Com um projeto de inovação interno, a equipe administrativa da Medartis Brasil, encontrou no VExpenses a oportunidade de levar mais praticidade para a vida dos colaboradores com o uso da tecnologia.
Com isso, conquistaram mudanças significativas para a empresa, além da equipe responsável pelo projeto ter ganho uma premiação interna em relação às iniciativas de inovações.
Sobre a Medartis
Desde a fundação em 1997, a Medartis vem promovendo inovações e fazendo história, tornando-se líder global em implantes para osteossíntese.
Junto à cirurgiões e cientistas das principais clínicas do mundo, desenvolvem novas soluções tecnológicas para áreas de cirurgia craniomaxilofacial e extremidades superiores e inferiores, criando implantes cada vez mais otimizados.
Sendo assim, cumprem seu principal objetivo, melhorar a qualidade de vida de pacientes no mundo todo.
Modernizando métodos tradicionais
Com várias equipes trabalhando em campo, anteriormente, em época de fechamento de despesas, todos precisavam parar o que estavam fazendo para entregar os relatórios de despesas.
Os colaboradores juntavam as notinhas, relatavam os custos em uma planilha, imprimiam ela, colavam as notinhas originais e assinavam.
Além disso, tinham que se locomover de uma cidade a outra para levar pessoalmente o relatório no escritório. Caso estivessem em viagem, ou em cidades mais distantes, o relatório era digitalizado, encaminhado por e-mail e, em seguida, o original era enviado por correio para a conferência física.
Todo esse processo era bem difícil. Além disso, empresa e colaboradores ficavam expostos a alguns riscos graves, como atrasos para a finalização dos reembolsos, de perda de notinhas, seja por parte dos colaboradores no dia a dia, por conta do desgaste de notas ou até extravio no envio por Correios.
Após uma etapa intensa de pesquisas e, também, por já conhecer a calculadora online de km rodado, a Gabriela Barbosa, Analista Administrativa da Medartis Brasil, encontrou no VExpenses a oportunidade de levar mais facilidade, organização e otimização de tempo para dentro da empresa.
O processo de execução
Desde a primeira apresentação, os envolvidos viram no VExpenses uma plataforma completa e simples de usar, que iria resolver bem a vida de todos.
Para a parametrização, precisaram mapear todo o processo e desenhar um fluxo de aprovação por departamento, o que antes não existia, já que todos os relatórios iam direto para a Gabriela.
Em seguida, os colaboradores fizeram um treinamento para capacitação do novo modelo de processos de despesas que a empresa usaria dali em diante.
“Iniciamos a realização de um mapeamento do nosso processo atual, definições de política e fluxos de aprovação com as planilhas de apoio do VExpenses. Depois, fizemos o lançamento com treinamento na nossa plataforma online e colocamos a ferramenta para rodar.”
E não ficou só por aí, todos precisaram fazer uma prova para que pudessem liberar o uso da plataforma internamente.
Após a preparação do time para as mudanças, a adaptação ao novo processo de comprovação de despesas ocorreu de forma bem tranquila.
A tecnologia otimizando o tempo
Além da premiação interna, a Gabriela contou que o VExpenses trouxe muitos benefícios em seu dia a dia e de seus colegas.
“Um ponto importante, é que como temos a maioria do pessoal que presta contas em campo, facilitou o dia a dia deles de criar relatórios e lançar as despesas enquanto estão em campo. Economizam muito tempo e reduziram a perda de notas que eram guardadas para a comprovação dos gastos no final do período.”
Outro benefício que a Medartis obteve foi que, com o processo totalmente digital, hoje existe uma maior transparência na gestão. Todos conseguem visualizar com prontidão cada uma das etapas e os gestores acompanham em tempo real todas as despesas.
Além disso, tiveram uma melhoria no processo de organização dos relatórios. Antes era necessário salvar um por um, agora é possível filtrar e salvar somente o que for necessário. Ou seja, chega de acúmulo de relatórios e papeis.
Os resultados foram tão bons que já expandiram a utilização da plataforma para a filial do México.
“Solicitei ao suporte o manual em espanhol, me explicaram como funcionava, abriram a segunda conta, parametrizaram a nota como eu queria que fosse emitida. Foi tudo tranquilo e rápido.”
E os resultados por lá, também, já estão acontecendo.
“Na filial do México, a plataforma já está rodando 100% e com excelente avaliação do pessoal, levando mais praticidade para o processo que tinham, que também era totalmente manual.”
Os números no período de aprendizagem
Uma primeira pesquisa interna já foi realizada na Medartis Brasil. Segundo a Gabriela, as palavras mais utilizadas pelos colegas em relação a plataforma foram: praticidade, agilidade e eficiente.
Além disso, mesmo com pouco tempo de uso, já concluíram uma redução 37% no tempo médio no processo geral de prestação de contas. Olhando esse resultado global segmentado por equipes, vemos que para as equipes de atendimento e comercial, houve uma redução de 49%, para operações 27% e instrumentação 48%.
O VExpenses possibilitando mais tempo para o que realmente importa
Você percebeu como processos manuais podem ser complicados, levar muito tempo e ainda ter o risco de perda de comprovações ou até mesmo fraudes?
E é por isso que o VExpenses vem se dedicando e criando soluções digitais, seguras e práticas, que mudam o comportamento e a qualidade no trabalho, como visto aqui na história da Medartis.
Dessa forma, já ajudamos empresas do Brasil e de outros 9 países a economizarem até 88% do tempo gasto no processo de reembolso de despesas.
Fale com nossos consultores! Juntos vocês irão criar o modelo ideal para às necessidades da sua empresa, poupar tempo de todos os colaboradores na prestação de contas e proporcionar uma economia real para o negócio.
