Você já parou para pensar em como as viagens corporativas são importantes para qualquer empresa e qual o valor de uma boa gestão de viagens corporativas?
Para começar, viagens corporativas são aquelas que muitos já viram em filmes hollywoodianos: os funcionários de uma organização precisam encontrar os seus potenciais clientes de modo a fechar negócios em relação aos seus produtos e serviços.
Uma companhia que visa gerenciar e controlar despesas e gastos extras em uma viagem de negócios precisa de uma boa gestão de viagens corporativas.
Assim, é possível maximizar as potencialidades da viagem, o desempenho de seus funcionários e os lucros dessas reuniões.
Essa gestão é responsável por alinhar os objetivos da empresa com as demandas dos funcionários para que tudo ocorra de maneira clara e ideal.
Quer saber mais sobre o controle de viagens corporativas? Então, veja algumas dicas valiosas que separamos sobre a gestão de viagens corporativa e a sua importância.
Boa leitura!
O que é viagem corporativa?
Viagens corporativas são eventos nos quais os funcionários de determinada empresa representam a sua organização em outras localidades além de onde a empresa está sediada.
Esse tipo de viagem é sempre uma grande oportunidade tanto para a empresa, quanto para quem foi delegada a função de fechamento de contratos em conferências, congressos e eventos corporativos de grande porte.
Entretanto, nem todos sabem como gerir tais oportunidades e nem aproveitá-las.
O planejamento é a chave principal de uma viagem bem-sucedida. Na verdade, o planejamento é a chave principal de tudo, certo?
Por isso, é muito importante ter um bom gestor de viagens de maneira que as metas sejam cumpridas e os gastos financeiros, como reembolsos com despesas de viagens corporativas, sejam monitorados de maneira minuciosa e transparente.
Aspectos legais sobre as viagens corporativas
Tendo traço indenizatório, a política de reembolsos de viagens e as suas diárias têm caráter legal. De acordo com a reforma trabalhista, a empresa e o funcionário podem entrar em acordo sobre a melhor maneira de lidar com a política de reembolso.
Segundo a lei, os acordos podem ser feitos das seguintes maneiras:
- O valor é acertado entre funcionário e empresa, de maneira que o funcionário em questão receba o valor completo antecipadamente. A vantagem é que temos, então, um valor fixo pré-estabelecido, evitando conflitos depois;
- O reembolso é feito posteriormente mediante apresentação de cupons e notas fiscais à organização após a viagem;
- A empresa cobre os valores antes da viagem, contando com a apresentação de documentos fiscais para acerto de contas e análise da procedência dos gastos.
Todas essas formas são válidas, uma vez que acordadas entre as duas partes e registrada, legalmente, em documento com as especificações e assinaturas das partes envolvidas.
No documento, deve constar:
- Nome do funcionário e sua função;
- Registro da empresa como nome social e o gestor;
- Todas as informações da viagem como destino, duração, razão, entre outros;
- A forma de reembolso acordada.
Quer entender melhor como funciona o sistema de gestão de viagens corporativas? Continue lendo!
O que é gestão de viagens corporativas?
Em linhas mais simples, a gestão se dá ao esquematizar toda a logística das viagens corporativas implantando uma política interna para coordenar os processos de regras e normas para cada viajante perante a situação da empresa.
A gestão costuma articular todos os pormenores de uma viagem corporativa.
Isso inclui demandas financeiras, de hotelaria e transporte e políticas internas para que a viagem seja capaz de promover o desenvolvimento tanto da empresa, quanto dos funcionários, e que o objetivo final seja atingido.
Com uma política bem estruturada sobre as viagens corporativas, a empresa é capaz de seguir o planejamento de acordo com seus dados, cumprindo o seu orçamento de viagem e o cronograma de atividades.
A gestão pode ser feita internamente ou terceirizada através de empresas específicas, como as TMCs, que se responsabilizam por todos os processos, grandes ou pequenos, da viagem empresarial.
O importante é poder confiar em empresas que façam um trabalho de excelência em relação à sua organização.
E quais as vantagens em ter uma gestão de viagens corporativas?
Agora que você já está se familiarizando com a gestão de viagens corporativas, nada mais justo do que apresentar as vantagens de contratar uma ótima gestão.
Mesmo existindo inúmeros benefícios, vamos esmiuçar aqui os mais importantes, confira:
1. Redução de custos
Para fazer a gestão de viagens corporativas de sua empresa, existem dois caminhos a seguir:
- Montar uma gestão interna;
- Terceirizar o trabalho, contratando uma empresa especializada.
Ambas opções são capazes de reduzir os custos que essas atividades geram para sua empresa.
Afinal, você terá o auxílio de uma equipe especializada, que analisará todos os gastos e orçamentos minimamente de maneira que os gastos não afetem os limites estipulados, podendo aumentar o ROI das viagens.
Além disso, ao contar com uma gestão específica, você deixa de sobrecarregar outras áreas da sua empresa, como o departamento financeiro, possibilitando que esses profissionais foquem em atividades core do negócio.
Assim, você já diminui o impacto negativo na produtividade do seus colaboradores, melhorando até mesmo o retorno que o custo de um funcionário traz para a empresa.
Existem algumas soluções tecnológicas, como o VExpenses, que proporcionam esses mesmos ganhos para a empresa.
Ao contar com a plataforma de gestão de despesas corporativas e prestação de contas de viagens, o processo fica otimizado, exigindo menos tempo e energia do seu funcionário. E nesse mesmo sentido, a produtividade aumenta, e os resultados financeiros da empresa crescem!
Veja nosso artigo de estudo de caso, onde esmiuçamos como a Ourofino Agrociência conseguiu diminuir em 87% o tempo que gastavam com o processo de reembolso de despesas corporativas tradicional.
2. Cumprimento da política de viagem
Lembra que tratamos sobre a política de viagens um pouco mais acima?
Pois bem, uma das vantagens de se ter uma gestão de viagens na empresa é que um dos objetivos principais desses funcionários será garantir que a política de viagem funcione. Desde o momento da contratação dos serviços até o encerramento do processo de viagem.
Isso tem como finalidade promover uma viagem mais proveitosa, extraindo o melhor de cada funcionário e suas obrigações durante toda a viagem.
O dever de uma boa gestão de viagens corporativa é justamente prezar para que toda a política da viagem seja exercida de maneira correta e criteriosa.
3. Atendimento personalizado
É importante entender que precisamos conhecer bem um território para poder seguir por ele.
Sendo assim, um bom atendimento de gestão de viagens precisa conhecer o seu cliente e adequar a sua assistência às necessidades da empresa.
Imprevistos e empecilhos podem acontecer em qualquer viagem, logo, é necessário que a equipe gestora tenha completo conhecimento sobre as demandas do requisitante.
4. Resolução de problemas
Claro que sempre torcemos para que tudo saia dentro dos conformes, mas a prevenção nunca é demais.
Quando optado por terceirizar a gestão de viagens corporativas, é muito provável que a empresa contratada já seja especialista nesse tipo de serviço. Assim, ela já virá com uma expertise na gestão de crises e solução de problemas.
Então, a habilidade de contornar qualquer imprevisto será a mais ágil possível. Mais um ponto para que sua equipe tenha uma viagem segura e confortável.
Como funciona a gestão de viagens corporativas?
É necessário, antes de tudo, estabelecer quais as prioridades da viagem e como as práticas podem atender a todos que estarão presentes.
As exigências da organização devem ser levadas em conta porque, afinal, é por ela que estarão todos reunidos.
Tendo essas questões em mente, é importante que se faça uma pesquisa bem detalhada por um profissional que possa atender a todas as necessidades e demandas já estabelecidas.
A gestão deve prezar por técnicas e estratégias que prezam pela integridade de cada viajante e a posição da empresa, no decorrer de toda a viagem.
Através do controle de despesas, a gestão terá com o que trabalhar e produzir em cima da viagem.
Desta maneira, gastos como acomodação, transporte, alimentação e outras necessidades serão calculadas e trabalhadas para melhor atender a corporação.
O que é e o que faz um gestor de viagens corporativas?
O gestor de viagens corporativas é o profissional responsável por organizar e acompanhar todas as fases da viagem, tendo em mente a otimização da performance dos funcionários e da viagem.
Ele cuida para que nada saia fora do combinado e mantém todo o esforço focado em realizar e planejar todas as atividades e necessidades tanto da empresa, quanto dos funcionários presentes na viagem.
Por isso, fique sempre atento na hora de contratar um gestor de viagens corporativas.
É necessário que ele saiba exatamente quais as demandas da empresa e entenda que muito do que possa ocorrer durante a viagem depende dele.
O que é a política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas pode ser definida como um apanhado de diretrizes em relação às jornadas empresariais, dentro ou fora do país de origem da empresa.
Estas diretrizes estabelecerão todas as demandas a serem seguidas durante todo o processo da viagem, desde o seu planejamento até sua conclusão.
Entre os seus objetivos estão reembolsos de despesas de viagem, controle de gastos e controle da representação dos funcionários em relação ao papel que lhes foi designado como representantes da empresa.
Documentos como código de conduta dos funcionários, custos e despesas e formulários de prestação de contas, têm papel fundamental para uma boa gestão de viagens corporativas.
Como fazer a gestão de viagens corporativas?
Agora que você já sabe mais sobre todos os pormenores de uma boa gestão de viagens corporativas, vamos conversar sobre como realizar uma gestão eficaz e efetiva para um ótimo desempenho dos funcionários e da empresa na próxima viagem.
Confira:
1. Tenha a sua política de viagens muito bem estruturada
Frisamos muito a política de viagens porque ela é, basicamente, o carro chefe para uma gestão de viagens bem-sucedida.
Uma vez que essa política é clara e bem elaborada, não tem erro. A viagem ocorrerá com muito mais fluidez.
Defini-la com antecedência é primordial para garantir o sucesso da viagem e sua gestão.
E não se esqueça que dentro de uma política de viagens, a prestação de contas e o relatório de prestação de contas são importantíssimos.
Todo cuidado sobre as etapas da viagem é necessário para manter a clareza de todos os passos dados e evitar conflitos na checagem dos dados e gastos.
2. Estipule como funcionarão os reembolsos
Lembre-se que os gastos precisam fazer parte da realidade da empresa e de seus funcionários. Assim, o reembolso deve ser condizente com as possibilidades, a fim de não virar motivo de prejuízo.
Gastos adicionais durante a viagem são inevitáveis, mas é preciso deixar claras as limitações em relação a isso.
3. Use a tecnologia ao seu favor
Não se esqueça que vivemos em um mundo cada vez mais digital. E, com isso, precisamos utilizar a tecnologia como aliada.
Automatizar o que é possível na sua gestão de viagens é uma ótima jogada, sabia?
Uma ferramenta que tem ganhado os gestores de viagens é o OBT. Ele é um super facilitador de gestão e te ajuda a poupar todo aquele trabalho de pesquisas extensas que sabemos que você não tem tempo para fazer.
É quase impossível gerir todas as necessidades de uma viagem de maneira manual. É bem capaz que você já se esgote antes mesmo da viagem acontecer.
Pensando nisso, você pode investir em softwares específicos para cada seção, como controle de despesas ou até cálculos do custo total da viagem.
A tecnologia é sua amiga e você precisa aproveitar isso!
E mais uma boa notícia é que o VExpenses é um dos softwares necessários para uma boa gestão de viagens corporativas, e é baratinho.
Por ser um SaaS, você apenas paga por o que usar. Nada de planos com valores fixos por mês, que você é obrigado a pagar mesmo quando você não está usando.
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Como fazer gestão de viagens em pequenas empresas?
Uma vez que você tem uma equipe capacitada para gestão de viagens, tem seus gastos fixos e valores de reembolso estipulados e uma política de viagem bem elaborada, você consegue fazer muito com pouco.
O VExpenses te auxilia a otimizar o controle de gastos de viagens corporativas em empresas pequenas também.
Com um atendimento personalizado, clareza e gestão acima da média, somos capazes de atender qualquer empresa, independente de setor, tamanho ou nicho. E acreditamos que isso é fundamental para uma boa gestão.
Bônus: como otimizar a prestação de contas em viagens corporativas
Pensou que tinha acabado? Que nada!
Quando o assunto é bom, demora a ir embora. Que gostamos de cuidar de todos os detalhes da sua viagem corporativa, você já sabe.
E queremos que saiba que o nosso software, VExpenses, é capaz de otimizar todo o processo de gestão de despesas e prestação de contas da sua viagem, te poupando de qualquer dor de cabeça.
Prezando pela transparência e com o objetivo de evitar fraudes ou equívocos, uma boa gestão é primordial para uma viagem tranquila.
Afinal, um bom retorno financeiro acontece quando as viagens são bem aproveitadas.
E aí, curtiu saber mais sobre a gestão de viagens corporativas e conhecer nosso sistema de gestão de despesas de viagens? Fala para a gente o que achou mais interessante sobre.
