História de Sucesso VExpenses: Truck Center

Entenda como a Truck Center conseguiu deixar seu processo de reembolso mais confiável e ágil, aumentando sua receita líquida e gerando uma economia de aproximadamente R$6.000,00.”

“Fazendo uma projeção de um ano sem o VExpenses, o gasto com reembolso seria de 3% em cima da receita líquida. Já com o aplicativo, a projeção seria de 0,26%.”

O que você verá nesse case?

Um dos grandes problemas com processos financeiros excessivamente manuais são as fraudes que podem ocorrer entre as etapas do processo. Além de exigir grande esforço e tempo tanto por parte de quem iniciou o processo, quanto para quem o fiscaliza, conflitos entre diferentes áreas também podem surgir, criando um clima organizacional desfavorável.

Ao que diz respeito ao reembolso de despesas, isso também pode acontecer. A utilização de fichas para preenchimento manual ou planilhas na elaboração do relatório de despesas dos colaboradores pode ser um ponto de tensão e de possíveis fraudes na organização.

Para isso, a tecnologia vem auxiliando, cada vez mais, a solucionar problemas de transparência nas empresas.

Entenda como a Truck Center utilizou o VExpenses a favor da transparência e da agilidade no seu processo de prestação de contas e conseguiu aumentar a confiabilidade no ambiente de trabalho.

Sobre a Truck Center

A Truck Center está presente no mercado desde 1988, se dedicando à fabricação, comercialização, treinamento e assistência técnica de equipamentos para alinhamento, balanceamento, montagem e desmontagem de pneus e acessórios.

Localizada no estado do Paraná, atende também todo o Brasil. Assim, a empresa reúne experiência e tradição, se adaptando às necessidades do mercado em que atua, ao oferecer qualidade e tecnologia nos produtos que vende. Desse modo, a Truck Center busca construir um relacionamento sólido e duradouro com seus parceiros e fornecedores, em especial no ramo automotivo.

O Desafio

A Truck Center possui uma equipe de consultores que atuam no território brasileiro, tendo, portanto, que realizar viagens constantemente. Assim, o reembolso de despesas e, principalmente, o reembolso de quilometragem já fazia parte da rotina dos colaboradores.

O processo de reembolso era completamente manual. Para isso, os funcionários recebiam uma ficha para adicionar as despesas e os percursos. As rotas percorridas eram colocadas na ficha sinalizando o ponto de partida e de chegada, junto com a quilometragem.

Posteriormente, a supervisora da área de assistência técnica da Truck Center, Marielli Schmidt, fazia a conferência das fichas, analisando se a distância sinalizada na ficha estava correta. Houve vezes em que, após a checagem nos mapas online, Marielli constatava uma diferença de 100 a 200 quilômetros do percurso real para o indicado na ficha.

“O grande problema era com o gerenciamento de despesas de km rodado, havia uma desconfiança com omissão de dados”

Além disso, todas as notas fiscais referentes à prestação de contas eram escaneadas e enviadas por e-mail, juntamente com a ficha de despesas. Dessa forma, Marielli precisava buscar dentre todas as notas enviadas, qual era referente a cada despesa lançada pelo colaborador e conferir se estava certa. Assim, a confiabilidade no processo era considerada muito baixa pela empresa.

Por fim, o tempo de execução do processo de reembolso – desde seu início até seu fim – também era um problema. Anteriormente, na Truck Center, o pedido de reembolso pelos colaboradores poderia ser feito até o final do mês, e a conferência das despesas e dos percursos poderia ser realizada até a primeira semana do mês seguinte. Mas, com o grande número de consultores e, portanto, a grande quantidade de fichas geradas, a checagem era muito demorada e, em caso de contestação, a comunicação com o colaborador era bastante truncada.

O Processo

Entendendo que era necessário melhorar o processo de reembolso de despesas na Truck Center, Marielli começou a buscar por soluções para esse problema. Assim como muitas empresas, a Truck Center ainda não conhecia a mais completa plataforma para reembolso de despesas: a VExpenses.

Foi através de uma busca por reembolso de quilometragem no Google que Marielli entrou em contato com o universo tecnológico das soluções de reembolso de despesas. A partir de então, a supervisora da área de assistência técnica teve certeza que essa ferramenta poderia ajudá-la a resolver os problemas de tempo e confiabilidade no processo de reembolso da Truck Center.

Inicialmente, o teste foi um desafio para os colaboradores, que estavam acostumados com o sistema de reembolso manual. Além disso, a fase de transição foi a mais crítica do processo, pois as fichas ainda eram utilizadas ao mesmo tempo que a plataforma de reembolso.

Porém, a equipe de suporte do VExpenses se fez essencial nestes momentos e estava sempre de prontidão orientando a equipe da Truck Center sobre as melhores práticas para a boa utilização da plataforma. E assim, com o tempo, o VExpenses foi tendo uma boa aceitação entre os colaboradores, conforme o uso se expandia dentro da empresa.

“O sistema se aperfeiçoou muito à empresa.”

Atualmente, 100% dos colaboradores utilizam o VExpenses e gostam do sistema, pois conseguem ver a praticidade gerada por ele.

“Os usuários, até os que não utilizam da forma correta/prática, elogiaram muito. Não tem necessidade de guardar notinha.”

Resultados

Os processos de reembolso de despesas se tornaram mais ágeis e menos burocráticos para todos os colaboradores que usufruem desse serviço. Dessa forma, a empresa como um todo aderiu à utilização do sistema e veem muito valor na plataforma, principalmente nas três funções preferidas da Truck Center: gestão de percursos por GPS e por mapa, lançamento de despesas normais e a aba de gestão, que permite visualizar todos os relatórios.

“O financeiro se deu muito bem. Ficou mais fácil para mim, que confiro os relatórios, e até para o usuário.”

Marielli também se lembra do tempo gasto com a checagem das fichas e como a comunicação era difícil entre ela e o restante dos consultores que prestavam contas. Além disso, ressalta que um dos grandes problemas de perda das notas fiscais já não ocorre mais, aumentando a confiabilidade no processo.

“Antes perdia-se tempo na conferência, em questionar o colaborador. Hoje já sai o mapa, a foto da despesa, o relatório é aberto e conferido rapidamente. A reprovação e a correção são muito mais rápidas.”

Os benefícios gerados pelo VExpenses para a Truck Center não se limitam apenas à melhoria do processo de reembolso de despesas. Segundo Marielli, a receita líquida nos últimos 5 meses (período de uso do VExpenses) foi maior que a receita antes do VExpenses.

Além disso, considerando as quantidades que pagaram de reembolso nos 7 meses anteriores ao uso da plataforma em relação aos 5 meses de uso de VExpenses, houve uma economia de aproximadamente R$6.000,00.

“Fazendo uma projeção de um ano sem o VExpenses, o gasto com reembolso seria de 3% em cima da receita líquida. Já com o aplicativo, a projeção seria de 0,26%.”

Marielli ainda afirmou que até o processo de entrantes melhorou.

“A empresa se sentiu atualizada, pois ao entrar, ao colaborador já deve baixar o aplicativo, e isso mostra que a empresa está se aliando às novidades do mercado.”

Essa foi a história da trajetória de sucesso entre VExpenses e a Truck Center, e a próxima pode ser da sua empresa! Experimente os benefícios de ser cliente VExpenses e venha revolucionar a maneira de fazer reembolso você também!