A transformação digital faz parte do propósito da Seguros Unimed. E para ampliar a digitalização dos processos, a Companhia possui uma parceria com a VExpenses. Com ela, a Seguradora reduziu em 75% o tempo gasto com o processo de aprovação de despesas, feito com a ajuda do Hórus e da Conciliação de Cartão dentro do sistema.
Analista Financeiro Sênior na Seguros Unimed
Sobre a Seguros Unimed
Fundada em 1989, a Seguros Unimed surgiu com o objetivo de comercializar planos de previdência complementar para os médicos cooperados do Sistema Unimed de todo o País, auxiliando-os em questões previdenciárias.
Atualmente, a empresa administra uma carteira de mais de 6 milhões de segurados, contando com produtos nos segmentos de Vida, Previdência, Saúde, Odontologia e Ramos Elementares. Está posicionada entre as maiores empresas do setor no País, sendo a 3ª em saúde.
Do manual para digital
Os produtos da seguradora são disponibilizados em todo país, por meio da sua sede em São Paulo e seus 21 escritórios regionais espalhados pelo território brasileiro. Por conta disso, o processo de prestação de contas se tornou um desafio para a empresa.
Antes da implantação da VExpenses, todo o processo era realizado manualmente. Letícia Gavazzi, que faz parte do time de Tesouraria da cooperativa e era uma das responsáveis por esse processo, nos contou que o processo envolvia receber um extrato bancário e conciliar com os comprovantes fiscais, que eram enviados pelos colaboradores por meio dos Correios e/ou malotes.
“Com a mudança para o processo todo digitalizado, ganhamos agilidade e aceleramos nossos processos. Na época, tínhamos que levar em consideração o tempo até que as prestações de contas chegassem à matriz, em São Paulo. Além disso, posteriormente tinha o prazo da conferência da Área Financeira. Quando após, o envio havia a necessidade de mais informações o processo se tornava mais moroso”, explica.
Redução e agilidade
A política de aprovação (conciliação de faturas e despesas) adotada era de 30 dias, após o fechamento da fatura do cartão, mas esse processo chegou a durar meses. Com a implantação da solução tecnológica, o tempo reduziu cerca de 67% e passou a ser de apenas 10 dias.
Um outro ponto positivo é que os gastos obtidos com os processos feitos manualmente foram zerados, já que com a implantação do VExpenses não foram mais necessários despesas com serviço postal, impressão e papel.
Para quem gerenciava o processo de aprovação de despesas, a otimização do tempo também foi considerável. Anteriormente eram gastos mais de 20 minutos para cada conciliação de fatura, enquanto hoje são necessários apenas 5 minutos, representando uma economia de 75% do tempo gasto no processo.
Isso só foi possível por meio de um processo de aprovação inteligente: o Hórus, que verifica despesas indevidas automaticamente, de acordo com a política da empresa. Além disso, com o Módulo de Conciliação, as despesas já vêm conciliadas com o extrato no relatório final. Então, basta o gerente verificar se irá aprovar ou reprovar a conciliação do cartão.
“A equipe responsável pelas análises na Área Financeira, pôde, a partir desse momento, se dedicar a outras atividades importantes e melhorias de processos da área. Hoje, um relatório é analisado de forma muito eficiente. O Hórus já descarta a possibilidade de duplicidade e fraudes.”
Assim, com o VExpenses, o processo de prestação de contas ficou mais robusto, aumentando o controle das faturas de cartão, limite e gastos, além de otimizar o controle de gastos corporativos desnecessários.
Simplicidade e praticidade
Letícia acompanhou de perto a implantação de Módulo de Conciliação oferecido pelo VExpenses. Ela conduziu mais de 30 treinamentos aos prestadores de contas, garantindo o sucesso da plataforma na organização.
“A quarentena havia começado no momento da implantação da ferramenta, portanto toda condução do novo processo foi de forma online. Foi solicitado um treinamento para o time de Suporte e Implantação e disponibilizados vídeos para auxiliar os colaboradores. O VExpenses é bem dinâmico e fácil de usar!”
Ela complementa:
“No começo, muitos colaboradores achavam que seria difícil utilizar o novo sistema. Mas, depois de começarem a usar o VExpenses, viram que era bastante intuitivo e prático. Agora acham muito melhor do que realizar a prestação de contas de forma manual e acreditam que facilitou bastante o processo.”
A agilidade no acerto de contas, o sistema em nuvem, os fluxos de aprovação, a política de gastos, dashboard de informações, o sistema antifraude e a conciliação automática do cartão são só algumas funcionalidades do VExpenses.
Sua empresa também pode dar esse passo, contando com um time de especialistas que vão te ajudar a desenvolver a melhor estratégia para solucionar seus problemas com despesas corporativas.
Converse com um consultor e entenda como sua empresa pode implantar o VExpenses e economizar tempo e dinheiro!
