A inovação faz parte dos valores da Index Florestal. E para otimizar e centralizar a gestão de despesas, a empresa contou com o VExpenses. Com ele, foi possível reduzir o tempo gasto no processo, com uma gestão centralizada e completa, através do Cartão VExpenses e do Hórus.
Sobre a Index Florestal
A Index Florestal foi concebida para ser o braço operacional do Grupo Index no setor florestal. É composta por uma equipe de especialistas apta a auxiliar os seus clientes nas diferentes etapas da gestão florestal, tanto no planejamento quanto no gerenciamento e monitoramento das atividades florestais.
O Grupo Index tem sede em Curitiba, Paraná, e possui uma longa história de sucesso na promoção de soluções nas áreas florestal e ambiental, para empresas em todo o Brasil.
Essa história teve início em 1971 com a Confal, e, após décadas de atuação em todo o território brasileiro, os diretores da empresa decidiram por dar continuidade e escrever um novo capítulo nessa história de conquistas, com a criação do Grupo Index, o qual incorpora as empresas Index Florestal, Index Ambiental e Forest2Market do Brasil.
A mudança para o digital
Responsável por realizar o planejamento, gerenciamento e monitoramento de atividades florestais em todo o território nacional, a Index Florestal enfrentava grande dificuldade na prestação de contas completamente manual.
Fazer a gestão de adiantamentos, elaborar relatórios, enviar as notas fiscais e, por fim, conferir cada despesa eram tarefas que demandavam muito tempo do time Administrativo Financeiro, o que tornava o processo lento e ineficiente. Além disso, outros fatores de preocupação para a empresa eram a falta de confiabilidade, transparência e controle no processo.
Nesse momento, ficou claro para Daniel Silva, Gerente Administrativo Financeiro, que era necessário automatizar o pagamento de despesas aos colaboradores. E para isso precisavam encontrar uma ferramenta que tornasse esse processo mais seguro, ágil e econômico.
À princípio, contrataram um software para gestão de cartões corporativos. No entanto, o resultado não foi como esperado. A plataforma não centralizava os dados e informações, o que tornou o processo ainda mais demorado e burocrático do que antes.
“Nós sentíamos bastante dificuldade com o antigo processo de prestação de contas manual. A busca por uma solução veio na tentativa de organizar melhor o processo, termos mais controle e visibilidade de gastos corporativos. Quando vimos que a solução escolhida estava tornando a prestação de contas ainda mais burocrática que antes, com 4 sistemas diferentes e sem integração, decidimos procurar o VExpenses.” – Daniel Silva
Assim, através de uma busca, o Cartão VExpenses surgiu como a solução ideal para a Index Florestal, reunindo tudo que sua empresa precisa no controle das despesas dos colaboradores em um só lugar.
O cartão corporativo no setor florestal
Com a migração para o VExpenses, a prestação de contas passou a ser muito mais simples e fácil. O lançamento de despesas nos relatórios de gastos e a prevenção à fraude e duplicidade passaram a ser automáticas dentro do VExpenses com a ajuda dos módulos adicionais da plataforma: o Cartão VExpenses e o Hórus.
Janayne Viebrantz da Silva, Assistente Administrativa da empresa, conta que o processo de implantação e transição entre os sistemas durou cerca de 1 mês e foi excelente, contando com toda ajuda, suporte e assistência do time de Sucesso do Cliente do VExpenses.
“A implantação e adaptação ao VExpenses foi muito tranquila para nós e para quem presta contas, em especial para quem está usando o Cartão VExpenses. O material preparado pelo time do VExpenses foi enviado aos colaboradores, que logo aprenderam como usar a nova solução. Quando aparecem dúvidas, é muito fácil consultar os materiais disponibilizados ou entrar em contato com o Suporte do VExpenses, que nos atende com muita rapidez, em no máximo 4 minutos.” – Daniel Silva
Todos os controles em um só lugar
O VExpenses possibilitou a Index Florestal uma gestão centralizada e completa para o pagamento de despesas dos colaboradores. Com isso, a otimização do processo e a redução do tempo gasto na prestação de contas colaboraram para o sucesso do sistema na empresa.
Os prestadores de contas, que antes gastavam 2 dias inteiros de trabalho por mês apenas para fazerem seus relatórios de despesas, agora contam com o Cartão VExpenses. Ao fazerem uma transação com o cartão a despesa é criada automaticamente dentro do sistema, em poucos cliques é possível fazer a prestação de contas em tempo real.
Já o time Administrativo Financeiro, que antes contava com uma única pessoa para fazer a gestão desse processo, agora faz o envio de crédito ao colaborador facilmente e a aprova um relatório de despesas em até 15 minutos. Isso só foi possível por meio de um processo de aprovação inteligente: o Hórus, que verifica despesas indevidas e duplicidade automaticamente, de acordo com a política da empresa.
Entenda como o Cartão VExpenses pode melhorar ainda mais a gestão de despesas na sua empresa
Você percebeu como a gestão centralizada da prestação de contas otimizou o tempo da Index Florestal?
Facilite seu dia a dia e tenha ainda mais controle e transparência na gestão de despesas com o Cartão VExpenses:
- 100% integrado ao VExpenses, com criação automática de despesas na plataforma, facilitando a vida do colaborador e do financeiro;
- Faça transações internacionais sem complicações;
- Acabe com o controle de adiantamentos e as conciliações manuais de faturas de cartões;
- Desburocratize os gastos das equipes sem perder o controle financeiro, contando com a plataforma completa de gestão de despesas que você já conhece!
Sua empresa também pode dar esses passos e ainda contar com um time de especialistas que vão te ajudar a desenvolver a melhor estratégia para solucionar seus problemas com a gestão de despesas da sua empresa.
Converse com um consultor e entenda como sua empresa pode aproveitar o VExpenses para economizar tempo e dinheiro!
