Entenda como a Ourofino Agrociência reduziu seu tempo com o processo de reembolso de despesas em 87%!
Sobre a Ourofino Agrociência
A Ourofino Agrociência é uma empresa fabricante de defensivos agrícolas de origem brasileira e com sede administrativa em Ribeirão Preto, no interior de São Paulo. Com apenas 10 anos de história, a empresa segue em pleno desenvolvimento e apresenta resultados exponenciais, como o alcançado no último período fiscal, quando faturou mais de R$ 1 bilhão.
A trajetória da companhia está pautada no DNA inovador de seus fundadores, Norival Bonamichi e Jardel Massari. Desde o nome, uma homenagem ao distrito mineiro de Ouro Fino em que os dois foram criados, até o estilo prático e eficiente de trabalho, tem como referência estes dois empreendedores que iniciaram a vida empresarial em 1987.
O reembolso de despesas moroso dando espaço para uma solução inovadora
Quando Anselmo Belodi, Financial Coordinator da Ourofino Agrociência, ingressou na companhia em 2018, o processo de prestação de contas era um grande problema para a sua equipe.
Os colaboradores que solicitavam o reembolso de despesas incialmente deveriam enviar os comprovantes físicos para o financeiro, o que, muitas vezes, era feito através dos Correios. Assim, o analista financeiro deveria conferir cada despesa em detalhe, e, depois, inseri-las manualmente no ERP. Após a conferência, o responsável deveria enviar um e-mail para o gestor solicitando a aprovação do reembolso e o gestor o respondia por e-mail. Este processo demorava cerca de 10 a 15 dias para o colaborador solicitante receber o seu reembolso.
Realizado de uma forma totalmente manual e burocrática, o processo de prestação de contas era marcado por conflitos entre áreas, despesas com Correios, lentidão e morosidade. Desse modo, a empresa procurava uma solução inovadora para mitigar seus problemas com o reembolso de despesas.
A busca pela melhor solução para prestação de contas corporativas do mercado
Para a Ourofino Agrociência, que tem como propósito reimaginar a agricultura brasileira (e isso inclui buscar inovações em todos os setores da empresa), era essencial encontrar uma plataforma que garantisse maior velocidade de aprovação, integração aos seus demais sistemas internos e facilidade em utilizar, tanto para os aprovadores, quanto para os usuários.
Assim, a empresa avaliou opções disponíveis no mercado para resolver tais dificuldades, mas, além das funcionalidades, o que pesou na decisão foi a qualidade do atendimento e do suporte do VExpenses.
Belodi conta que conheceu o VExpenses através de sua rede de contatos e gostou muito do atendimento e suporte oferecidos para suas demandas internas.
“Escolhemos o VExpenses porque queríamos um único sistema para toda a empresa, com possibilidade de integração e fácil de usar, para colocar no carro, ir a campo, e utilizarmos dentro do escritório. O custo foi bastante acessível e sentimos que com o VExpenses o acesso seria mais fácil, a proximidade física tornou-se vantajosa e o suporte era muito bom!”
A tecnologia de prestação de contas aplicada ao mercado de defensivos agrícolas
A implantação do VExpenses na Ourofino Agrociência durou cerca de 1 mês. Um processo conduzido pelo nosso time de Customer Sucess com muita rapidez e agilidade. Neste período, foi feita a integração do VExpenses ao SAP da empresa, fazendo com que todos os relatórios aprovados fossem lançados automaticamente no ERP.
No início, havia um receio de que parte dos colaboradores da Ourofino fossem resistentes ao novo sistema de controle e gerenciamento de informações. No entanto, buscando reduzir os problemas de morosidade e ter maior eficiência no processo de prestação de contas, foram feitos treinamentos e capacitações com os outros times que usariam a nova ferramenta.
“A utilização do VExpenses é bem didática, a adaptação é fácil, é muito intuitivo e não há restrição ou repulsão.”
Diminuição de 87% do tempo utilizado para o processo de reembolso!
Após a jornada de implantação e o início da utilização do VExpenses, a Ourofino Agrociência pôde notar um aumento de velocidade e de controle do processo de prestação de contas. Agora, o processo passou a durar apenas dois dias do pedido de reembolso até o seu pagamento, resultando em uma economia de 87% do tempo gasto só neste processo!
Além disso, o trabalho operacional foi otimizado. Antes o processo de reembolso de despesas contava com 3 colaboradores, e, depois da implantação do VExpenses, apenas 1 pessoa é responsável por esse processo.
A solução de reembolsos digital agrega também um nível maior de compliance para o negócio, trazendo confiança e controle para o processo, além de reduzir a possibilidade de erros ou alterações por meio da gestão da informação em uma única plataforma. Neste ponto, outra vantagem percebida pela empresa foi a diminuição de gastos com despesas de alimentação e quilometragem.
“Hoje, com o VExpenses, não temos mais arquivos em papel, nem gastamos com Correios. Contabilizando só o gasto de transporte de documentos físicos e o armazenamento deles, tivemos uma economia de R$5000,00 ao mês.”
Entenda como sua empresa pode crescer com o VExpenses
Você percebeu que os resultados da Ourofino Agrociência contaram com a ajuda de soluções digitais inovadoras?
A leitura de recibos digital, o acompanhamento do status de aprovação de relatórios, os fluxos de aprovação, o histórico completo de relatórios online são funcionalidades do VExpenses, a ferramenta para você aumentar a eficiência de sua equipe com pouco investimento!
“O VExpenses foi uma aposta que fizemos na época, pois, em 2018, a empresa só tinha 2 anos de atividades. Hoje vemos o quanto nos ajudou, estamos muito satisfeitos!”
Sua empresa também pode dar esses passos e ainda contar com um time de especialistas que vão apoiar no desenvolvimento da sua estratégia.
Converse com um consultor e faça um diagnóstico gratuito para saber como sua empresa pode aproveitar o VExpenses para economizar tempo e dinheiro no reembolso de despesas corporativas!
