Entenda o controle de despesas de viagem, seus benefícios, como fazer, como montar uma planilha e dicas de apps para usar com a sua equipe!
O que é e o que faz a gestão de viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas fica responsável por atividades desde aprovar orçamentos de viagens corporativas até fiscalizar o cumprimento das políticas internas de viagem.
A importância da gestão de viagens é garantir que as viagens corporativas sejam realizadas para cumprir os objetivos da empresa, dentro do orçamento estipulado – minimizando riscos e imprevistos.
Algumas atividades essenciais são:
- Elaborar e fiscalizar políticas de viagens
- Planejar as viagens corporativas e definir seus orçamentos
- Reunir recursos necessários para as viagens, como passagens, reservas em hotéis, ingressos em eventos corporativos, entre outros
- Controlar parcerias com fornecedores, como hotéis e postos de combustíveis
As atividades da gestão de viagens corporativas são essenciais para o controle de despesas de viagens.
Além de organizar as viagens com maior segurança, também é capaz de reduzir custos por meio de planejamento e orçamentos otimizados, parcerias com fornecedores e otimização de processos.
A elaboração e fiscalização do cumprimento de políticas de viagem também auxilia no controle de despesas de viagem e na redução de fraudes no reembolso de despesas e no uso de cartão corporativo.
O controle de despesas de viagem é fortalecido também por estruturação e otimização do processo de prestação de contas de funcionários – também responsabilidade da gestão de viagens corporativas em conjunto com o departamento financeiro.
Como fazer o controle de despesas de viagens?
Veja as principais dicas para fazer e aprimorar o controle de despesas de viagens!
1. Faça planejamento e orçamentos
Para aprimorar o controle de despesas de viagem, as atividades de planejamento são essenciais.
Com o planejamento, é possível identificar todos os recursos necessários para as viagens corporativas, conforme as datas e objetivos das viagens.
A criação de orçamento é o ato de planejar e projetar as despesas para determinada viagem.
A criação do orçamento leva em consideração despesas anteriores com viagens corporativas semelhantes, ajustando as projeções de despesas conforme o cenário.
O planejamento e o orçamento das viagens corporativas permite que os gestores e o departamento financeiro tenham base para aprovar despesas corporativas, identificar fraudes e gerir melhor os recursos. Por isso são tão importantes para o controle de despesas de viagem.
Na área de vendas, por exemplo, o planejamento de rotas de vendas é importante para otimizar os trajetos e a gestão de tempo – bem como economizar. O planejamento de rotas de venda permite também um maior controle de despesas de viagem.
Além disso, para planejar e definir o orçamento de uma viagem corporativa é necessário calcular o custo da viagem.
2. Faça cotações e parcerias
Fazer cotações está alinhado à criação de orçamento de viagem. Isto porque as cotações permitem ter a noção real de custos atualizados.
Além disso, as cotações são importantes para identificar oportunidades de parcerias com fornecedores e redução de despesas.
Assim, cotações e estabelecimento de parcerias aumentam o controle de despesas de viagem e promovem melhores custo-benefício em relação aos recursos necessários para as viagens corporativas.
Tipos de parcerias comuns em viagens corporativas que são benéficas para redução de custos e controle de despesas de viagem são convênios e programas de fidelidade, por exemplo.
Assim, orçamento e cotações se complementam. Orçamento será a estrutura de despesas necessárias para a viagem corporativa, enquanto as cotações ajudam a projetar e reduzir essas despesas dentro do orçamento.
3. Tenha políticas internas
Para controle de despesas de viagem é necessário ter políticas internas estruturadas, como política de viagem, política de reembolso, política de reembolso de quilometragem e política de uso do cartão corporativo.
As políticas são o conjunto de normas para regulamentar as atividades e processos envolvidos nas viagens corporativas.
Além disso, estabelecem como será feita a prestação de contas das despesas em cada caso, como será fiscalizado seu cumprimento e quais as penalidades em casos de descumprimento.
O VExpenses, sistema para gestão de despesas corporativas, possui um módulo antifraude chamado Hórus, que verifica automaticamente se as despesas estão dentro das políticas de reembolso conforme o escaneamento dos comprovantes.
4. Estruture um processo de prestação de contas
O processo de prestação de contas é fundamental para o controle de despesas de viagem. É quando serão reportadas as despesas que de fato ocorreram.
Para um processo de prestação de contas é preciso contar pelo menos com uma planilha para controle de despesas de viagem – que seja padronizada e utilizada por todos.
É necessário ter um fluxo padrão para prestação de contas – desde o preenchimento de relatório de despesas até a aprovação de reembolso caso necessário.
Melhor do que uma planilha, é o uso de aplicativo para controle de despesas de viagem.
O VExpenses, por exemplo, é capaz de reduzir em até 88% os custos na prestação de contas – tornando o processo muito mais prático, automatizado, preciso e econômico.
Para o controle de despesas de viagem eficaz é também necessário exigir os comprovantes de despesas – como recibos, notas e comprovantes fiscais – onde as despesas serão detalhadas.
Nessa etapa o uso de aplicativo para controle de despesas de viagem também oferece praticidade – já que digitaliza e armazena em nuvem os comprovantes, preenchendo automaticamente os relatórios de despesa.
5. Tenha uma alçada de aprovação eficiente
Para aprimorar o controle de despesas de viagem, no processo de reembolso é essencial a alçada de aprovação, também conhecida como fluxo de aprovação.
A alçada de aprovação nada mais é que a autorização do pagamento de reembolsos aos colaboradores que têm direito.
Esse fluxo de aprovação das despesas de viagem e reembolso pode ser feito manualmente conforme a análise de planilha de controle de despesas de viagem, preenchida na prestação de contas.
No entanto, na análise manual, pode haver grande desperdício de pessoal, tempo e, claro, dinheiro, além de falhas no processo.
Ou seja: para que esse fluxo de aprovação seja eficiente, rápido e com o mínimo de erros, faz-se necessário uma alçada de aprovação moderna e com uso de tecnologias.
Plataformas como o VExpenses criam um workflow automatizado desde a solicitação à aprovação de reembolsos.
6. Faça análise de indicadores
Para controle de despesas de viagem, analisar os indicadores de viagem é essencial.
Nessa etapa de análise é possível fazer o controle das despesas de viagem, identificar possíveis fraudes e oportunidades de redução de despesas. É necessário comparar os gastos previstos com os gastos reais.
Essa etapa do controle de despesas de viagem é importante para verificar a viabilidade de centros de custos.
O uso do VExpenses para controle de despesas de viagem permite ter acesso a dashboards e relatórios inteligentes sobre as despesas e centros de custos.
7. Use tecnologias no controle de despesas de viagem
Como vimos, são diversas etapas de controle de despesas de viagem que a tecnologia é capaz de aprimorar e até mesmo automatizar.
Por isso, é importante avaliar a adoção de ferramentas digitais para esse controle. Veja a seguir, como montar uma planilha de controle de despesas de viagem no excel e também dicas de aplicativos.
Como montar uma planilha de controle de despesas de viagens no excel?
O Excel não é a forma ideal de fazer o controle, já que contar com um aplicativo para controle de despesas de viagem é muito mais vantajoso ao agregar praticidade e precisão na gestão financeira.
Porém, o Excel pode ajudá-lo a iniciar o controle.
Na planilha, é interessante registrar:
- Campos de identificação do colaborador como: nome do colaborador, cargo, departamento e dados bancários;
- Campos de identificação da viagem como: destino, motivo/objetivo da viagem, data de ida e volta, tempo de estadia, responsável pela autorização da viagem e local de estadia;
- Principais despesas por categoria como: hospedagem, passagem aérea, transporte terrestre, seguro viagem, alimentação, ingressos de eventos.
No registro das despesas, insira campos para preenchimento de tipo, data, quantidade, valor unitário, total e descrição.
Na planilha, é interessante separar as categorias de despesas por cores. Além disso, insira fórmulas que automatizem a soma das despesas por categoria e total.
Insira também a previsão de despesas por categoria para comparar o previsto com o real.
Otimizando o controle de despesas de viagem: apps para começar a usar já!
1. VExpenses
O VExpenses é ideal para o controle de despesas de viagem completo e compatível com qualquer tipo de viagem corporativa.
O sistema é multiplataforma e pode ser utilizado através do app mobile. A plataforma oferece funcionalidades como:
- Acompanhamento de km rodado por gps
- Preenchimento de relatórios de prestação de contas automático conforme digitalização de comprovantes de despesas
- Armazenamento de comprovantes de despesas em nuvem
- Relatórios inteligentes em tempo real para aprimorar o controle de despesas de viagem
- Controle anti-fraude nos relatórios de despesas
Além de registrar as despesas de viagem, o app torna mais prático, preciso e seguro o processo de prestação de contas.
Também melhora a gestão de tempo e automatiza tarefas burocráticas e possui workflow eficiente para aprovação de reembolsos.
Um dos grandes benefícios, além de aprimorar o controle de despesas de viagem, é gerar economia de até 88% no processo de prestação de contas.
2. Google Maps/Waze
O uso de aplicativos como Google Maps e Waze são relevantes para o controle de despesas de viagem – permitindo o planejamento de rotas.
3. XE Currency
O XE Currency é feito para economizar em viagem internacional – no controle de câmbio e conversão de moedas em tempo real.
4. TripCase
App voltado para organização de viagens, permitindo gerenciar voos, reservas de hospedagem e aluguel de veículos. Ou seja, proporciona maior autonomia e controle para o viajante corporativo.
5. Mapeia
Auxilia no planejamento de viagens de carro, mostrando projeções de despesas – aprimorando o controle de despesas de viagem na etapa orçamentária.
Curtiu as dicas? Quais são seus maiores desafios no controle de despesas de viagem? Compartilhe conosco!
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