficiência.
Por isso, estabeleça limites coerentes e saudáveis no tempo de duração das viagens para garantir que elas sejam, de fato, produtivas e contribuam com a qualidade de vida do colaborador.
Importância do bem-estar do colaborador
O bem-estar do colaborador também deve ser prioridade em uma viagem corporativa. Além de garantir a saúde dos funcionários, esse cuidado reflete o compromisso da empresa com a qualidade de vida dos colaboradores.
Isso porque algumas viagens podem ser estressantes e cansativas. Por isso, a sua empresa deve adotar medidas para proporcionar conforto e bem-estar aos colaboradores, como limitar a duração das viagens, pagar por meios de transporte mais cômodos a ágeis, proporcionar horários de descanso adequados, etc.
Legislação e direitos do colaborador
A legislação e os direitos do colaborador são regras importantíssimas em viagens corporativas, já que elas garantem a proteção dos colaboradores e também permitem que a organização atue em conformidade com as leis trabalhistas.
Lembre-se que ao respeitar os direitos do colaborador durante as viagens, você evita problemas legais e possíveis ações trabalhistas.
Tendências para a realização de Viagens Corporativas
Se a sua empresa realiza muitas viagens corporativas, é importante conhecer algumas tendências. Confira!
Políticas tributárias
As políticas tributárias estão entre as principais tendências em viagens corporativas, principalmente porque elas visam a otimização de recursos financeiros, evitam problemas legais, além de auxiliarem no cumprimento das leis e regulamentos tributários em diferentes localidades.
Políticas de segurança feminina
Em viagem corporativa, as políticas de segurança feminina são tendência, especialmente porque, hoje em dia, muitas empresas também possuem compromisso com a igualdade de gênero, além de atuarem na proteção das suas colaboradoras, evitando problemas legais e de reputação.
Além disso, ao proporcionar um ambiente mais seguro e inclusivo para as mulheres, a companhia torna a experiência de trabalho muito mais satisfatória, garantindo total proteção ao público feminino.
Digitalização de todo o processo
A digitalização de todo o processo de viagens corporativas é uma tendência, porque, hoje, as empresas buscam por eficiência operacional, redução de custos, maior controle de gastos e segurança.
Com a digitalização cada vez mais incorporada às organizações, a propensão é que haja um aprimoramento nas viagens corporativas, tornando-as muito mais eficientes, rentáveis e seguras.
Segurança da informação
A segurança da informação também está entre as tendências em viagens corporativas, já que o uso de dispositivos móveis e tecnologias digitais aumentou de maneira significativa, principalmente em atividades profissionais.
Com a necessidade da conexão durante as viagens, os colaboradores utilizam smartphones, computadores e outros dispositivos para acessar dados sensíveis, muitas vezes por meio de redes públicas.
Sendo assim, a proteção dos dados e a segurança das informações devem ser empregadas para evitar violações, vazamentos de dados ou ataques hackers, que podem comprometer a integridade dos dados.
Praticidade
A praticidade é altamente relevante para a realização de viagens corporativas, principalmente porque as empresas querem otimizar seus processos e torná-los mais eficientes e rentáveis.
Sendo assim, a praticidade na organização de viagens deve envolver a simplificação dos procedimentos de reserva de passagens e hospedagem por meio de plataformas online e outros mecanismos, etc.
Controle em tempo real de dados
O controle em tempo real de dados é essencial na realização de viagem corporativa, principalmente por conta da necessidade de obter informações precisas e atualizadas durante o deslocamento dos colaboradores.
Com os avanços tecnológicos, as organizações buscam soluções que melhorem o monitoramento das viagens, como dados em tempo real, status dos voos, trajetos, etc. Isso faz com que as empresas tenham um acompanhamento muito mais eficaz das viagens.
Experiência do usuário
A experiência do usuário também ganha destaque neste contexto, principalmente porque o bem-estar dos seus colaboradores durante as viagens corporativas é essencial.
Nesse sentido, hoje em dia, sabemos que a qualidade da experiência do usuário não se limita apenas às atividades de trabalho, mas também contempla o período de viagem.
Ao garantir uma experiência positiva, é possível melhorar a motivação e o engajamento dos colaboradores, o que resulta em uma melhor produtividade durante a viagem.
Conclusão
Curtiu as dicas? Quais são seus maiores desafios no controle de despesas de viagem? Compartilhe conosco!
Quer melhorar a sua experiência com o controle de despesas de viagem e ainda economizar? Conheça o VExpenses!