Entenda como o VExpenses ajudou a reduzir 75% do tempo gasto com reembolsos no Grupo Bild e Vitta, com precisão de dados e informações detalhadas!
Analista Administrativo do Grupo Bild e Vitta
Sobre o Grupo Bild e Vitta
As empresas Bild Desenvolvimento Imobiliário e Vitta Residencial Construtora e Incorporadora (Grupo Bild e Vitta) formam hoje um dos maiores e mais inovadores grupos da construção civil do país.
Fundada em 2007, a Bild Desenvolvimento Imobiliário é uma incorporadora e construtora caracterizada por uma multiplicidade de empreendimentos residenciais, comerciais e hoteleiros. Hoje, são mais de 6 mil unidades lançadas nas cidades que atua: Araraquara, Bauru, Campinas, Franca, Piracicaba, Ribeirão Preto, São José do Rio Preto e Uberlândia.
A Vitta Residencial Construtora e Incorporadora foi fundada em 2010 com o propósito de realizar sonhos e mudar vidas. Ao todo já são mais de 14 mil unidades lançadas, integradas aos programas Minha Casa, Minha Vida – do Governo Federal. Os empreendimentos são localizados nas cidades de Araraquara, Bauru, Franca, Jaboticabal, Piracicaba, Serrana, Sertãozinho e Ribeirão Preto.
Nestes anos, o histórico do Grupo tem registros que a posicionam como uma empresa que cresceu de forma acelerada e com sustentabilidade, tornando-se um case no setor imobiliário regional.
A tecnologia conquistando o espaço do reembolso de despesas tradicional
As diferentes localizações dos empreendimentos da construtora dificultavam todo o processo de reembolso de despesas, tornando-o lento e pouco confiável.
Carolina Pedreschi faz parte do time financeiro do Grupo Bild e Vitta e era responsável pelo gerenciamento desse processo na empresa, e nos contou que a prestação de contas, antes do VExpenses, era realizada de modo manual.
Dessa maneira, todos os comprovantes deviam ser enviados por Correios até a matriz, na cidade de Ribeirão Preto, onde se localizava o time responsável pela aprovação e pagamento do reembolso. Ele, por sua vez, devia checar as despesas de cada colaborador, e, então, elaborar um contrato no sistema para formalizar o reembolso. O último passo do processo consistia na assinatura física do gestor para a aprovação final.
O reembolso levava de 20 a 30 dias para ser realizado por completo e deixava os colaboradores bastante insatisfeitos com a demora. Neste momento, a empresa percebeu que uma solução tecnológica seria necessária para otimizar o reembolso de despesas corporativas.
Assim, através de uma indicação feita por networking, o VExpenses surgiu como a solução ideal para a prestação de contas.
“Escolhemos o VExpenses pela capacidade de se adequar à nossa realidade. Precisávamos do sistema mais completo e que oferecesse a maior possibilidade de parametrização. Com o VExpenses isso foi possível através dos centros de custos e da política de reembolsos própria. Ele atendia a todas as nossas expectativas e demandas.”
A solução do reembolso corporativo no mercado da construção civil
Com a migração para o VExpenses, a prestação de contas passou a ser muito mais fácil e menos trabalhosa. Além disso, a gestão da informação, passou a ser uma realidade para a empresa, aumentando seu nível de compliance ao registrar todos os itens já requeridos e reembolsos pelos colaboradores.
“Atuamos com várias obras, as pessoas ficam distantes e isso aumenta as chances de perdermos a notinha no caminho. Era um grande problema a utilização de comprovantes físicos, principalmente por conta do tempo gasto no processo. Para quem pedia o reembolso, demorava cerca de 20 a 30 dias para receber da empresa.”
O processo de implantação do sistema na empresa foi muito rápido. Para isso, foram feitas reuniões de alinhamento e parametrização, além de treinamentos para a utilização da plataforma pelos colaboradores. De acordo com Carolina, esse processo foi muito tranquilo e o time de suporte e implantação do VExpenses sempre foi muito ágil e atencioso com suas dúvidas e demandas.
Diminuição de 75% do tempo utilizado para o processo de reembolso!
O resultado mais significativo com a chegada do VExpenses foi a redução do tempo gasto no processo do reembolso de despesas. Antes, um pedido demorava até 30 dias para ser liberado e agora, são necessários apenas 5 dias úteis para o colaborador receber seu reembolso.
Ao que diz respeito à burocracia deste processo por parte do financeiro, foram eliminadas duas etapas deste processo. Atualmente, basta o solicitante inserir a despesa no VExpenses e enviar o relatório para a aprovação, que os aprovadores já conseguem aprovar o reembolso da despesa requerida. Dessa forma, o processo de aprovação agora demanda apenas 3 minutos e poucos cliques!
“A utilização do VExpenses é bem fácil. No início, fizemos treinamentos em todas as unidades regionais do Grupo Bild e Vitta, não tivemos problemas desde então. Ele é um sistema bastante intuitivo, fácil de mexer.”
O reembolso de despesas no home office
Durante a pandemia de novo coronavírus em 2020, parte do time do Grupo Bild e Vitta foi colocado em regime home office, dentre eles o financeiro, enquanto os demais, que trabalham diretamente com os empreendimentos, continuaram a exercer suas funções. O VExpenses foi peça chave neste momento.
“Alguns reembolsos ainda eram feitos de forma manual, por uma política interna. Mas, com a pandemia, o VExpenses foi fundamental para conseguirmos manter nossas atividades e ainda sim termos controle do processo de reembolso. A digitalização dos documentos e a mobilidade proporcionada pelo sistema foram muito importantes. Sem o VExpenses, teríamos muitos problemas com o home office.”
Entenda como sua empresa pode melhorar com o VExpenses
Você percebeu que a melhora dos processos da Grupo Bild e Vitta contou com a ajuda de soluções digitais inovadoras?
A mobilidade de fazer todo o processo de reembolso de despesas online, a customização da política de despesas, os fluxos de aprovação, o histórico completo de relatórios online são funcionalidades do VExpenses, a ferramenta para você aumentar a eficiência de sua equipe com pouco investimento!
Sua empresa também pode dar esses passos e ainda contar com um time de especialistas que vão te ajudar a desenvolver a melhor estratégia para solucionar seus problemas com o reembolso de despesas corporativas.
Converse com um consultor e entenda como sua empresa pode aproveitar o VExpenses para economizar tempo e dinheiro!
