Entenda como a Laplace Finanças dobrou o número de colaboradores e, com o auxílio da tecnologia, conseguiu tornar o processo de gestão de reembolsos mais ágil.
Departamento Financeiro na Laplace Finanças
“São muitos elogios sobre a facilidade de usar [o VExpenses], o sistema não trava nunca e nosso processo de reembolso foi otimizado. Hoje perdemos muito menos tempo!”
O que você verá neste case?
O sonho de qualquer empreendedor é o sucesso do seu negócio, certo? E, conforme seu número de clientes cresce, sua equipe provavelmente vai aumentar também!
Mas imagine o que significa para sua equipe administrativa-financeira dobrar o número de colaboradores na sua empresa. Para quem lida com a realidade do reembolso de despesas corporativas em sua rotina de trabalho, isso significa o aumento também de relatórios e notas fiscais para conferir.
Se esse processo é feito manualmente, o trabalho será exaustivo e demandará mais tempo e dedicação para lidar com a prestação de contas de todos os funcionários. E isso, sem dúvidas, provoca a baixa eficiência da área.
De modo geral, esse impacto fica mais evidente quando se fala em lentidão dos processos e entregas, aparecimento de gargalos financeiros, falta de confiança no processo, além, claro, da diminuição da produtividade dos colaboradores.
Foi para resolver esse tipo de problema que surgiu o VExpenses. Entenda como a Laplace Finanças usou a tecnologia a seu favor para auxiliar a gestão de reembolso de despesas e conseguiu crescer ainda mais!
Sobre a Laplace Finanças
A Laplace Finanças é uma Assessoria Financeira independente e Gestora de Recursos. Fundada em 2010, na cidade de São Paulo, a empresa conta hoje com um time de mais de 20 profissionais reconhecidos por sua experiência em transações bem-sucedidas no mercado.
O time é orientado a resultados e preza pelo relacionamento com o cliente no longo prazo, gerando valor através de soluções simples para problemas de alta complexidade, compreendendo as necessidades de cada cliente.
Seus serviços de assessoria são prestados para empresas públicas e privadas, instituições de fomento, bancos públicos e privados, fundos de investimentos e de pensão (locais e internacionais), assim como investidores individuais/familiares, brasileiros e estrangeiros.
O Desafio
Dentro da Laplace Finanças, o processo de reembolso era feito todo offline. Na época, a prática determinava que os funcionários, que faziam a prestação de contas, deveriam entregar todos os seus comprovantes de reembolso para a equipe do financeiro. A partir desse momento, era responsabilidade da equipe conferir todos os comprovantes físicos e inseri-los na planilha para o reembolso das despesas dos colaboradores.
“Antes não tínhamos sistema de reembolsos, fazíamos a “mão”, ou melhor, todos os funcionários traziam as notinhas e cupons para mim e minha equipe e fazíamos em uma planilha.”
Felizmente, o mercado foi muito receptivo com a Laplace Finanças. Com isso, a equipe começou a crescer cada vez mais, dobrando o número de colabores no time. Assim, a quantidade de pedidos de reembolso de despesas aumentou na mesma proporção.
“A empresa cresceu de 10 para 20 pessoas e imagine o caos, pois acumulou muito serviço.”
Nesse momento, ficou claro para a Laplace Finanças que seria necessário automatizar o processo de reembolso de despesas. E para isso precisavam encontrar uma ferramenta que tornasse esse processo mais ágil, possibilitando um maior controle do processo de reembolso de despesas.
Primeiramente, contrataram o serviço de um software para ajudar na gestão. Todavia, o resultado não foi como esperado. O software apresentava muitos problemas para a utilização, pois o sistema não respondia bem aos dados imputados.
“Antes de migrar para o VExpenses, o outro sistema que usávamos travava muito (muito mesmo!).”
A partir disso, todos ainda acreditavam que a tecnologia seria uma aliada essencial para melhorar o processo de gestão de reembolso de despesas. E, então, passaram a buscar a melhor solução disponível no mercado para suas demandas.
O Processo
Cientes de que precisavam encontrar uma nova solução para agilizar o processo de reembolso de despesas dentro da empresa, a equipe da Laplace Finanças pesquisou por soluções no Google. Eles fizeram questão de explorar todos as opções disponíveis no mercado de softwares para gestão de reembolso de despesas. Foi quando encontraram o VExpenses e decidiram entrar em contato para conversar com nossos especialistas.
“Pesquisamos todos os softwares de reembolsos disponíveis no mercado.”
Segundo Fernanda, o VExpenses tinha bastante fit com suas demandas. O primeiro contato com o site já deu indícios que entregaríamos o que precisavam: facilidade para lançar despesas, a conferência de relatórios e a extração deles pelo financeiro.
A qualidade de atendimento foi surpreendente: a resposta de nossos especialistas para a Laplace Finanças foi rápida, precisa e esclarecedora. Isso foi um diferencial para a escolha da contratação do nosso serviço. Além disso, o investimento na plataforma do VExpenses estava de acordo com o orçamento. Para além do valor, foi importante considerar que o sistema de pagamento era referente à quantidade de usuários ativos na plataforma.
“Escolhemos o VExpenses, porque gostamos do site e da rápida resposta quando procuramos vocês. Fomos muito bem atendidos e o esclarecimento das dúvidas de como o aplicativo funcionava facilitou fechar com vocês. Além do preço que estava dentro do nosso orçamento.”
Uma das principais preocupações para eles era encontrar uma ferramenta que fosse fácil de usar, tanto para quem lança as despesas, quanto para quem as confere e aprova. Foi no VExpenses que a Laplace Finanças encontrou essa praticidade.
Outro fator muito importante para a decisão final da Laplace Finanças era a disponibilidade e atenção de atendimento dado pelo time de Suporte ao sistema. De acordo com Fernanda, eles receberam todas as informações necessárias para conseguirem utilizar o aplicativo da melhor maneira possível.
“Recebemos o contato do VExpenses e as orientações para o cadastro da empresa, funcionários, demais dados, como, por exemplo, centros de custos, etc. Recebemos também as orientações quanto a instalação do aplicativo e seu uso.”
A partir desse momento, iniciou-se o processo de implantação do VExpenses como solução de gestão de reembolso de despesas na Laplace Finanças, com muita orientação e disponibilidade por parte do nosso time de Suporte.
“As dúvidas que iam surgindo, ligamos para vocês e acessamos via chat, o que é super prático e rápido.”
Resultados
O VExpenses proporcionou diversos benefícios para a equipe da Laplace Finanças. O uso da plataforma tornou a rotina dos colaboradores mais ágil, além de ter agregado um controle maior ao processo de reembolso de despesas da empresa.
“O sistema de reembolsos do VExpenses automatizou esse trabalho [manual] e agora só fazemos o controle do que cada funcionário lança e geramos os relatórios mensais dentro do sistema. É excelente!”
Segundo Fernanda, hoje, diferentemente do antigo processo manual, cada colaborador faz o seu próprio relatório, lançando suas despesas para reembolso no aplicativo do VExpenses. O financeiro é responsável por controlar os pedidos e fazer a checagem das despesas enviadas. A frequência escolhida pela empresa para cada relatório é de 15 dias, ou seja, são emitidos dois relatórios ao mês por colaborador.
“Cada um faz o seu [relatório], controlamos o que fazem, pedimos correção no que é necessário e geramos relatório a cada 15 dias para reembolsá-los de todas as despesas que tiveram relacionadas a empresa.”
Como a empresa presta serviço para outras através da assessoria financeira, as despesas que são reembolsadas aos funcionários, na verdade, são custeadas pelas empresas que contratam a Laplace Finanças. Por isso, as despesas dos colaboradores da Laplace Finanças são organizadas pelos centros de custos. Ao final do mês, são compilados todos os dados para reembolso de cada centro de custo, e, então, é enviado um relatório com o valor final para eles.
“No final do mês geramos um relatório por centros de custos, enviamos aos nossos clientes desses centros de custos/projetos e pedimos o reembolso a eles.”
Os funcionários ficaram muito satisfeitos com a troca do antigo sistema – o qual era motivo de dor de cabeça para todos – pelo VExpenses. Com algumas orientações, todos já estavam aptos a começar a utilizar o software.
Além disso, para os aprovadores de despesas, foi muito importante a implantação da plataforma. O trabalho que tinham antes, para conseguir organizar todas as despesas, demandava muito tempo em sua rotina diária. Nesse ponto, o VExpenses foi capaz de otimizar o tempo da equipe no processo de reembolso de despesas.
“Os principais resultados com a implantação do VExpenses na Laplace Finanças foram os elogios de todos da Laplace quanto à facilidade de utilizar, não travar nunca e otimizar o sistema de reembolsos, reduzindo nosso tempo de trabalho.”
Por fim, com o VExpenses se tornou muito mais fácil conferir os relatórios de despesas e verificar os erros e incompatibilidades com a sua política de reembolso. A gestão da informação passou a ser muito mais precisa, afinal as informações passaram a se concentrar em um único sistema.
“As informações são dadas maneira clara e objetiva no aplicativo ou site [do VExpenses].”
Essa é a história de sucesso que a Laplace Finanças traçou junto ao VExpenses, e a próxima pode ser da sua empresa! Solicite contato com um de nossos especialistas e entenda como o VExpenses pode ajudar a melhorar o reembolso de despesas do seu negócio!
