A IA nas empresas brasileiras já gera impacto direto no orçamento operacional. No dia a dia, assinaturas recorrentes, licenças por usuário e contratações baseadas em inteligência artificial compõem uma nova linha de custo que exige visibilidade e governança do financeiro.
A IA nas empresas brasileiras já aparece como linha de custo nos relatórios financeiros. Assinaturas de plataformas como ChatGPT, Copilot e Claude passaram a integrar o orçamento operacional de empresas de diferentes portes e segmentos, e o ritmo de contratação segue em alta.
Esse movimento não é pontual. O novo estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, realizado pela VExpenses com base em 53 milhões de transações de 4.858 empresas, mapeou como a adoção de ferramentas de inteligência artificial aparece de forma concreta nas despesas corporativas brasileiras. Os dados revelam um cenário que merece atenção de quem cuida do financeiro.
Ao longo deste artigo, você vai entender como essa mudança se reflete no dia a dia das empresas, quais são os principais motivos por trás do aumento dos gastos com IA e o que o time financeiro precisa fazer para manter o controle.
Para levar em conta
- Assinaturas de IA contratadas sem aprovação central criam o “shadow IT” financeiro, onde gastos só aparecem no fechamento, quando já é tarde para agir.
- A economia de horas em tarefas operacionais só justifica a assinatura de IA quando o financeiro mensura o custo por usuário frente à frequência real de uso.
- Ferramentas de IA externas que recebem dados corporativos sem homologação expõem a empresa a riscos de LGPD que vão além do impacto financeiro.
- Vincular cada ferramenta de IA a um centro de custo e a um responsável é o primeiro passo para transformar gasto disperso em investimento rastreável.
- Definir limites por área e exigir justificativa de uso antes da contratação equilibra a adoção de novas tecnologias com a governança orçamentária.
A IA como nova despesa corporativa
A inteligência artificial passou por uma mudança de status dentro das organizações. Há poucos anos, era tratada como iniciativa de inovação ou projeto-piloto restrito a equipes de tecnologia. Hoje, a IA nas empresas brasileiras representa uma despesa operacional concreta, incluindo:
- assinaturas mensais;
- licenças por usuário;
- planos de uso por volume e
- contratações de serviços baseados em IA.
Quando uma empresa contrata uma ferramenta de IA e paga por ela mensalmente, esse custo passa a compor o orçamento operacional como qualquer outro software. É o mesmo raciocínio de uma assinatura de CRM, ERP ou plataforma de comunicação, por exemplo. A diferença é que esse tipo de gasto cresceu rápido e, em muitos casos, entrou no orçamento sem um processo de aprovação formal.
De modo geral, o contexto brasileiro acompanha o movimento global. Segundo a edição de 2026 do levantamento “The State of AI in the Enterprise”, da Deloitte, 42% das organizações no Brasil utilizam IA para promover mudanças estruturais em seus modelos de negócio, índice superior à média global de 34%. Isso mostra que a adoção vai além do uso individual: ela se instala nos processos e gera impacto direto nos custos da operação.
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O que o estudo da VExpenses identificou?
O estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, produzido pela VExpenses, analisou despesas reais de empresas de todos os portes e setores. Um dos recortes mais relevantes da edição é justamente o crescimento da IA nas empresas brasileiras como categoria de gasto.
Os dados apontam um aumento consistente no número de empresas que registraram ao menos uma despesa com ferramentas de IA para empresas, além de um crescimento significativo no ticket médio desses gastos ao longo dos últimos anos. O que era praticamente inexistente em 2022 ganhou volume e recorrência em 2025.
O relatório também identificou que o cenário real de gastos com IA tende a ser maior do que o registrado diretamente via reembolso ou cartão corporativo. Isso porque parte dessas contratações é feita diretamente pelas áreas financeiras e, em muitos casos, o serviço de IA está embutido em faturas de plataformas maiores, como pacotes Microsoft que incluem o Copilot junto ao Office 365.
Para ter acesso aos números completos, aos fornecedores mais contratados e à evolução ano a ano, baixe o relatório gratuito. Os dados trazem uma base concreta para fazer benchmarking dos gastos da sua empresa com o que o mercado está praticando.
Por que as empresas estão gastando mais com IA?
O aumento dos gastos com IA nas empresas não acontece sem motivo. Ele reflete uma combinação de fatores práticos que impactam diretamente a operação, a competitividade e a eficiência dos times. Entender esses motivadores ajuda o financeiro a avaliar se o investimento faz sentido e qual retorno está em jogo.
Acompanhe!
Produtividade e automação
Ferramentas de IA para empresas permitem que equipes reduzam o tempo dedicado a tarefas repetitivas. Geração de textos, classificação de documentos, transcrição de reuniões e criação de resumos executivos são exemplos comuns. Um analista que gastava duas horas organizando notas de uma reunião pode fazer isso em minutos com uma ferramenta de transcrição com IA, por exemplo.
O ganho financeiro é direto: menos horas em tarefas operacionais liberam o time para atividades estratégicas. Para o financeiro, isso significa avaliar se a economia de tempo justifica o custo da assinatura, levando em conta o número de usuários e a frequência de uso.
Apoio à tomada de decisão
A inteligência artificial nas despesas corporativas e em outras áreas financeiras tem sido usada para interpretar grandes volumes de dados, identificar padrões e gerar análises que antes dependiam de planilhas manuais. Na prática, isso envolve desde a categorização automática de despesas até a geração de relatórios com insights sobre o comportamento de gastos por centro de custo.
Equipes de controladoria, planejamento e FP&A utilizam IA para organizar informações e apoiar decisões com mais agilidade. Em vez de consolidar dados de diferentes fontes por dias, o processo pode levar minutos.
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Pressão competitiva
Empresas que já utilizam IA operam com mais velocidade em processos internos, atendimento, análise de dados e desenvolvimento de produtos. Segundo a McKinsey, 88% das organizações no mundo já usam IA em pelo menos uma função de negócio. Isso pressiona quem ainda não adotou a tecnologia a considerar a contratação para não perder competitividade.
No Brasil, essa pressão é real inclusive em mercados regionais e setores tradicionais, como construção, agronegócio e serviços. Desse modo, a adoção não está restrita a empresas de tecnologia.
O desafio de controlar despesas com IA
O crescimento dos gastos com IA nas empresas trouxe um efeito colateral importante: falta de visibilidade. Em muitas organizações, diferentes áreas contratam ferramentas de IA de forma independente, sem comunicar o financeiro. O resultado aparece na forma de assinaturas dispersas, pagamentos duplicados e nenhuma visão consolidada sobre quanto a empresa gasta com IA, quem usa e com qual finalidade.
O relatório “Cenário de Despesas Corporativas 2025” mostra que esse problema tende a crescer à medida que mais fornecedores de IA entram no mercado e os times passam a experimentar diferentes plataformas. Para o financeiro, o desafio é criar mecanismos de controle de despesas com IA antes que o volume fique ingovernável.
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Visibilidade sobre assinaturas
O primeiro passo é saber quais ferramentas de IA foram contratadas, por quem e com qual finalidade. Sem essa visibilidade, o financeiro opera no escuro. O risco é o chamado “shadow IT” financeiro, em que gastos acontecem sem aprovação central e só são identificados no fechamento do mês, quando já é tarde para agir.
Mapear cada assinatura, vinculá-la a um centro de custo e identificar o responsável pela contratação são ações que permitem ao time financeiro ter uma fotografia real do que está sendo gasto com IA.
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Política de uso e aprovação
Criar critérios claros para aprovar novas ferramentas de IA para empresas antes da contratação evita o acúmulo de assinaturas sem propósito definido. Uma política de despesas eficiente pode incluir:
- limite de gasto por área: valores máximos que cada departamento pode comprometer com ferramentas de IA sem precisar de aprovação adicional;
- justificativa de uso: descrição do problema que a ferramenta resolve e da equipe que vai utilizá-la;
- processo de aprovação pelo financeiro: fluxo definido para que novas contratações passem por análise antes da efetivação do pagamento.
Essas regras ajudam a equilibrar a necessidade de inovação com o controle orçamentário, sem comprometer a autonomia ou a visibilidade.
Segurança e dados corporativos
O uso de IA nas empresas brasileiras envolve um cuidado que vai além do financeiro: a proteção de dados. Colaboradores que inserem informações sensíveis em ferramentas externas de IA podem expor dados de clientes, contratos, relatórios financeiros e estratégias internas.
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é um fator de atenção relevante nesse contexto. A legislação exige que as empresas tenham controle sobre como os dados pessoais são tratados, inclusive por ferramentas de terceiros. A ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) já sinalizou, em sua agenda regulatória, que o uso de IA será objeto de fiscalização mais rigorosa.
Por isso, é fundamental definir pontos como:
- quais tipos de dados podem ser inseridos em ferramentas de IA externas;
- quais ferramentas são homologadas pela empresa;
- quem tem permissão de acesso e em quais condições;
- quais são as medidas de contenção em casos de vazamento.
Veja os dados completos no estudo da VExpenses
O estudo “Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025”, produzido pela VExpenses, vai muito além do recorte sobre IA nas empresas brasileiras. O relatório reúne dados de 53 milhões de transações e 4.858 empresas, cobrindo uma série histórica de cinco anos.
Entre os recortes disponíveis no material completo, estão:
- perfil das empresas pesquisadas (porte, setor e região);
- principais categorias de gastos corporativos;
- políticas de valores adotadas pelas empresas;
- formas de pagamento utilizadas (reembolso, adiantamento, cartão corporativo);
- processos de gestão de despesas adotados;
- impactos da Reforma Tributária na gestão de despesas.
O documento serve como uma base de comparação concreta para avaliar se os gastos, políticas e processos da sua empresa estão alinhados ao que o mercado pratica.
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Como a VExpenses ajuda sua empresa a ter controle total sobre as despesas
A VExpenses é a maior plataforma de gestão de despesas corporativas da América Latina. À medida que novas categorias de gasto surgem nas empresas, como as despesas corporativas com IA, ter uma plataforma que centraliza e dá visibilidade a todas as despesas se torna estratégico para o financeiro.
Com a VExpenses, o time financeiro acompanha em tempo real o que está sendo gasto, por quem e em qual categoria. A plataforma combina automação de processos, meios de pagamento integrados e inteligência artificial nativa para auditoria, leitura de notas fiscais e detecção de irregularidades.
São mais de 7 mil clientes em 9 países, com resultados mensuráveis, como:
- até 88% de redução no tempo gasto no processo de despesas;
- 98% de redução de fraudes e erros e
- 11% de redução no valor total das despesas de funcionários.
Se a sua empresa está crescendo os gastos com ferramentas digitais e precisa de visibilidade e controle de despesas com IA, vale conhecer como a plataforma funciona na prática. Conheça as IAs da VExpenses!
Conclusão
Como você viu, a IA nas empresas brasileiras já se consolidou como categoria de despesa corporativa. O estudo da VExpenses confirma esse movimento com dados concretos, mostrando que o uso de ferramentas de IA cresceu de forma acelerada nos últimos anos e já faz parte do orçamento de empresas de diferentes portes.
O desafio para o financeiro, a partir de agora, é acompanhar esses custos com a mesma governança aplicada a outras categorias de gasto. Isso envolve visibilidade sobre o que é contratado, políticas claras de aprovação, atenção à segurança de dados e capacidade de medir o retorno real do investimento.
Assim, empresas que organizam esse processo desde já ganham mais do que economia: têm clareza para decidir onde investir e onde ajustar.
