Gestão de viagens corporativas: o que é e como fazer?

Entenda a importância e como garantir uma boa gestão de viagens corporativas em sua empresa. Nosso guia te ajuda a melhorar a transparência e eficiência.
31 de julho de 2024
8 min de leitura

A gestão de viagens corporativas é uma área importante para aumentar a eficiência e controlar custos em suas operações. 

Com deslocamentos frequentes, tanto nacionais quanto internacionais, é válido que as empresas adotem práticas para assegurar que o capital seja bem utilizado e os objetivos de negócios alcançados sem comprometer o orçamento.

Neste texto, vamos trazer a definição de gestão de viagens corporativas e sua importância, além de dicas práticas para otimizar a prestação de contas das viagens na sua empresa.

Boa leitura!

O que é uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa é um deslocamento realizado por um gestor ou colaborador com o objetivo de cumprir tarefas ou atribuições relacionadas ao trabalho. 

Essas viagens incluem desde reuniões com clientes, participação em conferências, treinamentos e visitas a fornecedores, até outras atividades que exigem a presença física do funcionário fora de seu local de trabalho. 

Viagens a trabalho podem ajudar a impulsionar negócios, fortalecer relações profissionais e abrir novas oportunidades de mercado.

Além da parte logística, como compra de passagens e hospedagem, a gestão de viagens corporativas envolve o gerenciamento de despesas corporativas, com o monitoramento e controle dos custos a fim de garantir a conformidade com as políticas internas. 

Qual é a importância da gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas tem uma função operacional e financeira importante para as empresas. Com a adoção de práticas internas estruturadas, as empresas conseguem otimizar seus recursos, além de garantir uma boa experiência para seus colaboradores durante as viagens a trabalho. 

A seguir, entenda melhor por que uma gestão eficiente de viagens a trabalho é tão importante. 

Controle de custos

A gestão de viagens corporativas cria um controle dos custos relativos às atividades de deslocamento. Por meio de políticas internas eficientes e do uso de ferramentas de gestão de despesas corporativas, as empresas conseguem monitorar e limitar os gastos, evitando desperdícios financeiros para garantir uma previsibilidade orçamentária.

Segurança dos colaboradores

É prioritário garantir a segurança e a satisfação dos colaboradores durante viagens corporativas. Ao incorporar os direitos dos funcionários e medidas de segurança nas políticas de viagem, as empresas demonstram seu compromisso com o bem-estar de sua equipe. 

Eficiência operacional

Uma boa gestão de viagens corporativas contribui para uma operação mais eficiente dentro da empresa. Automatizando processos — como as reservas de viagens por meio das Online Booking Tools (OBTs) e o gerenciamento de despesas com plataformas como a VExpenses —, as empresas reduzem a carga administrativa sobre os colaboradores. Isso permite que eles se concentrem em suas funções principais, melhorando a produtividade.

Sustentabilidade

Ao integrar práticas sustentáveis nas políticas de viagem, as empresas conseguem reduzir seu impacto ambiental e fortalecer a imagem corporativa. Isso pode incluir a escolha de opções de transportes mais eco-friendly, o consumo consciente de recursos durante as viagens e a adoção de políticas de compensação de carbono, demonstrando responsabilidade ambiental.

Melhoria contínua

A gestão de viagens corporativas proporciona uma base sólida para a melhoria contínua dos processos. Por meio da análise de dados e feedbacks dos colaboradores e parceiros de negócios, as empresas conseguem identificar áreas de oportunidade e implementar ajustes para aprimorar ainda mais suas políticas e práticas de viagem. 

6 dicas para uma gestão eficiente das viagens corporativas

Como vimos acima, a gestão de viagens corporativas feita de forma eficiente é relevante para garantir economia, conformidade e segurança para a empresa e seus colaboradores. 

Pensando nisso, separamos 6 dicas que vão ajudar na otimização desse processo. Confira!

1. Estabeleça uma política de viagem

A primeira etapa para uma boa gestão de viagens corporativas é estabelecer uma política clara e detalhada, que deve definir diretrizes sobre quais tipos de viagens são permitidas, limites de gastos por categoria, procedimentos de aprovação de orçamento, além do reembolso das despesas realizadas na viagem. 

Integrar a gestão de despesas corporativas nesse processo é importante para garantir um maior controle financeiro.

2. Faça o planejamento das viagens

Planejar cuidadosamente cada viagem é importante para maximizar a eficiência e reduzir alguns custos. 

Isso inclui o processo de aprovação do orçamento, a busca por tarifas mais baixas e a escolha das opções de locomoção com o melhor custo-benefício para a empresa e para o colaborador. 

3. Negocie com fornecedores

Negociar com fornecedores é um caminho interessante para obter tarifas corporativas vantajosas, seja com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos. Isso vai facilitar o acesso a condições especiais, descontos e até mesmo a programas de fidelidade.

4. Crie protocolos de segurança

Priorizar a segurança dos colaboradores durante as viagens é uma responsabilidade corporativa. Implementar protocolos de segurança que incluem seguro de viagem abrangente, assistência em emergências e informações detalhadas sobre destinos ajuda a diminuir riscos e proporciona tranquilidade aos envolvidos.

5. Invista em ferramentas tecnológicas

Ferramentas adequadas podem simplificar e melhorar significativamente a gestão de viagens corporativas. Desde plataformas de gestão de despesas, como a VExpenses, até aplicativos para reserva de viagens, locomoção e localização, tornam o investimento em soluções tecnológicas um potencial para o aumento da eficiência operacional e da transparência nos processos de viagem.

6. Monitore as despesas

O monitoramento contínuo das despesas é relevante para identificar áreas de oportunidade e controlar o orçamento da empresa. Uma vigilância ativa sobre os gastos realizados durante as viagens permite ajustes rápidos e informados, além de fornecer insights para futuras melhorias na gestão de viagens corporativas.

Como otimizar a prestação de contas em viagens corporativas?

Uma prestação de contas dinâmica e efetiva durante as viagens corporativas ajuda a simplificar os processos administrativos, além de promover uma gestão financeira mais precisa e transparente. 

Para alcançar esse objetivo, invista em ferramentas e práticas que facilitem o registro e a organização das despesas. Nesse contexto, a VExpenses se destaca como a melhor opção do mercado para gestão de despesas corporativas, como veremos a seguir. 

Transforme despesas em estratégia com a VExpenses

A VExpenses oferece uma plataforma intuitiva que permite aos colaboradores registrarem facilmente todas as despesas relacionadas à viagem corporativa. 

Desde passagens aéreas e hospedagem até pequenas despesas como alimentação e transporte local, dentro da nossa plataforma é possível centralizar todas as informações necessárias para uma prestação de contas detalhada e precisa.

Uso estratégico do cartão corporativo

O cartão corporativo vai otimizar o processo de gestão de despesas em viagens corporativas. Esses cartões permitem pagamentos diretos e automatizados, reduzindo significativamente o tempo necessário para conciliar e aprovar despesas. 

Com o cartão corporativo VExpenses, você elimina gargalos financeiros que atrapalham a produtividade dos colaboradores e mantém o controle do orçamento, além de outro diferenciais, como:

  • gastos do cartão integrados ao app;
  • conciliação automática das transações;
  • controle dos valores e extrato de despesas;
  • autonomia nas solicitações de valores;
  • gestão de grupos: controle de cartões separados por grupos.

Reembolso de quilometragem via GPS

Na plataforma VExpenses, você cadastra a sua política de quilometragem e garante autenticidade sobre o valor a reembolsar por km rodado por meio do:

  • registro de percurso em tempo real utilizando o GPS;
  • lançamento de rotas após a viagem, calculando a distância de origem e destino com o mapeamento da Google;
  • cadastramento de trechos recorrentes que facilitam a prestação de contas de percursos frequentes.

Gestão de combustível

Outro recurso que a plataforma VExpenses oferece é a gestão do combustível gastos nas viagens corporativas. 

Isso facilita a rotina dos colaboradores em viagens, ao mesmo tempo em que controla os gastos e garante economia nos abastecimentos de veículos da sua empresa.

Confira outras vantagens:

  • registro dos dados de abastecimentos, como valor pago por litro, odômetro, qual combustível, etc;
  • integração com o cartão VExpenses para informações exatas sobre o valor gasto nos abastecimentos;
  • comparação das informações dos gastos de combustível com as de despesas de percurso;
  • personalização dos campos obrigatórios para o lançamento das despesas (placa, tipo de veículo, odômetro e quilometragem).
  • alertas sobre despesas de combustível com alguma irregularidade. 

Com a VExpenses, você vai transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa e trazer eficiência e economia para os processos rotineiros de prestação de contas. 

Conheça o nosso site e fale com um especialista para solicitar um teste gratuito da plataforma! 

Tarina Lemmi
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