A gestão de viagens corporativas é o processo de planejar e monitorar as viagens a trabalho realizadas por funcionários a serviço de uma empresa. Isso inclui desde a definição de políticas internas para controle de despesas até a escolha de fornecedores, como companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.
A gestão de viagens corporativas é uma área importante para aumentar a eficiência e controlar os custos das operações.
Com deslocamentos frequentes, tanto nacionais quanto internacionais, é válido que as empresas adotem práticas para assegurar que o capital seja bem utilizado e os objetivos de negócios alcançados sem comprometer o orçamento.
Neste texto, vamos trazer a definição de gestão de viagens corporativas e sua importância, além de dicas práticas para otimizar todo o processo de viagens a trabalho na sua empresa.
Boa leitura!
O que é uma viagem corporativa?
Uma viagem corporativa é um deslocamento realizado por um gestor ou colaborador com o objetivo de cumprir tarefas ou atribuições relacionadas ao trabalho.
Essas viagens incluem desde reuniões com clientes, participação em conferências, treinamentos e visitas a fornecedores, até outras atividades que exigem a presença física do funcionário fora de seu local de trabalho.
Viagens a trabalho podem ajudar a impulsionar negócios, fortalecer relações profissionais e abrir novas oportunidades de mercado. Além da parte logística, como compra de passagens e hospedagem, a gestão de viagens corporativas envolve o gerenciamento de despesas corporativas — com o monitoramento e controle dos custos — a fim de garantir a conformidade com as políticas internas.
Como funcionam as viagens corporativas?
Viagens corporativas vão além de deslocamentos de um ponto A a um ponto B. Para muitos colaboradores, elas representam uma mudança na rotina: horas em aeroportos, noites em hotéis e a necessidade de conciliar compromissos profissionais com momentos de descanso longe de casa.
Para garantir o “sucesso” de uma viagem a trabalho, é importante haver um processo estruturado para planejar, organizar e monitorar cada etapa. Desde a reserva de voos e hospedagens até o controle de despesas no decorrer da viagem, cada detalhe consome tempo e atenção.
Aqui, uma plataforma de gestão de viagens corporativas se torna indispensável, ajudando as empresas a simplificar os processos e garantindo que os viajantes tenham tranquilidade e segurança para cumprir com os compromissos profissionais.

Quais são os direitos e deveres do colaborador nas viagens a trabalho?
Viagens a trabalho envolvem responsabilidades tanto para a empresa quanto para o colaborador, por isso, para que tudo ocorra de forma clara e organizada, é importante que ambos conheçam os direitos e deveres envolvidos. Assim é possível alinhar expectativas, garantir suporte ao viajante e evitar imprevistos.
Direitos do colaborador nas viagens corporativas
O colaborador em viagens a trabalho tem direito ao reembolso de despesas essenciais, como alimentação, transporte e hospedagem, desde que estejam alinhadas à política da empresa e comprovadas por recibos ou notas fiscais.
A empresa também deve garantir condições adequadas de trabalho, oferecendo hospedagem confortável e transporte seguro, além de assegurar pausas para descanso e refeições conforme as normas trabalhistas.
Adicionais ou compensações (como diárias) podem ser aplicáveis dependendo das políticas internas e da legislação vigente. Além disso, a organização é responsável por prestar apoio em situações de emergência, garantindo a segurança e o bem-estar do funcionário durante toda a viagem.
Esses direitos visam proporcionar condições justas para que o profissional desempenhe suas funções com segurança e eficiência.
Deveres do colaborador nas viagens corporativas
Por outro lado, o colaborador também tem responsabilidades ao realizar uma viagem a trabalho. Ele deve seguir as orientações da política de viagens corporativas da empresa, apresentando os comprovantes de despesas para reembolso e utilizando os meios de transporte e hospedagem indicados.
Outro ponto importante é representar a empresa de maneira profissional, já que as viagens muitas vezes envolvem interações com clientes, fornecedores e parceiros estratégicos. Cumprir a agenda estipulada e zelar pelo bom uso dos recursos corporativos também fazem parte das obrigações do trabalhador.
Vale sempre lembrar que viajar a trabalho é muito positivo tanto para o colaborador quanto para a empresa. Para o profissional, é uma oportunidade de desenvolver habilidades, expandir a rede de contatos e vivenciar novas culturas.
Para as organizações, viagens bem estruturadas contribuem para o crescimento do negócio e fortalecem a presença em diferentes mercados. Com uma política eficiente de viagens corporativas e a automatização desse processo, tudo isso pode acontecer de forma mais rápida, econômica e organizada.
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O que o colaborador deve levar na viagem corporativa?
Preparar a mala para uma viagem a trabalho exige atenção a detalhes que podem impactar diretamente a experiência do viajante. Além dos itens básicos, como roupas adequadas e artigos de higiene pessoal, é importante incluir tudo o que será necessário para os compromissos profissionais, como laptop, carregadores, documentos e cartões de visita.
Se a empresa utiliza uma travel tech ou outro sistema de viagens corporativas, o colaborador deve garantir fácil acesso às plataformas e aplicativos necessários para gerenciar sua agenda e despesas durante a viagem.
Essa organização prévia ajuda a evitar contratempos e permite que o colaborador tenha uma experiência mais tranquila e produtiva.
Quais são os benefícios de gerenciar as viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas tem uma função operacional e financeira importante para as empresas. Com a adoção de práticas internas estruturadas, as empresas conseguem otimizar seus recursos, além de garantir uma boa experiência para seus colaboradores durante as viagens a trabalho.
A seguir, entenda melhor por que uma gestão eficiente de viagens a trabalho é tão importante.
Controle de custos e eficiência operacional
A gestão de viagens corporativas cria um controle dos custos relativos às atividades de deslocamento. Por meio de políticas internas eficientes e do uso de ferramentas de gestão de despesas corporativas, as empresas conseguem monitorar e limitar os gastos, evitando desperdícios financeiros para garantir uma previsibilidade orçamentária.

Segurança dos colaboradores
É prioritário garantir o bem-estar e a satisfação dos colaboradores durante viagens corporativas. As empresas devem ter atenção aos direitos dos funcionários e tomar medidas de segurança nas políticas de viagem, demonstrando seu compromisso e zelo pela equipe.
Eficiência operacional
Uma boa gestão de viagens corporativas contribui para uma operação mais eficiente dentro da empresa. Automatizando processos, as empresas reduzem a carga administrativa sobre os colaboradores. Isso permite que eles se concentrem em suas funções principais, melhorando a produtividade.
Sustentabilidade
Ao integrar práticas sustentáveis nas políticas de viagem, as organizações conseguem reduzir seu impacto ambiental e fortalecer a imagem corporativa.
Isso pode incluir a escolha de opções de transportes mais eco-friendly, o consumo consciente de recursos durante as viagens e a adoção de políticas de compensação de carbono, demonstrando responsabilidade ambiental.
Melhoria contínua
A gestão de viagens corporativas proporciona uma base sólida para a melhoria contínua dos processos. Por meio da análise de dados e feedbacks dos colaboradores e parceiros de negócios, as empresas conseguem identificar áreas de oportunidade e implementar ajustes para aprimorar ainda mais suas políticas e práticas de viagem.
Como organizar uma viagem corporativa?
Vamos falar da parte prática? Planejar uma viagem corporativa requer atenção a vários detalhes para garantir que tudo saia conforme o esperado.
A seguir, listamos os principais passos para organizar uma viagem eficiente e produtiva. Confira!
Definir o objetivo da viagem
Antes de qualquer coisa, é importante entender por que a viagem está sendo realizada. Seja para uma reunião, evento ou fechamento de negócios, ter clareza sobre o propósito ajudará a organizar a agenda e priorizar compromissos. Esse passo também evita gastos desnecessários e facilita o alinhamento entre empresa e colaborador.
Escolher as ferramentas de organização
Investir em uma travel tech ou outro sistema de viagens corporativas pode simplificar o processo. Essas ferramentas ajudam a centralizar informações como reservas, despesas e itinerários, além de garantir maior visibilidade para gestores e viajantes.
Reservar o transporte
Escolher o transporte adequado é uma etapa importante. Priorize voos ou outros meios que otimizem o tempo e sejam mais convenientes para o colaborador. Ter uma política de viagens corporativas bem definida pode orientar decisões estratégicas no momento, por exemplo, de comprar passagens de avião ou alugar carros.
Reservar a hospedagem
A hospedagem deve ser prática e confortável, garantindo fácil acesso aos locais dos compromissos. Muitas empresas utilizam sistemas integrados que facilitam a reserva e alinham as opções às regras da política corporativa.
Planejar o itinerário
Organizar a agenda da viagem é relevante para aproveitar ao máximo o tempo do colaborador. Inclua os compromissos principais, horários de transporte e momentos de descanso. Um itinerário bem planejado reduz imprevistos e garante mais eficiência.
Gerenciar o orçamento e as despesas
Uma gestão de despesas corporativas eficiente começa com a definição de um orçamento claro. Isso ajuda a prever custos e evitar gastos desnecessários. Durante a viagem, o uso de ferramentas de controle de despesas facilita o registro de valores e a organização dos comprovantes para reembolso.
Garantir a segurança do colaborador
Como dissemos anteriormente, a empresa deve zelar pela segurança do colaborador em todos os momentos. Isso inclui escolher fornecedores confiáveis, oferecer suporte em caso de imprevistos e orientar sobre como agir em situações adversas.
Pós-viagem
Após o retorno, é hora de organizar um relatório de viagem, incluindo os resultados alcançados e as despesas realizadas.
Esse documento ajuda a empresa a avaliar o sucesso da viagem e a identificar melhorias para futuras experiências. Além disso, processos automatizados podem ser usados para revisar dados e integrar as informações aos sistemas corporativos de gestão.
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5 erros comuns na gestão de viagens corporativas
A gestão de viagens corporativas exige cuidado com detalhes que vão desde o planejamento até o pós-viagem.
No entanto, algumas falhas frequentes podem comprometer o orçamento e a experiência do colaborador. Vamos entender como evitá-las e garantir um processo mais conciso? Continue a leitura!
Não seguir a política de viagens da empresa
Quando a política de viagens corporativas não é seguida, seja por gestores ou colaboradores, há maior risco de gastos desnecessários e falta de padronização nas escolhas.
Isso pode ocorrer por desconhecimento ou por falhas no processo. Para evitar o problema, garanta que todos os envolvidos tenham acesso fácil às diretrizes e adote um sistema de viagens corporativas que auxilie no cumprimento das regras, centralizando informações e processos.
Falta de monitoramento em tempo real
Gerir viagens sem monitorar despesas e imprevistos em tempo real dificulta o controle financeiro e a tomada de decisões rápidas.
Empresas que ainda não utilizam ferramentas com acompanhamento automatizado podem enfrentar dificuldades nesse ponto. A dica aqui é investir em uma travel tech ou sistemas integrados que permitam ajustes imediatos e forneçam visibilidade durante toda a viagem.
Comunicação ineficiente
Uma falha de comunicação entre colaboradores, gestores e fornecedores pode transformar uma viagem planejada em um problema.
Detalhes importantes — como alterações no itinerário ou atualizações de última hora — muitas vezes não chegam a todos os envolvidos. Para evitar isso, estabeleça canais de comunicação claros e utilize ferramentas que ofereçam notificações automáticas e centralizadas.
Transporte mal planejado
Escolher o meio de transporte sem considerar as particularidades da viagem pode gerar custos mais altos ou desgaste desnecessário para o colaborador.
Por exemplo, optar por voos com longas escalas ou horários inconvenientes pode comprometer a produtividade. Antes de decidir, avalie opções que combinem economia com praticidade e conforto. Ferramentas especializadas ajudam a identificar as melhores escolhas rapidamente.
Desalinhamento com os objetivos da viagem
Viagens corporativas sem um objetivo claro podem se tornar um desperdício de tempo e recursos.
O colaborador deve saber exatamente o que se espera como resultado da viagem, seja um fechamento de negócios, uma participação em eventos ou visitas técnicas. Para alinhar expectativas, planeje um itinerário detalhado e mantenha a comunicação aberta com os envolvidos, garantindo que a viagem esteja conectada às metas da empresa.
Ao evitar esses erros, a gestão de viagens corporativas se torna mais eficiente, contribuindo para a redução de custos e a satisfação da equipe.
3 dicas extras para economizar em viagens corporativas
Economizar em viagens corporativas vai além de cortar gastos. É possível manter a qualidade e a eficiência da experiência de viagem ao adotar práticas que otimizam os custos de forma estratégica.
Confira algumas sugestões que podem ajudar sua empresa a gastar menos sem comprometer a produtividade!
Evite tarifas dinâmicas
Tarifas dinâmicas, especialmente de voos e hospedagens, podem fazer com que uma viagem simples se torne muito mais cara.
Para evitar esse problema, antecipe as reservas sempre que possível e utilize um sistema de viagens corporativas para monitorar os melhores preços. Além disso, opte por viajar fora dos horários de pico para reduzir custos.
Invista em cartões corporativos
Considere utilizar cartões corporativos e empresariais para cobrir as despesas de viagens (em vez de exigir que os colaboradores usem recursos pessoais e aguardem reembolso). Essa prática facilita o controle financeiro em tempo real e traz mais conforto e praticidade para gestores e viajantes.
Além disso, o uso de cartões corporativos promove transparência, incentiva gastos responsáveis e simplifica a gestão de despesas corporativas, o que, consequentemente, reduz burocracias e evita surpresas no final da viagem.
Centralize as reservas
Concentrar todas as reservas em uma única plataforma ajuda a negociar melhores condições com fornecedores e a manter a organização dos processos.
Além disso, ferramentas de travel tech permitem visualizar todas as viagens da empresa em um só lugar, garantindo maior controle e visibilidade sobre os custos.
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Plataforma completa
- Automatização de todo o processo — desde a criação do roteiro de viagem até a prestação de contas pós-viagem.
- Meio de pagamento próprio com conciliação automática das transações na plataforma, sem custo de aquisição e com cashback.
- Personalização de políticas de viagens, fluxos de aprovação e dashboards exclusivos.
- Multicanal: criação de roteiros de reservas e aprovações via app mobile e web.
Vantagens para o colaborador viajante e para o gestor
- o viajante cria o próprio roteiro, selecionando as melhores opções e ofertas do mercado a partir das políticas de despesas da empresa.
- o gestor se mantém no controle com análises detalhadas das solicitações, flexibilidade para aprovação dos itinerários, alertas exclusivos, termômetro de preço em relação ao mercado e dashboards gerenciais.
Por que você economiza muito mais com a nossa solução?
- Transparência no acesso aos preços de diferentes fornecedores.
- Termômetro para análise de preço em relação ao mercado aberto.
- Sem tarifas de emissão de reservas.
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