Precisa controlar os gastos com o cartão corporativo? Confira essas dicas de como gerenciá-los na sua empresa e baixe uma planilha exclusiva para colocar tudo em prática!
Gerenciar despesas é essencial para o crescimento e a manutenção das empresas, ainda mais quando o assunto são os gastos dos cartões corporativos.
Segundo a pesquisa Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, feita pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), cerca de 70% dos negócios fecharam com menos de 10 anos, sendo que uma a cada cinco empresas declarou falência em menos de um ano de funcionamento.
E a principal causa pode ser diretamente relacionada com o mau gerenciamento das contas e despesas das empresas.
Essa modalidade de cartão corporativo, que é indicada para empresas de qualquer porte, garante que os gastos do negócio fiquem todos centralizados em um único lugar.
Dessa forma, fica bem mais simples otimizar recursos, entender o que tem demandando mais custos e identificar se o valor destinado a determinadas despesas está de fato sendo utilizado da maneira correta.
Mas, não para por aí, o uso do cartão de crédito corporativo oferece uma variedade de benefícios. Abaixo, vamos mostrar algumas dessas vantagens.
Confira a seguir!
Qual a diferença do cartão pessoal e cartão corporativo?
A modalidade de cartão de crédito corporativo é bem semelhante a do cartão de crédito para pessoas físicas.
A diferença é que ele conta com benefícios específicos para o mercado empresarial e é utilizado para cobrir despesas da empresa.
Além disso, o cartão corporativo, que pode ser usado tanto pelo dono quanto pelos colaboradores, tem como premissa o uso único e exclusivo para despesas previamente definidas.
Essas despesas podem incluir:
- Custos de viagens a trabalho, como diárias em hotéis e passagens;
- Compra de materiais de escritório;
- Campanhas de marketing;
- Pagamento de recursos digitais;
- Reposição de estoque;
- Investimento em colaboradores;
- Despesas com funcionários como almoços, compras, combustível, entre outros.
Nos cartões corporativos mais comuns e tradicionais, a cada mês a empresa recebe uma fatura única referente aos gastos realizados por todos os colaboradores que possuem acesso ao cartão.
Já nas empresas mais modernas e com sistema integrado, os gastos feitos com o cartão são enviados automaticamente para a plataforma, permitindo que a comprovação de gastos e a conciliação de despesas seja feita com muito mais praticidade e rapidez — como é o caso do cartão VExpenses.
Nessa fatura, o responsável pelo gerenciamento de gastos recebe informações como: tipo de despesa, valores de cada uma delas e os locais onde determinado custo se deu.
Bem parecido com a fatura do cartão de crédito comum, né?
A diferença é que no caso do ambiente empresarial, a fatura agrupa os dados de todos os colaboradores em um único lugar.
Então, já deu para perceber que são muitas informações para conferir e analisar.
É por isso que se torna tão importante adotar práticas e ferramentas que auxiliem no gerenciamento de gastos referentes ao cartão de crédito corporativo.
Quais os benefícios de ter cartão corporativo
Os gastos com cartão corporativo podem simplificar a gestão financeira das empresas em vários níveis, promovendo diversos benefícios. Veja abaixo.
Organização
Com certeza o fator organização é o principal benefício obtido com o uso do cartão de crédito corporativo. Afinal, as empresas não conseguiriam experimentar nenhuma das demais vantagens abaixo se antes não pudessem organizar todos os gastos feitos ao longo do mês.
Praticidade
O cartão corporativo substitui a necessidade de fazer adiantamentos para os funcionários cada vez que ele precisar gastar com elementos relacionados ao trabalho. Ou ainda, os processos de reembolso dos colaboradores, que resultam em estresse financeiro aos envolvidos.
Com o cartão corporativo basta definir para quais despesas ele será usado e entregar a cada responsável pelo processo.
Facilita os pagamentos
Além da praticidade citada acima, o cartão permite que todas as compras possam ser feitas com antecedência e online. Isso pode ser muito útil quando a despesa é uma passagem aérea, por exemplo, ou quando se trata de um produto que é encontrado com mais facilidade nas lojas virtuais.
E, mesmo que o pagamento seja feito presencialmente, não há dúvidas de que é bem mais fácil realizar o pagamento com um cartão.
Autonomia e agilidade
Diante do cenário atual em que o trabalho remoto e/ou híbrido se tornou quase unanimidade, o cartão corporativo nunca foi tão importante.
Além de acompanhar a tendência de tornar o colaborador cada vez mais independente e responsável, o uso do cartão de crédito corporativo torna o processo de ir até eventos, realizar viagens ou participar de palestras, por exemplo, muito mais ágil.
Imagina se a cada despesa o funcionário precisasse se deslocar até o espaço físico?
Esse processo não combina em nada com uma empresa humanizada e que valoriza o bem-estar do profissional, não é mesmo?
Centraliza as informações referentes aos gastos
Conforme já mencionado, todo o histórico fica registrado nas faturas de forma detalhada, ou seja, todas as informações ficam centralizadas.
Isso permite que a gestão financeira como um todo seja feita de maneira mais estratégica, reduzindo assim os gastos desnecessários e desenhando um panorama onde é possível identificar pontos positivos para serem potencializados.
Permite seguir o planejamento financeiro e orçamentário
E por falar em gestão financeira, o uso de cartões corporativos é uma ferramenta vital para que seja possível fazer um planejamento orçamentário, delimitando um budget para cada setor/colaborador.
Dessa forma, não há surpresas relacionadas aos gastos dos colaboradores durante o mês. Fica pré-estabelecido que cada um pode gastar até certo valor.
Como controlar os gastos de cartão corporativo
Agora sim, chegou o momento de entender como fazer o gerenciamento de gastos! Confira como controlar os custos do cartão corporativo do seu negócio.
1. Estruture as regras de uso
É importante deixar claro todas as regras referentes ao uso do cartão corporativo.
Quem vai usar? Qual o valor limite? Quando o recurso pode ser usado? Quais despesas podem ser pagas com ele?
2. Tenha uma política de gastos
Com as regras definidas, é hora de criar uma Política de Despesas e Custos. O documento deve ser feito e disponibilizado para todos os que possuem o cartão empresarial.
Além das regras de uso, o documento deve informar:
- O fluxo de prestação de contas por parte dos funcionários;
- O modelo de relatório;
- Prazos para entrega desse documento e demais especificações.
3. Classifique as despesas
A classificação de despesas é mais uma das várias informações que precisam estar detalhadas na Política de Gastos.
Confira algumas das principais classificações de despesas:
- Acomodações (hotéis, pousadas e outros);
- Transporte (transfers, aluguel de carro, transporte por aplicativo e etc);
- Alimentação;
- Passagens;
- Seguros e planos;
- Combustível.
Além disso, o ato de classificar as despesas facilita o lançamento de saídas e a gestão do fluxo de caixa, outra parte importante do processo de gerenciamento de gastos.
Para ficar ainda melhor, você pode fazer a classificação por centro de custos, que nada mais é do que atribuir as despesas às áreas ou projeto que estão fazendo a utilização. Com esse método, é possível fazer o controle completo, entendendo se o orçamento condiz com o planejado, quais áreas gastam mais, ente outros.
4. Gerencie o fluxo de caixa
Como o fluxo de caixa é uma ferramenta que indica as movimentações realizadas, ou seja, as entradas e saídas do caixa, a boa gestão dessa ferramenta também impacta o gerenciamento de gastos do cartão corporativo.
Dessa forma, é possível acompanhar quase em tempo real as saídas de cada um dos cartões.
5. Monitore os gastos
Mesmo com uma boa Política de Gastos, é importante monitorar frequentemente como estão ocorrendo os gastos ao longo do mês.
O monitoramento indica possíveis gastos desnecessários. Assim, você não corre o risco de ter surpresas no mês seguinte.
6. Crie indicadores
Os indicadores de desempenho são métricas que vão ajudar com a etapa de monitoramento dos gastos.
Ao adotar essa prática você terá estimativas referentes não apenas a gastos, mas a performance da operação. Ou seja, ficará mais fácil acompanhar custos, resultados de gastos, quais equipes geram mais despesas e se o retorno dessas despesas é satisfatório.
7. Contrate serviços de cartões flexíveis: conheça a solução do VExpenses
Seja como cartão corporativo para funcionários ou como cartão PJ para as despesas da empresa e equipes, o VExpenses tem uma solução perfeita para você: a centralização de todos os elementos citados no nosso tópico de dicas.
Com a nossa solução você consegue integrar ERPs, sistemas e ferramentas para ter total controle financeiro, por meio de um controle centralizado. Ao fazer a integração do sistema, é possível fazer a gestão de gastos com muito mais facilidade.
Aliás, você também pode cadastrar sua política de despesas no VExpenses para garantir que os limites de gastos sejam respeitados e receber alertas sempre que algo ultrapassar o teto de valor.
Agora que você já sabe os benefícios de utilizar o cartão corporativo e como gerir esses gastos, está na hora de colocar a mão na massa!
Baixe nossa planilha de controle de gastos agora mesmo para dar o próximo passo na sua gestão de despesas!
