O gasto de gasolina é uma das principais despesas que os profissionais que trabalham com carro próprio tem em sua rotina de trabalho. Por isso, o reembolso de combustível é um direito do colaborador, assegurado pela legislação trabalhista e que deve ser cumprido pelas empresas.
No entanto, o reembolso do valor gasto em combustível pelo colaborador muitas vezes desponta diversas dúvidas tanto no próprio funcionário, quanto no gestor responsável autorizar o ressarcimento da despesa.
Para sanar essas dúvidas, neste artigo, vamos entender melhor sobre o reembolso de combustível: como calcular os gastos e também como economizar. Confira!
O que você vai encontrar nesse artigo:
O que é reembolso de combustível e por que devo fazê-lo?
O reembolso da despesa com consumo de gasolina, ou qualquer outro tipo de combustível, diz respeito ao valor utilizado para indenizar o colaborador.
Ou seja, o valor é devolvido ao colaborador depois que ele já arcou com os gastos em combustível para os deslocamentos à disposição da empresa.
E assim, por se tratar de um custo operacional, a empresa é obrigada a arcar com o gasto de gasolina em viagem a trabalho.
Além disso, outro ponto de atenção em saber como fazer a média de consumo de combustível é o seu impacto no cálculo do valor para reembolso de km.
Mas, antes de nos aprofundarmos um pouco mais no assunto, é bom sabermos diferenciar o auxílio combustível do reembolso propriamente dito.
O auxílio combustível é um benefício e pode ser oferecido em forma de cartão ou ticket.
Trata-se de um valor previamente calculado e disponibilizado pela empresa para viagens ou até mesmo para o deslocamento do profissional de sua casa até o escritório.
Mais uma grande diferença entre as duas modalidades é que o reembolso é feito a partir da apresentação de comprovantes de pagamentos após a utilização do combustível, permitindo um controle mais assertivo dos gastos da empresa.
Já o auxílio combustível, sofre poucas variações em seu valor e é acumulativo de um mês para o outro.
Como calcular reembolso de combustível?
Para calcular o reembolso de combustível alguns passos devem ser seguidos para que o resultado seja o mais exato possível.
Além disso, é importante estabelecer regras e até mesmo firmar um acordo entre o profissional e a empresa com o propósito de reembolsar os gastos apenas do período em que o colaborador estava em exercício de suas funções.
Administrar esses gastos é essencial para que o acordo seja justo para ambos os lados.
Uma dica aqui é utilizar uma ferramenta para mensurar essas informações como a de Reembolso de Quilometragem por GPS do VExpenses.
Essa funcionalidade indica com precisão os quilômetros rodados e quais foram as rotas percorridas, potencializando a assertividade na hora de calcular a distância e combustível gastos para fins de reembolso.
1. Quilômetro rodado x Litro de combustível
Uma das principais informações para que o reembolso de gasto de gasolina seja justificado para a empresa, é saber quanto gasta de combustível cada automóvel.
Ou seja, quantos quilômetros o carro anda com um litro de combustível.
E como saber o consumo de combustível do carro?
Para ser mais preciso, você pode seguir desta maneira:
- Antes da viagem ou do deslocamento, complete o tanque e zere a quilometragem do carro.
- Ande com o carro, com finalidades profissionais, até ser sinalizado que precisa abastecer novamente.
- Caso o medidor de combustível do seu carro seja preciso (como os digitais), é possível fazer esse cálculo com mais exatidão e em menos tempo.
- Faça o cálculo de quantos quilômetros o carro andou por litro de combustível.
Com esses dados é possível calcular o consumo:
total de quilômetros rodados ÷ total de litros de combustível (km/L)
Uma outra alternativa é calcular o gasto de gasolina com o Google Maps.
Ao invés de zerar a quilometragem do seu carro, basta ligar o GPS depois de encher o tanque para conseguir medir a distância percorrida com exatidão.
Este resultado é importante para entender se o carro utilizado para o trabalho está tendo a autonomia que promete.
Quanto mais quilômetros rodados por litro de combustível, maior é a autonomia do carro. E consequentemente, os gastos são menores e os benefícios maiores.
Por isso, este é o principal cálculo a ser feito em relação ao custo benefício que a viagem está gerando. Além de ser importante para o cálculo do valor do reembolso do km e do orçamento de custos de viagem.
2. Demais despesas
Para que o reembolso seja um acordo bem definido entre o colaborador e a empresa, é importante que a definição de quais despesas em relação a utilização do carro serão ressarcidas.
Isso porque o combustível não é o único gasto que o profissional que precisa de um automóvel para trabalhar tem no dia a dia.
Gastos com seguro, taxas obrigatórias do DETRAN, limpeza, manutenção, depreciação do veículo, pedágio e estacionamento geralmente são somados ao valor de reembolso de combustível solicitado pelo colaborador.
Sempre, é claro, com o consentimento e autorização prévia da empresa registrado na política de reembolso de km.
Não são custos difíceis de serem especificados. Todos têm valores fixos, a não ser o estacionamento.
Este, deve ser somado separadamente ao reembolso caso tenha sido utilizado enquanto o colaborador exerce as suas tarefas.
Bônus: Como economizar gasolina na estrada
O valor do combustível sofre frequentes variações e por isso é sempre importante aplicar algumas dicas no dia a dia de trabalho com o automóvel e assim economizar no gasto de gasolina.
1. Etanol x Gasolina
Os valores do álcool e da gasolina diferem muito, assim como a performance de cada um em relação à autonomia do carro. Por isso, este também é um cálculo específico que deve ser feito e que faz muita diferença na hora de somar os custos.
O cálculo é o seguinte:
preço do litro do etanol ÷ preço do litro da gasolina.
Se o resultado for inferior a 0,7, o álcool é mais vantajoso. Mas se o resultado for superior a 0,7, a gasolina é a melhor opção.
A Agência Nacional do Petróleo disponibiliza resumos e pesquisas que revelam a média do preço de combustível pagos pelo consumidores.
2.Qualidade do combustível
Infelizmente, a adulteração de combustível acontece constantemente em postos corruptos e irregulares.
Para evitar o abastecimento em locais como estes, busque sempre saber sobre a qualidade do combustível que você está comprando.
A performance do carro responde muito a esta questão, além da reputação da marca e do posto em específico, e isso pode afetar a media de combustivel que o seu carro gasta por trecho.
Fique atento!
3. Manutenção
A manutenção do automóvel também faz toda a diferença quando os custos são colocados na ponta do lápis.
Quando a revisão é feita com a frequência correta, a troca de óleo, filtros e peças garante que o carro se mantenha em uma performance de excelência. Muitas vezes, uma revisão sai muito mais em conta do que a troca de uma peça extremamente desgastada.
4. GPS
Encurtar caminhos otimiza o tempo e aumenta a produtividade do trabalho.
Por isso, consulte sempre o GPS antes de iniciar uma viagem ou um deslocamento.
Muitas vezes os caminhos mais óbvios e mais conhecidos têm muito tráfego de carros e pessoas, o que pode atrapalhar os compromissos.
Atualmente, a tecnologia utilizada pelos aplicativos de GPS apresentam não só caminhos mais rápidos e seguros, como também a existência de acidentes ou instabilidades na pista.
5. Planejamento de viagens e deslocamentos
O cálculo de reembolso de combustível, afinal, acaba envolvendo valores referentes a outros gastos que não só os de abastecimento em si.
Por isso, ter um combinado bem feito entre colaborador e empresa é essencial para que os gastos sejam feitos de forma responsável e que os reembolsos sejam realizados de maneira justa.
Além disso, o orçamento da empresa também é alterado de acordo com os gastos deste tipo de demanda.
Portanto, uma avaliação interna considerando custos, despesas e receitas que envolvem o trabalho externo do colaborador podem dar uma visão ainda mais específica dos impactos financeiros para o negócio.
Agora que você já te ensinamos como saber o consumo do carro e como funciona o reembolso do gasto de gasolina, é hora de melhorar o planejamento financeiro e a gestão de despesas de reembolso da sua empresa!
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