Para cada meta conquistada pela Inpasa Brasil, está uma equipe de profissionais competentes. Em uma indústria arrojada como o setor energético, é fundamental contar com um time inovador e eficaz. E para otimizar a gestão de despesas, a empresa contou com o VExpenses. Com ele, foi possível reduzir em 75% o tempo gasto no processo, com uma gestão ágil e completa, através do Cartão VExpenses.
Sobre a Inpasa Brasil
A Inpasa Brasil foi uma das primeiras indústrias de Etanol de Milho brasileiras, sendo hoje a maior produtora de combustível limpo e renovável à base de milho da América Latina. A indústria também é autossuficiente na geração de energia elétrica, cujo excedente é destinado à rede.
O resultado do alto investimento em tecnologia e inovação aparece na eficiência no uso dos recursos, na agilidade na apresentação de soluções, no alto desempenho das plantas e na ampliação da capacidade produtiva, tudo isso sem perder o padrão de qualidade já conquistado.
A gestão completa de despesas ganhando mais espaço no mercado tradicional
Com uma demanda crescente de combustível limpo e renovável, a Inpasa também cresceu e hoje conta três unidades no país, duas delas em Mato Grosso e outra no Mato Grosso do Sul.
A prestação de contas dos colaboradores se tornou um desafio para o time financeiro, já que antes da implantação do VExpenses, ela era feita de forma totalmente física e manual. Assim, cada prestador de conta deveria preencher uma planilha com o relatório de despesas e detalhes das transações, anexando as notas fiscais dos gastos, e depois enviar para o financeiro. Por sua vez, o financeiro deveria fazer a checagem e conferência de cada item e seu comprovante, a auditoria de gastos de acordo com a política da empresa e, por fim, efetuar o pagamento do reembolso aos funcionários.
Um anúncio do VExpenses surgiu para o responsável do time financeiro, que logo pediu para que Mauricio Balbino, Analista Financeiro da Inpasa Brasil, entrasse em contato para conhecer a solução.
“Todas as responsabilidades da gestão de despesas dos colaboradores acabavam centralizadas no financeiro, o que deixava o processo lento e ineficiente. Estávamos buscando uma solução que nos possibilitasse ter mais controle, agilidade, e, ao mesmo tempo, a descentralização na aprovação ao longo da prestação de contas. Isso tudo foi possível através do VExpenses!”
A facilidade de contar com uma solução completa
Com a migração para o VExpenses, a gestão de despesas passou a ser totalmente digital e em uma única e completa plataforma, que conta inclusive com um cartão corporativo, o Cartão VExpenses.
“O processo de implantação do VExpenses foi bem tranquilo, contando com a ajuda do time de Sucesso do Cliente do VExpenses, sempre muito rápidos e solícitos. Eles nos disponibilizaram materiais para ajudar quem nunca teve contato com o VExpenses antes para começar a utilizá-lo. Assistindo a apenas um tutorial já é possível fazer um relatório de despesas sem problemas!”
O fim das planilhas: economia de 75% do tempo gasto com a prestação de contas
O resultado mais significativo com a chegada do VExpenses foi a redução do tempo gasto na prestação de contas. Antes, um pedido demorava cerca de 4 dias para ser liberado, e, agora, em apenas 1 dia o colaborador já tem as despesas aprovadas no sistema.
Isso só foi possível por meio do Cartão VExpenses: o cartão corporativo que reúne tudo que sua empresa precisa no controle das despesas dos colaboradores. Totalmente integrado com a plataforma de gestão de despesas e com seu ERP, o Cartão VExpenses te permite fazer a conciliação de despesas de forma automática e simplificada!
Com ele, ao fazer uma transação com o cartão a despesa é criada automaticamente dentro do sistema, em poucos cliques é possível fazer a prestação de contas em tempo real.
“Com a aprovação multinível dentro do VExpenses, nós conseguimos descentralizar a aprovação de despesas, que, agora, é responsabilidade do gestor de cada prestador de contas. Isso nos economizou bastante tempo e otimizou funções, que antes ficavam acumuladas em uma única equipe. Hoje o time financeiro consegue ter mais tempo para outras demandas da área que são mais relevantes estrategicamente para a empresa.”
Além disso, o envio de comprovantes e notas fiscais em papel foi completamente eliminado do processo. A digitalização dos documentos e a mobilidade proporcionada pelo sistema foram muito importantes para tornar a prestação de contas ainda mais eficiente dentro da Inpasa Brasil.
“Através do VExpenses temos mais controle e transparência dos gastos com despesas corporativas. O sistema disponibiliza diversos relatórios, com gráficos e informações que podem ser segmentados por colaborador, por tipo de despesa, e isso nos dá suporte para tomada de decisões estratégicas e gerenciais.”
Entenda como o VExpenses pode otimizar a gestão de despesas na sua empresa
Você percebeu como uma única plataforma, simples e completa, para a gestão de despesas otimizou o tempo da Inpasa Brasil?
Facilite seu dia a dia e tenha ainda mais controle e agilidade na prestação de contas com o Cartão VExpenses:
- 100% integrado ao VExpenses, com criação automática de despesas na plataforma, facilitando a vida do colaborador e do financeiro;
- Faça transações internacionais sem complicações;
- Acabe com o controle de adiantamentos e as conciliações manuais de faturas de cartões;
- Desburocratize os gastos das equipes sem perder o controle financeiro, contando com a plataforma completa de gestão de despesas que você já conhece!
Sua empresa também pode dar esses passos e ainda contar com um time de especialistas, que vão te ajudar a desenvolver a melhor estratégia para solucionar seus problemas com a gestão de despesas.
Converse com um consultor e entenda como sua empresa pode aproveitar o VExpenses para economizar tempo e dinheiro!
