Entenda como a Agrológica conseguiu economizar 200 horas de trabalho por mês em seu processo de reembolso.
Gerente de Transformação Digital e Inovação na Agrológica
“Hoje, eles (os colaboradores) não enxergam mais trabalhar da maneira como era antes.”
O que você verá neste case?
Processos administrativos e financeiros que ocorrem de forma excessivamente manual costumam ser desgastantes tanto para quem inicia o processo, quanto para quem precisa fiscalizá-lo. Isso porque a burocracia na qual estão envolvidos acabam gerando barreiras e lentidão para a sua conclusão.
Dentro do reembolso de despesas a trabalho, isso não é diferente. Utilizar planilhas para a elaboração dos relatórios de viagens, envio por correio, conferência individual e manual de cada uma das despesas, são as principais características de um processo de reembolso defasado e ineficiente.
Entenda como a Agrológica foi além e utilizou a tecnologia para otimizar seu processo de reembolso de despesas, conseguindo economizar 200 horas por mês de seus colaboradores e aumentar o bem-estar no trabalho.
Sobre a Agrológica
Em seu início, a Agrológica – que ainda atuava sob o nome de Zoofort Agrícola – operava tanto em suplementação animal quanto em revenda de sementes e defensivos agrícolas. Em 2007, porém, a empresa passou a focar apenas na distribuição de produtos agrícolas com a Agrológica, com o objetivo de apresentar as novidades tecnológicas e os melhores produtos aos seus clientes.
Situada no Mato Grosso, a Agrológica possui uma equipe de profissionais altamente qualificados para atender as necessidades específicas de cada cliente das regiões sul, médio norte e nordeste do estado. Através da parceria com a Syngenta, a empresa garante ao agricultor a melhor relação custo/benefício e o sucesso da lavoura.
O Desafio
Por se tratar de um serviço mais técnico e específico, a Agrológica conta com um time de consultores de vendas formado por agrônomos que realizam visitas frequentes à clientes. Além desse tipo de deslocamento, a equipe também costuma realizar viagens a trabalho com outras finalidades e pedir o reembolso das despesas geradas por essas atividades.
No entanto, o processo de reembolso de despesas a trabalho da Agrológica costumava ocorrer de forma bastante manual e dispendiosa tanto para a equipe externa quanto para os colaboradores do departamento financeiro.
No antigo processo, os consultores de vendas costumavam gastar de 2 a 3 horas de seu dia elaborando seus relatórios de viagens e, devido às políticas de reembolso da empresa, tinham que fazer isso duas vezes ao mês.
Esses relatórios, juntamente com as notinhas que comprovavam cada uma das despesas documentadas, eram, então, enviados para a sede da empresa através de malotes via correio.
E, ainda, para que pudessem estar em conformidade com as políticas da empresa e conseguissem efetivamente ser reembolsados, os colaboradores precisavam iniciar esse processo com cerca de 10 dias de antecedência para que houvesse tempo hábil de os relatórios chegarem até o departamento financeiro 5 dias antes do dia do pagamento.
Uma vez que os documentos chegavam na sede da empresa, havia uma colaboradora do departamento financeiro que dedicava 3 dias da sua semana exclusivamente à conferência, aprovação e registro de cada despesa reembolsável. E caso fosse encontrada alguma inconsistência com a política de reembolso da empresa, essa mesma funcionária do financeiro precisava consultar o gestor do colaborador que gerou a despesa antes de aprová-la.
“Hoje tem de 35 a 40 usuários. São 40 pessoas que se não tivesse isso (o VExpenses), no mínimo 5 horas delas no mês, seriam ocupadas para fazer relatório de viagens, já que eles têm que entregar dois relatórios por mês. Daria, aproximadamente, umas 200 horas por mês, mais a colaboradora do financeiro que gastava bem mais tempo.”
Assim, além de um processo arriscado, devido ao perigo do extravio dos malotes enviados por correio, o reembolso de despesas dentro da Agrológica também era um processo demasiadamente demorado e desgastante.
O Processo
Sendo líder do projeto de digital da empresa – que busca migrar os processos administrativos para a esfera digital, a fim de facilitar e automatizar a execução destes – Jean Cavalcante percebeu a necessidade de buscar uma solução que pudesse otimizar os reembolsos de despesas dentro da Agrológica.
Mais do que otimizar o processo de reembolso em si, Jean procurava uma solução capaz de minimizar o trabalho de seus colaboradores na produção de seus relatórios de viagem, diminuindo o tempo gasto e aumentando o bem estar da equipe.
No início, tentaram utilizar um sistema de cartão corporativo que integrava com a plataforma de gestão de viagens. No entanto, esse processo não conseguiu suprir as necessidades da empresa, fazendo com que retomassem as buscas por novas soluções de reembolso de despesas.
Foi quando, durante uma pesquisa na internet, a Agrológica encontrou o VExpenses!
“A plataforma é simples de utilizar, não apresentou nenhuma barreira na implantação, foi um processo bem suave.”
Segundo Jean, além de a implantação do VExpenses na Agrológica ter acontecido de uma maneira bem tranquila, os colaboradores tiveram uma boa aceitação do novo sistema, uma vez que ele conseguia acabar com um problema que eles tinham (a demanda de tempo do processo, perda de documentos etc.).
Resultados
Segundo Jean, hoje em dia, o uso do VExpenses eliminou a preocupação com relatórios de viagens dentro da Agrológica, permitindo que os colaboradores consigam focar no core business da empresa. Ou seja, atualmente, os consultores conseguem centralizar suas preocupações apenas na venda de produtos agrícolas.
“Não tem mais os gastos que tinha com a perda de tempo dos colaboradores com esse processo. Não tem mais esse custo de fazer os relatórios de viagens.”
O processo que antes deveria ser iniciado com 10 dias de antecedência devido à logística, hoje é realizado obedecendo a política de reembolso, com o envio dos relatórios apenas 5 dias antes do dia do pagamento. Uma redução de 50% do tempo gasto no reembolso de despesas dentro da Agrológica.
Além disso, o VExpenses também conseguiu eliminar a preocupação com extravio de malotes, tornando o processo menos desgastante e mais seguro.
Outro benefício citado por Jean foi a eliminação de 100% de papel dentro da empresa.
“Hoje, assim que o colaborador ‘terminou’ de fazer uma despesa, ele já pode registrar e colocar dentro do relatório dele. Hoje, eles não guardam mais documentos físicos.”
Do lado do departamento financeiro, os benefícios também foram grandiosos. O processo ficou bastante otimizado, proporcionando uma redução de 66% do tempo que se gastava com reembolso de despesas, uma vez que a conferência deixou de ser “olhar nota a nota”.
“Hoje, não tem mais essa pessoa se dedicando exclusivamente a esse processo durante os cinco dias que antecedem o dia do pagamento. Hoje, ela consegue se dedicar a outras atividades da empresa. No financeiro e no contas a pagar reduziu um colaborador e reduziu o tempo do consultor de vendas, por exemplo, ao elaborar os relatórios.”
Essa foi a história de sucesso que o VExpenses vem traçando junto com a Agrológica desde 2017, e a próxima pode ser da sua empresa! Experimente os benefícios de ser cliente VExpenses você também!
